事業(yè)單位提升檔案服務(wù)水平的策略

黃業(yè)迪

（黑龍江省網(wǎng)絡(luò)空間研究中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

檔案工作是事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中最為基礎(chǔ)性的一項(xiàng)工作內(nèi)容，檔案部門(mén)作為事業(yè)單位的重要服務(wù)窗口，在具體開(kāi)展服務(wù)過(guò)程中需要牢記為人民服務(wù)的使命，并能夠基于多角度和全方位來(lái)優(yōu)化和創(chuàng)新檔案服務(wù)的方式方法。特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下，檔案重要性的不斷增強(qiáng)，事業(yè)單位通過(guò)提高檔案服務(wù)水平，積極促進(jìn)檔案管理工作的完善，進(jìn)一步提高檔案信息的利用效率，這不僅有利于促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展，而且也能夠使檔案在全面小康社會(huì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出重要作用。

1 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，樹(shù)立現(xiàn)代化的服務(wù)理念

檔案服務(wù)工作的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，因此在實(shí)際工作中，事業(yè)單位需要通過(guò)樹(shù)立正確的服務(wù)理念，積極推動(dòng)檔案服務(wù)內(nèi)容和方式的創(chuàng)新，為公眾提供所需要的信息資源，提高公眾對(duì)檔案服務(wù)的滿(mǎn)意度。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)，并能夠在實(shí)際工作中通過(guò)開(kāi)展多種形式的檔案服務(wù)活動(dòng)，全面提升檔案的開(kāi)發(fā)利用程度，滿(mǎn)足民眾不斷增長(zhǎng)的檔案信息利用需求。作為檔案管理工作者，更需要積極轉(zhuǎn)變思路，努力掌握各種新理念和新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，促進(jìn)檔案服務(wù)整體水平的提高，實(shí)現(xiàn)檔案信息的應(yīng)有的價(jià)值。

2 加快智慧檔案建設(shè)

檔案服務(wù)水平與檔案工作者的思維觀(guān)念有直接的影響。作為檔案工作者，需要積極轉(zhuǎn)變思維觀(guān)念，重視大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)思維的有效運(yùn)用，積極對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，全面提高檔案服務(wù)的現(xiàn)代化水平。檔案部門(mén)為檔案服務(wù)工作水平的提高加大投入，積極優(yōu)化軟硬件配置，并做好檔案信息化系統(tǒng)的更新和維護(hù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，確保檔案信息的完整性和安全性。事業(yè)單位通過(guò)重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極改善檔案利用環(huán)境，有效的提高檔案服務(wù)的高效性和便捷性。并通過(guò)構(gòu)建智慧檔案信息系統(tǒng)，積極收集電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)歸檔，加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，深入調(diào)查用戶(hù)檔案實(shí)際需求，借助于信息資源平臺(tái)來(lái)整合各類(lèi)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化采集和自動(dòng)歸檔，為檔案服務(wù)工作的有序推進(jìn)創(chuàng)造良好的條件。

3 創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

檔案服務(wù)工作效率和質(zhì)量的提高離不開(kāi)完善的制度保障，因此需要針對(duì)檔案服務(wù)機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，建立健全完善的檔案服務(wù)制度，為具體工作的開(kāi)展提供有效的指導(dǎo)和約束。檔案工作人員也要積極改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)過(guò)程中的細(xì)致性和耐心性，為檔案用戶(hù)提供積極和主動(dòng)的檔案服務(wù)。同時(shí)還要重視檔案信息檢索系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案用戶(hù)的自助查詢(xún)和高效檢索，使用戶(hù)能夠通過(guò)多種渠道來(lái)隨時(shí)查閱所需要的檔案信息。在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，事業(yè)單位需要以現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，實(shí)時(shí)跟蹤檔案工作內(nèi)容，維護(hù)好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)用戶(hù)需求為其提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息資源。

4 拓展檔案服務(wù)能力

傳統(tǒng)檔案服務(wù)工作中服務(wù)功能相對(duì)單一，而且服務(wù)過(guò)程中存在許多不足之處，這對(duì)于檔案的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)較大的影響。在當(dāng)前新時(shí)代背景下，需要通過(guò)延伸檔案管理能力，增加檔案服務(wù)工作中的功能。具體要結(jié)合各單位自身的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行服務(wù)功能的設(shè)計(jì)和選擇，并對(duì)信息利用的方向有一個(gè)深入的了解。在檔案服務(wù)工作中，可以將具體的檔案信息內(nèi)容 有效的羅列出來(lái)，為用戶(hù)利用提供更多的便捷性。在實(shí)際拓展檔案服務(wù)模式過(guò)程中，還需要結(jié)合遠(yuǎn)程管理功能，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的暢通傳遞和利用，全面提高檔案服務(wù)的科學(xué)化水平。

特別是在電子檔案出現(xiàn)后，基于紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上，通過(guò)構(gòu)建電子檔案管理體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的直接管理和利用。而且能夠?yàn)橛脩?hù)提供更具針對(duì)性的檔案信息服務(wù)，有利于促進(jìn)檔案服務(wù)能力的進(jìn)一步拓展。電子檔案完全不同于紙質(zhì)檔案，其具有紙質(zhì)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)也存在較多的安全問(wèn)題。因此依托于電子檔案的服務(wù)需要重視以對(duì)檔案信息的安全管理，通過(guò)構(gòu)建完善的安全管理體系，保證檔案信息利用過(guò)程中的安全，進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)功能，為檔案信息的查詢(xún)和利用提供更多的便利性。

5 加大合作力度

基于檔案工作的開(kāi)展需要，事業(yè)單位需要重視與相關(guān)單位檔案部門(mén)的合作，通過(guò)合理運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段不斷豐富檔案信息資源。特別是在當(dāng)前智能檔案云平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中，事業(yè)單位為了能夠不斷完善檔案管理技術(shù)，還需要重視與科研院所和高校的合作，不斷對(duì)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，促進(jìn)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的進(jìn)一步發(fā)揮，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平。檔案服務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中離不開(kāi)人這一關(guān)鍵因素。特別是在信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，檔案工作者在具備扎實(shí)和系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還需要具備大數(shù)據(jù)知識(shí)和信息素養(yǎng)，因此事業(yè)單位檔案部門(mén)還需要重視人員上的合作，通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員或是組織技術(shù)人員定期針對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，并組織現(xiàn)有檔案工作者通過(guò)交流和學(xué)習(xí)來(lái)強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)技能，積極引進(jìn)復(fù)合型的技術(shù)人才，進(jìn)一步促進(jìn)檔案服務(wù)效率和質(zhì)量的提高。

6 注重檔案利用效果的反饋

針對(duì)檔案利用效果及時(shí)進(jìn)行反饋信息的收集和匯總，并針對(duì)信息加以分析，不斷促進(jìn)檔案服務(wù)工作質(zhì)量的改善，這無(wú)論是對(duì)于檔案利用效率和效果的提高都具有極為重要的意義。事業(yè)單位需要建立檔案利用反饋機(jī)制，并借助于多種渠道來(lái)收集用戶(hù)檔案利用信息，針對(duì)用戶(hù)反饋回來(lái)的信息進(jìn)行深入分析，進(jìn)一步掌握用戶(hù)的實(shí)際需求，并針對(duì)檔案服務(wù)工作中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決，以此來(lái)對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行不斷改進(jìn)。另外，采取多種形式對(duì)檔案利用效果進(jìn)行調(diào)查，通過(guò)匯總分析來(lái)促進(jìn)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

7 結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案的作用更好的凸顯出來(lái)，這也對(duì)檔案服務(wù)提出了更高的要求?；诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案利用更具便捷性，檔案信息加快了共享的步伐。事業(yè)單位在檔案服務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，運(yùn)用智能技術(shù)來(lái)分析和處理檔案信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)物的智能化控制，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升，進(jìn)一步提高檔案利用效率，并通過(guò)借助于多種手段來(lái)打造多元化的檔案服務(wù)模式，促進(jìn)檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和智能化發(fā)展。