淺談如何提高新時(shí)代檔案管理能力

朱意文

（湖南省漣源市檔案館，湖南 漣源 417100）

1 序言

在建成中國(guó)特色的社會(huì)主義新時(shí)期，檔案管理工作也應(yīng)該不斷提高效率，適應(yīng)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理的要求。檔案管理工作對(duì)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展起到了十分重要的作用。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展聯(lián)系的增強(qiáng)，檔案管理工作需要跟著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行變革與創(chuàng)新，檔案管理工作事業(yè)繼續(xù)保持健康和穩(wěn)定發(fā)展，在發(fā)展當(dāng)中提出新方法和新理念，不斷促進(jìn)檔案管理工作向前發(fā)展，在新時(shí)期具有重要的理論與實(shí)踐價(jià)值。

2 提高檔案管理能力的重要作用

檔案管理在組織當(dāng)中對(duì)業(yè)務(wù)、工作決策、人才招聘以及科研、管理等方面發(fā)揮著十分重要的作用，因此，提高檔案管理能力就意味著各項(xiàng)組織工作支持能力的提升，有利于各項(xiàng)工作效率的提升和工作準(zhǔn)確性與有效性的提高。新時(shí)期我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各項(xiàng)工作事業(yè)都取得了進(jìn)步，檔案管理所面臨的環(huán)境發(fā)生了重要改變，給檔案管理工作提出了新的問題和更高的要求，必須不斷提高檔案管理能力和管理的效率，才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿足建成有中國(guó)特色社會(huì)主義以及新時(shí)代中國(guó)發(fā)展的需要，檔案管理必須向前發(fā)展，不斷改進(jìn)工作方法、提高工作責(zé)任，有效實(shí)施檔案管理。檔案管理工作為社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展提供信息檔案支持，也為各行各業(yè)的發(fā)展在實(shí)際上提供依據(jù)。檔案管理必須提高工作能力，緊跟時(shí)代發(fā)展，及時(shí)分析和處理不斷變化的檔案信息，切實(shí)提高檔案管理的能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與制度化以及科學(xué)化，檔案管理需要不斷培養(yǎng)人才，提高人才素質(zhì)水平和專業(yè)能力，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供支持和依據(jù)。

3 新時(shí)代提高檔案管理能力的方法

1）健全制度 落實(shí)管理責(zé)任。新時(shí)代提高檔案管理能力，需要健全制度，落實(shí)管理責(zé)任。檔案管理工作水平的提高有賴于檔案管理工作機(jī)制的進(jìn)一步健全與檔案管理制度的進(jìn)一步完善。檔案管理制度完善是落實(shí)檔案管理責(zé)任的前提，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和實(shí)體業(yè)務(wù)的發(fā)展為檔案管理工作提出了新的要求，檔案管理必須有健全的制度保障。應(yīng)貫徹落實(shí)《檔案法》，提高執(zhí)行意識(shí)，健全檔案管理相關(guān)的工作制度，從制度建設(shè)角度規(guī)范檔案管理人員的工作行為，促進(jìn)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理各項(xiàng)工作制度缺乏有效的完善，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效性，檔案管理人員工作職責(zé)認(rèn)識(shí)不清，導(dǎo)致檔案管理工作過程當(dāng)中出現(xiàn)檔案整理不完善、檔案收集不夠全面、檔案的借閱流程不規(guī)范等問題出現(xiàn)，檔案材料真實(shí)性、完整性缺失，無法為實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供完整而有效的信息支撐，導(dǎo)致檔案管理的價(jià)值嚴(yán)重不足。檔案管理工作效率的提高與管理能力的提升，需要與之匹配的管理制度發(fā)揮作用，現(xiàn)代檔案管理制度需要向科學(xué)化、規(guī)范化與信息化的方向發(fā)展，因此，必須進(jìn)行有效統(tǒng)籌，促進(jìn)檔案管理制度的完善，加強(qiáng)檔案管理材料收集和審核、歸檔以及整理、保管和查閱、借閱等方面的制度化建設(shè)，做好制度的執(zhí)行工作。與此同時(shí)，需要完善檔案管理問責(zé)制度，加強(qiáng)責(zé)任追究，落實(shí)管理責(zé)任，對(duì)在檔案管理實(shí)踐中違法、違規(guī)和違紀(jì)的行為追究相應(yīng)的責(zé)任。管理責(zé)任意識(shí)的提高，有賴于管理責(zé)任的落實(shí)，只有加強(qiáng)管理責(zé)任的落實(shí)和紀(jì)律規(guī)范的執(zhí)行，才能保證檔案管理人員工作責(zé)任意識(shí)的充分增強(qiáng)。

2）不斷創(chuàng)新管理方法 積極轉(zhuǎn)變管理理念。新時(shí)代提高檔案管理能力，需要不斷創(chuàng)新工作方法，積極對(duì)管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變。隨著科技的發(fā)展與實(shí)際檔案管理需求多樣化發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理對(duì)檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用以及管理方法等提出了更高要求，檔案管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展成為一種趨勢(shì)，這就要求檔案管理必須不斷進(jìn)行軟件和硬件的創(chuàng)新。積極推動(dòng)電子化檔案管理和數(shù)據(jù)文件歸檔模式以及檔案管理模式與理念的創(chuàng)新，才能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要。通過工作方法和理念的不斷創(chuàng)新，來滿足檔案管理實(shí)際工作的需要，體現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的價(jià)值，適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)應(yīng)用可行模式的不斷構(gòu)建。在長(zhǎng)期檔案管理實(shí)踐中，紙介質(zhì)檔案管理的各種弊端充分暴露出來，在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展和變革當(dāng)中，吸取以往檔案管理成功的方法，融合當(dāng)前信息化、智能化檔案管理的相關(guān)工作方法，探索出符合新時(shí)期的檔案管理工作模式，整合資源，創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)數(shù)字檔案工作發(fā)展，有效增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，保證檔案信息完整性，提高檔案信息與檔案資源的查閱與共享，促進(jìn)檔案管理工作方法與理念的創(chuàng)新。

3）加強(qiáng)培訓(xùn) 提高人員素質(zhì)和人員能力。新時(shí)代提高檔案管理能力，需要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和人員能力。檔案管理工作當(dāng)中最重要的管理要素是人，只有人員的能力增強(qiáng)和素質(zhì)提升，才能夠促進(jìn)檔案管理工作整體水平的提高。在檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作水平以及自身素質(zhì)等，對(duì)檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。檔案管理人員職責(zé)意識(shí)與工作態(tài)度以及理念等對(duì)檔案管理質(zhì)量和效率發(fā)揮著重要的作用。實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化與現(xiàn)代化，人員因素也是重要的因素之一。首先，需要提高檔案管理工作者的思想意識(shí)，樹立檔案管理工作者的職業(yè)態(tài)度。通過規(guī)范的制度和職業(yè)教育，提高檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，促使檔案管理人員熱愛崗位工作，對(duì)自己的工作事業(yè)存有敬畏之心，能夠全身心投入到工作當(dāng)中，樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度和高度的服務(wù)意識(shí)。其次，加強(qiáng)檔案管理工作者業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。新時(shí)代檔案管理工作業(yè)務(wù)發(fā)生了一定的變化，不斷加強(qiáng)人員培訓(xùn)有利于檔案管理事業(yè)發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)。需要根據(jù)信息化與智能化的發(fā)展，針對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行培養(yǎng)，對(duì)其軟件操作以及信息化處理、管理的能力進(jìn)行有效加強(qiáng)。在現(xiàn)代化檔案管理工作中遇到的問題需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提出相應(yīng)的解決辦法，不斷完善現(xiàn)代化模式下的檔案管理工作。第三，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，根據(jù)實(shí)際工作對(duì)檔案工作的需要，提出新的管理要求，立足發(fā)展，結(jié)合實(shí)際，學(xué)以致用，根據(jù)需要進(jìn)行培訓(xùn)。第四，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，普及檔案管理的專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)行方法分享和培養(yǎng)教育，促使檔案管理工作人員，及時(shí)學(xué)習(xí)和補(bǔ)充相關(guān)知識(shí)，提高相應(yīng)的技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)和素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理實(shí)際能力，能結(jié)合實(shí)際問題進(jìn)行有效解決，切實(shí)提高當(dāng)前檔案管理工作有效性，不斷增強(qiáng)自身能力，提高檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

檔案管理能力對(duì)實(shí)際檔案管理工作效率的提升以及檔案管理對(duì)各項(xiàng)工作的支持有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，因此，應(yīng)通過各種方法措施，不斷提高檔案管理的能力。在新時(shí)代，檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)境和技術(shù)環(huán)境均發(fā)生了相應(yīng)的變化，做好新時(shí)期檔案管理工作，提高檔案管理的能力，則需要根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，不斷健全檔案管理制度，落實(shí)管理責(zé)任；創(chuàng)新管理方法，對(duì)管理的理念進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變；加強(qiáng)對(duì)人員職業(yè)道德以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)水平，適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化、信息化和智能化的發(fā)展，不斷提高檔案管理的能力，有效發(fā)揮檔案管理對(duì)各項(xiàng)工作的支持作用。