淺談普通高中檔案管理工作存在的問題及有效運(yùn)用

李 敏

（淄博中學(xué)，山東 淄博 255000）

現(xiàn)階段，某些普通高中學(xué)校存在一些檔案存放不規(guī)范、檔案內(nèi)容不全、檔案放置不適用的現(xiàn)象，這使得學(xué)校檔案成為一個(gè)空殼，沒有實(shí)際的用處，不能發(fā)揮檔案的真正作用，也不能給教師或者學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來便捷。即使一些老師在使用檔案查閱資料，也僅僅是查閱一次，并沒有深入研究所查資料，囫圇吞棗，使用不規(guī)范，這樣一來學(xué)校對于檔案管理工作所花費(fèi)的時(shí)間精力就會白白浪費(fèi)，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要針對本校檔案管理工作中存在的問題提出有效解決辦法，提高學(xué)校的管理水平。

1 普通高中檔案管理工作的必要性

對于高中學(xué)校的檔案管理工作而言，具體過程較為繁瑣，涉及多方面的內(nèi)容與部分，其中，檔案管理不僅要承擔(dān)記錄學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、教師科研成果的報(bào)告，而且還要對學(xué)校的日常教學(xué)工作做出記錄，具有較強(qiáng)的工作量。學(xué)生的檔案主要記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的個(gè)人資料以及學(xué)習(xí)成績等，教師在教學(xué)過程中所做出的科研成果都會被記錄在檔案內(nèi)，學(xué)校內(nèi)的全體教職工與他們的具體信息，以及關(guān)于學(xué)校各種活動的考核等方面內(nèi)容都會在檔案中體現(xiàn)出來。而且，這些都還不僅僅只有文字形式，還包括音頻以及視頻等多種記錄方式，不同的形式以及內(nèi)容在很大程度上擴(kuò)展了檔案的多樣性，同時(shí)也加大了對工作人員的管理力度，使他們自身要求也較為嚴(yán)格。

如今，由于社會的不斷進(jìn)步，教育事業(yè)的持續(xù)變革，各個(gè)學(xué)校對于檔案管理工作越來越重視。不斷出現(xiàn)的新標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案工作管理人員不僅要嚴(yán)格完成基本工作，而且應(yīng)該學(xué)會合理的應(yīng)用新技術(shù)，使得檔案管理工作逐漸趨于信息化，進(jìn)而大力提高管理工作的質(zhì)量以及效率。只有全面的完善學(xué)校檔案的管理工作，才可以將學(xué)校、教師、學(xué)生的實(shí)際情況準(zhǔn)確的記錄下來，同時(shí)也可以體現(xiàn)出學(xué)校的發(fā)展情況與歷程，并且能夠?qū)W(xué)校的教學(xué)水平以及教師的綜合素質(zhì)都直觀的表現(xiàn)出來，方便學(xué)校進(jìn)行自我完善與進(jìn)步。

2 普通高中檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏制度管理

目前，普通高中對于檔案管理工作的重視程度不夠，也沒有具體的管理措施以及制度，這樣的行為會導(dǎo)致檔案管理工作混亂，不利于檔案記錄。在普通高中，最基礎(chǔ)的學(xué)校管理工作就是檔案管理，但是，很多高中會認(rèn)為教學(xué)工作更重要，應(yīng)該把教學(xué)工作作為第一位。因此，在這種現(xiàn)象下，檔案管理工作沒有被重視，更糟糕的情況是，會有部分的領(lǐng)導(dǎo)者覺得檔案管理工作是沒有必要的，不必去浪費(fèi)過多的人力以及物力，所以有些高中的檔案管理工作者，工作極為清閑，也沒有明確的規(guī)章制度去約束他們的工作標(biāo)準(zhǔn)，這會讓他們出現(xiàn)懶散工作的現(xiàn)象，十分不利于檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2.2 投入精力少

因?yàn)椴糠指咧袑τ跈n案管理工作不重視，沒有制定相關(guān)的制度去約束工作人員，也沒有耗費(fèi)一定的人力與物力去支持檔案管理工作，所以會使檔案管理工作出現(xiàn)問題。部分檔案管理者，對于檔案管理工作沒有清楚的認(rèn)識，甚至?xí)行傅〉男睦恚谑蔷蛯?dǎo)致了學(xué)校的檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)濟(jì)支持，更加不會定期組織培訓(xùn)檔案管理工作人員。更嚴(yán)重的是，檔案沒有具體的存放位置，檔案管理工作人員沒有固定的辦公場所[1]。

2.3 資料收集難

由于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層并沒有對檔案管理工作做出實(shí)際的支持，所以工作人員在收集檔案時(shí)，會有一定的難度。普通高中的檔案要記錄學(xué)生從高一到高三的學(xué)習(xí)成績以及教師的科研成果，檔案管理的工作量極大，范圍也很廣，收集起來需要花費(fèi)大量的時(shí)間，有時(shí)也會需要很多的工作人員去收集信息，但是，在收集信息的過程中，部分教職工對于工作人員的態(tài)度并不好，也不支持他們的工作，便使得檔案的入檔工作需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力，有時(shí)收集到的資料還不全面，這些現(xiàn)象都會嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的進(jìn)行[2]。

3 提高檔案管理水平的具體措施

3.1 建立規(guī)章制度

為了加強(qiáng)普通高中的檔案管理工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要有清晰的認(rèn)知，相關(guān)部門必須要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確其工作流程，并且要有嚴(yán)格的措施去監(jiān)督工作人員完成工作。同時(shí)，檔案工作管理人員要嚴(yán)格遵守工作守則，完全按照規(guī)章制度進(jìn)行日常工作，對于檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)與部分，都要做到嚴(yán)格把關(guān)，將收集到的信息資料做到高效整理。

3.2 設(shè)立檔案管理部門

普通高中的檔案管理工作，不僅需要制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，同時(shí)也需要分配專門的人員去進(jìn)行管理工作，確保檔案管理的歸類與整理工作都可以做到規(guī)范化，便于人們查詢。所有的資料在入檔案之前，工作人員都要將其進(jìn)行仔細(xì)的查閱與整理，所有的工作標(biāo)準(zhǔn)都要按照學(xué)校規(guī)定的制度進(jìn)行，學(xué)校的教學(xué)活動以及教師的科研工作成果都要做出明確清晰的整理，同時(shí)要根據(jù)其具體特點(diǎn)進(jìn)行分類，并且應(yīng)該將管理趨于信息化，保存資料的形式要有多元性。通常情況下，檔案資料會分為兩種形式進(jìn)行保存，分別是紙質(zhì)檔案與電子檔案，這種措施可以方便人們查閱檔案，也能做到提高信息整理的安全性，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理方式下檔案丟失，無法查閱的缺陷，在最大程度上，發(fā)揮了檔案資料的合理利用性[3]。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高是造成檔案使用不規(guī)范的原因之一。由于學(xué)校檔案復(fù)雜、繁多，因此檔案管理工作需要工作人員具有良好的耐心和恒心，處理問題時(shí)不急不躁。所以學(xué)校在選擇檔案管理人員時(shí)要選擇具有專業(yè)素質(zhì)的人員，同時(shí)學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，選擇合適的時(shí)間對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們掌握檔案管理流程和相關(guān)的規(guī)章制度，管理人員需要對檔案所存放的位置了然于胸，并且要熟練掌握資料信息的整理、歸檔工作。針對檔案管理中出現(xiàn)的問題，需要管理人員具備及時(shí)解決問題的能力，同時(shí)在日常工作中，要注重檔案室的安全問題，不能出現(xiàn)明火等危險(xiǎn)因素。

4 小結(jié)

總而言之，普通高中檔案管理工作是學(xué)校非常重要的管理工作之一，即使檔案管理工作中存在各種問題，但是依然有許多解決措施。做好學(xué)校檔案管理工作有利于提高學(xué)校的管理水平，對學(xué)校教師和領(lǐng)導(dǎo)的工作也具有積極意義。學(xué)校檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)提高自身專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作實(shí)行制度化管理，挖掘檔案利用價(jià)值，提高學(xué)校的檔案使用率，發(fā)揮檔案的作用，推動學(xué)校教育質(zhì)量的進(jìn)一步提高。