新形勢(shì)下提高黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作的思索

楊文靜

（泰山風(fēng)景名勝區(qū)管理委員會(huì)，山東 泰安 271000）

由于黨政機(jī)關(guān)的各項(xiàng)工作越來越多，因此，要不斷完善檔案管理工作。檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和歸納性，合理開展檔案管理，可確保各種類型的檔案得到及時(shí)的收集和整理，使檔案更加安全，提高檔案的利用率和價(jià)值。檔案管理工作會(huì)將各種信息和資料進(jìn)行保管，確保重要文件的安全，為黨政機(jī)關(guān)的工作提供有效的參考依據(jù)，確保領(lǐng)導(dǎo)作出合理的決策。

1 黨政機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

1）檔案管理工作不夠合理。由于黨政機(jī)關(guān)工作內(nèi)容繁多，在工作的過程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的信息和資料，若不能對(duì)其進(jìn)行有效的歸納與保管，就會(huì)影響工作順利開展。在檔案管理中包含多種檔案類型，除了傳統(tǒng)的文字記錄之外，還有錄音、圖片、視頻等類型，要及時(shí)對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行歸納和分類，確保其得到合理歸檔，才能進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的作用。部分檔案管理人員只會(huì)將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的劃分與存檔，并沒有確保檔案得到充分利用，相關(guān)人員在調(diào)閱和查詢檔案的過程中會(huì)面臨許多困難，影響工作效率的提升。

2）檔案管理信息化水平有待提升。目前，黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有高度重視檔案管理工作，并未充分應(yīng)用信息化技術(shù)提高檔案管理水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，各科室的數(shù)字化文件資料不斷增加，采用信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集和整理，可確保檔案管理質(zhì)量和效率得到有效提升。許多黨政機(jī)關(guān)檔案具有一定的機(jī)密性，需對(duì)其進(jìn)行有效的保護(hù)。目前，與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施并未得到進(jìn)一步完善，就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員不能充分利用檔案，影響黨政機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

3）檔案移交與保密流程不明確。在檔案管理相關(guān)法律法規(guī)中，對(duì)黨政機(jī)關(guān)檔案管理的資料移交與保密具有明確的規(guī)定。部分檔案管理人員在實(shí)際操作的過程中依然不能按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)檔案不能按時(shí)移交的情況。由于黨政機(jī)關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施水平有待提升，與其有關(guān)的硬件配備水平難以達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)對(duì)檔案管理的保密性造成不良影響。

2 黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

1）確保檔案資料得到有效的布局與管理。進(jìn)行檔案管理時(shí)，要確保各項(xiàng)資料得到有序和系統(tǒng)的布局。首先，要對(duì)檔案資料進(jìn)行合理的歸類與整理，提高檔案的價(jià)值。在黨政機(jī)關(guān)日常工作中，會(huì)產(chǎn)生許多資料，若不能對(duì)其進(jìn)行有效的整理，就會(huì)導(dǎo)致資料十分零散，降低檔案的使用價(jià)值。第二，要合理保管檔案資料，建立先進(jìn)的電子化檢索系統(tǒng)，確保每個(gè)檔案資料得到及時(shí)有效的存檔，滿足相關(guān)人員的信息查詢需求，提高檔案的安全性和可靠性。

2）保證檔案管理更加安全。要高度重視黨政機(jī)關(guān)檔案資料的保密性，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理移交和保密流程進(jìn)行梳理和優(yōu)化，嚴(yán)格遵循各項(xiàng)規(guī)章制度，由專人負(fù)責(zé)檔案的接收、交接和借閱等工作，對(duì)不按照要求進(jìn)行操作的人員要予以相應(yīng)的處罰。要加強(qiáng)對(duì)保密文件的審查，將可以公開的現(xiàn)行文件及時(shí)報(bào)送到當(dāng)?shù)貦n案館文件查閱中心。檔案管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)的要求和規(guī)范對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行防護(hù)，積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理。

3）建立完善的檔案管理規(guī)章制度。為了提高檔案管理水平，保證檔案管理工作有序開展，就要積極整合檔案的信息和目錄，明確各類檔案資源。要確保各類電子文件得到及時(shí)歸檔和移交，嚴(yán)格按照相應(yīng)的管理制度進(jìn)行操作。不斷完善電子文件管理系統(tǒng)的功能，通過系統(tǒng)對(duì)電子文件的歸檔進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，保證檔案資料的安全。要建立完善的應(yīng)急處理機(jī)制和監(jiān)管機(jī)制，提高廣大檔案管理人員的安全防范意識(shí)。保證各項(xiàng)文件卷宗整齊劃一，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行實(shí)體檔案的擺放。

4）加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)。黨政機(jī)關(guān)要加大科技投入力度，使廣大檔案管理人員善于利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)開展檔案管理。在信息知識(shí)時(shí)代，部分檔案管理信息資料源于網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。要采用專業(yè)的計(jì)算機(jī)編程技術(shù)對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)，使檔案管理工作系統(tǒng)化。檔案管理人員要具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，熟練掌握與檔案管理有關(guān)的設(shè)備。為了提高黨政機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理。根據(jù)國(guó)家檔案數(shù)字化管理的相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，打造完善的檔案管理體系，使檔案管理信息化建設(shè)落到實(shí)處，規(guī)范管理行為，保證各項(xiàng)工作有序開展。要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，采用先進(jìn)的儀器設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，對(duì)電子檔案進(jìn)行編號(hào)。建立完善的數(shù)據(jù)庫，定期更新數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，提高電子檔案管理水平。

檔案管理人員要充分考慮到紙質(zhì)檔案和電子檔案的保管。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會(huì)存在一些問題，要盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，保證信息得到 完整的記錄。要積極采用先進(jìn)的技術(shù)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，建立多元化電子檔案，對(duì)各種類型的檔案進(jìn)行全面的管理，并保證傳統(tǒng)形式的檔案更加完整，滿足不同人員的需求。在檔案管理的過程中，要充分重視檔案安全。在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，檔案管理會(huì)存在一定的安全隱患。要提高網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)水平，采取先進(jìn)的保密技術(shù)，避免檔案數(shù)據(jù)被泄露。定期對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的設(shè)備進(jìn)行檢查，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行測(cè)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的漏洞，避免檔案內(nèi)容遭到泄露。

5）營(yíng)造良好的工作環(huán)境。檔案管理工作與黨政機(jī)關(guān)的發(fā)展息息相關(guān)。在許多檔案中包含對(duì)工作的全面記錄，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)，需依據(jù)相應(yīng)的檔案內(nèi)容。因此，黨政機(jī)關(guān)要重視對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，提高檔案管理工作的待遇。積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，設(shè)置獨(dú)立的辦公區(qū)域，滿足檔案管理的需求。配備多種管理設(shè)備和設(shè)施，安裝標(biāo)準(zhǔn)空調(diào)，保證檔案保管環(huán)境得到進(jìn)一步改善，為檔案管理人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

6）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，需確保黨政機(jī)關(guān)檔案管理工作逐漸邁向規(guī)范化和現(xiàn)代化方向。要建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制，使檔案管理工作人員能夠掌握合理的管理方法。檔案管理人員要掌握與檔案學(xué)有關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)知識(shí)，對(duì)公文寫作、檔案文獻(xiàn)編纂和檔案保護(hù)技術(shù)熟練掌握，認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案工作有關(guān)的法律法規(guī)和政策制度，提高自身業(yè)務(wù)技能。認(rèn)真學(xué)習(xí)管理學(xué)知識(shí)，利用先進(jìn)的管理理念，確保檔案管理工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)更加規(guī)范系統(tǒng)，有效提高工作效率。將理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，不斷總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，組織檔案管理人員積極參與到各種業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)活動(dòng)之中，不斷更新管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其具備一定的創(chuàng)造力和專業(yè)性，確保檔案管理工作不斷創(chuàng)新。不斷完善考核機(jī)制，將考核成績(jī)與檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)相結(jié)合，并將其作為職稱晉升的重要依據(jù)，使相關(guān)人員能夠全身心參與到檔案管理工作之中。

3 結(jié)語

綜上所述，由于檔案管理工作面臨的環(huán)境已發(fā)生很大的變化，因此，黨政機(jī)關(guān)要積極對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其對(duì)工作充滿責(zé)任感，善于利用技術(shù)解決各種問題，提高檔案管理水平。