行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

饒友濤

（恩施市公共資源交易中心，湖北 恩施 445000）

1 前言

人事檔案材料最重要的特點就是準(zhǔn)確性與權(quán)威性，如果因為檔案管理工作不規(guī)范而造成信息錯誤、遺漏，那么人事檔案材料很大程度上就失去了其作為員工聘用、職位晉升等的參考依據(jù)。從我國許多行政事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，還存在很多不規(guī)范的問題，需要采取有針對性的策略予以完善，提高人事檔案規(guī)范化管理水平。

2 行政事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

行政事業(yè)單位人事檔案管理工作是對工作人員的信息進行收集整理、統(tǒng)計鑒別的一項系統(tǒng)性工作，人事檔案材料提供的是單位所有人員從學(xué)校畢業(yè)之后到工作崗位整個過程中的行為軌跡，記錄、反映人員的過往工作經(jīng)歷以及獎罰處分等等，對于了解一個人的全方位信息來說有很重要的參考價值。行政事業(yè)單位人事檔案管理對于篩選優(yōu)秀人才有著不可替代的重要作用[1]。行政事業(yè)單位的發(fā)展離不開優(yōu)質(zhì)充足的人力資源，而人事檔案管理的規(guī)范化水平與推進人力資源管理工作的順利進行有著直接的關(guān)系。行政事業(yè)單位在進行人員的招聘過程中，會對報考人員的各種簡歷材料進行全面細致的信息核查，行政事業(yè)單位人員招聘錄用的整個過程中，所需要的人員信息都是建立人事檔案材料基礎(chǔ)上的。行政事業(yè)單位通過整理統(tǒng)計的人事檔案材料記錄員工的基本信息，了解、分析人員的專業(yè)素質(zhì)、過往經(jīng)歷等基本情況，人事檔案所記錄的信息也是行政事業(yè)單位進行員工績效考核以及任用提拔的一個重要依據(jù)。在完善、準(zhǔn)確的人事管理檔案信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，行政事業(yè)單位才能夠更加科學(xué)有效地制定人力資源計劃，幫助單位吸納更多的優(yōu)秀人才，同時，保證各項考核的公平性。目前，很多行政事業(yè)單位在人事檔案管理方面普遍存在信息失真、材料片面、管理手段過時等各種不規(guī)范的問題，難以提供真實有效的人員信息參考依據(jù)，從而很難實現(xiàn)對單位人員最大價值化的分配和利用，影響單位其它事務(wù)的正常開展。

3 行政事業(yè)單位人事檔案管理中存在的不規(guī)范問題

3.1 行政事業(yè)單位人事檔案管理制度不完善

完善的管理制度，是行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的必要前提。目前，我國很多行政事業(yè)單位雖然都設(shè)有專門的人事檔案管理部門，但由于管理制度不完善，導(dǎo)致具體的工作存在很多問題。由于缺乏嚴(yán)格、完善的制度約束，因此很多人事檔案管理部門及相關(guān)人員對于人事檔案材料的收集并沒有引起足夠的重視，對于資料收集、整理、存儲等沒有作出明確的規(guī)定，檔案的真實性和客觀性均不能夠得到保障[2]。行政事業(yè)單位人事檔案管理制度的不完善，就很容易導(dǎo)致人事檔案管理部門生成懶散的行事方式，而行政事業(yè)單位的人事檔案管理部門如果難以做到對個人信息的全面記錄和收集，沒有對員工個人檔案材料進行嚴(yán)格的審查與甄別，那么就無法真正發(fā)揮出人事檔案材料原本的客觀性與公正性?？傊?，行政事業(yè)單位人事檔案管理制度不完善，很大程度上影響了人事檔案管理工作的客觀評價，喪失了人事檔案的價值與意義。

3.2 行政事業(yè)單位人事檔案管理人員素質(zhì)水平落后

行政事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量與效率和相關(guān)的管理人員的素質(zhì)水平有很大的關(guān)系。當(dāng)前我國行政事業(yè)單位很多人事檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，很多管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，觀念陳舊落后，對人事檔案管理工作的認識不到位，導(dǎo)致檔案管理人員觀念陳舊老化，因此也是導(dǎo)致人事檔案管理不規(guī)范的一個重要因素。行政事業(yè)單位不注重對人事檔案管理人員開展培訓(xùn)，加上人才準(zhǔn)入門檻低，導(dǎo)致許多管理人員缺乏專業(yè)性的管理方式、創(chuàng)新性管理理念以及專業(yè)化的管理精神[3]。當(dāng)發(fā)生意外事故時，例如檔案信息材料被竊取或者遭遇火災(zāi)時，由于檔案管理人員缺乏應(yīng)對經(jīng)驗，也可能釀成巨大的損失。

4 提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的策略

4.1 健全與規(guī)范行政事業(yè)單位的人事檔案管理制度

完善的、規(guī)范的制度才能夠?qū)π袨槠鸬搅己玫募s束作用，針對目前我國很多行政事業(yè)單位由于缺乏完善嚴(yán)格的檔案管理制度從而導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范的情況，行政事業(yè)單位應(yīng)該從問題發(fā)生的源頭出發(fā)，對人事檔案管理制度進行完善與規(guī)范[4]。只有將相關(guān)的管理制度建設(shè)好、履行好，才可能為提升行政事業(yè)單位的人事檔案管理水平提供強有力的制度保障。

4.2 加強行政事業(yè)單位的人事檔案管理隊伍建設(shè)

行政事業(yè)單位應(yīng)該通過加強人事檔案管理人才隊伍建設(shè)，來提升相關(guān)檔案管理人員的職業(yè)道德與專業(yè)水平，檔案管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)對人事檔案管理的規(guī)范化水平有著直接的影響，因此必須要引起足夠的重視。

5 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前我國行政事業(yè)單位的人事檔案管理工作還存在著檔案管理制度不完、檔案管理人員素質(zhì)水平低下等問題，只有采取措施解決這些問題，才能夠提升我國行政事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化水平。