檔案室現(xiàn)代化管理存在的問題

李春蓮

（新疆維吾爾自治區(qū)阿勒泰地區(qū)人力資源和社會(huì)保障局，新疆 阿勒泰 836500）

檔案室的現(xiàn)代化管理其實(shí)應(yīng)當(dāng)分成兩個(gè)部分來理解，第一部分就是檔案管理工作內(nèi)容及制度的管理，第二部分就是對(duì)檔案室檔案管理人員的管理。只有從這兩個(gè)方面綜合分析，才能全面了解檔案室現(xiàn)代化管理存在的問題，并針對(duì)這些問題一一找出相應(yīng)的對(duì)策以解決問題，從而促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，使檔案室的工作能夠煥發(fā)新的光芒。

1 實(shí)現(xiàn)檔案室現(xiàn)代化管理存在的障礙

1）管理人員專業(yè)技能水平低。檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)差是一個(gè)普遍性的現(xiàn)象，造成這種現(xiàn)象的主要原因就是各機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全意識(shí)到檔案管理的重要性，有的檔案室在單位內(nèi)是一個(gè)獨(dú)立的職能部門，還有的檔案室就是單位內(nèi)某部門的一個(gè)組成單位，檔案室不從事生產(chǎn)任務(wù)，也就談不上創(chuàng)造效益，所以很多單位和領(lǐng)導(dǎo)就不會(huì)太過重視檔案室的建設(shè)和管理，這就非常不利于檔案室的現(xiàn)代化發(fā)展和建設(shè)，直接降低了該機(jī)構(gòu)的存在價(jià)值和地位。與之而來的就是檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，僅能勝任基本的檔案管理工作，對(duì)于現(xiàn)代化的管理技術(shù)和設(shè)備掌握程度不高，導(dǎo)致高新管理設(shè)備利用率低，嚴(yán)重降低了工作效率。

2）管理設(shè)備利用率低。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越完善的檔案管理系統(tǒng)也進(jìn)入了各檔案室的管理工作中，這些檔案管理系統(tǒng)依托專業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，能夠有效促進(jìn)檔案的信息采集及管理工作的進(jìn)度。但是受限于檔案管理工作人員的專業(yè)水平，很多檔案室的檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備并未發(fā)揮出它應(yīng)有的價(jià)值，導(dǎo)致我們高價(jià)采購的系統(tǒng)只能在管理工作中起到一個(gè)可有可無的輔助性作用，這就是對(duì)資源極大地浪費(fèi)。還有很多地區(qū)和單位并沒有充足的資金和條件支持檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)，使得檔案管理設(shè)備相對(duì)落后，且運(yùn)行可靠性不高，很難保障檔案管理的效率和水平，甚至由于其本身的可靠性問題，使得檔案資料丟失或損壞的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，給單位和社會(huì)帶來了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

3）檔案可利用性不足。很多地區(qū)和單位的檔案室并沒有及時(shí)開展檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，仍采用傳統(tǒng)的檔案管理措施和辦法，使得檔案在讀寫的時(shí)候存在很大的困難，這種困難極不利于檔案的更新和完善，無法有效保證檔案資料的時(shí)效性和有效性，且在需要調(diào)閱檔案的時(shí)候仍需人員沿用之前的存檔習(xí)慣和順序逐次查找，大大地增加了檔案的調(diào)閱難度。

2 針對(duì)檔案室現(xiàn)代化管理所提出的對(duì)策

1）加強(qiáng)檔案管理與電子信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合。電子檔案給檔案的存在載體帶來了革命性的變化，電子檔案不僅僅是檔案文件與信息技術(shù)充分結(jié)合的體現(xiàn)，更是時(shí)代發(fā)展的必須要求，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種各樣的文件都是以電子化的形式存在的，對(duì)這類存檔文件，必須使用電子信息技術(shù)處理，對(duì)他們的歸檔也需以電子化形式進(jìn)行。

在現(xiàn)代化檔案管理工作中，對(duì)電子檔案的管理和檔案的電子化處理都是我們工作的重點(diǎn)方向，首先，我們應(yīng)充分運(yùn)用電子信息技術(shù)將現(xiàn)存檔案進(jìn)行電子化處理，先建立檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)內(nèi)明確限制各歸檔文件的存檔格式和要求，做到歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，以便于我們之后檔案文件的管理。其次，將重要且不易留存的重要文件進(jìn)行電子化處理，以便利于文件的長(zhǎng)久保存。然后利用RFID技術(shù)將歸檔文件建立對(duì)應(yīng)的電子標(biāo)簽，并配備必要的讀取設(shè)備，以便索引、調(diào)閱檔案文件。以上工作完成之后，我們就等于是完成了檔案管理與電子信息技術(shù)的初步結(jié)合，其次我們就可以開始進(jìn)一步的有機(jī)結(jié)合了，目前為止，我們手中共有兩套檔案管理系統(tǒng)，一套是我們沿用已久的傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，另外就是我們初步建立的電子化檔案管理系統(tǒng)，我們可以將這兩套系統(tǒng)進(jìn)一步融合，以便我們徹底實(shí)現(xiàn)檔案室的現(xiàn)代化建設(shè)。首先我們應(yīng)當(dāng)將我們沿用已久的傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子化處理，也就是說把將之前的檔案室資料錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，然后再將我們得到的計(jì)算機(jī)文件與我們的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行匹配，以得到完全適合我們的完整的電子檔案系統(tǒng)。

通過電子檔案系統(tǒng)的建立，可以極大提升我們對(duì)檔案的讀取、調(diào)閱等工作，可以大大降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，系統(tǒng)的建立過程中，我們可以與專業(yè)的計(jì)算機(jī)工程師相結(jié)合，利用他們對(duì)電子信息技術(shù)的專業(yè)特長(zhǎng)以及我們對(duì)檔案管理工作的專業(yè)能力，打造出適合我們的先進(jìn)系統(tǒng)。

2）加強(qiáng)檔案管理的前端控制。電子檔案的管理需要在電子檔案建檔初期就進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，電子文件的時(shí)效性和可操作性都非常強(qiáng)，為了保證我們歸檔文件的有效性，就要求相關(guān)職能部門加強(qiáng)對(duì)自身建檔、歸檔的責(zé)任意識(shí)，保證檔案資料的最終性，可以說，對(duì)檔案管理的前端控制，直接決定了檔案文件的可利用性和存檔價(jià)值。

在建檔過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與相關(guān)職能部門加強(qiáng)交流和溝通，以確保存檔文件的標(biāo)準(zhǔn)性、統(tǒng)一性，對(duì)于歸檔資料的存取，實(shí)行明確的責(zé)任制，由誰整理的檔案資料誰負(fù)責(zé)，誰管理的檔案文件誰負(fù)責(zé)，通過這種制度，加強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，從而對(duì)檔案管理的前端進(jìn)行有效把控。

3）更新傳統(tǒng)觀念，提高職業(yè)素質(zhì)。無論檔案的管理模式如何變化，最終都要回歸于“人”，只有緊隨時(shí)代潮流發(fā)展的管理人員才能充分運(yùn)用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)及方法開展高效的檔案管理工作，歸根結(jié)底，檔案室的所有現(xiàn)代化管理建設(shè)都是圍繞檔案管理人員進(jìn)行的。

眾所周知，思想指導(dǎo)行動(dòng)，只有思想層面的轉(zhuǎn)變才能直接促進(jìn)管理手段的提升。定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)，針對(duì)管理隊(duì)伍存在的問題進(jìn)行有針對(duì)性的指導(dǎo)和教育，以提升管理隊(duì)伍的整體綜合能力。制定嚴(yán)格的人員考核制度，對(duì)于無法有效勝任檔案管理工作的工作人員進(jìn)行必要的考核，督促他們提升自己的專業(yè)能力水平，對(duì)于檔案管理工作建設(shè)發(fā)展有貢獻(xiàn)的工作人員，給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，督促他們?cè)谝院蟮墓ぷ髦性俳釉賲枴?/p>

4）加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。檔案的意義和價(jià)值毋庸置喙，對(duì)檔案的保護(hù)工作也是各檔案室的重點(diǎn)工作內(nèi)容，雖然各檔案室都有相應(yīng)的《檔案保密管理制度》，但是很多制度都是沿用多年的條款，并沒有依據(jù)檔案管理的發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行必要的更新和補(bǔ)充，使制度或多或少地存在一些漏洞，這種漏洞也為檔案的安全性增加了不小地隱患。因此，針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下的檔案管理工作內(nèi)容及方式，及時(shí)更新、補(bǔ)充現(xiàn)行的保密制度，才能最大程度的加強(qiáng)檔案的保護(hù)工作。

3 結(jié)束語

綜述，檔案室現(xiàn)代化管理仍存在著諸多的問題，對(duì)于管理隊(duì)伍存在的問題，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)開展針對(duì)自身不足的教育和培訓(xùn)，力求打造適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的高效能、高水準(zhǔn)管理隊(duì)伍。對(duì)于檔案室運(yùn)行及管理中存在的問題，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，加緊整改，對(duì)于有條件的檔案室可以大力開展檔案室現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)于條件不具備的檔案室，也要進(jìn)行必要的現(xiàn)代化建設(shè)，以便更好地開展檔案管理工作。