城市節(jié)水檔案管理工作優(yōu)化舉措分析

劉海麗

（呂梁市城市節(jié)約用水服務中心，山西 呂梁 033000）

目前，各個省市都意識到了節(jié)水工作的重要性，紛紛開展節(jié)水工作。在節(jié)水工作中產(chǎn)生了大量的檔案資料，其中包括監(jiān)管數(shù)據(jù)、技改方案、節(jié)水規(guī)定等重要內(nèi)容，所以科學開展城市節(jié)水檔案管理工作具有重要意義，因此需要針對節(jié)水檔案管理工作中的具體問題優(yōu)化管理方式，提高管理質(zhì)量。

1 城市節(jié)水檔案管理工作的重要性

檔案指的是人們在各項社會活動當中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，所以城市節(jié)水檔案指的就是人們在城市節(jié)水工作中直接形成的各種形式的原始記錄，具有較高的保存價值[1]。由于城市節(jié)水涉及的工作內(nèi)容較多，所以城市節(jié)水檔案可分為計劃用水檔案、節(jié)水技改檔案等類型。計劃用水檔案主要包括用水報表、定額檔案以及超計劃價加處罰卷等，具有較強的完整性；節(jié)水技改檔案包括技改項目案卷以及水平測試報告書；水資源管理檔案包括自備井檔案、自備井收費臺賬以及遠程監(jiān)控管理資料等信息；節(jié)水稽查檔案包括浪費水資源等信息。

從上述內(nèi)容來看，城市節(jié)水檔案包括的數(shù)據(jù)信息非常多，具有較高的保存價值。同時，節(jié)水檔案是城建檔案的關鍵構成部分，可以為城市的發(fā)展與建設提供數(shù)據(jù)信息參考。其次，節(jié)水檔案完整地記錄了節(jié)水工程的全過程，能夠全面真實地反映節(jié)水工程的情況。再次，節(jié)水檔案詳細記錄了節(jié)水科技，可以為相關工程建設提供參考。此外，未來節(jié)水技術會越來越先進，但節(jié)水工作也會遇到越來越多的問題，而保存節(jié)水檔案可以記錄節(jié)水工程以及節(jié)水技術的變化。總而言之，開展城市節(jié)水檔案管理工作具有重要意義，需加強重視。

2 城市節(jié)水檔案管理工作存在的不足

雖然城市節(jié)水檔案管理工作十分重要，但是從實際情況來看，檔案管理工作中仍存在諸多問題。第一，管理意識淡薄。首先，檔案管理部門沒有意識到城市節(jié)水檔案管理工作的必要性與重要性，在管理工作中存在態(tài)度不端正等問題。其次，檔案管理部門的管理理念較為落后。當前社會是大數(shù)據(jù)時代，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍然用傳統(tǒng)的管理理念開展管理工作無法有效對檔案信息進行分類和標記工作[2]。此外，檔案管理人員認為檔案管理的重點是檔案文件而不是檔案當中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價值。第二，管理方式落后。當前部分檔案管理部門仍然利用人工管理這種方式開展檔案管理工作，降低了管理效率，且只能夠進行簡單的保存等工作，無法提高檔案的利用率。第三，管理內(nèi)容不夠全面。由于對城市節(jié)水檔案管理工作的重視程度不足，所以檔案管理人員在進行管理工作時沒有加大對檔案的各方面管理力度，導致管理內(nèi)容較少。第四，檔案安全性低。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都需要保證檔案的安全性，但是部分管理人員缺乏安全意識，導致檔案資料信息的安全性較低。

3 城市節(jié)水檔案管理工作的優(yōu)化舉措

3.1 提升對檔案管理工作的重要性認識

若想從本質(zhì)上提高城市節(jié)水檔案管理工作的效率與質(zhì)量就需要從思想上意識到城市節(jié)水檔案管理工作的重要性以及意義，明確城市節(jié)水檔案管理工作帶來的社會效益、生態(tài)效益以及經(jīng)濟效益。從城市的建設與發(fā)展來看，大多數(shù)環(huán)節(jié)都需要節(jié)水檔案的支持。同時，城市規(guī)模不斷擴大，所帶來的社會效益與經(jīng)濟效益也不斷增加，但也對節(jié)水工作提出了更高的要求。只有積極借鑒節(jié)水檔案資料才能夠為當代甚至未來的節(jié)水工作提供幫助，因此檔案管理部門需要增強節(jié)水檔案管理意識，為節(jié)水檔案管理工作提供資金支持。

3.2 加強現(xiàn)代科學技術的應用

近年來，科學技術水平不斷提升，應用范圍也越來越廣泛，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足檔案管理需求，所以檔案管理部門在進行城市節(jié)水檔案管理工作時需要加強現(xiàn)代科學技術的應用。首先，檔案管理部門需要利用攝像機、掃描儀等設備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在保存紙質(zhì)檔案的同時做好電子檔案的保存工作。其次，檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)等技術構建城市節(jié)水檔案數(shù)據(jù)庫，并利用相關技術及軟件完善檔案搜索功能，讓檔案使用者直接利用計算機等設備通過關鍵詞搜索自己需要的檔案信息[3]。這樣不僅可以提高檔案利用率，充分發(fā)揮檔案的作用，也可以減少紙質(zhì)檔案的使用，確保紙質(zhì)檔案的完好無損。此外，檔案管理部門需要完善相關設備，例如增添一些配置高的計算機、服務器、攝像機、掃描儀、打印機等設備，從而打造數(shù)據(jù)化環(huán)境，為科學技術的應用奠定基礎。同時也應該完善軟件設施，應用最先進的計算機系統(tǒng)、檔案搜索系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及信息安全系統(tǒng)，提高檔案管理效率和利用率。

3.3 保證管理內(nèi)容的全面性

只有保證檔案管理內(nèi)容的全面性才能夠提高檔案管理工作的水平，所以檔案管理部門需要保證城市節(jié)水檔案管理內(nèi)容的全面性。檔案管理部門需要和開展節(jié)水工作的相關部門進行溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)節(jié)水設施的修建進度整理檔案，收集最新的節(jié)水數(shù)據(jù)以及具體的操作進度。之后檔案管理人員需要對資料信息進行有效分類，并根據(jù)檔案性質(zhì)以及價值對檔案進行號碼編排，同時檔案管理人員需要將整理好的檔案保存起來、及時更新檔案數(shù)據(jù)庫，從而保證管理內(nèi)容的全面性。

3.4 確保檔案資料信息的安全

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都會出現(xiàn)信息泄露等問題，因此檔案管理部門需要通過有效手段確保檔案資料信息的安全。第一，應該優(yōu)化檔案室環(huán)境，改善檔案室防水、防火、防潮條件，避免紙質(zhì)檔案以及技術設備受到不良因素的影響。第二，應完善監(jiān)督制度，加強對檔案資料的保護。監(jiān)督人員需要嚴格管理進出檔案室的人員，禁止閑雜人等進入，也要對檔案管理人員進行監(jiān)督，若發(fā)現(xiàn)檔案管理人員存在違規(guī)行為需及時制止并處罰，避免紙質(zhì)檔案信息被盜取。第三，電子檔案可能會受到病毒、黑客的攻擊，繼而出現(xiàn)信息泄露等問題，所以需要完善檔案數(shù)據(jù)化管理平臺，在平臺當中通過設置防火墻、聲紋認證等方式降低系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊的概率。管理人員也需要定期掃描系統(tǒng)漏洞和病毒，并進行修復，確保檔案的安全性，且需要做好檔案的備份工作，避免檔案丟失造成嚴重影響。

4 結束語

城市節(jié)水檔案主要包括計劃用水檔案、節(jié)水技改檔案、水資源管理檔案、節(jié)水稽查檔案等類型，其中的數(shù)據(jù)信息十分重要，可以為城市節(jié)水工作提供幫助與參考，因此開展城市節(jié)水檔案管理工作至關重要。但管理意識淡薄、管理方式落后、管理內(nèi)容不全面等問題嚴重影響到了城市節(jié)水檔案管理工作的質(zhì)量，為此應該加強對檔案管理工作的重視程度、科學應用現(xiàn)代科學技術、增強管理內(nèi)容的全面性并保證資料信息的安全性，提高管理效率。