二維碼在檔案管理中的應用研究

韓 寧

（鄒平市人大機關老干部服務中心，山東 鄒平 256200）

二維碼技術是一種新興的信息存儲技術，其編碼的智能性相對較高，不僅可以存入大量的信息，而且還可以通過相關技術設置來實現智能糾錯，以提高整體的信息保密性，可以應用于多個檔案存儲方向，應用的持久性相對較好。在檔案管理中應用二維碼技術，大大減少了工作人員的工作負擔，可有效提高檔案管理效率。

1 二維碼技術簡介

二維碼技術實際上是數字化發(fā)展的一種特殊技術表現形式，通過對黑白色彩矩陣的調整，可以生成對應的數據信息，不同數據信息承載的數據內容也存在差異，可以實現多樣化的信息存儲。且由于二維碼辨識度相對較高，可以快速讀取大量的信息內容，識別信息過程中可以應用多個角度，充分滿足了人們對各項信息提取的要求，在近期比較受歡迎。就當前來說，二維碼形態(tài)主要包括矩陣式二維碼結構和堆疊行排組合兩種。前者是應用比較廣泛的一種形式，矩陣的每個單元實際上都分布在了對應的點上，只需要對黑色和白色的轉化進行調整即可生成對應的數據，并實現信息錄入功能[1]。識別信息時，只需要在相關軟件的幫助下掃描即可獲得各類信息，可加快二維碼信息讀取效率，提高其操作簡便性，這是當前應用較廣的二維碼形式之一。堆疊行排組合技術原理與條形碼有相似之處，通過對信息的行列堆疊可以實現信息存儲量的增加，但是應用普及性比不上矩陣式二維碼結構。

2 二維碼結構在單位管理中的應用

1）應用于立項歸檔。在對各類文件進行歸檔的過程中會設置對應的編號，只需要搜索檔案編號即可找到對應的檔案。在檔案管理過程中，管理人員能通過相關表格及軟件等實現對檔案從立項到結題中各項數據的跟蹤記錄，但是操作相對比較復雜。在引入二維碼系統(tǒng)之后，只需要在二維碼系統(tǒng)中將各類檔案信息錄入進去，即可生成檔案對應的二維碼，后續(xù)只需要查找二維碼，就可以實現對檔案的有效管理和跟蹤記錄。在相關技術手段的幫助下，可以將二維碼和信息檔案管理系統(tǒng)連接起來，在信息系統(tǒng)中改善相關內容，二維碼系統(tǒng)也會生成對應的記錄，無需重復錄入即可完成檔案信息更新工作，有效加快了檔案管理效率[2]。通過對二維碼系統(tǒng)進行定向設置，工作人員可以按照標準錄入各類信息，后續(xù)查詢檔案完整性時，只需要對二維碼進行掃描即可找出檔案的殘缺項，方便工作人員查缺補漏，提高了查詢效率。在檔案管理的不同環(huán)節(jié)，檔案管理人員、經手人以及系統(tǒng)管理員等都可以分配對應的二維碼，利用二維碼登錄系統(tǒng)進行相關操作。由于系統(tǒng)會記錄各類管理人員的操作信息，這樣在后期檔案管理出現問題時，可以利用二維碼記錄的信息來對各方責任進行劃分，在此基礎上開展后續(xù)工作，其工作效率明顯加快。

2）用于檔案收集和整理統(tǒng)計。在檔案管理系統(tǒng)中嵌入了二維碼系統(tǒng)之后，工作人員可以通過掃描二維碼來錄入檔案中的相關信息及對應材料，并以此為基礎生成每份檔案對應的二維碼。檔案信息錄入工作結束之后，相應的檔案接收人員只需要通過掃描檔案對應的二維碼，即可接收各類檔案材料，交接速度明顯加快。同時，二維碼系統(tǒng)中會記錄檔案信息錄入和交接的相關信息，準確記錄工作人員的各項行為，明確檔案的交接去向。檔案整理人員在整理檔案的過程中，通過掃描檔案的二維碼以及庫房系統(tǒng)中的二維碼存儲系統(tǒng)，即可了解檔案管理室中不同檔案的存放位置以及具體存儲情況，可提高檔案存儲的精確管理，工作人員可以精確查找各項檔案內容。

3）應用于檔案借閱。檔案借閱人員可以在檔案檢索系統(tǒng)中填報相應的借閱申請，由專人對其身份信息進行審核，在審核通過之后會生成對應的個人身份二維碼信息，通過掃描借閱者的二維碼，即可識別其個人身份并確定其查閱權限，檔案借閱者在后續(xù)借閱檔案過程中遇到的問題明顯減少。同時系統(tǒng)中也可以插入領導批示文件等，在審核領導批示之后生成對應的二維碼，允許相關人員持二維碼借閱，也可以實時跟蹤檔案借閱記錄，提高檔案管理質量。

4）應用于檔案鑒定銷毀。檔案管理工作開展過程中，受到檔案內容以及存儲特點等方面的影響，部分檔案在到期之后需要及時銷毀，這樣才能保證后續(xù)各項工作合理開展，提高檔案管理質量。而對該類需要銷毀的檔案進行掃描，需要耗費大量的人力物力。在引入二維碼管理系統(tǒng)之后，工作人員只需要在檔案管理系統(tǒng)中將需要鑒定銷毀的文檔狀態(tài)進行設置調整，二維碼系統(tǒng)中即可生成對應的信息，這樣一來，工作人員在銷毀檔案的過程中，只需要掃描檔案表面的二維碼，即可了解檔案的實時狀態(tài)，選擇需要銷毀的檔案進行銷毀，檔案出庫和統(tǒng)計效率明顯提高，同時也可以減少不必要的檔案破壞問題，有效加快了檔案管理人員的工作效率。

3 當前二維碼技術在檔案管理中的應用方向

當前二維碼技術發(fā)展還有較大的發(fā)展空間，受到其存儲信息數量等方面的影響，實際應用過程中仍存在一定的問題。在當前檔案管理工作開展過程中，主要利用二維碼檔案系統(tǒng)來實現以下幾方面功能。首先，可以利用二維碼來識別操作人員的身份信息并記錄其相關操作；其次，只需要錄入信息即可生成與檔案對應的二維碼，后續(xù)工作只需要錄入缺漏項即可，不需要重復錄入各項數據。同時，在二維碼系統(tǒng)的幫助下，不同人員在不同時間段的操作都得以記錄下來，可以明確從檔案記錄存到上架等環(huán)節(jié)的信息，并對工作人員的工作質量進行檢驗，可督促相關工作人員自覺約束工作行為，按時完成各項工作。再次，在二維碼管理系統(tǒng)的幫助下，可以實現二維碼系統(tǒng)和線上檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，其相應的檔案存儲信息調整以及檔案管理模式調整等都可以利用二維碼實現，工作人員在實際開展檔案管理工作過程中，只需要掃描二維碼即可明確自身需要完成的各項工作，可提高其工作效率[3]。最后在檔案綜合系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相交互的幫助下，管理人員可以直接利用檔案系統(tǒng)中的各項信息來完成檔案梳理工作，并明確不同檔案的各類數據。在此基礎上進行深層次的分析，其分析結果的真實性明顯提高，同時還可以實現信息的定期整理更新，有效加快了檔案信息處理效率。

4 二維碼技術研究重難點

受到當前二維碼技術發(fā)展情況以及檔案管理系統(tǒng)應用等方面的影響，實現檔案管理系統(tǒng)與二維碼系統(tǒng)的有效銜接難度較大。不同檔案管理系統(tǒng)有其對應的特點，其信息錄入和存儲的條件也存在差異，這就對二維碼的使用方式等提出了進一步的要求。當前二維碼系統(tǒng)在檔案管理中主要應用于基礎的文本檔案信息管理方向，在水文、科技以及其它檔案管理難度較大的系統(tǒng)中應用仍存在一定的問題，需要相關技術人員不斷鉆研，加快二維碼在檔案管理系統(tǒng)中的普及應用速度。

5 結語

二維碼技術的存儲優(yōu)越性比較明顯，可以用于檔案管理的全過程，提高檔案存儲管理效率。盡管當前二維碼技術還未完全應用于檔案管理系統(tǒng)中，但是通過不斷研發(fā)新技術，可有效實現二維碼系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接，在此基礎上開展檔案管理工作，可提高檔案整理效率，保障檔案管理的安全性。