事業(yè)單位干部人事檔案管理對(duì)策分析

劉曉琴

（甘肅省蘭州市軍隊(duì)離退休干部第二服務(wù)站，甘肅 蘭州 730030）

做好人事檔案管理工作是保證事業(yè)單位開(kāi)展活動(dòng)的基本條件，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位管理者制定計(jì)劃提供了有效的參考價(jià)值。目前，大部分的事業(yè)單位人事管理工作人員對(duì)檔案管理沒(méi)有足夠的重視，導(dǎo)致在工作中經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，影響了事業(yè)單位的發(fā)展。文章主要分析了現(xiàn)階段事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了解決的具體措施，希望能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供幫助。

1 事業(yè)單位干部人事檔案管理存在問(wèn)題

1.1 材料歸檔不及時(shí)不規(guī)范

干部人事檔案歸檔內(nèi)容范圍比較廣，材料相對(duì)零散，對(duì)及時(shí)完成歸檔材料的收集與整理提出了更高要求。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案材料的基礎(chǔ)搜集工作還存在很大不足。由于干部人事檔案材料一般由不同的部門(mén)負(fù)責(zé)生成，導(dǎo)致檔案材料的獲取渠道較為分散，加之多個(gè)部門(mén)間缺乏相互溝通協(xié)調(diào)，極易造成應(yīng)歸檔的材料歸檔不及時(shí)、不規(guī)范等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案材料缺失或管理職責(zé)模糊不清等問(wèn)題。此外，事業(yè)單位人員流動(dòng)、人員調(diào)轉(zhuǎn)時(shí)有發(fā)生，干部人事檔案管理權(quán)限發(fā)生變動(dòng)，檔案轉(zhuǎn)遞不同步，造成未能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成檔案轉(zhuǎn)遞和接收工作，出現(xiàn)“人檔分離”現(xiàn)象。

1.2 缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃

由于事業(yè)單位中的信息資料比較復(fù)雜，涉及的部門(mén)也比較多，無(wú)法形成統(tǒng)一的規(guī)劃管理。人事檔案管理工作的多樣性使事業(yè)單位無(wú)法對(duì)檔案整理進(jìn)行系統(tǒng)的整合在人事檔案管理工作中，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。主要是由于事業(yè)單位管理制度制定得不夠詳細(xì)，沒(méi)有一個(gè)合理的人事管理方案。工作人員只是憑自己的經(jīng)驗(yàn)，不講求規(guī)則和程序。還有一些工作者對(duì)相關(guān)的管理制度不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到制度的重要性，導(dǎo)致大多數(shù)事業(yè)單位即使有相應(yīng)的制度，也沒(méi)有很好地執(zhí)行下去，流于形式。很多事業(yè)單位在建立檔案管理制度的時(shí)候，由于重視不夠，導(dǎo)致管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范存在差異，限制了檔案管理工作的有效開(kāi)展。

1.3 管理模式相對(duì)落后

當(dāng)前很多事業(yè)單位內(nèi)部針對(duì)干部檔案管理模式相對(duì)比較落后，整體的服務(wù)方式比較單一，信息化程度偏低，檔案管理工作人員停留在傳統(tǒng)的手工操作工作層面，對(duì)檔案管理工作重復(fù)進(jìn)行組卷、裝訂以及手工歸檔等相關(guān)工作。由于工作人員在檔案的保存工作中沒(méi)有對(duì)先進(jìn)的信息化技術(shù)加以有效應(yīng)用。造成了檔案信息的真實(shí)度有所欠缺，還有部分事業(yè)單位充分考慮到了內(nèi)部人力資源、物力資源構(gòu)成相對(duì)比較有限，外加上人事檔案信息私密性相對(duì)較強(qiáng)，盡管已經(jīng)引進(jìn)了部分信息化檔案管理技術(shù)，但是在實(shí)踐工作中并沒(méi)有得到充分的使用，只是通過(guò)一些比較簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)建立檔案以及設(shè)立信息索引等相關(guān)工作流程，人事電子檔案和無(wú)紙化閱讀工作相對(duì)較少，基本仍然延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理和人為查閱的方式為主，沒(méi)有充分發(fā)揮出干部檔案管理工作的應(yīng)有效果。

2 完善事業(yè)單位干部人事檔案管理的對(duì)策

2.1 嚴(yán)格管理程序，建立長(zhǎng)效機(jī)制

加強(qiáng)干部人事檔案管理機(jī)制體制建設(shè)可以確保檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化，因此需建立長(zhǎng)效管理機(jī)制，修訂完善相關(guān)管理配套制度，并明確人事檔案的“建、管、用”程序。一是要明確檔案建立流程，從歸檔源頭抓起，對(duì)檔案材料的來(lái)源和真實(shí)性把好關(guān)，并按要求及時(shí)收集并歸檔；二是要明確檔案保管工作要求，實(shí)現(xiàn)檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作日?；?，同時(shí)堅(jiān)持做到在人事管理關(guān)系發(fā)生變動(dòng)時(shí)，“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”；三是明確檔案利用程序，按照新《條例》中對(duì)干部人事檔案利用工作需遵循的規(guī)范與程序嚴(yán)格管理檔案借閱工作。

2.2 加強(qiáng)檔案信息的保密管理

檔案管理的信息化，確實(shí)提高了工作人員平時(shí)檔案管理的工作效率，但是，也面臨著一些來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)。事業(yè)單位的人事檔案關(guān)系重大，工作人員一定要樹(shù)立起安全防范意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的工作紀(jì)律和政策，根據(jù)科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀不斷提高與細(xì)化檔案的保密級(jí)別，對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行不同級(jí)別的加密處理，做好檔案材料的備份，切實(shí)加強(qiáng)日常的維護(hù)，持續(xù)提高檔案管理的安全能力，并不斷提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的信息維護(hù)與防范能力，做好病毒的防范工作，防止系統(tǒng)被黑客攻擊。同時(shí)，要及時(shí)做好檔案宣傳工作，提高人們對(duì)檔案的重視度，主動(dòng)配合檔案管理人員配齊需要入檔的材料，消除其消極怠慢思想，尊重檔案管理人員的工作。

2.3 構(gòu)建數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)

人事檔案管理需要一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，百度云網(wǎng)盤(pán)就是一個(gè)很好的選擇。百度云網(wǎng)盤(pán)的儲(chǔ)存空間十分龐大，而且還可以對(duì)儲(chǔ)存進(jìn)去的資源進(jìn)行分類(lèi)，完全能夠滿(mǎn)足人事檔案信息的分類(lèi)要求。最主要的是，百度云網(wǎng)盤(pán)的使用十分方便，只需要一個(gè)移動(dòng)端設(shè)備就可以將信息進(jìn)行儲(chǔ)存。事業(yè)單位干部人事檔案管理可以利用局域網(wǎng)，事業(yè)單位可以通過(guò)單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，然后使用密匙進(jìn)行信息資源上傳和查閱，不但可以保證信息資源合理化運(yùn)用，還可以提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

在鑒定工作中如果遇到干部檔案信息內(nèi)容存在缺失的情況下，必須要進(jìn)行及時(shí)的查缺，當(dāng)遇到不屬于歸檔范圍內(nèi)的信息材料時(shí)需要及時(shí)地進(jìn)行清理，并且做好 妥善的處理和保管。將填寫(xiě)存在錯(cuò)誤手續(xù)不齊整的材料退回并且補(bǔ)充完善，保證干部人事檔案管理工作的權(quán)威性、真實(shí)性以及合理性。