學(xué)校人事檔案管理工作的對策及思考

唐 飛

（南寧市第十三中學(xué)，廣西 南寧 530000）

人事檔案是我國基本國情之下的產(chǎn)物，是全國各個組織和團體在日常的認(rèn)識活動中，尤其是人才選拔過程中的重要參考資料，因此其本身便具有全面性和真實性。因為人事檔案的全面性和真實性，因此其可以作為干部錄用、聘用、考核、考察、任免、調(diào)配、職級晉升、教育培養(yǎng)、職稱評聘、表彰獎勵、工資待遇、公務(wù)員登記備案、退（離）休、的重要依據(jù)。然而就目前而言，我國學(xué)校在人事檔案管理過程中依然面臨著各類問題，為了提高人事檔案管理的效率，在人事檔案管理過程中應(yīng)該結(jié)合時代特征進行管理創(chuàng)新，做到與時俱進，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

1 學(xué)校人事檔案管理的意義

1.1 提供和保存相關(guān)的信息

學(xué)校人事檔案管理的首要意義便是提供和保存相關(guān)的信息，其中包含教師的個人信息，內(nèi)含履歷情況、科研成果和個人道德素質(zhì)等信息。除此之外，校內(nèi)發(fā)生的人事變動情況也會記錄在內(nèi)，并且提供最原始的依據(jù)和憑證。通過應(yīng)用人事檔案管理，一方面可以保存各類信息，起到傳統(tǒng)紙張很難實現(xiàn)的信息保護，另一方面也可以為使用者提供全面的信息資料。例如學(xué)校對于獎勵性績效的分配，便可以以人事檔案為依據(jù)，查看學(xué)習(xí)努力程度和個人思想道德素質(zhì)，再結(jié)合實際情況從而決定績效的分配，對于教師而言也是如此，通過利用人事檔案可以決定評優(yōu)評先，激勵教師恪守本職工作，全心全意為學(xué)生服務(wù)[1]。

1.2 提供了可靠的人事關(guān)系變更的憑據(jù)

人事檔案管理在學(xué)校中應(yīng)用的另一重要意義便是提供可靠的人事變更的依據(jù)，在決定學(xué)校教職工的人員流動的工資和獎勵性績效時，通過審查流動人員的人事檔案資料，則可以為決策者提供真實可靠的依據(jù)，并且也可以極大地提高人員審核效率，減少不必要的資源浪費。除此之外，教職工在工作發(fā)生變動時，則需要將自己的人事檔案帶到新的工作單位，而人事檔案記錄的工作年限、科研成果和教學(xué)經(jīng)驗等信息則會決定其在新的工作單位的待遇。因此，人事檔案管理在學(xué)校的日常工作中發(fā)揮著極其重要的作用，學(xué)校也應(yīng)該對此投入更多的時間和精力。

1.3 提供了較為客觀的人員素質(zhì)證明

人力資源管理對于任何行業(yè)而言都是極為重要且又復(fù)雜的工作，對于學(xué)校而言，其人力資源工作包含各級教師的招聘以及技術(shù)性專業(yè)教輔人員的招聘等，學(xué)校在進行人力的招聘過程中，勢必會以當(dāng)事人的人事檔案為依據(jù)，考察當(dāng)事人的年齡、經(jīng)歷、學(xué)歷、科研成果和工作表現(xiàn)，通過查驗人事檔案，從而大致判斷應(yīng)聘者的個人能力和專業(yè)素養(yǎng)。雖然人事檔案可能存在主觀等因素，從而導(dǎo)致人事檔案存在一定主觀性，但相對而言也可以將此作為一個短期考察的依據(jù)，通過日后的實際觀察從而決定是否應(yīng)聘該教師。如此充分地說明了人事檔案管理在學(xué)校日常工作中的重要性。

2 新時期學(xué)校人事檔案管理存在的不足

2.1 當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理的意識淡薄，檔案管理制度不健全

在學(xué)校的人事檔案管理工作實踐中，普遍存在學(xué)校人事檔案管理的意識淡薄，檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。在學(xué)校的實際教學(xué)過程中，學(xué)校的檔案管理主要偏重于科研和教學(xué)方面，而忽視了對人才本身的信息記錄和考查。人事檔案管理意識淡薄，對導(dǎo)致人事檔案缺乏準(zhǔn)確性和科學(xué)性，而帶有隨意性，如此制作的檔案是不具備參考價值的，這對于學(xué)校和個人而言都極其不利。檔案管理意識不夠強，會導(dǎo)致在招聘教師環(huán)節(jié)被檔案本身所迷惑，從而無法挑選出合格的教師，最終會不利于學(xué)校教學(xué)的展開。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化程度不高

在當(dāng)前的學(xué)校人事檔案管理過程中，檔案管理現(xiàn)代化程度不高也是其中的重要問題。在當(dāng)今的信息化時代，通過利用信息技術(shù)進行人事檔案管理不僅可以提高人事檔案的管理效率，而且也能夠做到更加精密的信息保護，防止信息泄露。在傳統(tǒng)的人事檔案管理實踐中，許多學(xué)校都還是采用紙張進行信息記錄，管理效率不僅低下，而且還不利于信息保存，一旦不注重保護就可能導(dǎo)致信息的流失和失真。

3 新時期學(xué)校人事檔案管理工作的改進措施

3.1 提高對于人事檔案管理的重視度，并健全檔案管理體制

檔案管理對于學(xué)校而言是極其重要的學(xué)校日常工作，不僅關(guān)系到學(xué)校的有序發(fā)展，而且也關(guān)系到人才的發(fā)展。通過人事檔案管理，可以使得學(xué)校招聘到優(yōu)秀的教師，同時也可以將此作為依據(jù)，對優(yōu)秀教師進行評優(yōu)評先，如此便可以起到激勵教師的作用，促進教師進行自我發(fā)展。因此在檔案管理過程中，學(xué)校要提高對于人事檔案管理工作的重視度，給予相關(guān)人員更多的激勵，從而確保信息記錄的常態(tài)化和準(zhǔn)確性，同時也要健全檔案管理體制，做到有規(guī)則可依，從而確保信息記錄流程的準(zhǔn)確性，提高檔案管理的效率和科學(xué)性。

3.2 加強管理人員隊伍的建設(shè)

在進行人事檔案管理的實踐中，加強管理人員隊伍建設(shè)也是學(xué)校的重要活動之一，通過對人員的培訓(xùn)，可以極大地提高人事檔案管理的效率。因此首先在招聘相應(yīng)的人事檔案管理人員時，便要提高考察標(biāo)準(zhǔn)，不僅要考察應(yīng)聘者的專業(yè)能力，同時也要考量其實踐能力和個人素質(zhì)，因檔案管理工作的特殊性，其記錄主要是由管理人員完成，因此不僅需要實踐能力，同時也要由較高的個人素質(zhì)，避免出現(xiàn)檔案記錄不真實的情況發(fā)生，保證信息記錄的有效和可靠。除此之外，也需要對管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高其個人能力，結(jié)合信息時代的快速發(fā)展，培養(yǎng)其利用信息化技術(shù)進行檔案管理的能力，如此便可以提高人事檔案管理的效率[2]。

3.3 加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)

當(dāng)前是信息化時代，在人事檔案管理方面，也誕生了許多信息化技術(shù)，以促進人事檔案管理的發(fā)展。因此學(xué)校在發(fā)展人事檔案的過程中，便要積極利用當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，通過加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)，來提高認(rèn)識檔案管理的效率。利用在記錄人事檔案時，便可以利用互聯(lián)網(wǎng)的“云空間”技術(shù)，一方面可以提高信息的記錄量，另一方面可以保證信息的安全，并且可以做到信息共享，從而有利于學(xué)校的人事招聘[3]。

4 結(jié)束語

隨著時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法顯然已經(jīng)不再適用于當(dāng)代，因此學(xué)校在大力發(fā)展人事檔案管理的過程中，要積極擁抱信息化時代，利用高超的信息化技術(shù)進行人事檔案管理，除此之外，也要注重檔案管理制度的建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的人事檔案管理人才，從而提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，促進學(xué)校的發(fā)展。