高速公路檔案管理規(guī)范化建設(shè)探究

謝 維

（湖南高速工程咨詢有限公司，湖南 長沙 410000）

高速公路在立項、施工、監(jiān)理和管理時需要及時地進行相關(guān)檔案的收集和整理，這些檔案資料對于建成以后的高速公路管理養(yǎng)護、運營、維修等有著重要的參考價值，做好高速公路檔案的規(guī)范化管理工作，讓檔案在工程養(yǎng)護和運營管理方面發(fā)揮指導(dǎo)作用，是很有必要的。當今社會是信息化高度發(fā)達的社會，關(guān)于檔案管理也都實現(xiàn)了電子化模式的運用，這也給高速公路檔案管理的規(guī)范化提出了更高的要求。檔案管理人員應(yīng)當加強自身素質(zhì)，完善相關(guān)制度，并利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段更加規(guī)范、完善地做好高速公路的檔案管理工作。

1 高速公路檔案管理方面存在的問題

高速公路的檔案管理工作關(guān)系到以后公路的運營以及管理養(yǎng)護工作，是后續(xù)有關(guān)工作開展的重要依據(jù)，規(guī)范化地管理高速公路的檔案顯得非常重要。但是，檔案管理工作并沒有收到應(yīng)有的重視且存在一些問題。

1.1 忽視高速公路檔案管理工作

在高速公路工程建設(shè)當中，檔案管理工作似乎顯得不那么重要，沒有得到應(yīng)有的關(guān)注，而且在工程施工的每個階段，檔案管理工作都會被疏忽管理，不能做到及時、規(guī)范地整理檔案。

1.2 高速公路檔案管理不夠規(guī)范

檔案的管理工作涉及工程的每一個進程中的科室和部門，包括路面文件、監(jiān)理、施工、竣工圖等方面的內(nèi)容，比較繁雜，大量的檔案資料沒有被分門別類地立卷、歸檔，甚至沒有被交到檔案室進行集中管理。另外，由于管理檔案的人員會因為工作有所變動，在交接中出現(xiàn)紕漏，造成檔案流失等損失，也帶來了一些不好的影響。

1.3 高速公路檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

對于檔案管理工作的不重視也導(dǎo)致了有關(guān)部門在招聘檔案管理人員時，不注重他們自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，所以，目前高速公路檔案管理人員存在文化程度低，自身水平與檔案管理工作不匹配的現(xiàn)象，給公路檔案管理工作帶來了一定的困難。更不用說能夠特別熟練檔案內(nèi)容，并對檔案進行深層研究的專業(yè)素質(zhì)人才了。

2 高速公路檔案規(guī)范化管理的建設(shè)策略

鑒于高速公路檔案管理的重要意義，有關(guān)部門應(yīng)該加強重視，并完善檔案管理制度，落實管理責任，切實提高檔案管理者的素質(zhì)，還可以利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理等。

2.1 加強對高速公路檔案管理的重視

從思想上認識到高速公路檔案管理規(guī)范化的重要性是保障檔案管理工作順利開展的前提。有關(guān)部門要加強宣傳，讓檔案管理人員從思想上重視起自己的工作，單位也要加強對檔案管理工作的資金、人力投入，提高工作人員的積極性，并加強對檔案管理工作的監(jiān)督。只有領(lǐng)導(dǎo)和員工都從思想上重視起檔案工作的規(guī)范化管理工作，才能切實落實高速公路的檔案規(guī)范化管理，才能為后續(xù)的運營和管理養(yǎng)護工作提供有價值的參考。

2.2 實現(xiàn)高速公路檔案的規(guī)范化管理

在高速公路檔案管理工作中，工作人員要注意按照類別對檔案進行整理，高度維護檔案的完整性和順序性，在整理工作中要先理清頭緒，將檔案按照重要級別進行分類存放，并做好相關(guān)記錄。還要避免不是同類文檔的混入，最重要的是保證檔案的完整存放和交接，不要發(fā)生因為工作變動而導(dǎo)致檔案流失現(xiàn)象的發(fā)生。這樣，檔案管理工作脈絡(luò)清晰，查找起來有章可循，能夠為后續(xù)工作開展提供有效的依據(jù)。

2.3 提高高速公路檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，加強專業(yè)素質(zhì)人才的引進。管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案整理工作是否能夠?qū)崿F(xiàn)標準化和規(guī)范化，也關(guān)系到能否實現(xiàn)檔案的電子化管理，因此，必須重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高，嚴格把控人才引進的關(guān)口，從根本上提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。

對于在崗人員要加強培訓(xùn)，從思想上重視檔案管理工作，還要能完成檔案管理的復(fù)雜流程。檔案管理從整理到鑒定和保管都需要專業(yè)知識，工作人員要能夠在充分了解自己管理的檔案材料基礎(chǔ)上完成對檔案的分類整理、編目裝訂以及保管工作。平時要加強計算機知識的學(xué)習(xí)，鍛煉自己應(yīng)用現(xiàn)代化辦公軟件的能力，為實現(xiàn)自動化辦公和檔案管理信息化提供條件。檔案管理人員要跟隨時代進步，加強自身的學(xué)習(xí)、鉆研能力，能夠為檔案的深入研究更新自己的知識體系，增強對檔案保管、研究、開發(fā)的能力，早日實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

2.4 推進檔案管理工作的信息化進程

信息技術(shù)帶來的辦公自動化對檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，探索高速公路檔案管理的新方式，推動檔案管理的信息化是時代的要求。在檔案管理工作中，工作人員要注重對材料的重組和創(chuàng)新，利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和自動化。

1）檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移。對于檔案工作不僅要重視資料的整理和歸類，在新時代還要及時轉(zhuǎn)變工作重心，將檔案管理工作變?yōu)橹R服務(wù)，使檔案資料實現(xiàn)信息化，這要求檔案管理人員要能實現(xiàn)自己思維和工作方式的創(chuàng)新，并能掌握信息技術(shù)管理方面的知識，促進檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理，實現(xiàn)資源的有效管理和共享。

2）檔案管理手段的創(chuàng)新。目前，對于檔案管理的重點主要放在后期資料整理方面，利用信息技術(shù)，從一開始就可以進行信息跟蹤，對各個文件的生成、傳遞和保管環(huán)節(jié)進行有效的記錄和監(jiān)督，促進檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3）制定相關(guān)標準規(guī)范管理。從檔案管理的現(xiàn)代化要求出發(fā)，利用計算機進行檔案管理是一個必然的趨勢，因此，要實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理就需要有關(guān)工作人員制定一個可供參考的標準，包括整理、管理工作要達到一個什么業(yè)務(wù)標準等。只有檔案人員嚴格按照標準執(zhí)行管理工作，才能為檔案信息化建設(shè)提供有力的保障，才能形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理，并且為管理工作提供安全保障。另外，利用計算機將檔案管理信息化，還能實現(xiàn)信息網(wǎng)上檢索等功能，促進資源共享，加快檔案管理規(guī)范化的進程。

2.5 規(guī)范高速公路檔案管理工作的監(jiān)督機制

對于檔案管理工作，要建立相應(yīng)的監(jiān)督機制，建立、健全有關(guān)檔案接收、整理、保管、借閱等環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，讓檔案管理工作能夠有章可循，并將責任落實到個人，使檔案建立和保管的每一個環(huán)節(jié)都能夠被切實監(jiān)管。另外，每個部門對自己的檔案都要進行統(tǒng)一管理，各自按照自己的職責和管理范圍對檔案進行收集、整理、管理工作，然后由自己的部門統(tǒng)一管理，對于有保存和利用價值的材料，能夠及時地整理和保管，加強檔案保管的獨立性監(jiān)督。

3 結(jié)語

綜上，高速公路檔案規(guī)范化管理涉及公路建成以后的運營和管理以及維護，在信息化時代，辦公自動化推動了檔案管理工作的進步，有關(guān)部門要加強對檔案管理工作的重視程度，并能夠加強管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐步推動檔案管理工作的信息化進程，并且注重監(jiān)管機制的建立，促使高速公路檔案管理工作的規(guī)范化。