淺談新形勢下如何做好機關(guān)檔案工作的策略

米建圍

（河北省塞罕壩機械林場，河北 承德 068466）

機關(guān)檔案工作是我國機關(guān)職能活動的有效記錄，也是工作中的原始憑證，并且在此基礎(chǔ)上是決策、工作考察的重要依據(jù)。機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作中最為重要的構(gòu)成部分，同時是機關(guān)工作中最為基礎(chǔ)的工作，由此可以看出，在新形勢下，提高機關(guān)檔案工作質(zhì)量，并對機關(guān)管理工作實施有效的規(guī)范，這對提升機關(guān)服務(wù)水平有較為重要的作用。

1 新形勢下機關(guān)檔案工作現(xiàn)狀

1.1 機關(guān)檔案現(xiàn)代化管理觀念落后

在進行機關(guān)檔案管理的過程中，在一定程度上會受到的一些觀念因素的影響，主要是因一些機關(guān)檔案管理工作人員自身的思想觀念比較落后，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，這在較大程度上很難與信息化時代需求進行有效的結(jié)合，在此情況下導(dǎo)致機關(guān)檔案管理整體水平無法得到有效提高，致使檔案信息化管理目標(biāo)無法得到有效實現(xiàn)[1]。此外，一些機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在進行機關(guān)檔案管理的過程中，沒有認(rèn)識到機關(guān)檔案管理的重要性，普遍認(rèn)為機關(guān)檔案工作就是對一些資料進行收集與保存，對機關(guān)檔案工作未來發(fā)展沒有較大的幫助，導(dǎo)致機關(guān)檔案工作質(zhì)量無法得到有效提升，這就在較大程度上影響了機關(guān)檔案工作的未來發(fā)展。

1.2 信息化建設(shè)不完善

我國科學(xué)技術(shù)在發(fā)展的過程中，信息化技術(shù)得到了較快的發(fā)展，其中機關(guān)檔案工作質(zhì)量要想在現(xiàn)代化社會中有效提升，就需要在工作中引入信息化技術(shù)，只有這樣才能有效實現(xiàn)機關(guān)檔案信息化管理，這在較大程度上是機關(guān)檔案工作質(zhì)量提升較為重要的方法。但是，目前一些機關(guān)在進行機關(guān)檔案工作的過程中，對信息化建設(shè)重視度不夠，使機關(guān)檔案工作依然較為傳統(tǒng)，一些基礎(chǔ)設(shè)施相對不完善，并且硬件與軟件沒有進行有效的結(jié)合，以此影響了機關(guān)檔案信息化管理的全面發(fā)展。

2 新形勢下機關(guān)檔案工作策略

2.1 樹立機關(guān)檔案觀念

1）重視檔案觀念。檔案是我國歷史文化創(chuàng)造過程中的財富，具有較高的歷史價值。在我國經(jīng)濟的發(fā)展過程中，在各個領(lǐng)域中機關(guān)檔案在其中的均發(fā)揮著較為重要的作用，并且對信息的發(fā)展具有較大的支撐。此外，我國在發(fā)展的過程中，若沒有的機關(guān)檔案，我國任何工作無法有序?qū)嵤?，并在此基礎(chǔ)上也不能對工作的進行有效的創(chuàng)新，特別是機關(guān)部門更需要檔案工作的支持，這在較大程度上也是我國檔案重要的來源，在機關(guān)工作中起到了較好的參考性作用，對機關(guān)工作質(zhì)量的提升奠定了良好的基礎(chǔ)，由此可以看出，重視檔案觀念對機關(guān)檔案質(zhì)量的全面提升具有較大促進作用。

2）樹立依法辦事觀念。人們在機關(guān)檔案工作過程中，主要承擔(dān)的是責(zé)任問題，并在此基礎(chǔ)上也承擔(dān)著法律責(zé)任，這也是對機關(guān)檔案工作認(rèn)識觀念，若在此基礎(chǔ)上升到法律高度，不但是認(rèn)識層面的問題，而且也是按照法律辦事的問題。所以，需要通過《檔案法》樹立觀念，并在此基礎(chǔ)上對檔案工作規(guī)范進行有效的樹立，同時對機關(guān)檔案中不同制度實施全面完善，比如鑒定、檔案收集以及保管等各項制度[2]。

3）樹立服務(wù)觀念。檔案是我國的一種信息資源，檔案載體中所包含的信息具有較高的價值。在機關(guān)檔案工作中，需要充分利用檔案中的信息，不能為了保管而保管，這便失去了機關(guān)檔案保管的價值。此外，機關(guān)檔案工作與其他工作性質(zhì)一樣重要，需要圍繞檔案管理為中心，以服務(wù)為己任，在現(xiàn)代社會發(fā)展的基礎(chǔ)上進行有效的創(chuàng)新，在此過程中最為重要的是樹立服務(wù)觀念，以此在為部門服務(wù)、為群眾服務(wù)的基礎(chǔ)上有所建樹，從而最大程度上發(fā)揮檔案自身的作用，樹立服務(wù)觀念，為實現(xiàn)檔案自身價值奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 新形勢下我國機關(guān)檔案工作的轉(zhuǎn)變

1）從注重實體管理到注重檔案信息管理轉(zhuǎn)變。對機關(guān)檔案進行有效的管理，主要目的就是對檔案信息實施有效的利用，在進行實體保管的過程中主要是通過實體中承載的信息，并且在此基礎(chǔ)上各種技術(shù)的應(yīng)用，比如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)等的應(yīng)用，在較大程度上提高了我國機關(guān)檔案管理質(zhì)量，為我國機關(guān)檔案工作的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。此外，隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案以及文檔一體化在機關(guān)、以及檔案館有較好的應(yīng)用，不但能夠有效提升機關(guān)檔案工作管理水平，而且還可為機關(guān)檔案工作效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

2）從文書檔案管理向其他門類管理轉(zhuǎn)變。在我國不同機關(guān)工作的過程中，文書檔案管理在其中發(fā)揮著較為重要的角色，并且管理相對較為完善，這就預(yù)示著對其他一些檔案管理質(zhì)量逐漸降低，主要體現(xiàn)在對檔案管理、制度建設(shè)以及規(guī)范整理等方面，產(chǎn)生了較大的滯后性，在把握機關(guān)工作主線的過程中，最為重要的就是抓住關(guān)鍵核心檔案，這在較大程度上也反映出了機關(guān)工作過程中的特色。

2.3 新形勢下我國機關(guān)檔案工作的創(chuàng)新

1）工作機制的創(chuàng)新。文件檔案管理是現(xiàn)行文件閱覽中心推行以后，檔案管理體制深層次改革，這在較大程度上能夠?qū)n案資源、檔案部門以及公民等實施有效整合。此外，檔案部門在發(fā)展的過程中，需要通過管理體制改革，縮短檔案部門與其他職能部門之間的關(guān)系，并在此基礎(chǔ)上拓展檔案部門發(fā)展空間，以此最大程度上實現(xiàn)檔案工作管理，從而使檔案部門能夠更好為各項工作服務(wù)，同時在此基礎(chǔ)上提供更多平臺。機關(guān)檔案管理中心主要設(shè)置在不同工作部門較為集中的地點，這也是檔案工作改革的一個重點，從而能夠提升機關(guān)檔案管理的專業(yè)深度與社會程度，這在較大程度上充分體現(xiàn)出了效能、精簡原則，從而使工作效率得到全面提高，確保檔案按時移交至檔案館內(nèi)。

2）工作制度的創(chuàng)新。在進行機關(guān)檔案工作的過程中，在對檔案進行整理期間，其宗旨是簡化整理，深化檢索，并且在此基礎(chǔ)上對原有檔案文化進行有效的整理，以此實施文件級檔案整理，這在較大程度上對整理期間的手工操作實施全面簡化，從而使檔案管理方法得到有效創(chuàng)新，在創(chuàng)新過程中為其提供較好的創(chuàng)新條件與環(huán)境，有效規(guī)范了電子文件歸檔整理方法。此外，對機關(guān)檔案工作制度實施有效的創(chuàng)新，能夠有效提高機關(guān)文檔一體化管理質(zhì)量，從而對機關(guān)檔案工作壓力有效降低，不但節(jié)約了人力、物力，而且大大降低了工作人員工作強度，并且在此基礎(chǔ)上還可使工作運行成本有效降低，從而全面提升機關(guān)單位工作效率，同時為機關(guān)檔案工作質(zhì)量的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

綜上所述，目前，我國機關(guān)檔案在管理的過程中存在一些問題，為了有效提升機關(guān)檔案管理質(zhì)量，需要對管理制度實施全面完善，并且在此基礎(chǔ)上提升現(xiàn)代化管理意識，以此對檔案管理信息化建設(shè)具有較大的促進作用。此外，機關(guān)檔案工作還應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，實現(xiàn)信息資源的有效共享，以國家檔案局與國家電網(wǎng)公司規(guī)定與辦法為依據(jù)，以此有效促進檔案工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化，并在此基礎(chǔ)上吸取先進管理理念，以此提升機關(guān)檔案工作質(zhì)量。