新時(shí)期如何加強(qiáng)案卷管理

賀 莉

（寧夏回族自治區(qū)平羅縣勞動(dòng)人事爭(zhēng)議仲裁院，寧夏 石嘴山 753400）

一切社會(huì)生產(chǎn)生活過程中總會(huì)出現(xiàn)或產(chǎn)生案卷。尤其是對(duì)承擔(dān)社會(huì)公共管理與服務(wù)職能的事業(yè)單位而言，案卷幾乎時(shí)時(shí)刻刻地隨處產(chǎn)生。開展案卷管理工作不僅是這些單位日常管理工作的重要組成部分，且對(duì)于案卷的管理及使用往往會(huì)在不同程度上影響這些單位的工作品質(zhì)與效率。因此，新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理正在成為各種社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、單位提高管理水平的重中之重。

1 加強(qiáng)案卷管理的重要性

1）管理工作系統(tǒng)性與規(guī)范化的客觀要求。加強(qiáng)案卷管理在推進(jìn)組織機(jī)構(gòu)管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程，提升管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性是其中不可或缺的核心組成。作為管理工作的一部分，案卷管理固然存在有別于其他管理活動(dòng)的屬性與特點(diǎn)，但從本質(zhì)上講，案卷管理同樣需要不斷充分尊重并切實(shí)遵循行業(yè)、社會(huì)與時(shí)代提出的現(xiàn)實(shí)要求。因此，新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理的重要性首先就是滿足管理工作系統(tǒng)性與規(guī)范化的客觀要求。

2）實(shí)現(xiàn)信息再利用與價(jià)值再創(chuàng)造的重要手段。作為記錄歷史資料、情況、數(shù)據(jù)等要素的平臺(tái)與載體，案卷是組織機(jī)構(gòu)各種活動(dòng)、狀態(tài)、模式等要素、環(huán)節(jié)的客觀記錄，更是過往珍貴信息資源的保存和貯藏。從這一角度講，案卷給予后來(lái)使用者的意義就在于其是實(shí)現(xiàn)信息再利用與價(jià)值再創(chuàng)造的重要手段。

尤其是在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展飛速的情況下，各類組織機(jī)構(gòu)挖掘創(chuàng)新與創(chuàng)造靈感的渠道中有相當(dāng)一部分就是案卷。即便是在千百年前的封建社會(huì)中，古人也早就意識(shí)到了“以史為鑒”的重要性。因此，新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理還是深入挖掘案卷隱含信息價(jià)值的重中之重。

2 傳統(tǒng)模式下案卷管理的常見問題

1）管理方式刻板單一。雖然案卷管理屬于組織機(jī)構(gòu)管理的必然組成，然而因其對(duì)業(yè)務(wù)、實(shí)務(wù)等工作關(guān)聯(lián)不甚緊密，屬于相對(duì)隱性的價(jià)值實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目，因此不少機(jī)構(gòu)及其成員均對(duì)案卷管理缺乏重視。由此造成的不良后果就是針對(duì)案卷管理的方式較為刻板單一。

比如這些組織機(jī)構(gòu)中的案卷管理僅僅只是收集、整理和保存，而外借或再次利用的手續(xù)繁雜、流程緩慢，以至于幾乎不存在二度利用的可能。又如，部分組織機(jī)構(gòu)中案卷產(chǎn)生的類型以紙質(zhì)載體為主，因此對(duì)案卷的管理便停留在打包裝箱層面，極少將之轉(zhuǎn)化為電子版本。再如，由于現(xiàn)行的案卷入館制度對(duì)于時(shí)限要求較為苛刻，造成一些單位的案卷長(zhǎng)期堆積在單位內(nèi)廢棄的辦公室或庫(kù)房?jī)?nèi)無(wú)人問津，任其自然磨損或消蝕。

2）人工作業(yè)低質(zhì)低效。不僅是管理形式層面存在缺陷，由于傳統(tǒng)模式下的案卷管理幾乎完全依賴人工，因此不少機(jī)構(gòu)中的案卷即便堆積如山，仍然只能由工作人員日復(fù)一日緩慢清理和保存。加之人工作業(yè)始終難以完全避免人為操作失誤造成的錯(cuò)漏，故而這種狀態(tài)下的案卷管理勢(shì)必低質(zhì)低效。

3 新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理的策略

1）轉(zhuǎn)變觀念、科學(xué)定位、適度且持續(xù)地增加投入。只有思維方式率先做出調(diào)整，人的行為模式才能隨之改變和優(yōu)化。因此，新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理的先決條件之一就是要轉(zhuǎn)變觀念、科學(xué)定位。即，機(jī)構(gòu)管理者需要充分尊重案卷管理的核心地位屬性，認(rèn)識(shí)到案卷管理對(duì)于機(jī)構(gòu)未來(lái)發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)影響，給予案卷管理工作應(yīng)有的重視和關(guān)注。

同時(shí)，案卷管理同樣是需要有資源投入的活動(dòng)。只有適度且持續(xù)地增加投入，管理工作才能滿足時(shí)代發(fā)展提出的新要求。尤其是當(dāng)越來(lái)越多電子化、數(shù)字化內(nèi)容成為案卷管理的重要組成部分時(shí)，包括掃描設(shè)備、文檔轉(zhuǎn)換、讀取等設(shè)施設(shè)備都是組織機(jī)構(gòu)需要適時(shí)增加的標(biāo)配。倘若硬件層面的設(shè)備跟不上，則無(wú)論如何先進(jìn)的管理理念也不可能在實(shí)踐中得到體現(xiàn)和落實(shí)，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)案卷管理的現(xiàn)代化與科學(xué)化。

即便是面對(duì)最傳統(tǒng)的紙質(zhì)化案卷，包括除濕、防蟲等先進(jìn)裝備也應(yīng)當(dāng)被納入機(jī)構(gòu)提高案卷管理水平的序列中。技術(shù)進(jìn)步不僅需要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)發(fā)展層面，同樣需要應(yīng)用于管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)。

2）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、精準(zhǔn)分類、落實(shí)責(zé)任。要實(shí)現(xiàn)案卷信息的反復(fù)應(yīng)用和價(jià)值深入挖掘，案卷管理的系統(tǒng)性與規(guī)范化就不能缺少標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的現(xiàn)代手段。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目的不僅是為了方便歸納整理，更是為了避免一切人為主觀化處理可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤或疏漏。而精細(xì)化管理的目的則是在最大程度上避免出現(xiàn)案卷管理的盲區(qū)與空白，確保案卷自產(chǎn)生后便能“顆粒歸倉(cāng)”，完完整整地納入系統(tǒng)化管理過程中。

而組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生案卷的端口涵蓋全部崗位與職務(wù)，因此每個(gè)節(jié)點(diǎn)上的相關(guān)者都承擔(dān)著保管案卷的責(zé)任。只有在源頭上保障了案卷品質(zhì)，后續(xù)的管理工作才能在更大程度上避免產(chǎn)生缺陷和問題。故，落實(shí)管理責(zé)任至關(guān)重要。這包括產(chǎn)生案卷的直接責(zé)任人、負(fù)有監(jiān)督管理責(zé)任的間接責(zé)任人以及負(fù)責(zé)管控全局的總責(zé)任人等。只有全面落實(shí)責(zé)任，組織機(jī)構(gòu)的案卷管理才能避免出現(xiàn)形式主義、敷衍塞責(zé)的情況。這也是實(shí)現(xiàn)管理全程化的重要保障。

3）加快建立信息化管理體系，提升管理信息化水平。信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)正在成為助力管理工作轉(zhuǎn)型的重要抓手。新時(shí)期的案卷同樣不能缺席這場(chǎng)信息技術(shù)盛宴。加快建立信息化管理體系，提升管理信息化水平正當(dāng)其時(shí)。

建設(shè)案卷管理信息化平臺(tái)不只是案卷部門一個(gè)機(jī)構(gòu)的職能，還需要組織全局與全員的全面配合。同時(shí)，要加強(qiáng)宣傳教育，幫助組織全員認(rèn)識(shí)到案卷管理信息化平臺(tái)不是簡(jiǎn)單的局域網(wǎng)，而是與全面信息化息息相關(guān)的核心組成部分。只有在整體上形成覆蓋整個(gè)業(yè)務(wù)和管理環(huán)節(jié)的信息化平臺(tái)，案卷管理才能成為組織機(jī)構(gòu)信息化管理的有機(jī)組成。

一方面，針對(duì)傳統(tǒng)模式下形制各異的原始案卷，組織機(jī)構(gòu)當(dāng)盡快出臺(tái)規(guī)范化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將原始案卷進(jìn)行規(guī)范化轉(zhuǎn)換或重置。這是為了從原始案卷的源頭控制好品質(zhì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)后續(xù)信息化管理的有序可控。另一方面，建設(shè)案卷管理信息化平臺(tái)還需要做好分級(jí)與授權(quán)。這是由于隨著時(shí)間推移，不同階段的案卷可能存在重要程度、保密程度的持續(xù)變化。及時(shí)調(diào)整案卷管理級(jí)別并采用對(duì)應(yīng)的管理辦法將有助于組織降低管理成本、提高管理效率。同時(shí)，嚴(yán)格授權(quán)則是提高信息化管理水平的重要保障。無(wú)授權(quán)不執(zhí)行的剛性原則本身就是信息化管理高品質(zhì)的前提之一。

4 結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理固然不能缺少現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備、前沿技術(shù)的應(yīng)用與輔助。然而，除了硬件層面的投入外，管理思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變則是更易被忽視卻又更核心的層面。傳統(tǒng)模式下的案卷管理之所以存在低質(zhì)低效等各種問題，不僅在于技術(shù)或設(shè)備相對(duì)陳舊，更在于管理理念長(zhǎng)期陷于落后刻板模式無(wú)法自拔所致。因此，新時(shí)期加強(qiáng)案卷管理需要堅(jiān)持兩手抓，兩手都要硬。一方面，管理思想當(dāng)緊緊跟上時(shí)代與社會(huì)發(fā)展步伐。另一方面，各種新技術(shù)、新設(shè)備也當(dāng)因地制宜、合理合規(guī)地使用。這不僅是提升案卷管理品質(zhì)與效率的核心手段，也是在全局層面優(yōu)化思想、提高管理水平的必由之路。