事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探究

鄧燕燕

（甘肅省蘭州市軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所，甘肅 蘭州 730000）

1 創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的改革工作也在不斷深入，這給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。當(dāng)今時(shí)代是信息化、數(shù)字化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)，檔案管理者應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，順應(yīng)改革開(kāi)放深入進(jìn)行，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式。只有創(chuàng)新檔案管理方式、提升檔案管理水平，才能夠提高檔案管理的可持續(xù)性。應(yīng)用信息技術(shù)的支持來(lái)進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新，可以解決傳統(tǒng)的工作量大、人員不足的問(wèn)題，拋卻傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式，并應(yīng)用數(shù)據(jù)化的模式來(lái)進(jìn)行更高效率的檔案信息錄入、歸檔、分類(lèi)管理、查詢(xún)以及科學(xué)服務(wù)推廣。檔案管理是否有效，檔案資源是否充分利用，直接決定了一個(gè)事業(yè)單位是否可以穩(wěn)定、長(zhǎng)期發(fā)展。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與方法

2.1 創(chuàng)新管理理念，提升檔案管理意識(shí)

通過(guò)大力宣傳檔案管理的重要性來(lái)提升員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，從而提升檔案管理人員在工作時(shí)的積極性以及對(duì)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，還可以拓寬員工提建議的渠道，通過(guò)拓寬渠道，獲得提升檔案管理水平的建議。這種方法不但對(duì)提升檔案管理工作提供幫助，還可以激發(fā)員工的積極性，使每一位員工都能參與進(jìn)來(lái)，意見(jiàn)獲取渠道的設(shè)立還可以使事業(yè)單位的管理人員發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀員工，對(duì)發(fā)表意見(jiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，使員工更加重視檔案管理工作和提升員工的自身價(jià)值。在事業(yè)單位中，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，還可以吸取事業(yè)單位或者企業(yè)和部門(mén)以及國(guó)際上的成功案例，吸取可以借鑒的部分，將其與事業(yè)單位的檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理理念。

2.2 選擇科學(xué)的信息化軟件

一是利用系統(tǒng)性設(shè)計(jì)方法創(chuàng)新檔案管理。現(xiàn)代信息管理技術(shù)在絕大多數(shù)的事業(yè)單位都已經(jīng)得到普及，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了目前的數(shù)字檔案，可是，有一些數(shù)字化的管理單位還仍然沿用傳統(tǒng)的人工分類(lèi)方法或者是人工搜尋的方法來(lái)進(jìn)行檔案的數(shù)據(jù)管理，認(rèn)為只要在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行資源的搜集，就已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化的建設(shè)。這種數(shù)字化建設(shè)是不系統(tǒng)的、是流于表面的。要想提高檔案的信息化建設(shè)水平，就要轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)新的檔案管理方式，采用系統(tǒng)性設(shè)計(jì)的方法創(chuàng)新檔案管理，避免從紙質(zhì)的堆積變成電子文稿的堆積。二是采用動(dòng)態(tài)化的檔案信息管理方式。應(yīng)用目前快速傳遞的數(shù)字分析方法數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)方法，刻不容緩地進(jìn)行檔案系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。如：在檔案信息的復(fù)制過(guò)程當(dāng)中，不僅可以應(yīng)用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)庫(kù)提供的圖文轉(zhuǎn)換功能，這些數(shù)據(jù)化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時(shí)，檔案管理的工作人員還可以應(yīng)用service系統(tǒng)提供的相關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)化功能，或者是Python系統(tǒng)提供的自動(dòng)學(xué)習(xí)功能來(lái)進(jìn)行更加高效的數(shù)字管理。三是檔案管理人員要善于利用電子打印技術(shù)。目前的電子打印不僅可以支持個(gè)人pc端，還可以支持移動(dòng)端，這種打印化的管理方式可以同時(shí)存儲(chǔ)電子檔案和紙質(zhì)檔案。采用這種打印管理的方式可以方便不同的部門(mén)、不同等級(jí)的管理人員應(yīng)用這種系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行同一個(gè)文件資料的分享，建立一個(gè)良好的決策系統(tǒng)，從而更好地利用檔案中加載的信息，促進(jìn)優(yōu)化決策。

2.3 加大資金的投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段

應(yīng)該加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的投入力度，在檔案管理中，有了充足的資金就可以對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更換，先進(jìn)的管理設(shè)備不但可以有效提升檔案管理的效率，還對(duì)于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求，為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)檔案管理進(jìn)行操作，可以利用電子文檔來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠?qū)χ匾募M(jìn)行備份，給重要文件做好雙重保障。

2.4 提升檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的有效運(yùn)用

在檔案管理中，如果對(duì)檔案管理的機(jī)制體制以及設(shè)備都進(jìn)行了完善和改進(jìn)，而員工不具備專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，也會(huì)造成檔案管理工作的問(wèn)題，只有具有優(yōu)秀和專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值，還可以保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關(guān)工作人員必須具備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，提高員工的綜合素質(zhì)，在招聘檔案管理人員時(shí)，應(yīng)招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設(shè)備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對(duì)于檔案的保密工作，事業(yè)單位應(yīng)該有專(zhuān)門(mén)存放檔案的庫(kù)房，讓員工加強(qiáng)管理，對(duì)于進(jìn)出的人員必須做好詳細(xì)的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。

3 結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的人事檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的人才培養(yǎng)機(jī)制和未來(lái)的發(fā)展路線(xiàn)都是重要的風(fēng)向標(biāo)，我們一定要積極地落實(shí)在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的人事檔案管理，利用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)和技術(shù)對(duì)檔案合理歸檔和調(diào)轉(zhuǎn)，在不同部門(mén)的檔案打通數(shù)據(jù)庫(kù)的阻礙，實(shí)現(xiàn)無(wú)阻礙查詢(xún)，最后檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期需要耐心和細(xì)心的工作，我們也不能完全依賴(lài)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)去幫我們實(shí)現(xiàn)整體管理，在人員上的選拔也需要付出大量的精力。