當前普通高中檔案管理工作存在的問題及其對策

張志鷹

（蓬萊區(qū)教育和體育局，山東 煙臺 265600）

從某種意義上來說，檔案記錄了一個人的歷史，所以檔案管理在人事管理工作中占有重要的地位[1]。高中是一個人人生中很重要的階段，它是大學(xué)前的“序曲”[2]，高中生一般畢業(yè)時年滿18周歲，高中檔案往往是一個人檔案歷史的開端，是大學(xué)或者將來人生很重要的“正規(guī)歷史記錄起點”。同時，高中檔案管理工作還涉及對老師和其他人員檔案文件的保存和管理，具有涉及面廣、工作量大、任務(wù)繁瑣的特點。如何提升高中檔案管理工作質(zhì)量，通過正規(guī)化的檔案管理工作促進學(xué)校管理的科學(xué)化和規(guī)范化，是一個很重要的研究課題。本文中，作者分析了當前普通高中檔案管理工作中存在的共性問題，有針對性地提出了解決對策，研究成果對于類似工作從業(yè)人員具有一定的借鑒指導(dǎo)作用。

1 當前普通高中檔案管理工作存在的共性問題

很多地區(qū)從高中開始建立學(xué)生完整的檔案，加上很多高中老師都是大學(xué)畢業(yè)生，移交過來的檔案有很多需要補充或者材料不齊全的情況，因此高中檔案管理仍然有很多細節(jié)工作需要處理。根據(jù)筆者的工作經(jīng)驗，認為當前普通高中檔案管理工作中仍然有以下一些問題處理得不夠好。

1）信息收集較為困難，收集到的信息經(jīng)常由于格式不夠規(guī)范而增加了整理工作的難度。高中檔案管理工作涉及學(xué)生、老師和各類管理人員，是一個龐大的系統(tǒng)工程。每年都有學(xué)生畢業(yè)，也會招收到新的學(xué)生；每年學(xué)生的年級信息都要變動；經(jīng)常有老師離職，也會補充新的老師；管理人員有些是臨時聘用的，存在檔案的轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出。因此，高中檔案需要經(jīng)常進行信息采集和變更整理，每次采集信息都需要動員大部分甚至是全校的力量，因此信息收集較為困難；很多時候，收集到的信息由于格式不統(tǒng)一，或者數(shù)據(jù)不能夠一次性收集全，需要反復(fù)進行更正，這些都給檔案的錄入工作帶來了難度。

2）相關(guān)部門之間配合不默契，人為設(shè)置的信息壁壘增加了檔案管理的難度。人們通常會認為檔案管理工作只是人事部門的事情，其他部門只在需要使用的時候去調(diào)用就可以了。所以，檔案管理工作經(jīng)常都是人事部門自己在“孤軍奮戰(zhàn)”。檔案管理確實是人事部門的重要工作之一，但是檔案關(guān)系到每一個人，并不單單只依靠人事部門自己的力量就能做好；各個部門、所有人員都有職責配合人事部門做好檔案的收集整理、變更申報、傳送傳輸?shù)裙ぷ?。很多單位?nèi)部，除了人事部門之外的部門對于檔案管理配合工作積極性不高，經(jīng)常認為配合人事部門完成檔案管理的相關(guān)工作是“額外的負擔”，這種不積極的態(tài)度不僅僅不利于檔案管理效率的提升，也會無形中打擊到人事部門的積極性。另外，老師的調(diào)動、學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)升學(xué)等經(jīng)常是跨地域進行的，這就需要異地進行檔案相關(guān)信息的補錄和收集，檔案又不同于其他材料，很多都需要紙質(zhì)化，這樣也會無形中增加檔案管理工作的難度。

3）專業(yè)人才的欠缺和專用系統(tǒng)的不普及，不利于檔案管理工作效率的提升。檔案管理屬于管理學(xué)的范疇，雖然經(jīng)常涉及一些繁瑣的操作性的工作，但是掌握相關(guān)專業(yè)知識可以提升檔案管理工作的規(guī)范性，利用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)可以提高工作效率。高中階段，教學(xué)任務(wù)壓力比較大，很多學(xué)校為了節(jié)約人力資源開支，或者暫時尋找不到專業(yè)的檔案管理人才，或者不重視檔案管理人員的傳幫帶培養(yǎng)，經(jīng)常會臨時性地安排一些暫時沒有教學(xué)任務(wù)的老師充當檔案管理員，只求檔案管理工作“過得去”，不求檔案管理工作“過得硬”。這種模式下，檔案管理很難做到規(guī)劃化和科學(xué)化，在檔案使用的時候就會暴露出來很多問題從業(yè)影響使用效果；并且也會增加老師的煩躁和抵觸情緒，不利于校園全面管理工作的落實，也很難保障檔案管理工作的持續(xù)性和連貫性，甚至?xí)绊懙綄I(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)。

2 當前普通高中檔案管理工作效益提升的針對性建議

很多單位或個人只是在調(diào)取、查閱檔案中材料時發(fā)現(xiàn)有不齊全的地方，才會想到檔案的重要性，而平時不重視對檔案的管理，甚至一個單位中沒有專門的人員管理檔案。

1）提高全體師生檔案意識，促使師生對檔案管理工作由被動管理到主動參與的準變。學(xué)校管理層應(yīng)該深刻認識到師生檔案工作的重要性，尤其是要盡量避免出現(xiàn)檔案移交過程中丟失、材料不全、時效性差等問題，這些需要高質(zhì)量的檔案管理工作做保障。因此，學(xué)校管理層達成一致認識之后，應(yīng)該把檔案管理工作作為全校行政管理工作的重要一方面進行深入貫徹落實，同時積極開展專項教育，向全體師生講明檔案管理工作的重要性，教育每一名師生都要重視自己的檔案材料，督促師生積極配合每一次的檔案審查或者補充工作，尤其是需要指導(dǎo)相關(guān)部門配合好人事部門的檔案管理工作，只有全校聯(lián)動起來，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效果。

2）建立合理的規(guī)章制度，進一步規(guī)范檔案管理工作的規(guī)范性。檔案管理工作有自己成型的規(guī)范，只有按照科學(xué)的方法進行管理，才能提升檔案管理的效果。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)班子要根據(jù)學(xué)校的實際情況，制定出具有操作性的規(guī)章制度，每年限定固定的時間對師生檔案進行普查，根據(jù)師生實際情況的變化對檔案進行整理和補充，同時向人事部門管理人員明確檔案管理的具體內(nèi)容，規(guī)范檔案調(diào)閱的權(quán)限和程序，在保護師生隱私權(quán)利的同時為相關(guān)部門通過檔案開展工作提供便利條件。

3）提高檔案管理工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極利用現(xiàn)代化的管理手段提高工作效率。檔案管理工作有自己的特點，并不僅是簡單的登記這么簡單，涉及復(fù)雜的統(tǒng)計學(xué)知識，同時還需要管理者具有極強的責任心和不厭其煩的耐心。很多普通高中都是由行政人員擔任檔案管理員，由于檔案管理工作呈現(xiàn)“個別時段忙、很多時候不忙”的特點，所以一般檔案管理工作不會安排太多的人員；但是，需要做好檔案管理人員的傳幫帶，要注意對新的檔案管理員的培養(yǎng)，同時在抽調(diào)其他部門人員協(xié)助進行檔案管理工作之前要進行培訓(xùn)，以使他們盡快進入角色。同時，有條件的高中可以引進現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生檔案建立電子目錄，實行網(wǎng)上借閱申請和審批，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進行統(tǒng)計和分析，等等，利用高科技手段和電子化辦公技術(shù)提高檔案管理工作的效率。

4）利用監(jiān)督考核措施督促檔案管理工作取得實效。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層除了重視檔案管理工作之外，還應(yīng)該加強對檔案管理工作的監(jiān)督與考核。學(xué)校黨委應(yīng)該指派校一級領(lǐng)導(dǎo)分管人事檔案工作，定期組織對檔案管理效果的檢查，抽查重要人員、畢業(yè)班人員的檔案，對于其中不完整的地方應(yīng)該責令相關(guān)人員進行補充。同時，學(xué)校定期要在師生辦公大會上講評階段性檔案管理狀況，對于指出的問題要指定責任人進行整改落實，并且把檔案管理工作作為人事部門年終考評的內(nèi)容之一。另外，學(xué)校要重視檔案管理措施的落實，對于檔案管理工作做得好、或者協(xié)助開展檔案管理工作并取得實效的人員應(yīng)該進行獎勵，通過獎勵促進并提升大家參與檔案管理工作的積極性。

3 結(jié)語

隨著檔案管理工作變得越來越重要，很多單位都積極開展檔案管理效益提升辦法和措施的研究。本文中，作者結(jié)合當前普通高中檔案管理工作中存在的共性問題，有針對性地提出了提升檔案管理效益的針對性方法，這些方法具有一定的可實施性， 并且經(jīng)過實踐證明了其有效性，可以為相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員借鑒并提供理論指導(dǎo)。