新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及解決措施

葛 敬

（定州市人力資源和社會保障局勞動監(jiān)察大隊，河北 定州 073000）

人事檔案是人才信息的主要存儲容器，它可以充分反映事業(yè)人員的個人歷史、德才兼?zhèn)?、工作實績、獎懲和工作?jīng)驗等。做好人事檔案工作在機關(guān)事業(yè)單位中具有重要意義。是確保機關(guān)事業(yè)單位的人才能夠合理配置和運用，是保證機關(guān)事業(yè)單位人才隊伍質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)，更是綜合調(diào)查、正確使用單位人才的重要環(huán)節(jié)，有利于推動機關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定、持續(xù)性的發(fā)展。

隨著檔案信息化管理的建立，機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作也在逐漸優(yōu)化，從原來的手工檔案管理模式向信息化管理轉(zhuǎn)變。人事檔案信息化管理的建立，為人事檔案管理部門和用戶存取和應(yīng)用提供便利，大大提高人們的工作效率和質(zhì)量。人事檔案信息管理雖有諸多優(yōu)勢，但在實際應(yīng)用過程中仍然存在諸多問題和不足。本文主要分析了事業(yè)單位人事檔案信息管理中存在的問題和不足，并提出一些建議。

1 新形勢下機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題和漏洞

1）沒有達到人事檔案信息資源的共享效果。雖然人事檔案信息化工作有了一些成就，但在實際人事檔案信息化工作過程中，人事檔案管理部門對不同的檔案信息，要求也各不相同，對軟硬件的建設(shè)與開發(fā)也有所不同。目前，人事檔案管理工作已實現(xiàn)信息化，但信息資源卻無法實現(xiàn)共享。

2）缺乏軟硬件設(shè)備。在人事檔案信息化管理過程中，缺乏軟硬件設(shè)備，在一定程度上影響了人事檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展。檔案管理工作實現(xiàn)信息化建設(shè)雖已許久，但是人事檔案信息管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員對人事檔案信息管理缺乏認知，導(dǎo)致沒有足夠的資金投入。

3）沒有完善的信息化管理制度。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)就是科學(xué)、合理、規(guī)范的人事檔案信息化管理。

4）人事檔案應(yīng)用率低。目前，人事檔案管理的重點是保密工作，而不是利用。檔案應(yīng)用效率較低。只有在當事人調(diào)查檔案或人事部門調(diào)查時檔案才會被應(yīng)用起來。但是，當事人在查閱檔案時需要諸多手續(xù)，且手續(xù)辦理較慢和復(fù)雜，導(dǎo)致人事檔案工作不能充分發(fā)揮其作用和價值。

5）管理隊伍素質(zhì)較低。管理人員普遍素質(zhì)較低，專業(yè)能力水平不足。許多機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員都是老員工，年長者較多，對于新形勢下建設(shè)的人事檔案信息化管理技術(shù)不了解，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，導(dǎo)致人事檔案的管理人員沒有足夠的知識水平，在從事檔案管理時容易出現(xiàn)錯誤，嚴重時直接影響整個工作的工作效率和質(zhì)量。因此，我國現(xiàn)在最缺乏的就是高素質(zhì)、綜合型人才隊伍，這也是我國人事檔案部門急需解決的問題。

6）傳統(tǒng)的管理模式過于單一。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不能適應(yīng)現(xiàn)代的檔案信息管理部門的需求?，F(xiàn)如今，還有許多人事檔案管理部門都采用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致在新形勢背景下人事檔案信息管理工作無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。

2 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化的解決對策

1）確保人事檔案的質(zhì)量并定期維護。人事檔案是關(guān)系員工的所有信息和升遷的重要檔案。因此，必須認真 嚴謹?shù)倪M行檔案生成、收集、歸檔全過程。我們應(yīng)該定期檢查檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，如出現(xiàn)問題，必須及時解決問題。尤其是在建設(shè)檔案信息化過程中，如出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)損傷、或丟失的情況，必須進行數(shù)據(jù)備份或修復(fù)數(shù)據(jù)信息，并對錯誤進行調(diào)查和糾正。其次，可以與最初的紙質(zhì)版檔案相比較，以免出現(xiàn)信息錯誤的現(xiàn)象，從而保障人事檔案管理工作的真實性和精準性。與此同時，要優(yōu)化和創(chuàng)新人事檔案的內(nèi)容和管理形式，確保人事檔案的管理工作達到理想的效果。

2）完善人事檔案信息的相關(guān)管理制度。根據(jù)機關(guān)事業(yè)單位的實際情況，并結(jié)合人事檔案信息的標準和需求，制定科學(xué)合理的人事檔案規(guī)章制度。

3）提升人事檔案的資源信息的共享。加快人事檔案管理信息化的建設(shè)進度，促使人事檔案能夠做到共享資源信息。在新形勢背景下，人事檔案信息化管理模式是現(xiàn)今社會人事檔案工作主要的管理模式，更是人事檔案工作未來的發(fā)展方向。因此，有必要建立健全人事檔案數(shù)據(jù)信息庫，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，必須嚴格按照人事檔案管理部門制定的相關(guān)規(guī)定和標準進行建設(shè)數(shù)據(jù)庫，從而達到具有科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的管理效果，確保人事檔案資料的質(zhì)量和安全性。同時，在建立數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，在保障信息資源保密的條件下，實現(xiàn)與外部連接，有利于各個地區(qū)的人事檔案管理部門進行調(diào)檔工作。

4）加強人事檔案信息管理力度。確保人事檔案管理工作的資金充足，加大人事檔案信息管理力度。各個地區(qū)的檔案管理部門都要確保人事檔案工作的使用資金充足，增強人事檔案管理的軟硬件工作效率。

5）確保人事檔案信息的安全性。在信息化建設(shè)過程中，會出現(xiàn)許多不同因素的問題。因此，必須要建立健全安全管理制度，制定科學(xué)合理的人事檔案信息管理制度和標準。其次，要完善人事檔案工作的備份與恢復(fù)系統(tǒng)，規(guī)范相關(guān)制度，保障檔案信息的安全性。最后，確保職工擁有安全管理意識。要定期對人事檔案信息管理人員進行培訓(xùn)教育，增強安全管理意識和安全使用能力。

6）提升檔案信息管理人員的福利待遇。完善人事檔案管理信息化技術(shù)，實施好事業(yè)單位人事檔案信息化管理制度，滿足人事檔案管理工作對綜合性素質(zhì)人才的需要。然而，由于檔案信息化管理工作自身具有特點，一般檔案工作都是枯燥乏味的，是檔案管理部門的一種病態(tài)。因此，增加檔案工作人員的福利待遇，避免檔案管理部門流失高素質(zhì)人才。同時，要加強對管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)，提高管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，通過招聘等活動引進新人才，從而滿足事業(yè)單位人事檔案信息化管理工作的需求。

3 結(jié)束語

通過以上我們可知：在科技迅猛發(fā)展的新形勢下，機關(guān)事業(yè)單位必須優(yōu)化人事檔案管理制度，轉(zhuǎn)化人事檔案管理觀念，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)充分融合到人事檔案管理工作當中，可以有效提高事業(yè)單位人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量。首先，政府部門和事業(yè)單位要明確人事檔案信息化管理中的不足，并根據(jù)實際情況計劃出解決措施。其次，建立健全人事檔案信息管理系統(tǒng)，使人事檔案管理有針對性。此外，要積極研發(fā)新科技、新技術(shù)，增強檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力和素質(zhì)教養(yǎng)，確保事業(yè)單位安全運行。