國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理分析

■李霖

（中鐵十四局集團(tuán)有限公司）

1 國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要性分析

1.1 有助于提高辦公效率

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和市場(chǎng)化進(jìn)程不斷加快，國(guó)有企業(yè)在管理的過程當(dāng)中也在不斷地尋求改革和創(chuàng)新，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化的需求。隨著國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)的范圍和業(yè)務(wù)不斷的擴(kuò)展，國(guó)有企業(yè)辦公室工作的任務(wù)更加的繁雜，管理的過程當(dāng)中更需要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的把控。因此，國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)辦公室工作的精細(xì)化管理，不斷地增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的辦公效率，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)各部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通過做好國(guó)有企業(yè)辦公室的精細(xì)化管理工作，對(duì)國(guó)有企業(yè)的各項(xiàng)事務(wù)科學(xué)合理的劃分，完善和管控工作中的細(xì)節(jié)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的漏洞和問題，采取有效的措施減少這些問題造成的影響。同時(shí)也能夠提高辦公室工作人員的工作質(zhì)量和整體水平，不斷的提高相關(guān)工作人員的辦公能力，通過科學(xué)的管理和嚴(yán)格的把控約束和規(guī)范相關(guān)工作人員日常工作中的行為，更好的滿足各崗位的需求。通過有效的績(jī)效考核，營(yíng)造更加良好的辦公室工作氛圍和工作環(huán)境，通過設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰制度，激發(fā)相關(guān)工作人員的辦公熱情和辦公積極性，通過精準(zhǔn)化的管理，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)高質(zhì)量運(yùn)行。

1.2 有利于簡(jiǎn)化工作流程

國(guó)有企業(yè)辦公室工作涉及到的內(nèi)容比較多，包含國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門、各個(gè)方面的內(nèi)容。例如，人事考勤、財(cái)務(wù)報(bào)銷、后勤安保等等。隨著國(guó)有企業(yè)改革的不斷深入，國(guó)有企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，國(guó)有企業(yè)辦公室工作所涉及到的范圍更廣，內(nèi)容更加的復(fù)雜，國(guó)有企業(yè)在辦公室工作管理的過程當(dāng)中不斷地重視強(qiáng)化其精細(xì)化管理，發(fā)揮精細(xì)化管理的作用。通過實(shí)施精細(xì)化管理，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作進(jìn)行科學(xué)的、合理的、精細(xì)化的分工，將繁雜的任務(wù)層層的分解到各相關(guān)部門、各環(huán)節(jié)當(dāng)中，通過不同的管理人員負(fù)責(zé)專項(xiàng)的工作，強(qiáng)化辦公室工作的程序。促使管理過程中分工更加的明確，同時(shí)也能夠避免因工作繁雜而導(dǎo)致管理人員重疊、推諉的情況造成的影響和損失。通過細(xì)化辦公室工作流程，使辦公室管理更加的到位，為國(guó)有企業(yè)的良性發(fā)展提供重要保障。

2 國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理中存在的問題分析

2.1 工作人員的整體能力和水平有待提高

要想提高國(guó)有企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的效果，更好地發(fā)揮精細(xì)化管理的作用，需要營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，打造更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，提高國(guó)有企業(yè)的整體工作效率。但是，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中部分國(guó)有企業(yè)辦公室人員整體能力有待提高，尤其是相關(guān)工作人員的整體素養(yǎng)比較低，責(zé)任意識(shí)比較薄弱，缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在管理的過程當(dāng)中隨意性較強(qiáng)，對(duì)細(xì)節(jié)的把控能力較弱。從而導(dǎo)致部分國(guó)有企業(yè)的辦公室工作人員在辦公的過程當(dāng)中懶散、拖沓，嚴(yán)重影響了國(guó)有企業(yè)辦公室的整體工作效率，不利于國(guó)有企業(yè)辦公室的良性發(fā)展，同時(shí)也增加了國(guó)有企業(yè)精細(xì)化管理的難度。

2.2 相關(guān)管理制度不健全

為確保國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理有效的發(fā)揮作用，需要不斷的完善相關(guān)管理制度，加強(qiáng)制度的約束。但是，在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，國(guó)有企業(yè)的管理觀念仍然比較落后，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重視程度還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。而且部分國(guó)有企業(yè)辦公室的內(nèi)部控制和內(nèi)部管理制度不規(guī)范，執(zhí)行的過程當(dāng)中落實(shí)不到位，管理的過程當(dāng)中缺乏有效的限制和約束，從而影響到國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理水平。

2.3 管理的過程當(dāng)中比較混亂

部分國(guó)有企業(yè)中辦公室各崗位間的秩序相對(duì)比較混亂，在日常工作當(dāng)中職責(zé)不明確，某些工作和任務(wù)缺乏細(xì)致的分工。容易導(dǎo)致工作的過程當(dāng)中責(zé)任的劃分不明確，相關(guān)人員無法準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)到自身需要完成的工作任務(wù)，從而出現(xiàn)工作過程混亂、互相推諉、任務(wù)疊加等情況出現(xiàn)。例如，部分國(guó)有企業(yè)的部分工作人員可能同時(shí)兼顧多方面的工作，還有部分人員則無所事事。這影響了國(guó)有企業(yè)辦公室工作的效率，同時(shí)也不利于協(xié)調(diào)辦公室人員間的關(guān)系，不利于營(yíng)造良好的工作環(huán)境和工作氛圍，對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成影響。

3 加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的策略分析

3.1 建立健全辦公室內(nèi)部工作管理體制

國(guó)有企業(yè)需要健全和完善辦公室內(nèi)部工作管理體制，建立相對(duì)完整的、更加優(yōu)秀的辦公室管理系統(tǒng)。一方面，國(guó)有企業(yè)需要科學(xué)合理的安排辦公室各項(xiàng)工作。在精細(xì)化管理的過程當(dāng)中，需要根據(jù)企業(yè)不斷調(diào)整的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展理念、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展目標(biāo)、實(shí)施的策略等，科學(xué)的制定辦公室工作的工作計(jì)劃和工作目標(biāo)。逐漸的將辦公室工作的整體目標(biāo)按照不同工作的層次、不同崗位的需求、不同人員的具體實(shí)際情況細(xì)化分解，確保辦公室的工作流程更加的規(guī)范，各項(xiàng)工作更加有序的進(jìn)行，提高各項(xiàng)工作的工作質(zhì)量和工作效率。另一方面，國(guó)有企業(yè)還需要科學(xué)合理的安排工作人員，促使相關(guān)工作人員不斷地明確自身的責(zé)任和義務(wù)，不斷地增強(qiáng)工相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，并以積極樂觀的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度投入到日常工作當(dāng)中。這需要在精細(xì)化管理過程當(dāng)中科學(xué)的劃分工作的領(lǐng)域，合理分工，促使相關(guān)人員各司其職；協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部人員間的關(guān)系，營(yíng)造更加良好的工作環(huán)境和氛圍；促使辦公室內(nèi)部工作人員間相互激勵(lì)、相互監(jiān)督、相互合作，發(fā)揮各工作人員的最大價(jià)值。

3.2 完善辦公室內(nèi)部考核制度和獎(jiǎng)懲制度

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理需要不斷地建立和完善相關(guān)考核制度，通過科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)的、完善的辦公室內(nèi)部考核制度，對(duì)工作人員的實(shí)際工作狀況和效果進(jìn)行評(píng)估。通過建立與績(jī)效考核相掛鉤的獎(jiǎng)懲制度，促使相關(guān)工作人員自覺地提高責(zé)任意識(shí)，自覺地遵守企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度和流程，自覺地約束自己，有效的規(guī)避工作懈怠等問題。例如，在國(guó)有企業(yè)辦公室工作管理中建立內(nèi)容細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)明確的考核制度，每一月季度或年度對(duì)單位的工作人員的工作情況、工作態(tài)度、工作效果進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的工作人員給予獎(jiǎng)金、升職、旅游福利等獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于工作懈怠、效率低下、工作不認(rèn)真的采取有效的措施進(jìn)行懲罰，過于嚴(yán)重的可以予以開除。通過這項(xiàng)制度，充分的調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，有效的增強(qiáng)辦公室工作的效率和水平，推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展。

3.3 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理，還需要不斷地提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，打造更加專業(yè)的、更高水平的團(tuán)隊(duì)，以適應(yīng)不斷增加的辦公室工作任務(wù)、不斷提高的辦公室工作要求。一是，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部需要增加投入力度和精細(xì)化管理重視程度，定期的對(duì)辦公室工作的相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并加強(qiáng)對(duì)相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容的考核，通過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，促使工作人員日常工作當(dāng)中遵守制度規(guī)定，嚴(yán)格的規(guī)范日常行為。二是，促使工作人員在日常工作中不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)的調(diào)整，并尋求問題出錯(cuò)的原因，對(duì)這些原因進(jìn)行分析，以提高業(yè)務(wù)能力。三是，需要不斷地提高責(zé)任意識(shí)，工作人員在工作的過程當(dāng)中需要嚴(yán)格的依據(jù)企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行，嚴(yán)格的約束自身的行為，落實(shí)好相關(guān)制度，保質(zhì)保量的完成責(zé)任范圍內(nèi)的每項(xiàng)工作。四是，國(guó)有企業(yè)還可以加強(qiáng)精神文明建設(shè)和企業(yè)文化的建設(shè)，營(yíng)造良好的環(huán)境和氛圍，潛移默化的提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和能力。

3.4 強(qiáng)化辦公室人員的服務(wù)意識(shí)

加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作的精細(xì)化管理，還需要不斷地增強(qiáng)辦公室相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)辦公室相關(guān)人員的自覺意識(shí)。在日常工作過程當(dāng)中嚴(yán)格的把控細(xì)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的管控，重視工作中的每一件小事，確保將每項(xiàng)工作、每件事情做到最好。辦公室相關(guān)工作人員還需要不斷地關(guān)注企業(yè)其他部門的工作，加強(qiáng)與其他部門間的溝通和交流，不斷地提高服務(wù)質(zhì)量，為其他部門活動(dòng)的開展提供支持。在工作開展過程當(dāng)中全面的考慮不同層級(jí)、不同部門員工具體情況，盡量滿足他們的需求。

結(jié) 語

綜上所述，當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越快，市場(chǎng)化進(jìn)程不斷推進(jìn)，國(guó)有企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的過程當(dāng)中，也在尋求不斷的變革和創(chuàng)新，以提高其工作效率和工作質(zhì)量。國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于國(guó)有企業(yè)辦公室提高工作的效率，不斷地增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力，以適應(yīng)不斷變化發(fā)展的需求。在管理的過程當(dāng)中需要分析精細(xì)化管理中存在的問題，充分的認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的重要性，并采取有效的措施，提高辦公室工作人員的整體能力和水平，建立和完善相關(guān)管理制度、考核制度等，提高精細(xì)化管理的水平。為國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展提供新鮮的動(dòng)力，確保國(guó)有企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中良好的發(fā)展。