醫(yī)院退費環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問題及應對措施

文| 周 潔

醫(yī)院退費內(nèi)部控制存在的主要問題分析

醫(yī)院收費系統(tǒng)存的漏洞分析

（1）費別轉(zhuǎn)換隨意。部分醫(yī)院的收費系統(tǒng)界面存在人為選擇、改變患者費別的情況。由于費別不同，造成退費金額發(fā)生變化。若系統(tǒng)中午操作日志，則電腦就無任何記錄痕跡。若收費人員先以自費患者身份結(jié)算醫(yī)藥費，然后改用醫(yī)?；颊呱矸輥碇匦潞怂?，則存在較大的退費風險。（2）缺少欠費到期提醒功能。若相關科室出現(xiàn)工作疏漏，如：患者進行相關科室檢查單位掃卡扣費，若患者退卡且卡內(nèi)余額充足時，一般收費人員會發(fā)現(xiàn)未扣除款項，然后確認后重新扣除。但卡內(nèi)余額不足，且又未退卡，系統(tǒng)會在1個月后按照清零處理，當患者再次就診或退卡時，則該筆欠費無法追回，從而造成收入損失。

醫(yī)院退費流程中的缺陷

（1）病歷卡工本費。患者購買病歷卡未簽字人可，易造成認知錯誤；（2）未能單獨列出就診卡押金項。相關單據(jù)將押金、收費、預交款混為一體，缺乏書面告知；（3）收費處一人多崗。由此造成審核不到位，如：遺失卡補辦、余額退費由同一人負責，易出現(xiàn)舞弊情況。

風險控制機制的欠缺

（1）內(nèi)部審計不到位。醫(yī)院審計部門應對收費系統(tǒng)中的弱點、威脅、影響等進行分析，并就這三者帶來的風險進行評估。實際工作中，醫(yī)院審計部門僅開展常規(guī)審計，無法真正發(fā)揮內(nèi)部審核的作用；（2）退費制度不完善。醫(yī)院的退費制度多針對常規(guī)退費，較少涉及見面醫(yī)藥費、結(jié)算賬戶欠費等特殊退費業(yè)務。同時，醫(yī)院收費系統(tǒng)信息化的推行，與原有退費制度有一定的沖突，也需進一步改進。

加強醫(yī)院退費環(huán)節(jié)的管理

通過排查查找系統(tǒng)漏洞

審核患者身份變更。針對初診患者，一旦確認消息就不能隨意更改。若需更改身份，需經(jīng)后臺審核才可以。在系統(tǒng)內(nèi)增加患者身份識別功能，降低人為選擇權(quán)限。HIS系統(tǒng)需長期保存患者信息變更及退費等操作日志；（2）增加大額退款業(yè)務管理。在HIS系統(tǒng)中國嵌入識別程序，針對大額退款或高頻退款操作給予預警提升，并對可以退費進行跟蹤；（3）加強為確認項目管理。針對工作疏忽造成的已執(zhí)行但未確認的項目給予提醒，針對醫(yī)務人員給予提示；針對已發(fā)生的需延長檢查清零時間，并在下次就診時提醒并補扣費用。

改進退費流程

（1）加強病歷卡、臨時卡押金退費手續(xù)。若患者購買病歷卡，應從其就診卡中扣除費用，并有患者簽字確認?；颊叱醮无k理就診卡需繳納10元押金，該費用直接從押金中扣除，但收費項目應體現(xiàn)此項，且明確注明：押金10元，就診結(jié)束退卡時予以退還。（2）構(gòu)建并完善退費系統(tǒng)。在HIS系統(tǒng)中嵌入相互牽制的退費系統(tǒng)，完善檢查、藥品、治療等相關收費標準，保證檢查、治療、取藥后的快速生成，禁止同一科室隨意操作。退費時醫(yī)生應點擊電腦“確定”按鈕。此時，藥房及檢查、治療等相關科室給予確認后才能完成退費操作，由此形成相互制約的退費系統(tǒng)。（3）退費審核。執(zhí)行審批與退費崗位分離，票據(jù)與退費崗位分離，退費審核與退費分離。開展三級審核制度，收費、收費審核、財務審核相分離。退費審核過程中應核實退費的合規(guī)性，是否符合醫(yī)院退費流程，然后符合退費數(shù)額。

發(fā)揮內(nèi)部審計的作用

設立院內(nèi)獨立審核部門，做好日常監(jiān)督工作，并聯(lián)合財務部門對收費、退費進行突擊性檢查。針對退費，集中審核現(xiàn)金盤存情況、票據(jù)是否齊全、退費患者信息與金額的一致性、退費簽字是否齊全、相關單據(jù)與賬目明細的一致性。

制定并完善退費管理制度

（1）完善退費制度。根據(jù)醫(yī)院收、退費制度構(gòu)建完善的退費制度和退費流程。針對特殊業(yè)務做好流程補充，保證退費的可操作性，遇到醫(yī)藥費見面，應有部門授權(quán)人負責審核并報領導審批后方可辦理。（2）完善退費制度。按照醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境變化，及時修訂退費制度，通過電腦傳送完成快速審批。門診收費、住院收費變?yōu)閮陕?lián)。將紙質(zhì)票據(jù)的限定保管期限變?yōu)橛谰帽４娴?。通過上述調(diào)整，使退費制度更具便捷性。

加強職業(yè)操守培訓

收、退費工作人員每天和錢打交道，因此從業(yè)人員的自律性至關重要。醫(yī)院應針對這些崗位開展誠信、守法、愛崗、敬業(yè)的職業(yè)教育。相關工作人員應掌握最新財會制度和法律法規(guī)，嚴格按照規(guī)范操作。通過定期和不定期的學習掌握最新文件精神，結(jié)合典型案例通報做好警示教育。加強外部監(jiān)督工作，按照季度、年度等進行業(yè)績考核，給予相應的獎懲。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院收費處的工作內(nèi)容包括否費和退費兩個重要工作內(nèi)容。由于目前退費涉及到現(xiàn)金、微信、銀行卡、支付寶等多種形式，由此增加了工作難度。此外，醫(yī)院退費環(huán)節(jié)仍然存在一些缺陷，由此增加了退費風險。醫(yī)院應嚴格管理，重視風險防范，管控退費權(quán)限與痕跡管理，杜絕人為虛假退費的發(fā)生。