高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理研究

謝燦榮

摘要：近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的普及，高速公路建設(shè)項(xiàng)目的電子文件歸檔以及電子檔案管理建設(shè)是新形勢(shì)下檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。文章通過分析高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理現(xiàn)狀、存在的問題以及建設(shè)的舉措，對(duì)高速公路建設(shè)項(xiàng)目的電子文件歸檔以及電子檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了總結(jié)分析，為提高檔案管理水平以及更好地服務(wù)高速公路建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：高速公路;建設(shè)項(xiàng)目;電子文件歸檔;電子檔案管理

中國(guó)分類號(hào)：U491文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0 引言

近年來，我國(guó)高速公路建設(shè)已經(jīng)步入“快車道”，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，到2030年我國(guó)高速公路將新增4.5萬km，龐大的建設(shè)體量、規(guī)模對(duì)高速公路工程項(xiàng)目管理的各個(gè)方面提出了巨大的挑戰(zhàn)。然而，高速公路工程項(xiàng)目管理的難點(diǎn)之一是文件信息和數(shù)據(jù)的管理，包括信息的獲取、處理、傳遞和存儲(chǔ)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)版項(xiàng)目文件管理模式存在信息傳遞滯后、審核流程繁瑣、各方人員協(xié)調(diào)困難以及缺乏統(tǒng)一的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)等問題。隨著我國(guó)高速公路工程建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模和數(shù)量的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件管理模式已不能滿足工程項(xiàng)目現(xiàn)代化建設(shè)的要求。而電子文件管理的應(yīng)用雖然能夠在一定程度上解決傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理的弊端，但電子文件管理系統(tǒng)本身的依賴性、信息與特定載體的可分離性、內(nèi)容的易改性又對(duì)電子文件信息的管理提出了新的挑戰(zhàn)。

電子檔案信息化管理研究不僅要求將高速公路工程文件從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版，同時(shí)更加注重對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)智能共享、便捷傳遞和快捷交流。同時(shí)，形成信息流指導(dǎo)項(xiàng)目管理的總控模式，使政府部門、建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等項(xiàng)目參與者在項(xiàng)目建設(shè)過程中統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，進(jìn)而通過對(duì)項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，預(yù)知項(xiàng)目工程在建設(shè)前期、中期、后期過程中發(fā)生的復(fù)雜情況，避免造成錯(cuò)誤，降低返工率，保障工程建設(shè)速度和質(zhì)量。工程文件是工程信息化管理、大數(shù)據(jù)應(yīng)用的主要數(shù)據(jù)來源，確保其所記載數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠、完整及可用是發(fā)揮其數(shù)據(jù)價(jià)值的前提。高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理方法既是保證工程全過程規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的內(nèi)在要求，又是實(shí)現(xiàn)工程無紙化管理的重要手段。因此，需加快高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理的信息化建設(shè)，全面提升工程項(xiàng)目的管理水平。

1 高速公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國(guó)在建和未建設(shè)的高速公路還將有4.5萬km，按照每公里形成約120卷（3.6萬頁）檔案來估計(jì)，我國(guó)未來高速公路建設(shè)中僅僅一套資質(zhì)檔案就將達(dá)到54 000 00卷（16.2億頁）。如果未實(shí)現(xiàn)無紙化和電子檔案歸檔，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館將難以容納如此規(guī)模的檔案資料，并且由于檔案規(guī)模過于龐大，會(huì)使得檔案的查詢利用變得異常困難。具體如下：

1.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多，但文件歸檔缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)家、行業(yè)、地方規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)多，一般三五年就出新版本，作為一線人員無法準(zhǔn)確運(yùn)用。原始數(shù)據(jù)在收集、整理、歸檔過程中沒有普遍統(tǒng)一的格式，存在表格設(shè)計(jì)編制不合理、文件數(shù)據(jù)化管理無序等問題。

1.2 參建單位多，信息傳遞滯后甚至失真

工程是以建設(shè)單位為主體，由設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等多個(gè)單位共同參與完成的一項(xiàng)需要密切配合的工作。工程項(xiàng)目涉及多個(gè)部門和多方當(dāng)事人，指揮系統(tǒng)復(fù)雜，需要有大量的數(shù)據(jù)、文字、圖表等業(yè)務(wù)信息進(jìn)行傳遞和發(fā)布，而當(dāng)前文件管理各方相互獨(dú)立，管理混亂，審查耗時(shí)耗力，嚴(yán)重影響工程建設(shè)速度和質(zhì)量[1]。

1.3 專業(yè)性強(qiáng)，內(nèi)業(yè)滯后影響交工，形成文件多

既懂各專業(yè)工程技術(shù)，又懂檔案管理的人員很少，這個(gè)崗位往往被忽視，都由非專業(yè)、剛畢業(yè)的人員承擔(dān)。傳統(tǒng)工程檔案管理由于管理混亂、錯(cuò)誤較多、返工率高、審查時(shí)間長(zhǎng)，一般需要在工程完工后花費(fèi)一至兩年進(jìn)行編制。每公里形成約150卷檔案，每卷300張，100 km能形成450萬張紙質(zhì)文檔，僅利用人工過程管理統(tǒng)計(jì)無法進(jìn)行。

2 公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案信息化管理建設(shè)存在的問題

以往在工程檔案管理領(lǐng)域的多數(shù)相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，基本上都是針對(duì)紙質(zhì)建設(shè)項(xiàng)目文件和檔案管理提出的規(guī)范要求，隨著項(xiàng)目建設(shè)工作中電子文件和電子檔案的數(shù)量日益增多，這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)在規(guī)范化指導(dǎo)意義上已經(jīng)暴露出不合時(shí)宜的缺陷與不足，難以適應(yīng)新的檔案管理對(duì)象的管理要求。當(dāng)前，建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案管理過程主要存在以下幾個(gè)問題：

2.1 管理制度需完善

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔管理制度不能很好地適用于電子文件歸檔和電子檔案管理工作[2]，而相應(yīng)的電子歸檔和電子檔案管理制度的不夠完善導(dǎo)致項(xiàng)目在形成電子文件過程中以及文件歸檔和利用方面缺乏指導(dǎo)，行業(yè)監(jiān)管部門對(duì)新技術(shù)較為保守，容易導(dǎo)致后續(xù)工作陷入尷尬境地，最終很可能回歸到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中。

2.2 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)需適配

目前電子文件和電子檔案管理的文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、封裝等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)已相對(duì)完善，但相應(yīng)的規(guī)范主要集中在通用性管理范疇內(nèi)。針對(duì)交通工程建設(shè)的電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)還需要根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化和調(diào)整，以適配行業(yè)管理。

2.3 信息系統(tǒng)待落實(shí)

雖然目前項(xiàng)目上已有針對(duì)施工過程的質(zhì)量電子文件管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)并沒有達(dá)到電子化歸檔和電子檔案管理需求，符合項(xiàng)目“業(yè)務(wù)-文件-檔案”的單軌制一體化管理理念的文檔一體管理系統(tǒng)需要依托試點(diǎn)項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)應(yīng)用落地實(shí)行。

2.4 管理理念待提升

由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔的影響，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案信息化管理就是檔案數(shù)字化，只在原有的管理模式上增加了紙質(zhì)檔案掃描的數(shù)字化歸檔，與真正實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔及電子檔案管理理念背道而馳。本項(xiàng)目擬通過實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理的探索，形成相應(yīng)成果，提升工程建設(shè)行業(yè)電子文檔管理理念。