企業(yè)管理與文秘工作的綜合影響研究

■ 張海迪

（中交第四公路工程局有限公司）

目前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入新常態(tài)，企業(yè)發(fā)展面臨日益復(fù)雜的內(nèi)外部環(huán)境，多數(shù)行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)要想在此種環(huán)境下，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中維持生存發(fā)展并占有一席之地，要統(tǒng)籌推進(jìn)，協(xié)調(diào)做好多方面管理，包含質(zhì)量管理、物資采購(gòu)、人力資源與市場(chǎng)拓展等。企業(yè)發(fā)展中要將市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向作為導(dǎo)向，及時(shí)更新管理思路與手段。企業(yè)管理過(guò)程中文秘工作者自身的專業(yè)技能與素養(yǎng)關(guān)系到管理工作貫徹落實(shí)和工作效果實(shí)現(xiàn)，一方面，企業(yè)管理需要文秘工作的支撐；另一方面，文秘工作會(huì)影響到企業(yè)管理質(zhì)量，因此筆者對(duì)企業(yè)管理與文秘工作的綜合影響進(jìn)行一系列分析與建議。

1 文秘工作對(duì)企業(yè)管理的影響

文秘在現(xiàn)代化的企業(yè)管理中涉及內(nèi)容較為廣泛，主要是從事于文書(shū)和秘書(shū)事務(wù)的任務(wù)崗位，具體來(lái)講文秘便是專業(yè)進(jìn)行文字書(shū)寫(xiě)和日常事務(wù)接待的文職人員。企業(yè)類型不同，規(guī)模不同，文秘指代側(cè)重點(diǎn)不同，在多數(shù)情況下，不僅能夠指代文秘崗位，還能夠指代文秘工作者[1]。

文秘工作具有多重特征。首先是職業(yè)化，文秘具有職業(yè)性特點(diǎn)，特別是具有專業(yè)化文書(shū)和秘書(shū)職業(yè)特征，稱之為文秘的典型屬性；其次是能力要求多樣化，文秘不只是要存在文字撰寫(xiě)技能，還要具備良好的語(yǔ)言表述能力與優(yōu)良的人際交往能力，這就決定著想要做好文秘工作，文秘工作人員能力必需具有多樣化；最后是公共化，文秘工作要圍繞企業(yè)整體利益最大化進(jìn)行，涉及到與企業(yè)相關(guān)單位和政府機(jī)構(gòu)的公關(guān)工作、協(xié)調(diào)工作和日常接待工作等，這些工作具有一定的公共性，彰顯著企業(yè)文秘公共性特征[2]。文秘工作的開(kāi)展，為企業(yè)日常管理提供有力支持，促使企業(yè)管理科學(xué)有力有序進(jìn)行，起到對(duì)企業(yè)管理開(kāi)展的保障與支撐作用。

2 企業(yè)管理對(duì)文秘工作的影響

2.1 更新思維模式，順應(yīng)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)管理的最終目標(biāo)是獲取綜合效益最大化，創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益空間。因此，文秘工作要圍繞“經(jīng)濟(jì)效益”這一中心，展現(xiàn)自身價(jià)值?，F(xiàn)在，工業(yè)文明進(jìn)入4.0，大步邁入數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化速度越來(lái)越快，效率成本越來(lái)越高。企業(yè)要立足于優(yōu)化資源配置，按照市場(chǎng)現(xiàn)有的環(huán)境調(diào)整做好管理工作的動(dòng)態(tài)調(diào)整。文秘工作者要及時(shí)提升思維觀念，創(chuàng)新工作思路，通過(guò)敏感的意識(shí)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方向進(jìn)行感知，及時(shí)恰當(dāng)調(diào)節(jié)工作模式，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展和企業(yè)管理的變動(dòng)。文秘是企業(yè)管理中落實(shí)企管理控制的重要一環(huán)，文秘工作者必須擁有大局觀念、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新思維，調(diào)整應(yīng)對(duì)市場(chǎng)環(huán)境變化，獲取有價(jià)值的信息，做好上傳下達(dá)和信息互通，給企業(yè)決策提供依據(jù)支撐。

2.2 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，助力企業(yè)發(fā)展

信息化時(shí)代的到來(lái)與發(fā)展，促使企業(yè)經(jīng)營(yíng)進(jìn)一步優(yōu)化提升的同時(shí)，還給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)一系列挑戰(zhàn)[3]。企業(yè)管理是一系列決策制定和實(shí)施的過(guò)程，決策具有關(guān)聯(lián)性和互動(dòng)性，任何一個(gè)決策在一定層度上都關(guān)系到企業(yè)今后的生存發(fā)展。文秘工作者要充當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀助手，提供有益的建議，幫助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行正確的決策。因此，文秘工作者要樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，工作開(kāi)展要保持與公司文化、領(lǐng)導(dǎo)者管理思想的高度契合，要增強(qiáng)自身綜合素質(zhì)在企業(yè)管理決策中的作用效果。文秘工作者要積極吸收先進(jìn)的管理方式方法，控制決策風(fēng)險(xiǎn)，要積極引導(dǎo)，做好優(yōu)秀辦公系統(tǒng)的引進(jìn)，要優(yōu)化自身技能，提高自身工作效率和水平，服務(wù)好企業(yè)發(fā)展決策，保障企業(yè)管理科學(xué)的進(jìn)行。

2.3 增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，提高工作協(xié)同

在企業(yè)發(fā)展規(guī)模與日劇增的背景下，文秘工作內(nèi)容日益寬泛化與開(kāi)放化，一方面要求內(nèi)部瑣事被合理的處理，另一方面要求外部事務(wù)被有效的應(yīng)對(duì)。前者包含信息獲取、材料積累和文化活動(dòng)以及活動(dòng)策劃；后者包含接待、單位協(xié)調(diào)、關(guān)系維護(hù)等，保障企業(yè)朝既定的方向發(fā)展。文秘要進(jìn)行多層面的協(xié)調(diào)工作，延伸工作范圍與事業(yè)，提升自身交際能力與寫(xiě)作能力，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的高效性。文秘工作者是復(fù)合型人才，要協(xié)助企業(yè)管理者對(duì)新領(lǐng)域進(jìn)行開(kāi)發(fā)，就應(yīng)該在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，訓(xùn)練自身綜合實(shí)踐能力，更好的凸顯自身參謀與輔助職能。

2.4 明確權(quán)責(zé)，準(zhǔn)確定位文秘職能

企業(yè)管理要求文秘確切的定位自身價(jià)值，傳統(tǒng)的文秘將文職視作核心，尚未完全凸顯文秘定位特征，無(wú)法將文秘管理的全部效用發(fā)揮出來(lái)。企業(yè)文秘管理水平的提升要明確職能，促使文秘職能確切的展現(xiàn)。首先，賦予文秘工作者一定的行政管理權(quán)利。企業(yè)管理者按照文秘崗位定位設(shè)置其管理職能，包含會(huì)議協(xié)調(diào)、事項(xiàng)督辦、目標(biāo)管理、專項(xiàng)問(wèn)題跟蹤整改等權(quán)利，致力于文秘工作者工作成效的提升。其次，完善績(jī)效考核機(jī)制。由于以往的文秘將文職視作中心點(diǎn)，難以全面凸顯辦公室管理價(jià)值，建議完善績(jī)效考核體制機(jī)制，圍繞精神激勵(lì)與物質(zhì)激勵(lì)激發(fā)文秘工作者積極性，促使其全身心的投入到工作實(shí)踐中，給企業(yè)帶來(lái)較多的效益，最后，增加績(jī)效獎(jiǎng)項(xiàng)。挖掘文秘工作者的自身才能，促使其在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)好崗位環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理滿意效果。

3 在企業(yè)管理中提升行政文秘工作效率的思考

3.1 培養(yǎng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)

（1）思想政治素養(yǎng)。企業(yè)文秘參與到企業(yè)管理工作中，應(yīng)該具有思想政治覺(jué)悟，一言一行和黨組織保持思想上的一致性，要?jiǎng)討B(tài)化的分析國(guó)家政策，執(zhí)行黨組織政策。在自我工作實(shí)踐中要擁有自覺(jué)性與自律性，尤其是領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)要領(lǐng)悟到內(nèi)涵與精髓，逐步的貫徹與落實(shí)。

（2）職業(yè)道德素養(yǎng)。首先是忠于職守，文秘工作者要熱愛(ài)自身工作，對(duì)工作具有高度的責(zé)任感與使命感，對(duì)自我與工作負(fù)責(zé)，不邀功不浮夸，腳踏實(shí)地的做好企業(yè)管理輔助工作；其次是誠(chéng)實(shí)守信，文秘工作者在實(shí)際工作中要做到守時(shí)守約，立足于現(xiàn)有的工作制度規(guī)范和體制機(jī)制，嚴(yán)于律己，不做出違反工作規(guī)范的事情；最后是謙虛謹(jǐn)慎，行文秘工作者應(yīng)妥善處理自我、同事和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，待人接物要大方得體，日常工作要靈活機(jī)動(dòng)，巧妙化解各類矛盾，保障文秘工作的順利開(kāi)展。

3.2 培養(yǎng)文秘人員工作能力

（1）協(xié)調(diào)與創(chuàng)新能力。企業(yè)文秘充當(dāng)企業(yè)管理的媒介，也是企業(yè)人際交流的銜接者，應(yīng)該協(xié)調(diào)好企業(yè)多項(xiàng)事務(wù)，包含同事和同事的沖突、同事和領(lǐng)導(dǎo)的沖突、企業(yè)和客戶的沖突以及企業(yè)與供貨商的沖突等，竭盡全力進(jìn)行諸多關(guān)系的協(xié)調(diào)，努力為企業(yè)營(yíng)造出積極向上的工作氣氛。針對(duì)創(chuàng)新能力的增強(qiáng)，文秘人員不僅要立足于領(lǐng)導(dǎo)層面，還要立足于員工與客戶的層面，打破傳統(tǒng)思維局限性，提出新穎的觀點(diǎn)和意見(jiàn)，解決工作中相關(guān)問(wèn)題，找到工作中有效方法，不斷對(duì)工作落實(shí)進(jìn)行創(chuàng)新。

（2）隨機(jī)應(yīng)變與信息處理能力。在具體工作中，文秘人員會(huì)遇到各種類型的突發(fā)情況，如果不論大事小事，事事對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示匯報(bào)，會(huì)降低工作效率，同時(shí)由于缺少充足的時(shí)間，會(huì)影響工作效果，會(huì)影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自身的印象，所以文秘人員要具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，遇到事情冷靜對(duì)待，果斷處理和溝通，妥善處理問(wèn)題。在處理信息能力上，文秘要更多的獲取多種資料信息，加強(qiáng)信息甄別，做好信息管理與檔案管理，涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的重要信息要確保準(zhǔn)確，通過(guò)合理的方法在大量信息中篩選出需求的信息，由此提升文秘人員處理信息能力。

（3）計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與文字撰寫(xiě)能力，通過(guò)辦公軟件與設(shè)備開(kāi)展工作，尤其是Word軟件進(jìn)行文案和公文的創(chuàng)作、高效應(yīng)用Excel提高工作效率和PPT軟件準(zhǔn)備會(huì)議演講等，靈活掌握應(yīng)用軟件的使用要點(diǎn)，做好文秘工作。另外是文字撰寫(xiě)能力的提升，文秘工作者要熟練的掌握各種類型公文撰寫(xiě)，掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，把領(lǐng)導(dǎo)指示、管理思路、會(huì)議精神落實(shí)在紙面上轉(zhuǎn)為文字，進(jìn)而在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣貫和執(zhí)行，提高企業(yè)文秘對(duì)企業(yè)管理的支撐力度。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要深入關(guān)注企業(yè)管理與文秘工作的綜合影響，意識(shí)到文秘工作的重要性，通過(guò)有效方式提升文秘工作人員的素養(yǎng)和實(shí)踐能力，健全完整的企業(yè)管理體系，促使行政文秘工作設(shè)置的價(jià)值充分展現(xiàn)，帶動(dòng)企業(yè)持續(xù)化運(yùn)行。