國(guó)企合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制探討

■曹書慧

（中國(guó)鐵路北京局集團(tuán)有限公司北京大型養(yǎng)路機(jī)械運(yùn)用檢修段）

引 言

企業(yè)合同管理是企業(yè)根據(jù)法律法規(guī)和各種規(guī)章制度制定的管理合同的一系列規(guī)定的總稱。目前，國(guó)有企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)全過(guò)程管控體系尚不健全和完善，導(dǎo)致無(wú)法全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的依法合規(guī)運(yùn)行。這就使企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中面臨著極大的風(fēng)險(xiǎn)，從而影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，甚至造成無(wú)法挽回的損失。所以企業(yè)必須制定一套完整有效的合同管理依法合規(guī)運(yùn)行的機(jī)制，從而提高企業(yè)管理人員素質(zhì)和管理水平，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行。

1 國(guó)有企業(yè)合同管理依法合規(guī)的重要性

合同作為維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)和紐帶，雙方簽字蓋章后便產(chǎn)生法律效力，簽訂各方要嚴(yán)格按照合同文本內(nèi)容實(shí)現(xiàn)合同目的。如果法務(wù)人員對(duì)合同文本的條款沒(méi)有結(jié)合企業(yè)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的實(shí)際需求深入研究，認(rèn)真審查，那么在合同履行過(guò)程中，一旦出現(xiàn)履約不能的情形時(shí)，企業(yè)很難依據(jù)合同去主張自己的合法權(quán)益，進(jìn)而增大敗訴風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來(lái)不利影響。因此，企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的法律事務(wù)部門，內(nèi)設(shè)合同管理崗，并由專人負(fù)責(zé)，以保證企業(yè)合同管理依法合規(guī)。下文講述國(guó)有企業(yè)合同管理依法合規(guī)的重要意義。

1.1 新時(shí)代大趨勢(shì)下我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要

改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度不斷完善，我國(guó)國(guó)有企業(yè)也不斷調(diào)整自身定位，積極改進(jìn)工作，在發(fā)展的浪潮中有了巨大的進(jìn)步，但也面臨著更大的風(fēng)險(xiǎn)。特別是經(jīng)濟(jì)發(fā)展到當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)在尋求經(jīng)濟(jì)效益的提高勢(shì)必離不開(kāi)各類合同的簽訂，但我國(guó)相關(guān)工作起步較晚，發(fā)展尚不完善，在這樣的條件下企業(yè)簽訂合同會(huì)面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此，國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行合同管理工作時(shí)一定要依法依規(guī)，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作管理，才能最大限度的降低因合同管理不完善給企業(yè)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

企業(yè)法律顧問(wèn)參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全過(guò)程中，能有效地預(yù)防企業(yè)現(xiàn)存或可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策過(guò)程中提供一些可行的建議，幫助企業(yè)完善各種規(guī)章制度。而合同管理工作依法合規(guī)運(yùn)行是防范法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)。規(guī)范的合同管理工作能有效地避免企業(yè)運(yùn)營(yíng)中出現(xiàn)一些違法活動(dòng)和行為，保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更加合法化合規(guī)化。因此，合同管理作為法律事務(wù)的核心工作在國(guó)企中發(fā)揮著重要的作用，其能預(yù)防法律糾紛的發(fā)生，最大程度地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

1.3 減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)糾紛，保障企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行

與民營(yíng)企業(yè)不同，國(guó)有企業(yè)的管理的格局更加復(fù)雜，涉及的專業(yè)領(lǐng)域繁雜多樣，而且管理需要的層級(jí)審核也更多，風(fēng)險(xiǎn)難以控制，因此在進(jìn)行合同簽訂或合同履行工作時(shí)將面臨更多問(wèn)題。這些問(wèn)題將給企業(yè)帶來(lái)很多不必要的糾紛，甚至是法律責(zé)任，給企業(yè)的發(fā)展造成巨大的阻礙。國(guó)有企業(yè)經(jīng)常由于審查不過(guò)關(guān)、合同內(nèi)容不完善、合同簽訂不及時(shí)、違約處理不及時(shí)等問(wèn)題而造成巨大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，防范此類風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的基礎(chǔ)便是合同的管理工作落實(shí)好，因此要建立完善的企業(yè)合同依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制，提高企業(yè)重視合同管理的意識(shí)，加強(qiáng)合同內(nèi)容的審核，盡可能減少合同管理工作不足而造成的企業(yè)損失。

2 我國(guó)國(guó)有企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題

改革開(kāi)放以來(lái)，國(guó)有企業(yè)取得了飛速的發(fā)展，成為了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分。但隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)面臨的交易活動(dòng)也愈加復(fù)雜，一些管理上特別是合同管理工作的問(wèn)題由此凸顯出來(lái)。企業(yè)若想取得穩(wěn)定發(fā)展，就要重視合同管理工作。下文將對(duì)我國(guó)國(guó)有企業(yè)合同管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，以期尋找解決之道。

2.1 合同風(fēng)險(xiǎn)管理組織不夠健全

大部分國(guó)有企業(yè)的基層單位未設(shè)立獨(dú)立的法律事務(wù)管理部門，更沒(méi)有專門負(fù)責(zé)管理合同的團(tuán)隊(duì)或?qū)T。有些企業(yè)即使是設(shè)置了獨(dú)立于業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門的法務(wù)部門，但其主要職能也是法律咨詢、合同起草和審查等事務(wù)性工作，基于現(xiàn)狀，法律事務(wù)工作人員無(wú)法深入?yún)⑴c到企業(yè)的重大決策、重大項(xiàng)目安排，事后，一旦發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn)，難以有效協(xié)調(diào)處理。因此，設(shè)置獨(dú)立的法律事務(wù)部門并在該部門內(nèi)建立合同風(fēng)險(xiǎn)管理崗，有助于合同管理工作依法合規(guī)運(yùn)行，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 法治意識(shí)淡薄，風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)

由于行業(yè)的特殊性，導(dǎo)致 了基層鐵路單位員工隊(duì)伍的普遍現(xiàn)狀，存在“業(yè)務(wù)口的不熟悉合同相關(guān)的法律法規(guī)、法律人員不精通業(yè)務(wù)知識(shí)”的困境。在日常工作過(guò)程中，一部分合同承辦科室的承辦人員缺乏辦理合同業(yè)務(wù)最基本的法律常識(shí)，按照傳統(tǒng)的思維方式解決合同事宜已經(jīng)是司空見(jiàn)慣。鐵路行業(yè)的基層單位具備法律素養(yǎng)的專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，導(dǎo)致專業(yè)服務(wù)能力不足，法律部門與業(yè)務(wù)部門未能深度融合，給合同風(fēng)險(xiǎn)管理、依法合規(guī)運(yùn)行帶來(lái)了阻礙。

2.3 合同風(fēng)險(xiǎn)管理未融入業(yè)務(wù)管理

一是管理合同的法務(wù)人員能夠獲取的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息有限，若業(yè)務(wù)部門人員有意不提供對(duì)自己不利的信息，將導(dǎo)致法務(wù)人員無(wú)法準(zhǔn)確分析、判斷具體業(yè)務(wù)的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。二是合同風(fēng)險(xiǎn)防范未能嵌入企業(yè)管理流程，未能擴(kuò)展到生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，合同工作仍是孤立的、封閉的。三是合同風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)僅依靠有限的法務(wù)人員，視角單一，資源有限，未能與業(yè)務(wù)部門深度溝通融合，形成有效的合同管理風(fēng)險(xiǎn)防控措施。在合同風(fēng)險(xiǎn)的防控上國(guó)有企業(yè)存在的問(wèn)題較多，其中大部分的問(wèn)題都是由于合同的糾紛而導(dǎo)致的。

2.4 合同簽訂時(shí)間經(jīng)常滯后

很多國(guó)有企業(yè)都處在發(fā)展階段，因此普遍存在合同簽訂不及時(shí)的問(wèn)題。如果不及時(shí)簽訂合同，會(huì)簽約時(shí)效得不到保障，合同內(nèi)容的法律效力就會(huì)失效，可能導(dǎo)致已經(jīng)履行的法律關(guān)系在發(fā)生糾紛時(shí)由于缺乏簽約合同而失去應(yīng)有的保障，長(zhǎng)期下來(lái)，會(huì)造成國(guó)有企業(yè)制度混亂，對(duì)企業(yè)發(fā)展造成不利局面。國(guó)有企業(yè)與私營(yíng)企業(yè)最大的區(qū)別之一就是流程繁瑣，審批時(shí)間長(zhǎng)。在簽訂合同時(shí)需要一級(jí)一級(jí)往上提交，然后再一級(jí)一級(jí)往下批復(fù)，審批效率極其低下，這也是為什么國(guó)有企業(yè)簽訂合同滯后的原因，尤其涉及到財(cái)務(wù)問(wèn)題和招標(biāo)投標(biāo)業(yè)務(wù)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)更多的法律風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，需要走的程序更加復(fù)雜，因此，推進(jìn)國(guó)企法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)三部門的深度融合，將企業(yè)各項(xiàng)專項(xiàng)管理納入依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制迫在眉睫。

2.5 監(jiān)督和評(píng)價(jià)機(jī)制不夠完善

合同管理包含合同的履行工作，合同履行是合同管理的一個(gè)非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如果合同管理人員缺少必要的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，缺少對(duì)合同管理工作的法律風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知，就會(huì)在工作中疏于防范，貿(mào)然簽訂合同，導(dǎo)致合同履行過(guò)程中容易產(chǎn)生各種糾紛，大大降低了合同的履行效率，也為企業(yè)帶來(lái)諸多負(fù)面影響，不利于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。然而國(guó)有企業(yè)往往沒(méi)有建立起完善的監(jiān)督和評(píng)價(jià)機(jī)制，缺乏對(duì)合同管理人員的監(jiān)督，對(duì)管理人員的考核也不夠及時(shí)，所以當(dāng)合同管理工作人員工作出現(xiàn)重大失誤也不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)處理，錯(cuò)過(guò)了問(wèn)題解決的最佳時(shí)期，另外，監(jiān)督機(jī)制的不完善也令責(zé)任不能落實(shí)到個(gè)人，管理人員就算出現(xiàn)工作失誤也不會(huì)得到相應(yīng)的處理或懲罰，這對(duì)培養(yǎng)合同管理人員的危機(jī)意識(shí)和警惕意識(shí)很不利，導(dǎo)致其工作不夠認(rèn)真，敷衍了事，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)埋下了重大隱患。

3 建立我國(guó)國(guó)有企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的基本思路

國(guó)有企業(yè)的合同管理工作對(duì)提高國(guó)有企業(yè)效益，促進(jìn)我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要作用。面對(duì)目前合同管理工作尚存在的問(wèn)題，需要建立一套完善的合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制，下文將對(duì)建立我國(guó)國(guó)有企業(yè)合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的基本思路提出一些建議。

3.1 抓好合同管理基礎(chǔ)工作

要做好合同管理工作，首先要弄清楚它的基礎(chǔ)工作，只有將基礎(chǔ)工作做到位，將來(lái)遇到關(guān)于合同簽訂和管理方面的問(wèn)題，才能及時(shí)解決。首先，建立一個(gè)全方位的合同管理網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。國(guó)有企業(yè)應(yīng)善于利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)合同進(jìn)行管理，建立企業(yè)內(nèi)部合同管理系統(tǒng)，不僅便于企業(yè)人員及時(shí)掌握合同簽訂及履行情況，而且公開(kāi)透明化的合同管理系統(tǒng)便于人員監(jiān)控，提高管理效率。其次，對(duì)合同示范文本加以完善。合同作為雙方合作的法律依據(jù)，需要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)撰寫每一句話，每一個(gè)用字。為了提升合同示范文本質(zhì)量，減少合同漏洞，國(guó)有企業(yè)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，實(shí)時(shí)了解政策變化，及時(shí)補(bǔ)充修訂合同示范文本，并且大力推廣使用，提高防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)的能力。最后最重要的是要及時(shí)簽訂合同。為了提高合同簽訂效率，盡量簡(jiǎn)化審批流程，提高批復(fù)效率。國(guó)有企業(yè)要嚴(yán)格按照合同管理辦法去執(zhí)行合同簽訂的流程，保障合同及時(shí)簽訂。對(duì)于那些不提早規(guī)劃導(dǎo)致合同倒簽的部門要加以通報(bào)批評(píng)并納入考核，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行追責(zé)，樹(shù)立積極嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮灱s意識(shí)，提高辦事效率。

3.2 強(qiáng)化企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，提高全體員工對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)

企業(yè)合同管理不到位的問(wèn)題主要是由于企業(yè)的法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，而企業(yè)對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)是開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。因此國(guó)有企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，本著對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度重視合同管理工作，對(duì)相關(guān)工作重點(diǎn)部署，才能為后續(xù)合同管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

國(guó)有企業(yè)還要提高全體員工對(duì)合規(guī)管理的認(rèn)識(shí)，不斷完善合同管理制度，應(yīng)該嚴(yán)格依據(jù)《合同法》等法律規(guī)定，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行企業(yè)合同管理制度的建立和完善。企業(yè)在設(shè)計(jì)合同管理制度方面要完善完整，完善的合同管理制度應(yīng)該包括合同各流程的管理規(guī)范、合同管理獎(jiǎng)懲制度、合同管理人員培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)等具體制度。在合同管理制度落實(shí)時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同文本的審核機(jī)制，設(shè)立合同專用印章制度等，使合同管理工作落實(shí)到人，責(zé)任到人。

3.3 加強(qiáng)法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門的溝通與融合，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)為了提高經(jīng)濟(jì)效益，必須降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，為實(shí)現(xiàn)這個(gè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，企業(yè)的業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門都要互相配合，互相融合，共同努力完成企業(yè)的相關(guān)管理目標(biāo)，通過(guò)分工合作的方法來(lái)提高工作效率和工作質(zhì)量。在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控過(guò)程中，通過(guò)采取事前、事中、事后的防范措施，進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部各部門的溝通能力，能有效降低企業(yè)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)企業(yè)內(nèi)部不同部門之間有效的溝通交流，使每個(gè)人的崗位職責(zé)能得到明確清晰化，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，能及時(shí)追責(zé)并考核。各部門的深度溝通融合有助于防范和解決合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 將合同評(píng)價(jià)審核機(jī)制嵌入合同信息管理系統(tǒng)

企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中，一定要真正落實(shí)合同評(píng)價(jià)審核機(jī)制。做好合同管理工作，是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益最基本的要求，合同管理已成為預(yù)防經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)工作中的重中之重。要將合同管理延伸到企業(yè)業(yè)務(wù)管理中，建立健全合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，完善重大合同集中審查評(píng)審制度，建設(shè)合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同從談判、起草、簽署到履行、賬款清收的全過(guò)程監(jiān)控。大力發(fā)揮合同評(píng)價(jià)審核制度的重要作用，有利于合同風(fēng)險(xiǎn)管理數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)分析，提升合同風(fēng)險(xiǎn)管理成效，可以有效防止糾紛和訴訟的發(fā)生。

3.5 設(shè)置專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)

為保障國(guó)有企業(yè)合同管理依法合規(guī)進(jìn)行，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)。首先要設(shè)立獨(dú)立的部門進(jìn)行企業(yè)合同管理工作，做到管理工作分配到人，有序進(jìn)行。另外要設(shè)置監(jiān)督部門，一方面對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)違反合同管理的法律法規(guī)、規(guī)章制度現(xiàn)象納入考核機(jī)制，對(duì)工作突出的員工進(jìn)行表?yè)P(yáng)，激發(fā)員工的工作積極性，提高合同管理工作的效率；另一方面，要對(duì)合同的履行工作進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督對(duì)方的合同履行情況，及時(shí)反饋情況，實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)的動(dòng)態(tài)管理。

4 結(jié) 語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)合同管理是其管理工作的核心內(nèi)容之一，也是順利開(kāi)展后續(xù)工作的基礎(chǔ)。因此企業(yè)合同管理工作相當(dāng)在依法合規(guī)的機(jī)制下運(yùn)行，以最大限度的防范風(fēng)險(xiǎn)、提高效率。沒(méi)有依法合規(guī)的運(yùn)行機(jī)制，合同管理將是一盤散沙，起不到應(yīng)有作用，沒(méi)有依法合規(guī)的運(yùn)行機(jī)制，企業(yè)合同的簽訂和履行將面臨著很大的風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)蟠髶p害企業(yè)利益。我國(guó)企業(yè)目前合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制尚不完善，對(duì)企業(yè)合同的管理工作起不到應(yīng)有作用，因此要加深對(duì)國(guó)企合同管理依法合規(guī)運(yùn)行機(jī)制的探討，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位。