高校財務信息化建設研究
——以G 高校為例

●陳宜高

一、高校財務信息化平臺的構建

高校財務信息化建設打破了之前高校各部門采用各自獨立的管理系統(tǒng)的局面，實現(xiàn)了各部門之間的數(shù)據(jù)共享，從而減輕了各部門之間的數(shù)據(jù)獲取，數(shù)據(jù)更加清晰透明。2018 年是G 高校運用信息化手段讓內部控制建設成果落地的開局之年。先后實現(xiàn)了預算網上申報審批，支出網上填單、審批，采購網上填單、審批，會計憑證自動生成，銀行直連支付。經濟業(yè)務活動在系統(tǒng)中形成了完成的數(shù)據(jù)流以及審批過程記錄。內部控制信息系統(tǒng)通過一年的運行主要實現(xiàn)了：

制度流程化，流程表單化，表單信息化。將經濟業(yè)務管理制度抽象為業(yè)務流程圖固化到信息系統(tǒng)中，真正實現(xiàn)了按規(guī)章制度辦事，防止權力濫用；以預算作為開展各項經濟業(yè)務的起點，實現(xiàn)有預算不超支，無預算不開支，預算貫穿了整個經濟業(yè)務活動，形成了完整的資金流、數(shù)據(jù)流；辦理業(yè)務無需再拿著文件資料到各部門排隊簽字審批，只需按要求填寫網上申報單，送審后即可根據(jù)配置的業(yè)務流程進行層級審批，讓工作變得更加簡單快捷；財務大廳沒有了以往報銷隊伍捱三頂四、排很久隊才能辦理報銷業(yè)務的現(xiàn)象。同時財務處要求會計在審核單據(jù)時應當認真仔細，把有問題的單據(jù)一次性向報銷人員解釋清楚，爭取做到跑一次財務就可以解決；移動端上線運行之后，領導可以通過手機登錄系統(tǒng)隨時隨地進行審批，不再需要業(yè)務經辦人專門在領導辦公室門口排隊等候簽字，讓領導在能處理日常業(yè)務的同時，有更多的時間考慮學校其他的問題；控制住了需要重點管控的經費；與銀行實現(xiàn)了成功對接，出納直接操作系統(tǒng)就可轉賬成功，不需要專門跑銀行；與財務核算系統(tǒng)也實現(xiàn)了對接，內控系統(tǒng)可直接生成憑證到核算系統(tǒng)，減輕了部分財務工作；2019 年推進了采購管理的運行，將所有的采購業(yè)務納入系統(tǒng)，推進采購管理模塊與資產管理系統(tǒng)進行對接以及資產管理系統(tǒng)與核算系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)從預算、采購、資產入庫、支付、財務核算一條線貫通，國有資產管理處的資產賬與財務處的財務賬數(shù)據(jù)保持一致，財務核算系統(tǒng)自動從資產管理系統(tǒng)獲取折舊數(shù)據(jù)進行財務入賬。

二、G 高校財務信息化建設存在的問題

1. 學校內部控制監(jiān)督檢查工作小組沒有充分發(fā)揮監(jiān)督評價的作用。目前高校財務工作的監(jiān)督部分暫時是由本部門成立的審核機構，并沒有設定專一的內審機構。另外現(xiàn)行的財務信息化平臺沒有特定的評價指標，各高校都還處于探索階段，沒有相對成熟的案例可以借鑒。

2.教職工認識不足，協(xié)助管理不夠。學校的教職員工在進行財務報賬時沒有意識到自己已經是學校財務經濟支出中的一員，沒有充分了解到自己在這項經濟業(yè)務中角色所承擔的責任，沒有意識到自己已經是管理職能中的一部分。

3. 管理部門在內部控制建設中角色定位認識不足與內控意識薄弱。內部控制體系是一項系統(tǒng)工程，內控系統(tǒng)的建立需要在實施中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，進而對系統(tǒng)實施優(yōu)化。一方面學校需建立長久的監(jiān)督、檢查和評價機制體制，通過檢查和評價找出存在的問題與風險，監(jiān)督相關部門針對存在的問題進行修改，使得學校的內部控制體系適應學校的發(fā)展，有效地降低學校的運行風險，提升學校的管理水平。

三、高校財務信息化建設的保障措施

1.充分發(fā)揮內部控制建設和監(jiān)督作用。內部控制領導小組按照內部控制要求，高屋建瓴，從學校層面考慮內控系統(tǒng)是否對學校的運行風險點真正起到風控作用，對需要重點風控的關鍵業(yè)務進行充分論證，建立適合學校實際情況的內部控制體系。

監(jiān)督檢查工作小組按照《內控規(guī)范》和《指導意見》要求，結合各部門業(yè)務和各項管理制度進行督查，針對內部管理薄弱環(huán)節(jié)和風險隱患，對涉及內部權力集中的組織人事、財務、資產、建設維修、科研管理、招生就業(yè)、學生事務、后勤保衛(wèi)等重點領域和關鍵崗位進行風險評估，提高內部控制的針對性和有效性。

2.制定內部控制基本制度和系統(tǒng)操作手冊。各部門梳理與本部門相關的制度文件，進行查漏補缺；梳理相關的業(yè)務流程圖，各業(yè)務節(jié)點設的崗位及職責；確定部門責任清單、崗位設置清單以及崗位職責說明書，為建立健全分事行權、分崗設權、分級授權、定期輪崗的權力運行制衡機制提供制度依據(jù)，為今后系統(tǒng)的配置改造提供強有力的支撐。

多渠道、廣范圍進行宣傳，讓管理部門認識到在內部控制信息化系統(tǒng)運行中自己不僅僅是系統(tǒng)的使用者，更應該是管理者，從管理者的角度發(fā)現(xiàn)經濟活動過程中問題，解決問題。

3.進一步整合內控六大模塊，實現(xiàn)內部控制信息模塊集成。目前內控系統(tǒng)預算、核算模塊已運行一年，資產、采購、合同等模塊也相繼上線。如何在解決系統(tǒng)各個模塊使用中存在問題的同時把各個模塊進行有效的串聯(lián)，進而提高系統(tǒng)的時效性。同時需要考慮內控系統(tǒng)與其他各部門系統(tǒng)的兼容性，實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，信息共享。

4.由“小內控”逐步形成“大內控”局面。內部控制應貫穿學校的各個層級，確保對學校層面和業(yè)務層面各類經濟和業(yè)務活動的全面覆蓋。目前的內控實施主要停留在與財務管理有關的經濟業(yè)務的控制。隨著學校實施內部控制的逐步深化，內部控制應逐步向組織人事管理、資產管理、重要決策等方面延伸。形成以規(guī)范經濟和業(yè)務活動有序運行為主線，逐步將控制對象從經濟活動層面拓展到全部業(yè)務活動和內部權力運行。

5. 提高財務人員的業(yè)務能力。財務人員一定要熟悉信息化平臺軟件的使用，應當定期對財務人員進行相應的軟件培訓，規(guī)范軟件操作規(guī)程，避免不熟悉使用信息化系統(tǒng)軟件而造成業(yè)務上的失誤；同時因為信息化平臺的構建是第三方企業(yè)，在互聯(lián)網上實現(xiàn)的平臺，為避免受到黑客攻擊，應當及時做好相關財務的數(shù)據(jù)的備份。

四、結論及應用展望

高校財務信息化平臺的構建是當前各大高校都在探索發(fā)展的領域，這是與時俱進的體現(xiàn)，也是符合信息化時代的需求，這也是對傳統(tǒng)高校的管理模式的一種挑戰(zhàn)和模式創(chuàng)新。新的理念出現(xiàn)，同時也對高校財務人員及高校各職能部門人員都提出了新的要求。因此，需要每一位高校的工作人員及時學習和接受新的信息化理念和信息化軟件的使用，這是一種全新的財務報賬方式。對財務人員來說這也是一次新的財務結算模式，因此也需要及時轉變自己的工作理念和工作方式。我國高校必須從實際出發(fā)，充分與本校實際情況結合，建立適合本校的管理理念，建立符合本校形式的信息化平臺，同時不斷根據(jù)信息化平臺中出現(xiàn)的問題加以討論修改和創(chuàng)新，才能打造適合自己發(fā)展的新平臺，從而實現(xiàn)信息化平臺的優(yōu)勢，提高本校的辦學質量，打造屬于本校的品牌。