檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位分析

謝俞秋

（南京市中醫(yī)院，江蘇 南京 210022）

醫(yī)院檔案管理水平和醫(yī)院整個發(fā)展中的全部醫(yī)療檔案的安全性有著極為密切的聯(lián)系，其直接影響著醫(yī)院今后的發(fā)展，而要想將醫(yī)療檔案信息化建設(shè)順利實(shí)現(xiàn)，就必須利用現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)[1]。所以，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)發(fā)展情況直接影響著醫(yī)療經(jīng)濟(jì)發(fā)展。要確保檔案信息化建設(shè)的完善性，就必須將醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度法規(guī)落到實(shí)處，對科學(xué)的檔案管理模式予以構(gòu)建，借助現(xiàn)代化技術(shù)和高素質(zhì)人才的幫助，促進(jìn)檔案管理工作效率和效果顯著提升。

1 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值

傳統(tǒng)載體的檔案管理保留手寫原稿和音視頻原件，可信度比較高，但是隨著檔案數(shù)量的增加，會占據(jù)很大的空間，查詢和儲存都非常的不方便，如果保存不當(dāng)，極易損壞甚至丟失。傳統(tǒng)檔案還依賴于檔案管理員的整理和分類，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和操作記錄，存在內(nèi)容被篡改的風(fēng)險和借閱管理不規(guī)范等漏洞[2]。隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，信息化的高效便捷帶給各行各業(yè)新面貌，檔案系統(tǒng)的信息化也勢在必行，數(shù)字化檔案的一系列優(yōu)點(diǎn)可以很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)載體檔案的劣勢，兩者相輔相成，各自發(fā)揮優(yōu)勢，能讓醫(yī)院檔案建設(shè)和發(fā)展更上一個臺階。

1）檔案信息化建設(shè)規(guī)范清晰，方便高效。根據(jù)國家電子檔案管理規(guī)范建設(shè)的檔案系統(tǒng)，檔案信息的數(shù)字化錄入、編研、查詢等操作步驟簡單，省時省力；相較于傳統(tǒng)的一本本從目錄中查找記錄再到庫房檢索的方式，檔案信息化之后，通過（年度、關(guān)鍵字）模糊查詢、分類檢索等查詢方式，可以快速找到條目及原文，非常省時高效；檔案系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)查詢操作方便形成各種報表，極大的提高管理人員管理和分析的效率。

2）檔案信息化建設(shè)能很好的保障檔案的安全。信息化的檔案是經(jīng)過整理、編目、編研等各項(xiàng)工作，存在于本地服務(wù)器甚至云端服務(wù)器，并且有定期的數(shù)據(jù)庫備份，減少了各自人為損害或者自然侵害，更好的提高了檔案存儲的安全系數(shù)，電子檔案根據(jù)檔案局的要求可以很快速的生成移交電子檔案信息包，加密處理之后，和介質(zhì)檔案一起移交，清晰安全便捷。

3）檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院信息化建設(shè)的組成部分。通過檔案的信息化，能夠讓醫(yī)院的檔案信息更高效的管理和共享利用，檔案管理員通過信息化培訓(xùn)，提高了業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)操作水平，醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者通過檔案系統(tǒng)很快速的查詢到檔案資料，提高了工作效率。檔案管理不再是單純的檔案保管，而成為信息化利用共享的資源中心。

2 醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位

1）檔案信息化是醫(yī)院核心競爭力的關(guān)鍵。新形勢下，受各種新技術(shù)和新思想的影響，醫(yī)院在人們心目中的印象已有所不同，會立足于各個角度對醫(yī)院的綜合實(shí)力進(jìn)行評價。過去，醫(yī)生的綜合素質(zhì)能力直接影響著醫(yī)院的總體水平，而現(xiàn)階段人們越來越重視醫(yī)院的服務(wù)水平、醫(yī)療技術(shù)和醫(yī)用設(shè)備，醫(yī)院應(yīng)慢慢對這些方面的綜合水平提高重視程度，把其當(dāng)作醫(yī)院長期發(fā)展的目標(biāo)，構(gòu)建成服務(wù)優(yōu)質(zhì)、技術(shù)精湛的特色醫(yī)院。在醫(yī)院管理運(yùn)行過程中，首要任務(wù)便是將自身硬實(shí)力增強(qiáng)，借助引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，確保醫(yī)療工作順利開展。

2）檔案信息化是醫(yī)院運(yùn)營的后盾基礎(chǔ)。在衛(wèi)生保健工作中醫(yī)療檔案發(fā)揮著極為重要的作用，如醫(yī)院在做重要決定的時候，可能需要以過去的資料為依據(jù)，此時檔案信息化便可以起到極大的作用。當(dāng)然，醫(yī)院在借助信息化檔案資料的過程中，也要對檔案資料進(jìn)行合理選擇，充分了解有問題或疑惑的資料，合理探尋有效解決手段。借助實(shí)現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生保健檔案信息化，可以將綜合案例提供給醫(yī)學(xué)，給予醫(yī)療衛(wèi)生保健幫助，使其更好地把相關(guān)疑難問題有效解決。在檔案信息化建設(shè)中，既可以科學(xué)管理現(xiàn)有的檔案資料，同時還可以不斷優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生保健工作，將監(jiān)督、檢測等服務(wù)嚴(yán)格做好，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營總體水平提高。

3 提升醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的策略

1）完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)。構(gòu)建健全的醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，可以為醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，在對系統(tǒng)予以完善時，必須和醫(yī)院的實(shí)際情況相結(jié)合，運(yùn)用科學(xué)、先進(jìn)的手段，合理規(guī)劃醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)。具體做法為將檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院全面上線，規(guī)范管理會計(jì)、設(shè)備、基建、音視頻等各類型檔案資料及加速檔案文件的電子化。首先，臨床及行政各科室檔案員分類整理檔案題名、文號等資料，登記錄入檔案系統(tǒng)形成檔案條目，并將檔案的詳細(xì)內(nèi)容掃描以附件的形式掛接原文，匯總至預(yù)歸檔平臺。之后，中心檔案室管理員對預(yù)歸檔平臺檔案進(jìn)行校訂、編目，設(shè)置檔號、案卷號、保密級別、保管期限等信息，形成電子版正式檔案。醫(yī)院檔案類別較多，檔案數(shù)量也很大，通過兩級管理的模式，各科室先預(yù)處理自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)專項(xiàng)檔案資料，這樣可以很好地減輕中心檔案員的工作壓力，提高整理效率，中心檔案員再對預(yù)處理之后數(shù)據(jù)進(jìn)行審核校驗(yàn)，充分地保證了檔案的質(zhì)量。

2）完善檔案信息化管理制度。醫(yī)院要想確保檔案管理效率的最佳化，就必須與自身發(fā)展的具體要求相結(jié)合，基于已有的檔案管理制度展開完善改革，對檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一編制，將不符合當(dāng)前工作要求的規(guī)章條例刪除，增添新的和檔案信息化建設(shè)相關(guān)的內(nèi)容，以對各部門、科室、崗位的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，保證可以有序開展各項(xiàng)工作。同時將獎勵懲戒體系和考核機(jī)制落到實(shí)處，立足于考核標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員的工作情況進(jìn)行分析評估，之后立足于評估的結(jié)果確定是進(jìn)行懲罰，還是獎勵，從而將其工作熱情和潛能最大化發(fā)揮出來，以將管理實(shí)效性顯著提高。

3）優(yōu)化檔案資源利用環(huán)節(jié)?？茖W(xué)運(yùn)用信息技術(shù)能夠顯著提升檔案資源的利用效率，所以管理部門應(yīng)把技術(shù)優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，深入分析資料數(shù)據(jù)，對完善的資料數(shù)據(jù)庫予以建設(shè)，科學(xué)整理與排序檔案資料，提供有效的條件給檔案資源開發(fā)。同時，檔案的借閱直接走線上審批流程，借閱者在線上發(fā)起借閱申請，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)、科室責(zé)任人和檔案管理員審批通過之后，借閱者可以在線上直接查看到相關(guān)檔案信息，省去了提交紙質(zhì)申請、找領(lǐng)導(dǎo)簽字及到檔案室調(diào)檔的過程，極大的節(jié)省了時間，方便了臨床和行政各科室調(diào)閱和利用檔案資料。另外，還應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境予以合理利用，采取科學(xué)的手段優(yōu)化利用環(huán)節(jié)，遠(yuǎn)程查詢、調(diào)用資料數(shù)據(jù)，切實(shí)提升利用效率。

4）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。信息化管理模式需要管理人員具備較高的信息知識技能，而管理部門也應(yīng)在自身隊(duì)伍建設(shè)上做進(jìn)一步加強(qiáng)，把優(yōu)秀信息技術(shù)人才積極引進(jìn)，讓自身的管理隊(duì)伍更加充實(shí)，以科學(xué)的手段完成管理模式的順利轉(zhuǎn)型。同時針對工作人員加大培訓(xùn)力度，有效培訓(xùn)管理人員，將信息化管理實(shí)際情況聯(lián)系起來，有針對性的制定培訓(xùn)內(nèi)容，以提升工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)，讓其可以更熟練的運(yùn)用相關(guān)的專業(yè)設(shè)備與技術(shù)。同時對考核機(jī)制做進(jìn)一步完善，重點(diǎn)考核信息知識水平，充分聯(lián)系起考核結(jié)果和激勵政策，從而把管理人員的工作積極性與責(zé)任心給激發(fā)出來。

4 結(jié)語

目前，我院檔案系統(tǒng)已上線一年左右，經(jīng)過檔案廠商工程師的協(xié)助和各科室檔案員的積極努力，我院近年檔案數(shù)據(jù)已全部錄入完畢，歷史數(shù)據(jù)的翻拍整理和錄入掛接也接近尾聲，通過系統(tǒng)的維護(hù)，規(guī)范了處理流程并很好地節(jié)省了處理時間。今后我們信息管理人員要和檔案管理員、廠商一起，提升我們的業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮智慧，讓檔案的信息化建設(shè)與時俱進(jìn)，更上一步臺階。