新時(shí)期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究

黃 杰

（萊陽市醫(yī)療保障服務(wù)中心，山東 萊陽 265200）

1 從根本找原因，發(fā)現(xiàn)工作的缺陷

由于當(dāng)前大多數(shù)單位對于檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)比較欠缺，或是在工作中沿用了傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有跟著時(shí)代的發(fā)展轉(zhuǎn)變檔案管理工作的理念，不夠重視檔案管理工作的重要性。這樣的工作結(jié)果導(dǎo)致有些單位對管理沒有進(jìn)行工作計(jì)劃，沒有設(shè)立相應(yīng)的管理部署，以及場所和相應(yīng)的設(shè)施，更沒有專門安排管理人員進(jìn)行管理，對檔案沒有進(jìn)行安全保障。更多單位更是沒有重視檔案管理工作，這種現(xiàn)象不利于開展檔案管理工作，同時(shí)也對學(xué)校其他的工作產(chǎn)生一定的影響。在發(fā)展迅猛的信息時(shí)代，給管理工作帶來各種各樣的管理手段，很多工作都可以利用電子文件模式進(jìn)行開展。同時(shí)因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的便捷，讓人們傳輸文檔的速度更快、距離更遠(yuǎn)，并且因?yàn)殡娮釉O(shè)備讓人們更方便攜帶，雖然很多電子文檔最終要轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文檔進(jìn)行儲存，使得可以高效運(yùn)行的電子文檔成為二元制管理模式，從本質(zhì)上說增加了檔案管理的成本，降低了檔案管理的效率。如今各大單位依舊采用紙質(zhì)文檔管理模式，只是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候采取電子文檔管理方式，不能將信息時(shí)代的作用發(fā)揮至最大，因此，各個(gè)單位應(yīng)根據(jù)時(shí)代的發(fā)展作出工作調(diào)整，以便跟上新時(shí)期的發(fā)展步伐。

2 規(guī)范管理工作，發(fā)揮其主要作用

單位的科研信息、學(xué)生信息以及教學(xué)信息都由高職檔案進(jìn)行管理，是的第一手資源。但檔案管理模式仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行保存，這樣的保存管理模式不僅需要大量的人力，還需要大量的空間進(jìn)行存放，在尋找時(shí)還需要花費(fèi)大量的時(shí)間，長時(shí)間存放對于檔案的完好性和安全性都不能加以保障，容易導(dǎo)致丟失部分檔案資料。在新時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理檔案工作就是運(yùn)用數(shù)字化和信息化的模式對檔案進(jìn)行保管，這也是我國目前比較重要的資料管理方式，同時(shí)也能保障的教學(xué)效果以及檔案管理工作的質(zhì)量。由此得出，在新的形勢下，嚴(yán)格規(guī)定檔案管理工作，并將工作內(nèi)容落實(shí)，可以保障檔案資料管理的嚴(yán)密性，并且還能提升學(xué)校的其他工作效率，在一定程度上還能促進(jìn)學(xué)校工作的開展。

現(xiàn)階段，我國的主要教育目的是給社會提供更多實(shí)用性的技術(shù)人才，以便促進(jìn)我國的發(fā)展。隨著社會的要求，技術(shù)性人才日漸缺乏，的發(fā)展也受到了國家的重視，并不斷扶持的財(cái)政能力，使得有充足的資金用來建設(shè)校園規(guī)模。在這樣的前提下，對檔案管理工作也提出了更高的要求。為了的長久發(fā)展，持續(xù)為社會發(fā)展提供“能量”，跟緊新時(shí)代腳步，更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求，要求規(guī)范檔案管理工作模式。

3 改變管理理念，加大科學(xué)式管理

為了的穩(wěn)定發(fā)展，管理工作人員要不斷地建立新型的單位檔案管理工作模式。中的領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作模式引起高度重視，并要求其他教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及教師轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理工作理念，要加強(qiáng)檔案管理意識，并將檔案管理工作歸入到學(xué)校的重要工作內(nèi)容中。具體說明，在的五年發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃中，要將檔案管理工作內(nèi)容列入其中，并要求檔案管理人員對管理工作的細(xì)節(jié)進(jìn)行具體說明，對相關(guān)的責(zé)任人員以及領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施考核，保障檔案管理的場所，設(shè)施以及經(jīng)費(fèi)等。同時(shí)，檔案管理以專業(yè)人員管理為主，但為了順利開展管理工作，應(yīng)加強(qiáng)教師與學(xué)生的檔案管理意識。首先，單位在對專業(yè)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，也要通過管理人員的能力提高管理工作的質(zhì)量與效率。其次，在日常生活中，單位應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度，讓全校師生重視檔案管理工作，積極配合管理人員的工作制度，從而促進(jìn)單位的管理發(fā)展。只有在全校師生都意識到檔案管理的重要性時(shí)，才能全面支持單位的管理工作，并在教學(xué)過程中幫助檔案管理人員進(jìn)行教材記錄，利用文字方式保留其豐富的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，并主動與管理人員配合，對單位的檔案資源進(jìn)行豐富，共同促進(jìn)的管理工作。

之所以的檔案管理工作發(fā)展較慢，是因?yàn)槌魧I(yè)工作者之外的學(xué)者對檔案管理工作內(nèi)容沒有進(jìn)行深入的了解，在他們的思想觀念里，認(rèn)為檔案管理工作就是接收材料，并將重要的資料進(jìn)行保管，為今后的使用提供保障。因此，的所有工作人員都要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的觀念，要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，將檔案工作進(jìn)行科學(xué)化以及規(guī)范化管理，并準(zhǔn)確掌握檔案周期，再加以科學(xué)性的安排管理，挖掘出單位檔案中的內(nèi)涵，將檔案文化的建立模式進(jìn)行傳承，以技術(shù)手段較強(qiáng)的信息時(shí)代為前提，主動探究電子檔案和紙質(zhì)文件的雙層管理模式，將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的歸攏，并實(shí)施安全保管，以便今后利用電子檔案進(jìn)行搜索和使用，利用電子檔案的便捷提高檔案管理工作效率。

4 重視管理設(shè)施，提升人員的素質(zhì)

在大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)眼里，只需要按部就班當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)有設(shè)施，不用對檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，更不用重視檔案管理的工作。即使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視科研成果以及學(xué)術(shù)研究的結(jié)果，但同時(shí)也需要加強(qiáng)重視檔案管理的工作，并積極提供管理方面的幫助。只有再獲得學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視之后，才能對檔案室的管理進(jìn)行擴(kuò)建，并將先進(jìn)的信息技術(shù)引入到檔案管理之中。檔案資料在有了信息技術(shù)地輔助后，加強(qiáng)檔案資料的安全性，又能提升管理工作效率，并且逐漸規(guī)范了檔案管理工作模式。

要針對自身的實(shí)際發(fā)展情況對檔案管理工作配置有一定政治基礎(chǔ)，且業(yè)務(wù)熟練的檔案管理專職人員。對于檔案管理的負(fù)責(zé)人員來說，單位學(xué)生的檔案信息資料非常重要，檔案管理人員在其中的角色也十分關(guān)鍵，由于管理人員數(shù)量比較有限，不能身兼多職，因此，針對檔案管理制度可以提出一下策略。如：首先，對管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，幫助他們了解政治管理的方針，并落實(shí)黨的管理政策，以及對檔案的有關(guān)工作進(jìn)行訓(xùn)練，熟知本校的管理模式，培養(yǎng)出專業(yè)的管理人才。在進(jìn)行日常工作時(shí)，在面對借讀檔案資料的人員，管理人員必須要求其遵守相應(yīng)的借讀原則，在借讀之前對該人員實(shí)行用戶登記，之后再進(jìn)行檔案查找，對于比較重要的檔案來說，管理人員應(yīng)對借讀者的身份進(jìn)行權(quán)限查閱，再得到確認(rèn)后，再將檔案資料借給用戶，并要求及時(shí)歸還，以便保障檔案的完整性。其次，又要采用講座或編寫資料等方式幫助校區(qū)各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)以及工作者了解檔案管理的重要性，讓專業(yè)的管理人員為其講解，將管理工作人員的價(jià)值全權(quán)體現(xiàn)出來。此外各大單位也要積極配合管理人員的工作內(nèi)容，鼓勵(lì)他們對檔案管理知識進(jìn)行儲備，取得更高的學(xué)位，不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理知識，同時(shí)加以實(shí)踐和運(yùn)用，以便他們樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)技術(shù)和管理水平，將信息技術(shù)融入檔案管理模式中，成為更加優(yōu)秀的管理人員。

5 結(jié)束語

檔案管理工作屬于的基礎(chǔ)工作，對單位的整體管理具備一定的促進(jìn)作用，應(yīng)該得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。但就目前對于檔案管理工作的規(guī)范性而言，必須加強(qiáng)文書處理的工作制度，以及檔案管理制度的完善，同時(shí)提升檔案管理人員的責(zé)任心以及工作素養(yǎng)，才能真正體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，同時(shí)還能加強(qiáng)單位學(xué)生的檔案管理意識。并針對檔案管理模式采取有效措施，將信息技術(shù)與管理模式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，優(yōu)化檔案管理的程序，最終讓檔案管理工作質(zhì)量與效率得到有效提升。