試論如何做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作

杜 靜

（大華（集團(tuán)）有限公司，上海 200442）

裝飾項(xiàng)目工程資料屬于原始型資料，是對(duì)工程籌劃、實(shí)施及驗(yàn)收的真實(shí)反映，通過對(duì)完整資料的收集與整理，能夠提升裝飾項(xiàng)目工程的全過程管理水平，為后續(xù)的質(zhì)量評(píng)估提供參與依據(jù)。與此同時(shí)，裝飾項(xiàng)目工程資料的管理，是對(duì)現(xiàn)代工程管理思維的延續(xù)，依托其豐富的內(nèi)涵及應(yīng)用價(jià)值，將為后續(xù)的使用、維護(hù)及改進(jìn)等提供原始依據(jù)，體現(xiàn)裝飾項(xiàng)目工程的完整性，因此加強(qiáng)其資料管理對(duì)行業(yè)發(fā)展大有裨益。

1 做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作的重要性

1）有助于監(jiān)督工程裝修施工過程。作為整個(gè)裝飾工程項(xiàng)目的記錄，加強(qiáng)裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作，一方面可以監(jiān)督管理整個(gè)工程質(zhì)量，另一方面還記載裝飾的各個(gè)環(huán)節(jié)[1]。在裝飾工程施工過程中，檔案資料主要體現(xiàn)在，施工圖紙，施工設(shè)計(jì)、施工中的各個(gè)環(huán)節(jié)以及后期竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)，裝飾項(xiàng)目工程檔案真實(shí)的記錄了上述各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可依托檔案監(jiān)督項(xiàng)目施工質(zhì)量，進(jìn)而保障整個(gè)項(xiàng)目安全性。

2）有助于為工程后期保障提供依據(jù)。對(duì)于裝飾企業(yè)而言，加強(qiáng)裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作，能規(guī)避各種法律糾紛的發(fā)生，在裝飾項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，如果裝飾企業(yè)與業(yè)主或是其他單位發(fā)生法律糾紛，工程檔案資料就是維權(quán)的重要依據(jù)[2]。故而，裝飾企業(yè)在施工中要記錄好各個(gè)施工環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的資料，在后期的保障中，根據(jù)檔案資料判斷工程中出現(xiàn)的各種問題，進(jìn)而為解決問題提供一定的參考依據(jù)。

3）有助于保障工程項(xiàng)目安全。由于裝飾項(xiàng)目的特殊性，在工程項(xiàng)目施工中施工人員會(huì)嚴(yán)格根據(jù)施工圖紙進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化施工，裝飾項(xiàng)目工程檔案中設(shè)計(jì)圖紙不可或缺的重要部分，因此設(shè)計(jì)圖紙管理水平的高低整個(gè)裝飾項(xiàng)目而言的安全是非常重要的，在具體的施工環(huán)節(jié)中所生產(chǎn)的圖片信息、文字信息、視頻信息真實(shí)的記錄了施工過程，加強(qiáng)檔案管理工作，能提升裝飾項(xiàng)目工程的全過程管理水平，保障項(xiàng)目的安全。

2 做好裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作思考

1）完善檔案管理機(jī)制，夯實(shí)檔案管理基礎(chǔ)。管理機(jī)制的完善是規(guī)范檔案管理的基礎(chǔ)，因此裝飾企業(yè)推動(dòng)檔案管理向前邁進(jìn)的過程中，必須采取更為科學(xué)合理的方式予以推動(dòng)。一是依據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)制度的優(yōu)化，即以宏觀的管理視角對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審視，積極抓住細(xì)節(jié)管理、精益管理等特點(diǎn)，完善現(xiàn)有檔案管理機(jī)制，從而讓檔案管理人員依托制度對(duì)工程項(xiàng)目中各個(gè)負(fù)責(zé)人員和管理人員的工作進(jìn)行明確，確保責(zé)任落實(shí)到具體的人頭上，切實(shí)履責(zé)，同時(shí)上述人員還可以依托制度開展相關(guān)工作，規(guī)避施工資料管理中混亂、盲目管理的現(xiàn)象的發(fā)生，促進(jìn)檔案管理水平的提升；二是構(gòu)建責(zé)任問責(zé)制度，通過這樣的舉措，與施工資料管理體制相輔相成。一旦發(fā)現(xiàn)裝飾項(xiàng)目施工檔案管理中出現(xiàn)了問題，則可以根據(jù)制度問責(zé)，規(guī)避出現(xiàn)問題相互推卸的現(xiàn)象，充分彰顯施工資料管理體制的權(quán)威性，進(jìn)而用制度約束整個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理工作，保障檔案管理工作有條不紊的開展。

2）完善資料收集記錄，加強(qiáng)檔案管理力度。為做好裝飾項(xiàng)目檔案管理工作，一是我們要做好材料進(jìn)場(chǎng)資料的收集整理工作，比如，材料出廠證明、合格證書、檢驗(yàn)報(bào)告等，在具體的裝飾環(huán)節(jié)中，企業(yè)要選派專人做每天的施工日志記錄，確保各項(xiàng)資料與工程項(xiàng)目的開展保持一致性，確保施工環(huán)節(jié)中相關(guān)資料的收集歸檔工作。二是做好資料的監(jiān)督查驗(yàn)，借閱資料的記錄，歸檔等工作，在具體的施工環(huán)節(jié)中，施工人員，監(jiān)理、管理人員之間還要加強(qiáng)交流溝通，做好資料的交接，并定期將資料交至到檔案管理人員處，進(jìn)而保障檔案資料的完整性。三是重點(diǎn)加強(qiáng)施工環(huán)節(jié)檔案管理。為做好檔案管理工作，必須要確保檔案資料歸檔范圍，并根據(jù)裝飾項(xiàng)目的特征，設(shè)置相應(yīng)地檔案盒子，做好標(biāo)簽，比如，材料、給排水、合同、通風(fēng)和空調(diào)卷等，與此同時(shí)還要填寫臺(tái)賬，認(rèn)知記錄工程材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)的臺(tái)賬和混凝土、瓷磚的復(fù)試臺(tái)賬，做好相應(yīng)地保管以便后期使用。四是檔案管理人員要加強(qiáng)與相關(guān)單位或是人員的交流溝通，及時(shí)提供相關(guān)質(zhì)量證明文件和原材料，確保檔案資料的有效性、完整性和真實(shí)性。

3）規(guī)范移交歸檔流程，確保檔案的完整性。檔案管理一直是一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，在裝飾工程項(xiàng)目檔案管理中，同樣涉及諸多領(lǐng)域的檔案內(nèi)容，包括方案、計(jì)劃、合同等一系列內(nèi)容。為滿足各級(jí)工程管理的要求，在工程實(shí)施及結(jié)束后，均需要向相關(guān)部門實(shí)施檔案移交與審核，因此為更好地展現(xiàn)檔案管理的質(zhì)量，必須在檔案移交歸檔的流程上下功夫。一方面，要強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性，切實(shí)完整工程項(xiàng)目中的檔案內(nèi)容，實(shí)施有效的歸檔方法，使相關(guān)內(nèi)容能夠一目了然，降低檔案移交過程中的時(shí)間成本。另一方面，工程檔案應(yīng)確保備份保存，在施工前、中、后等各個(gè)階段，抓好檔案管理質(zhì)量，將紙質(zhì)、電子檔案等進(jìn)行分類，避免因外界因素的影響而導(dǎo)致檔案遺失、殘損而無法移交，由此也可以實(shí)行實(shí)時(shí)移交制度。

4）加強(qiáng)檔案信息建設(shè)，提升檔案管理質(zhì)效。當(dāng)前，檔案管理信息化逐步成為熱議話題，反觀裝飾項(xiàng)目工程檔案管理工作，同樣需要不斷契合于時(shí)代的變革，加強(qiáng)由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，通過檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新，完成時(shí)代的轉(zhuǎn)換與銜接，切實(shí)從根本上解決檔案管理效率的問題，提升裝飾項(xiàng)目工程檔案管理質(zhì)量。一方面，在裝飾項(xiàng)目工程檔案管理之初，要統(tǒng)籌分析檔案管理的目標(biāo)和要求，制定完善的檔案管理工作方案，在其中深入融合信息管理系統(tǒng)，將檔案管理的收集、整理及歸檔向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以此來創(chuàng)新檔案管理的理念，逐步適應(yīng)全新管理模式的應(yīng)用。另一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，必須要從源頭上進(jìn)行改進(jìn)，如加大在信息化技術(shù)領(lǐng)域的投入，保障檔案管理工作能夠逐步轉(zhuǎn)型，達(dá)到信息化檔案管理的基本要求。同時(shí)，在信息化技術(shù)應(yīng)用的層面，也應(yīng)當(dāng)加大人力、物力、財(cái)力的保障，確保各項(xiàng)工作能夠融合發(fā)展，加快信息化檔案管理建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5）培養(yǎng)檔案管理人才，提升人員專業(yè)素養(yǎng)。裝飾項(xiàng)目工程檔案管理具有長期性、系統(tǒng)性特征，其管理要求與一般工程檔案管理一致，均需要建立和完善管理體系，以發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)際效能。隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的深入應(yīng)用，人才競(jìng)爭的市場(chǎng)格局加劇，裝飾工程項(xiàng)目檔案管理應(yīng)理清思路，面向于更高層次的發(fā)展目標(biāo)，注重對(duì)檔案管理人才的吸納與培養(yǎng)，切實(shí)建強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍，切實(shí)發(fā)揮出檔案管理的人才優(yōu)勢(shì)。在實(shí)踐中必須要突出實(shí)踐需求，建立完善的人才吸納與培養(yǎng)機(jī)制，尤其是以信息化操作為主體，吸收外部高技術(shù)人才，同時(shí)對(duì)既有人員通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、講座等方式，提升檔案管理能力，最終提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

一言以蔽之，隨著時(shí)代的發(fā)展，裝飾項(xiàng)目工程檔案管理資料也要不斷優(yōu)化。因此，我們要從要固本培元，革故鼎新，堅(jiān)持因事而化，因時(shí)而進(jìn)，因勢(shì)而新，跟隨化時(shí)代的步伐，統(tǒng)籌謀劃，整體設(shè)計(jì)，不斷加強(qiáng)檔案管理，通過抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)，切實(shí)做好檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)效，發(fā)揮檔案管理的作用，為裝飾企業(yè)的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。