大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化管理思考

◎曾華

信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需要越來(lái)越多，人們生活在信息流中，領(lǐng)先信息、依賴信息?，F(xiàn)如今，隨著檔案信息化管理的不斷強(qiáng)化，檔案信息也全面實(shí)現(xiàn)了共享，為各行各業(yè)提供了快捷的服務(wù)。在技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，物聯(lián)網(wǎng)、5G、VR 場(chǎng)景、大數(shù)據(jù)等應(yīng)用越來(lái)越普遍，提高了人們的生活質(zhì)量，同時(shí)，也為檔案工作帶來(lái)了全新的視角，在大數(shù)據(jù)應(yīng)用視角下，需要全面提高檔案管理與數(shù)據(jù)的應(yīng)用，提高整體應(yīng)用效率，在數(shù)據(jù)影響下，檔案信息化管理也推翻了傳統(tǒng)管理模式局限，強(qiáng)化了檔案信息的管理系統(tǒng)，系統(tǒng)更新速度加快，保證了檔案信息的安全環(huán)境，有效為人們提供了更加豐富的信息資源，滿足了當(dāng)前檔案管理基本需求。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中，也存在很多問(wèn)題有待解決，通過(guò)全面分析與解決，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理更加高效與精確。

一、大數(shù)據(jù)檔案內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)是當(dāng)前應(yīng)用最為廣泛的一種信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)主要是指通過(guò)精準(zhǔn)發(fā)掘、采集與分析，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)海量類型數(shù)據(jù)中快速識(shí)別，同時(shí)，根據(jù)不同需求進(jìn)行分類，快速獲得更有價(jià)值的信息能力。大數(shù)據(jù)在當(dāng)前的應(yīng)用中優(yōu)勢(shì)得到了充分的展現(xiàn)，其優(yōu)勢(shì)更加明顯，給工作與生活帶來(lái)巨大便利，大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)多、效率高、價(jià)值大。在大數(shù)據(jù)各種各樣的數(shù)據(jù)存量中，涵蓋的數(shù)據(jù)類型非常多，能夠在較少時(shí)間內(nèi)完成更加復(fù)雜的算法，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與分析，并進(jìn)行全面精確提煉，最后得到的信息就是我們所需要的內(nèi)容。

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不符合時(shí)代快速發(fā)展的需求，已經(jīng)漸漸向信息化檔案管理模式靠攏，隨著電子檔案數(shù)量時(shí)刻增長(zhǎng)，其數(shù)據(jù)的形成也更加快速。從目前的檔案管理中，我們也看到，整個(gè)檔案的內(nèi)容主要體現(xiàn)在為國(guó)家機(jī)關(guān)、黨組織、事業(yè)單位、企業(yè)等進(jìn)行存檔立案。根據(jù)檔案的記錄信息方式有紙質(zhì)版與電子版兩種類型。通過(guò)電子檔案的記錄與保存，與傳統(tǒng)檔案形成了對(duì)比，繼承傳統(tǒng)檔案圖文記錄形式基礎(chǔ)上，又添加了視頻、音頻。只有隨著時(shí)間的推移，不斷積累，才能建立更多的數(shù)據(jù)內(nèi)容，要將信息技術(shù)融入檔案管理系統(tǒng)，要求在有效的時(shí)間內(nèi)，系統(tǒng)完成對(duì)數(shù)據(jù)的采集、歸類、分析、整理和生成一系列流程，才能為檔案管理人員提供便利的條件。

二、大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.不夠人性化。檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，對(duì)于大部分檔案來(lái)講，其具有保密性的特點(diǎn)，在一定時(shí)間段內(nèi)還不能解密，要想查詢則需要較為復(fù)雜的手續(xù)，所以，檔案的開(kāi)放群體是有限的，其服務(wù)形式單一、服務(wù)對(duì)象簡(jiǎn)單，而在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)期，要想全面建立信息化管理模式，則要強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，以人為本做好檔案信息的建設(shè)與開(kāi)放，服務(wù)更多的群體。

2.安全技術(shù)有待提高。電子檔案借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)才能實(shí)現(xiàn)共享，一些重要的信息就會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)去傳遞與共享，保密性不強(qiáng)，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境較為復(fù)雜，如果不注意就會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，導(dǎo)致檔案內(nèi)容流失或者篡改，影響檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)虛擬的空間，電子信息很容易被黑客刪除與泄露，當(dāng)前安全保障技術(shù)還不夠，信息安全得不到良好的保障。

3.業(yè)務(wù)能力有待提高。檔案信息化管理需要一定的人才，要全面熟悉檔案工作，同時(shí)更要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，這樣，才能快速推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用，建立起科學(xué)的管理流程，當(dāng)前，很多檔案管理人員技術(shù)不夠達(dá)標(biāo)，也沒(méi)有專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，缺乏科學(xué)管理方法，要想全面建立一支有效的隊(duì)伍，則需要形成專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)，做好網(wǎng)絡(luò)維護(hù)與檔案采集管理。

三、大數(shù)據(jù)視角下檔案信息化管理有效途徑

1.完善數(shù)據(jù)采集存儲(chǔ)。不斷強(qiáng)化采集數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)，進(jìn)一步提高存儲(chǔ)能力，確保后期的流程更加安全可靠。進(jìn)行信息的采集過(guò)程中，需要全面保證信息的安全性與有效性，保障信息傳遞速度，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。傳統(tǒng)采集方式過(guò)于呆板，浪費(fèi)時(shí)間與精力，工作整體效率不高，影響了信息的質(zhì)量。要科學(xué)用網(wǎng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成一系列采集數(shù)據(jù)過(guò)程，全面確保數(shù)據(jù)的真實(shí)精準(zhǔn)。電子檔案還可以進(jìn)行多項(xiàng)的備份，避免信息丟失時(shí)可以進(jìn)行復(fù)制，大大優(yōu)化了檔案的采集質(zhì)量，避免傳統(tǒng)檔案反復(fù)利用后出現(xiàn)破損現(xiàn)象，大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)全面提高了檔案管理能力。

2.優(yōu)化語(yǔ)義的轉(zhuǎn)化與排序。軟件系統(tǒng)能夠?yàn)闄n案信息處理提供良好的條件，語(yǔ)義轉(zhuǎn)換功能是信息技術(shù)發(fā)展背景下生成的先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理方式，優(yōu)化語(yǔ)義轉(zhuǎn)換功能是保證檔案能夠被有效利用的前提。一是全面做好拓展檢索，使用戶更加方便查詢。用戶進(jìn)行信息查閱時(shí)，只要輸入查找關(guān)鍵詞，就能夠快速進(jìn)入想要查找的界面，同時(shí)，如果記不住關(guān)鍵詞，引入歧義技術(shù)還能夠判斷其含義并對(duì)含義進(jìn)行合理的延伸，使用戶快速查找到所需要的內(nèi)容。二是不斷完善檢索功能。通過(guò)檢索功能的作用，能正確篩選檢索信息是不是用戶所需要的內(nèi)容，避免查到的信息偏離主旨，保證了用戶的時(shí)間，提高了工作效率。三是總結(jié)評(píng)價(jià)功能。所查詢到的結(jié)果做進(jìn)一步的分析，通過(guò)對(duì)輸入詞匯關(guān)聯(lián)度的綜合分析總結(jié)，考核查詢結(jié)果準(zhǔn)確程度。系統(tǒng)升級(jí)對(duì)語(yǔ)義轉(zhuǎn)換功能進(jìn)行全面的優(yōu)化，能夠?qū)z索質(zhì)量提供強(qiáng)大的安全保障，只要輸入簡(jiǎn)單詞匯就能查找到重點(diǎn)信息。

3.著重?cái)?shù)據(jù)挖掘與分析。大數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)與利用，是更好地服務(wù)群眾，也就是說(shuō)，大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)目標(biāo)就是廣大人民是群眾，并非單獨(dú)的個(gè)體，人們通過(guò)大數(shù)據(jù)查找到的信息，更關(guān)心的是時(shí)效性與速度。那么，進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，就需要把開(kāi)發(fā)的重點(diǎn)放到發(fā)掘與分析數(shù)據(jù)過(guò)程中，通過(guò)提高對(duì)信息的分析速度，節(jié)省人們的時(shí)間。檔案是利用與共享文件，只有全面服務(wù)群眾，才能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案管理人員要不斷提高對(duì)用戶信息的收集能力，實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)用戶訪問(wèn)信息情況，通過(guò)后臺(tái)反映的根據(jù)點(diǎn)擊量數(shù)據(jù)做好用戶的畫(huà)像分析，不斷進(jìn)行系統(tǒng)的完善與更新，為人們提供更加精準(zhǔn)的信息。對(duì)于保密性較強(qiáng)的檔案，一定要做好系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，根據(jù)用戶的識(shí)別，分類形成不同的訪問(wèn)權(quán)限。如民政救助檔案，主要內(nèi)容是救助信息，存有身份證號(hào)、疾病病種等個(gè)人隱私，如果出現(xiàn)信息泄露則會(huì)造成不良社會(huì)影響，要全面保證信息的保密性，做好權(quán)限管理與發(fā)放。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)視角下的檔案信息化管理符合時(shí)代發(fā)展需求，要全面利用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高管理人員業(yè)務(wù)覺(jué)悟，以專業(yè)態(tài)度實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案管理，提升檔案信息的有效價(jià)值。全面做好維護(hù)，使管理系統(tǒng)融入先進(jìn)手段，引入先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用共享，為廣大群眾提供更優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)。