信息化技術在人力資源管理中的應用

■劉海濤

（濟寧市食品工業(yè)經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)管理委員會）

信息技術在改變事業(yè)單位人力資源管理工作的手段、流程、標準、方向的同時，也優(yōu)化調整了該部門職責范圍、基本職能作用、人員配置，更助推了內部人員績效考核、薪酬獎懲及決策等新體系的構建，對人員網(wǎng)絡信息素養(yǎng)、職業(yè)能力等也提出更高的要求，因此，相關部門及人員應從轉變信息技術發(fā)展應用觀、工作理念、整合內部資源等層面來構建信息化人力資源管理系統(tǒng)，為實現(xiàn)人力資源價值最大化及管理質量最高化的雙重目標奠定了基礎。

1 事業(yè)單位人力資源管理中信息化技術的應用現(xiàn)狀

1.1 滯后性

受涉及人員數(shù)量較多、人員部門區(qū)域調動頻繁等多種因素在一定程度上讓該項工作變得更加繁瑣復雜與困難，而內部人力資源管理系統(tǒng)的落后、信息傳輸渠道的局限、工作流程的復雜及人員管理意識的淡薄也在一定程度上弱化了內部信息傳輸?shù)母咝惩ㄐ?，增加了人力資源數(shù)據(jù)信息庫內信息的局限性與滯后性。

1.2 落后性

部分領導及管理工作人員因對信息化技術的理解認知仍停留在使用電腦、手機等智能辦公設備的層面，不僅低估了其對實現(xiàn)該項工作目標的積極影響力，也沒有用科學客觀的眼光看待分析人力資源管理事業(yè)發(fā)展潮流趨勢，執(zhí)著于簡化該項工作，比如，降低部門人員配置及資金技術等投入比例，這也是造成其技術設備陳舊、系統(tǒng)落后的主要原因之一，阻礙了其相關工作的有序開展。

2 事業(yè)單位人力資源管理中應用信息化技術的必要性

2.1 信息查詢的快速精確化

利用信息化技術搭建信息查詢平臺，相關領導及管理工作人員可以快速準確的從規(guī)模龐大的數(shù)據(jù)信息中找出其所需要的數(shù)據(jù)信息，為其開展工作或制定各項決策等提供更為精準有效的數(shù)據(jù)信息，線上完成眾多業(yè)務的查看、審批或監(jiān)控，有效避免了人力資源數(shù)據(jù)信息的浪費及決策失誤等情況的發(fā)生。

2.2 人力資源數(shù)據(jù)信息的共享化

利用信息化技術搭建人力資源管理業(yè)務受理、風險提示、資源轉化等平臺，管理工作人員可以直接利用各部門按照相關規(guī)定與步驟上傳的已經(jīng)審核通過的信息來完善人員檔案，調整工資計算等報表，不僅可以提高其整體工作效率，也讓其有更多的時間來分析總結前段時間該項工作的成績與不足，為制定下個一時間周期的工作計劃與目標指明了方向。

2.3 人力資源信息的透明化

利用信息技術搭建人力資源信息查詢平臺，相關人員可以通過自己注冊平臺賬號密碼、自由登入使用平臺系統(tǒng)等方式來快速查詢自己的人事檔案信息，了解最新管理政策，及時發(fā)現(xiàn)自己檔案中的錯誤，并向相關部門反應，進行核實與糾正，有效提高了該項工作的準確率及人員滿意度。

2.4 規(guī)避風險

利用信息技術搭建風險管理系統(tǒng)，通過分析計算大量數(shù)據(jù)信息來推測最近時期內可能會出現(xiàn)的不同風險的類型、發(fā)生率及預演可能會造成的損失等等，為管理人員調整工作策略、完善風險應對措施等提供更多新思路與新建議。

3 事業(yè)單位人力資源管理中信息化技術的應用策略

3.1 轉變思想觀念

領導及管理工作人員應主動學習信息化技術及人力資源管理等相關的知識技能，比如，工作之余閱讀信息技術、人力資源管理相關的書籍資料，積極參加相關部門組織的信息化管理模式相關的主題講座及研討會，經(jīng)常與人力資源管理專家、資深信息技術人員進行其工作難題方面的溝通互動，促使領導及管理人員對信息化管理模式形成深層次、專業(yè)化的認知，主動運用信息化技術來開展該項工作。同時，這也促使領導提高了對該項工作的重視度，專業(yè)客觀與準確的評估信息化技術對該項工作及該項工作對事業(yè)單位內部系統(tǒng)高效運轉的促進作用，將其信息化建設納入事業(yè)單位年度重點工作范疇之內，通過擴編、更換陳舊設備、研發(fā)購買新系統(tǒng)等途徑來強化管理工作人員的成就感與自豪感，要求各部門主動配合該項工作，從而為信息化管理模式的推廣運用掃清了思想及技術障礙。

3.2 構建信息資源庫

人力資源數(shù)據(jù)信息庫的運用加快了人員檔案信息存儲形式從紙質到電子的轉變，提高了檔案信息對火災、洪澇等災害的抵抗力，同時，數(shù)據(jù)信息庫具有便捷檢索與自動檢查核實的功能，自動對檔案信息進行分類存儲，快速找出符合篩選標準與要求的人員的檔案信息，并對該檔案人員進行工作能力、性格等方面的評估，幫助相關領導調整人員崗位配置，幫助其做出更為合理的人事決策，在挖掘人員潛在價值的同時，也提高了人員隊伍綜合素質，提高了個人發(fā)展?jié)摿皥F隊整體實力。同時，信息技術也改變了管理工作人員收集獲取人員信息的途徑與方式，提高了信息獲取的便捷性與高效性，及時的增加新入職人員檔案信息或者刪除離職退休人員檔案信息。最后，還可以利用信息技術來構建人力資源崗位職責的動態(tài)模型，分析不同崗位工作的難度及職能作用，為調整不同崗位工作范圍及每日工作量等提供了科學具體的參考信息，通過對比該數(shù)據(jù)信息與人員每日實際工作成果來幫助其科學評估人員工作能力，并經(jīng)其評估結果納入數(shù)據(jù)資源庫中，有效的提高了數(shù)據(jù)資源庫的完整豐富性。

3.3 加強管理隊伍建設

加強管理隊伍建設主要包括加強現(xiàn)有管理人員培訓力度、增加崗位編制等兩部分，其中提高現(xiàn)有管理人員培訓效果可以從完善培訓機制、提高培訓考核標準、創(chuàng)新培訓形式、改變培訓內容為主，每月至少組織2到3次培訓活動，培訓內容以信息技術的運用、現(xiàn)代化辦公軟件系統(tǒng)的使用及人力資源管理模式改革等為主，培訓形式以理論講解、實踐訓練為主，實現(xiàn)管理人員理論知識水平與實踐運用能力的同步提升，針對管理人員平時忙于工作、時間精力有限的現(xiàn)狀，可以研發(fā)與運用線上培訓平臺，讓管理人員通過觀看線上培訓視頻、在線回答問題等方式來提高其培訓學習效率，這也避免了因培訓內容過于理論化、培訓形式過于單調化而打擊管理人員參與培訓活動的積極性。部分地區(qū)管理人員考核標準較低，甚至將參與率作為其考核的唯一標準，增加了管理人員冒名參加或中途離開等情況的發(fā)生率，因此，可以通過筆試與實踐操作相結合的方式來提高培訓考核的難度，要求考核不合格的人員利用業(yè)余時間來自學相關知識技能，并進行再次考試，直到其考核合格為止。增加崗位編制可以理解為招聘新管理人員，對應聘人員專業(yè)范圍、實踐經(jīng)驗及網(wǎng)絡素養(yǎng)等進行限定，為管理隊伍注入更多新鮮活力。最后，還應進一步完善管理工作人員相關的績效考核、監(jiān)督管理、獎懲等機制，要求管理人員使用當前已經(jīng)購買或研發(fā)的設備軟件，嚴格按照管理流程與工作規(guī)章制度來開展工作，強化自身服務、發(fā)展及創(chuàng)新意識，以更加積極熱情的姿態(tài)來開展該項工作。

3.4 研發(fā)運用信息化績效考核系統(tǒng)

以往績效考核工作形式以人員逐個核實計算為主，但是因人員數(shù)量較多、不同部門或不同崗位人員的考核標準不同等多種因素的影響，管理工作人員的工作量十分大，經(jīng)常會因粗心大意或疏忽而出現(xiàn)各種錯誤，該項工作會占用管理工作人員大量的工作時間與精力，涉及人員也無法及時獲取自己的考核結果，無形之中弱化了考核結果對個人及事業(yè)單位的正向引導作用。事業(yè)單位可以購買或自主研發(fā)績效考核系統(tǒng)，設置與之相匹配的評價考核與獎懲機制，既要獎勵那些工作認真的管理人員，也要適當?shù)膽土P那些消極怠工的管理人員，加快該項工作從粗放型、人力化到精細型、數(shù)字化的轉變速度。同時，這也需要將不同崗位的工作內容、工作進展等納入系統(tǒng)考核范疇之內，通過崗位職能調查、分析崗位性質及明確崗位工作目標等方式來設定績效考核標準，自主篩選或標記出每一位人員工作中出現(xiàn)的失誤或沒有在規(guī)定時間內完成的工作任務，有助于提高考核結果的準確性。另外，還應將反饋信息作為其考核評價標準之一，反饋信息來源途徑主要包括員工自評、同事及領導評價等等，既可以幫助被考核人員了解自己工作過程中存在的問題，也提高了考核結果的準確性與科學性。

3.5 研發(fā)運用薪酬管理系統(tǒng)

事業(yè)單位內部人員的崗位、工齡、職務等都各不相同，需要對其進行精確劃分，這也意味著無法使用相同的薪酬計算公式。加之，極有可能出現(xiàn)相同或不同區(qū)域內的人事調動，這些都增加了薪酬管理工作的繁瑣變動性，但是受內部信息流通不暢等因素的影響，管理人員可能無法在第一時間準確了解每一位人員最新的崗位，無法對其薪酬或考核標準等進行相應的調整，增加了薪酬計算錯誤等情況的發(fā)生率。利用現(xiàn)代化、智能化薪酬管理系統(tǒng)在簡化薪酬管理工作流程的同時，也將管理人員從枯燥的數(shù)據(jù)信息核實與計算工作中解脫出來。管理人員降薪酬管理系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)進行關聯(lián)，及時根據(jù)不同人員檔案信息的變化來調整其薪酬標準。同時，還可以根據(jù)最新政策與要求來統(tǒng)一操作與變更薪酬標準。另外，管理人員也可以開通人員薪酬查詢通道，通過調整查詢人員權限的方式來讓個人隨時了解其可以查詢到的與自身相關的薪酬信息，比如，工資級別設定等等，提高了薪酬管理工作的公開性與透明。

4 總 結

正視以往事業(yè)單位人力資源管理模式的弊端與漏洞，充分認識到信息技術對提高其管理工作質量的重要意義，通過使用薪酬管理系統(tǒng)與績效考核系統(tǒng)、轉變管理理念、構建數(shù)據(jù)信息資源庫等途徑來提高信息化管理模式的運用水平，為發(fā)揮其對事業(yè)單位及和諧社會發(fā)展的積極影響力奠定了基礎。