加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

魯 倩

（中國(guó)鐵路設(shè)計(jì)集團(tuán)有限公司，天津 300301）

當(dāng)今世界已經(jīng)逐漸的進(jìn)入創(chuàng)新時(shí)代當(dāng)中，知識(shí)的涌現(xiàn)迅速加速，技術(shù)爆炸、產(chǎn)業(yè)變革、科技創(chuàng)新持續(xù)迸發(fā)。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，信息化已經(jīng)成為非常重要的一個(gè)標(biāo)志。所以，在這樣的背景下，在開(kāi)展科技檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，要想達(dá)到理想當(dāng)中的效果，就一定要加強(qiáng)信息化的建設(shè)。這樣才能夠滿足時(shí)代發(fā)展需求，推動(dòng)工作的進(jìn)步和發(fā)展，讓原本手工工作的弊端和不足得到真正的 改進(jìn)。

1 科技檔案管理信息化的內(nèi)涵分析

1）資源信息化。在針對(duì)科技檔案開(kāi)展信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，資源方面的信息化往往是代表性最強(qiáng)的一項(xiàng)措施[1]。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)以及信息系統(tǒng)技術(shù)的有效運(yùn)用，可以讓檔案資源實(shí)現(xiàn)合理分配和社會(huì)共享。在當(dāng)前信息化時(shí)代的背景下，檔案管理這項(xiàng)工作在開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，信息技術(shù)已經(jīng)成為一種必要支撐。針對(duì)檔案的信息化建設(shè)，主要可以包含于基礎(chǔ)平臺(tái)的構(gòu)建、信息資源的建設(shè)，可以通過(guò)信息技術(shù)的有效運(yùn)用對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和資源庫(kù)進(jìn)行構(gòu)建，保障資源在開(kāi)發(fā)的過(guò)程當(dāng)中能夠更加快捷和方便，有助于資源的共享，讓資源的價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。

2）方式現(xiàn)代化。在傳統(tǒng)模式下，在對(duì)檔案資源進(jìn)行保護(hù)的過(guò)程當(dāng)中主要采取基礎(chǔ)設(shè)備、庫(kù)房存儲(chǔ)等方式[2]。但在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)也得到了不斷的開(kāi)發(fā)和研發(fā)，比如可以通過(guò)聲像檔案、電子檔案、機(jī)讀檔案等各種各樣的方式，讓信息得以良好的儲(chǔ)存。同時(shí)，也可以通過(guò)磁盤、光碟等現(xiàn)代社會(huì)下的新型產(chǎn)物來(lái)生成不同的介質(zhì)。這樣在后續(xù)資源利用的過(guò)程當(dāng)中也會(huì)更好的提供便利，讓信息檔案的完整性和安全性得到更好的保障。

3）手段科學(xué)化。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，手段方面的科學(xué)化也是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。主要可以包含技術(shù)手段和理論手段[3]。要求在信息時(shí)代的背景下在開(kāi)展檔案管理這項(xiàng)工作的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該將現(xiàn)代管理理論和管理經(jīng)驗(yàn)有效的融合在信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，保障信息管理機(jī)制的構(gòu)建更加完整和完善，可以在管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中將一些先進(jìn)的手段和設(shè)備融入到其中。這樣就可以讓科技檔案在管理的過(guò)程當(dāng)中更加凸顯現(xiàn)代化、專業(yè)化和科學(xué)化，達(dá)到理想當(dāng)中的管理效果。

2 加強(qiáng)科技檔案管理信息化建設(shè)的策略

1）完善管理體系，加強(qiáng)信息建設(shè)。如何更好地推動(dòng)科技檔案方面的信息化建設(shè)，是現(xiàn)代背景下管理部門在開(kāi)展相關(guān)工作當(dāng)中應(yīng)該積極探討的重要問(wèn)題。但要想真正的實(shí)現(xiàn)信息化的有效建設(shè)，首先就應(yīng)該在傳統(tǒng)觀念上做到一定的轉(zhuǎn)變。這樣才能夠推動(dòng)檔案管理工作得到創(chuàng)新，能夠有效地運(yùn)用現(xiàn)代科技達(dá)到良好的管理效果。例如，管理部門在這一過(guò)程當(dāng)中一定要密切的結(jié)合時(shí)代的發(fā)展腳步，應(yīng)該對(duì)信息化在管理工作當(dāng)中的重要性產(chǎn)生一個(gè)正確的認(rèn)知，并能夠適當(dāng)?shù)膶⑿畔⒓夹g(shù)融入到每一個(gè)管理流程當(dāng)中，讓工作質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高，也能夠讓檔案的價(jià)值和作用得到充分的發(fā)揮。這樣就可以避免出現(xiàn)落后的情況，更好地為檔案管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件，對(duì)于日常管理工作的開(kāi)展將會(huì)產(chǎn)生非常大的推動(dòng)作用。

2）加大資金投入，加強(qiáng)信息建設(shè)。要想更好的針對(duì)檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，是無(wú)法與資金投入脫離的。只有不斷地加強(qiáng)資金投入才能夠提供物質(zhì)基礎(chǔ)，保障檔案管理在開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中信息化得到順利的建設(shè)。例如，相關(guān)政府部門應(yīng)該展現(xiàn)出自身的作用，應(yīng)該針對(duì)檔案管理加大資金投入和建設(shè)，可以讓檔案部門在日常開(kāi)展工作的過(guò)程當(dāng)中有物質(zhì)基礎(chǔ)，對(duì)一些硬件和軟件進(jìn)行購(gòu)買。此外，當(dāng)?shù)卣矐?yīng)該加大扶持政策，應(yīng)該在科技人才的培養(yǎng)上加強(qiáng)資金投入，建設(shè)完善的系統(tǒng)，并同時(shí)給予管理人員相應(yīng)的優(yōu)惠政策，讓管理人員在日常工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中可以態(tài)度認(rèn)真、工作負(fù)責(zé)，這樣就可以在無(wú)形當(dāng)中推動(dòng)檔案管理建設(shè)得到不斷的創(chuàng)新，有效地解決在傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中遇到的問(wèn)題和不足，讓最終的管理效率和質(zhì)量得到進(jìn)一步的提高。

3）培育管理人才，加強(qiáng)信息建設(shè)。在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，人才的培育也是非常重要的。所以也應(yīng)該對(duì)人才進(jìn)行優(yōu)化，保障人才的信息素養(yǎng)較高，這樣就能夠使得信息化建設(shè)工作得到順利的推動(dòng)。例如，一方面，在開(kāi)展人才招聘活動(dòng)的過(guò)程當(dāng)中，可以對(duì)一些相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生進(jìn)行招聘。為檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展提供更多的新鮮活力和血液。另一方面，對(duì)于本單位現(xiàn)有的管理人才，也應(yīng)該秉持著理論結(jié)合實(shí)踐的原則開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)。帶動(dòng)現(xiàn)有人員在管理水平方面的提高，提高現(xiàn)有人員的信息化素養(yǎng)，達(dá)到理想當(dāng)中的人才需求和標(biāo)準(zhǔn)。此外，同類單位間的管理人才也應(yīng)該不斷的進(jìn)行互動(dòng)、交流、溝通。這樣可以在互動(dòng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)和技能的彼此互換，有助于人員在綜合素質(zhì)方面的不斷增強(qiáng)。這樣就可以保障管理價(jià)值及效率得到充分的發(fā)揮，讓檔案管理工作的開(kāi)展變得更加有效和持續(xù)。

4）優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建，加強(qiáng)信息建設(shè)。在信息技術(shù)支撐的背景下，應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)。例如，首先，應(yīng)該保障資源數(shù)字化的建設(shè)，這是項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中的關(guān)鍵所在，將對(duì)后續(xù)的服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中主要包含紙質(zhì)檔案、照片、音像等，都應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理。在錄入的過(guò)程當(dāng)中也應(yīng)該從檔案目錄、檔案全文上加以數(shù)字化的處理，加大系統(tǒng)的建設(shè)。其次，針對(duì)檔案全文的數(shù)字化處理，在錄入的過(guò)程當(dāng)中可以采取掃描錄入這一方式，將檔案原貌逐頁(yè)儲(chǔ)存以圖像文件的方式最終得以呈現(xiàn)。同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)目錄索引進(jìn)行編制，或采取相關(guān)的光學(xué)技術(shù)來(lái)識(shí)別過(guò)后以文本格式的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，以便于檢索，為后續(xù)的服務(wù)更好的提供便利。這樣就可以保證在后續(xù)資源運(yùn)用的過(guò)程當(dāng)中對(duì)一些檔案的詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行快速的查找，有助于資源價(jià)值的有效發(fā)揮。

5）屏蔽手工工作，加強(qiáng)信息建設(shè)。除了以上這幾個(gè)方面之外，也應(yīng)該加強(qiáng)管理工作的科學(xué)化和自動(dòng)化建設(shè)。應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)模式下手工作業(yè)中的不足和弊端進(jìn)行摒棄，讓每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化和完善。例如，在針對(duì)檔案管理加強(qiáng)自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中，主要可以劃分為審批系統(tǒng)文件的分發(fā)、整理、收集、組卷、入庫(kù)、歸檔、利用、鑒定、回收、銷毀等相應(yīng)的內(nèi)容。在其中的每一個(gè)流程當(dāng)中都可以加強(qiáng)技術(shù)的有效運(yùn)用，讓工作在開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中更加具有效率性和準(zhǔn)確性，可以在交互系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行完成。對(duì)于在這一過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)的校審記錄會(huì)在系統(tǒng)當(dāng)中生成，方便于下載和查看。也能夠?qū)φ麄€(gè)過(guò)程實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。此外，在歸檔完畢之后，也可以由信息化檔案室來(lái)下載打印，更好的實(shí)現(xiàn)歸檔處理，讓原本在審批過(guò)程當(dāng)中的繁雜性得到真正的規(guī)避，提高效率，節(jié)省時(shí)間，有助于紙張的減少，起到一個(gè)環(huán)保的作用，讓信息化建設(shè)得以實(shí)現(xiàn)。

3 結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，在開(kāi)展科技檔案管理這一工作的過(guò)程當(dāng)中不斷的加強(qiáng)信息化建設(shè)是非常重要的。這樣可以更好的滿足時(shí)代發(fā)展，讓管理流程得到完善和信息化、自動(dòng)化的建設(shè)，達(dá)到理想當(dāng)中的服務(wù)水平。因此，在這一過(guò)程當(dāng)中可以從完善管理體系、加大資金投入、培育管理人才、優(yōu)化系統(tǒng)構(gòu)建、屏蔽手工作業(yè)等方方面面入手讓信息化建設(shè)得到最大化的加強(qiáng)。