電子技術(shù)在疾控系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)中的作用及運(yùn)用策略

董 婧

（鄆城縣疾病預(yù)防控制中心，山東 菏澤 274700）

電子技術(shù)是指含有電子、數(shù)據(jù)、光學(xué)、電磁等多種性能的技術(shù)形式，將其應(yīng)用于檔案管理工作中推動(dòng)檔案形式由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，以計(jì)算機(jī)為載體、以信息技術(shù)為輔助支持，實(shí)現(xiàn)檔案形式、儲(chǔ)存介質(zhì)、查借閱方式的創(chuàng)新，為當(dāng)前檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，有助于進(jìn)一步推動(dòng)當(dāng)代疾控體系建設(shè)發(fā)展。

1 電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

1.1 提高檔案管理效率

將電子技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)中，通常以電子設(shè)備、信息系統(tǒng)為載體，改變以往單純依賴人力執(zhí)行檔案管理的模式，促使檔案信息收集、整理、保存、查詢、借閱等形式得到更新。以檔案查詢工作為例，引入電子技術(shù)可將紙質(zhì)資料以電子檔案的形式存儲(chǔ)在專用數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)完成檔案整理與分類，在查詢環(huán)節(jié)僅需輸入檔案編號(hào)、名稱等關(guān)鍵詞，即可自動(dòng)生成檢索結(jié)果，使得檔案管理工作效率大幅 提升。

1.2 豐富檔案利用價(jià)值

檔案管理工作內(nèi)容涵蓋檔案資料的收集、整理、存儲(chǔ)與利用等多個(gè)方面，傳統(tǒng)管理模式在檔案利用方面較為薄弱，而依托電子技術(shù)生成電子檔案，能夠以網(wǎng)絡(luò)為媒介實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)傳遞與資源共享，并且以光盤、磁盤作為存儲(chǔ)形式，縮小檔案體積與占地空間，也為檔案異地查詢、遠(yuǎn)程查詢及檔案編研創(chuàng)設(shè)便捷條件，有助于進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)水平、豐富檔案利用價(jià)值[1]。

1.3 維護(hù)檔案信息安全

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式下對(duì)于檔案存放環(huán)境提出嚴(yán)格要求，易使檔案出現(xiàn)霉變、蟲蛀、粘連等問(wèn)題，并且在檔案查詢、借閱過(guò)程中也存在損壞、缺頁(yè)、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。而電子檔案通常以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)為載體，能夠保障檔案資料的清晰度與完好度，為避免檔案遺失、信息不全往往采用備份、數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、防火墻等技術(shù)手段建立防御機(jī)制，為檔案信息安全提供重要支持。

2 疾控系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)中電子技術(shù)的具體應(yīng)用

2.1 OA協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)接

《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》中指出，“檔案的信息化建設(shè)要與本單位的信息化建設(shè)同步發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化?！碑?dāng)前全國(guó)31個(gè)省級(jí)疾控中心在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的平均完成率達(dá)82.2%，業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)上的平均完成率為52.09%，國(guó)家疾控信息系統(tǒng)的應(yīng)用率達(dá)100%[2]。疾控中心檔案信息系統(tǒng)主要由檔案接收、業(yè)務(wù)管理、信息利用管理、信息發(fā)布、登錄、通訊與安全等功能模塊組成，其中檔案接收模塊主要用于針對(duì)預(yù)歸檔文件進(jìn)行管理、完成歸檔，業(yè)務(wù)管理模塊涉及檔案的著錄、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、移交、接收等內(nèi)容，信息利用管理模塊包含檔案查詢、借閱、歸還、編研及登記等環(huán)節(jié)，信息發(fā)布模塊包含通知公告的發(fā)布以及文件傳遞等內(nèi)容，登錄模塊以統(tǒng)一登錄平臺(tái)為載體、提供目錄服務(wù)，通訊模塊基于E-link實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸與交流，安全模塊引入CA實(shí)名制準(zhǔn)入機(jī)制、完善疾控中心與二級(jí)機(jī)構(gòu)間的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)部署等。

在檔案管理信息化建設(shè)中引入OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，能夠有效深化疾控中心日常辦公業(yè)務(wù)、檔案信息管理與計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)的融合機(jī)制，通過(guò)專用程序接口將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件資料與數(shù)據(jù)自動(dòng)遷移至檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案管理人員基于身份認(rèn)證權(quán)限登錄系統(tǒng)、完成檔案資料的歸檔操作，以“年度+機(jī)構(gòu)名稱+保管期限”為指標(biāo)進(jìn)行檔案分類管理、自動(dòng)生成編號(hào)，經(jīng)由初審、復(fù)核、終審?fù)ㄟ^(guò)后正式將電子檔案接收入庫(kù)，完成檔案歸檔工作。在部門或人員查詢檔案環(huán)節(jié)，通過(guò)在預(yù)設(shè)權(quán)限范圍內(nèi)登錄系統(tǒng)、輸入檢索關(guān)鍵詞，即可執(zhí)行電子檔案的查詢、借閱等操作，有效突破以往檔案獲取環(huán)節(jié)的時(shí)空局限，提高檔案信息利用率，為內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展及決策編制提供參考依據(jù)。借助檔案信息系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的有效對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)對(duì)疾控系統(tǒng)內(nèi)部文檔資料的一體化管理與全程信息溯源，配合信息加密、用戶權(quán)限設(shè)置與掃描檢查等技術(shù)手段的應(yīng)用，為檔案信息與數(shù)據(jù)安全提供有力保障。

2.2 基于ACDSee錄入電子檔案

鑒于當(dāng)前疾控中心仍保留大量紙質(zhì)的歷史檔案與現(xiàn)行資料，因此紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工也成為檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，ACDSee為檔案數(shù)字化管理提供了重要技術(shù)支持。ACDSee是一款看圖工具軟件，將其應(yīng)用于電子檔案加工處理中主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：

其一是數(shù)字化掃描處理，運(yùn)行ACDSee程序進(jìn)入軟件窗口，選中掃描儀，設(shè)置掃描圖像格式為TIFF，完成壓縮參數(shù)設(shè)置，例如在掃描紙質(zhì)文件時(shí)通?？蓪⒎直媛试O(shè)為200dpi，隨后設(shè)置圖像存儲(chǔ)位置，編輯文件名、輸入檔案號(hào)格式，即可正式進(jìn)入掃描界面完成紙質(zhì)檔案的掃描與存儲(chǔ)處理。其二是圖像處理，在文件列表窗口中查看檔案各頁(yè)的圖像文件，采用旋轉(zhuǎn)、角度調(diào)節(jié)等方式進(jìn)行歪斜圖像的糾偏操作，隨后依據(jù)劃定虛線范圍完成圖像裁剪、保留原圖像內(nèi)容，運(yùn)用畫筆等工具進(jìn)行圖像中雜點(diǎn)、黑線的處理，最后保存圖像、完成LZW壓縮處理。其三是建立目錄，選擇保存路徑，在對(duì)應(yīng)目錄檔號(hào)中選定對(duì)應(yīng)的掃描文件，即可將掃描文件數(shù)據(jù)自動(dòng)錄入目錄中，并執(zhí)行糾正處理，保證排序準(zhǔn)確。其四是圖像質(zhì)量檢測(cè)，在屬性模塊中分別查看Color、Compression、Resolution等選項(xiàng)欄的參數(shù)，判斷圖像掃描質(zhì)量是否符合要求。其五是掃描儀配置，通常可選用柯達(dá)ill20饋紙式高速掃描儀與平板掃描儀設(shè)備進(jìn)行配合，結(jié)合不同文件的紙質(zhì)、紙型、幅面等參數(shù)進(jìn)行掃描方式的選擇，保證文檔掃描質(zhì)量[3]。

2.3 檔案信息溯源管理

根據(jù)疾控中心業(yè)務(wù)特征，需利用電子技術(shù)手段為檔案信息的溯源提供支持。對(duì)此可采用CS結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案信息溯源管理系統(tǒng)，采用C#語(yǔ)言編寫Web Service、連接Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，基于通用TCP、HTTP協(xié)議建立接口，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的對(duì)接。在系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)上，包含信息采集、數(shù)據(jù)登記、報(bào)告查詢、監(jiān)測(cè)督導(dǎo)、檔案管理及統(tǒng)計(jì)分析等模塊，基于GIS、GPS、DNA指紋技術(shù)等手段實(shí)現(xiàn)對(duì)某一患者活動(dòng)軌跡、疾病傳播路徑的全過(guò)程跟蹤，為傳染源的追溯工作及地理分布特征調(diào)查提供參考依據(jù)，更好地提升檔案信息的利用價(jià)值。

2.4 網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

鑒于疾控中心網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)通常需與Internet連接實(shí)現(xiàn)信息傳遞與共享，為降低檔案系統(tǒng)被入侵、攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，還需強(qiáng)化內(nèi)網(wǎng)信息安全保障，例如將服務(wù)器配置在標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)房?jī)?nèi)、加強(qiáng)機(jī)房環(huán)境管理、安排專人監(jiān)控，定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)備維護(hù)與升級(jí)，設(shè)置用戶固定IP地址與網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，強(qiáng)化數(shù)據(jù)加密、殺毒軟件、防火墻等技術(shù)支持，為檔案信息化建設(shè)安全提供保障。

3 結(jié)論

疾病預(yù)防控制是一項(xiàng)重要的衛(wèi)生公益事業(yè)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)圍繞系統(tǒng)對(duì)接、數(shù)字化加工、信息溯源與網(wǎng)絡(luò)安全等層面強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用，更好地提升檔案管理工作水平與效能。