高?？蒲袡n案管理中信息粘滯的成因及對策研究

于東梅

（清華大學(xué) 檔案館，北京 100084）

科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究活動中直接形成，具有保存價值的各種形式和載體的文件資料，是科研活動的真實記錄，是重要的信息資源和知識寶庫。收齊、管好、用好科研檔案也是擺在檔案管理工作人員面前的課題。許多學(xué)者和檔案工作者對檔案管理進(jìn)行了多方面的研究。文獻(xiàn)[1]提出以知識管理的理念和方法構(gòu)建檔案管理體系，制定適合科研機(jī)構(gòu)的知識管理策略的檔案規(guī)劃，建立覆蓋全單位、全體員工的檔案管理體系，把技術(shù)骨干培養(yǎng)成兼職檔案人員，使檔案工作緊密結(jié)合科研創(chuàng)新工作，充分發(fā)揮檔案管理的作用，促進(jìn)單位知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整。文獻(xiàn)[2]提出高校檔案部門可以通過建立數(shù)字化檔案館、校園網(wǎng)站和社交媒體來完善科研檔案管理與服務(wù)工作。本文以信息粘滯理論研究高?？蒲袡n案管理工作，分析其中信息粘滯問題的成因，提出應(yīng)對策略，以進(jìn)一步提高高?？蒲袡n案管理工作的業(yè)務(wù)水平。

1 信息粘滯的概念

MIT 斯隆管理學(xué)院Von Hipple 教授認(rèn)為：“在技術(shù)問題解決過程中所需要的信息，包括信息的獲得、轉(zhuǎn)移和在新環(huán)境下的應(yīng)用，這些通常是需要成本的，稱為信息粘滯”[3]。Szulanski 認(rèn)為“粘滯信息”可以擴(kuò)充到知識層面上，認(rèn)為“知識粘性”就是“內(nèi)部轉(zhuǎn)移知識的難度”，具有這種特點(diǎn)的知識稱之為“粘滯知識”，并認(rèn)為知識的特性、知識的發(fā)送方、知識的接受方、知識轉(zhuǎn)移環(huán)境是知識粘性的成因[4]。Cohen 和Levinthal 提出信息粘滯與信息處理環(huán)節(jié)各方的特點(diǎn)和能力有關(guān)，如信息源能否清晰表達(dá)信息，接受者吸收信息的能力是否足夠強(qiáng)，以及信息傳輸路徑是否受到噪聲干擾[5]。依據(jù)Polanyi 的觀點(diǎn)，知識可以分為隱性知識和顯性知識，隱性知識是難以用語言明確表達(dá)的知識[6]。任何知識都包含不同比例的顯性知識和隱性知識，隱性知識難以轉(zhuǎn)移，粘性較強(qiáng)，即粘滯知識。粘滯知識是導(dǎo)致知識粘性的核心原因[7]。馮帆、廖飛指出：知識的內(nèi)隱性和因果模糊性、接受者的吸收能力、知識發(fā)送者轉(zhuǎn)移意愿，影響知識粘性[8]。

國內(nèi)還有一些學(xué)者在不同的應(yīng)用領(lǐng)域開展了信息粘滯問題成因的研究。文獻(xiàn)[9]提出知識源、知識受體、知識源與知識受體之間的距離、知識的性質(zhì)，是造成產(chǎn)學(xué)研合作中知識粘性產(chǎn)生的原因。文獻(xiàn)[10]認(rèn)為知識的復(fù)雜性、接受者的吸收能力、知識保護(hù)，導(dǎo)致企業(yè)之間出現(xiàn)知識的粘性。文獻(xiàn)[11]將新產(chǎn)品開發(fā)中的需求信息粘滯及其成因分為可以控制的信息粘滯和不可控制的信息粘滯，對可控信息粘滯可以通過加強(qiáng)信息轉(zhuǎn)移的管理來解決，對來自信息本身屬性的粘滯，要通過為顧客提供開發(fā)工具和手段，增強(qiáng)顧客的創(chuàng)新能力，使顧客能夠自己動手解決問題。

綜上，知識粘性是普遍存在的，科研檔案管理中也存在知識粘性，即信息粘滯，需要認(rèn)真分析其成因，找到消除信息粘滯的辦法，提高工作效率和質(zhì)量。

2 科研檔案收集和利用中的信息粘滯問題

科研檔案收集是一項基礎(chǔ)性工作，需要科研管理機(jī)構(gòu)、檔案管理機(jī)構(gòu)和項目負(fù)責(zé)人各負(fù)其責(zé)，才能順利完成。其中，承擔(dān)科研任務(wù)的項目組是科研檔案收集工作的主體，項目負(fù)責(zé)人就是檔案工作的負(fù)責(zé)人。按照國家規(guī)定，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指派專人負(fù)責(zé)項目檔案收集工作。在高校中，被項目負(fù)責(zé)人指派為負(fù)責(zé)檔案工作的專人大多是研究生，而并非檔案專業(yè)人員。很多研究生不熟悉項目檔案的歸檔范圍和檔案的整理規(guī)范，存在信息粘滯，因而工作中容易造成項目檔案不齊全、文件制作不規(guī)范等問題。

在高校，研究生是科研工作的重要力量。受學(xué)制的限制，研究生一般要在3～5 年內(nèi)完成項目的某一專題研究。有時研究生已畢業(yè)離校，項目組沒有進(jìn)行歸檔工作，使項目檔案往往不完整，造成了信息粘滯。信息粘滯對科研工作的直接影響是后續(xù)科研工作困難，大大降低了科研工作的效率。

科研工作的原始數(shù)據(jù)、實驗記錄是科研檔案的重要組成部分，也是檔案收集的難點(diǎn)。檔案收集困難的原因，一是目前國內(nèi)對實驗記錄沒有標(biāo)準(zhǔn)化，很多實驗記錄不完整、無簽署，不但造成信息粘滯，而且也失去了其作為檔案的憑證價值；二是很多科研項目為保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)而不愿意把實驗數(shù)據(jù)交給檔案館。

在實際工作中，原始記錄的證據(jù)作用是非常重要的。原創(chuàng)性科研成果需要原始數(shù)據(jù)來支撐。例如在引起關(guān)注的韓春雨事件中，有人發(fā)現(xiàn)韓春雨發(fā)表論文中報道的實驗不能復(fù)制。澳大利亞國立大學(xué)研究者蓋坦·布爾焦呼吁《Nature Biotechnology》雜志要求韓春雨公開原始數(shù)據(jù)；而韓春雨沒能提供原始數(shù)據(jù)來澄清問題，被認(rèn)為學(xué)術(shù)造假。這一事件還證明，原始數(shù)據(jù)對追蹤學(xué)術(shù)不端行為也起到重要作用。

可見，要做好高?？蒲袡n案的信息收集工作，就要消除這些信息粘滯問題。

高?？蒲袡n案的利用率較低是檔案利用環(huán)節(jié)的信息粘滯問題。信息粘滯的原因主要是：

（1）科研檔案專業(yè)性強(qiáng)，對檔案利用者的知識背景要求高；

（2）高?？蒲袡n案屬于內(nèi)部資料，不能像圖書一樣被公開，利用者不能自由獲取檔案信息；

（3）庫藏檔案多為紙版資料，只能到館查閱，非常不方便。

3 信息粘滯成因分析

信息本身和信息傳遞、轉(zhuǎn)移的各要素都會產(chǎn)生信息粘滯。如果信息本身屬性特殊，需要特殊編碼來表達(dá)，則會產(chǎn)生信息粘滯，高?？蒲泄ぷ髦械膭?chuàng)新性成果往往具有這樣的特點(diǎn)。例如新理論、新概念等第一次發(fā)表，只有少數(shù)相關(guān)領(lǐng)域研究的人能理解，而對大多數(shù)人不能理解，即造成信息粘滯。

如果信息來源不能清晰地表達(dá)信息，信息是無法準(zhǔn)確傳遞出去的，也是造成信息粘滯的原因。高?？蒲袡n案工作中收集、整理的過程可以被看作是信息源表達(dá)信息的過程，在檔案收集、整理工作流程中產(chǎn)生的信息粘滯問題，可以歸結(jié)為信息源不能清晰表達(dá)所造成的信息粘滯，而保證科研檔案的完整性、有效性和規(guī)范性，就是信息源清晰表達(dá)信息的具體體現(xiàn)。

信息傳遞、轉(zhuǎn)移的路徑是信息的傳輸路徑。信息傳遞過程中如果遇到阻礙，也會產(chǎn)生信息粘滯。傳輸路徑的阻礙既包括選擇傳遞的路徑不通，以致信息無法到達(dá)接受者處，也包括外來信息干擾使原信息失真。高?？蒲袡n案利用環(huán)節(jié)存在的信息粘滯問題較多的是信息傳輸路徑不暢產(chǎn)生的。

信息接受者處于信息傳遞過程的末端，當(dāng)接受者能力不足時，無法理解傳輸過來的信息，也會造成信息粘滯。高?？蒲袡n案利用環(huán)節(jié)中檔案利用人群僅限于本專業(yè)的科研人員，不能在教師、學(xué)生當(dāng)中廣泛傳播，就是信息接受者能力不夠造成信息粘滯的表現(xiàn)。

4 解決信息粘滯問題的對策

通過分析可以看到，要消除信息粘滯，應(yīng)當(dāng)從信息源、信息傳播途徑、信息接受者3 個要素著手改進(jìn)。

4.1 促進(jìn)信息源完整表達(dá)信息的意愿

科研人員是產(chǎn)生科研檔案的信息源。要獲得高質(zhì)量的科研檔案，就需要讓科研人員愿意把研究過程和成果通過文件或者其他適當(dāng)?shù)男问奖磉_(dá)出來，并且要表達(dá)完整、規(guī)范。

在高校，首先要加強(qiáng)對教師、學(xué)生和科研人員的教育和培訓(xùn)，提高他們的檔案意識，掌握檔案的相關(guān)知識和工作方法。教師、學(xué)生和科研人員的積極參與，不僅可以提高檔案管理工作質(zhì)量，也是文化傳承、獲取科技知識的有效途徑和必要手段。

其次，要制定記錄原始實驗數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使這些科研檔案信息得以清晰地表達(dá)，并且更具有憑證價值。

第三，健全和完善學(xué)校各院系的科研管理制度，將按時完整、準(zhǔn)確、規(guī)范歸檔作為項目負(fù)責(zé)人、院系科研檔案管理人員以及科研人員的崗位職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與單位、個人績效掛鉤，用制度保證科研檔案的完整性。

4.2 消除信息傳播的噪聲，拓展信息傳輸途徑

加強(qiáng)科研檔案的信息化，通過互聯(lián)網(wǎng)擴(kuò)大科研檔案的利用范圍，傳播和利用科研成果。這不僅是消除信息粘滯的需要，也是時代進(jìn)步的要求。我國的檔案工作正在經(jīng)歷一個從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程[12]。

促進(jìn)科研檔案公開利用，提供像圖書一樣開架查閱服務(wù)，可以有效地擴(kuò)大讀者范圍。這也是檔案工作的大勢所趨。2016 年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確規(guī)定要“制定檔案數(shù)據(jù)開發(fā)計劃”“優(yōu)先推動與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開放”。

檔案數(shù)據(jù)作為大數(shù)據(jù)治理進(jìn)程中的重要組成，作為國家治理能力轉(zhuǎn)型的重要力量，檔案工作從傳統(tǒng)檔案管理向新時代檔案數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型勢在必行[13]。時代為消除檔案管理工作的信息粘滯提供了契機(jī)。

4.3 提高信息接受者的接受能力

為促進(jìn)科研檔案的利用，可以把科研檔案當(dāng)作相關(guān)專業(yè)學(xué)生的教學(xué)培訓(xùn)資料，通過查閱檔案，讓學(xué)生對課堂理論與實踐相結(jié)合有感性認(rèn)識，提高學(xué)生的專業(yè)水平。這是更提高信息接受者的接受能力的有效途徑。

5 結(jié)語

科研檔案管理工作中存在的收集難、利用不充分的問題，即是信息粘滯問題。信息源表達(dá)不清晰、傳輸途徑不暢通、信息接受者能力不強(qiáng)，都會造成信息粘滯。從信息源、傳輸途徑、信息接受者 3 方面采取措施消除信息粘滯，可以提高科研檔案管理工作的質(zhì)量，更好地發(fā)揮科研檔案在高?？蒲泄ぷ髦械淖饔?。