國有企業(yè)檔案管理規(guī)范化管理的重要性研究

王雪青

（陽煤集團壽陽化工有限責(zé)任公司，山西 陽泉 045400）

建立具有一定特色、體現(xiàn)科學(xué)發(fā)展要求的檔案管理體系，對于進(jìn)一步深化檔案管理政策制度調(diào)整改革，全面推進(jìn)和加強檔案管理隊伍建設(shè)，具有十分重要的意義。而檔案的收集和整理關(guān)系到檔案信息的準(zhǔn)確與否，關(guān)系到依據(jù)檔案資料作出的決策正確與否?？梢哉f，檔案作為歷史地、全面地考察了解經(jīng)濟社會文化發(fā)展的重要依據(jù)，把檔案資源利用好，要在改革發(fā)展的大潮中把握時代形勢，必須緊密依托當(dāng)前正在進(jìn)行的市場經(jīng)濟體制和國家機構(gòu)改革工作，構(gòu)建檔案信息動態(tài)收集整理體系，不斷煥發(fā)檔案管理工作的生命力和活力。

1 國企檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 有利于企業(yè)做出正確的決策

國有企業(yè)的發(fā)展需要參考和翻閱企業(yè)發(fā)展各個階段的歷史檔案，通過規(guī)范化的管理能夠及時的保護(hù)好國企發(fā)展的歷史資料，為企業(yè)的發(fā)展提供真實的參考和記錄，從而促進(jìn)企業(yè)在發(fā)展和競爭中作出正確的決策。

1.2 有利于培養(yǎng)和使用干部人才

干部的成長需要檔案記錄，通過把干部參加大項任務(wù)和取得優(yōu)秀成績的檔案材料及時的登記記錄，完善和豐富國企員工的檔案材料，能夠黨組織培養(yǎng)干部、使用干部提供最真實的依據(jù)，從而把優(yōu)秀的人才使用好、培養(yǎng)好，為國企的發(fā)展提供源源不斷的智力支持。

1.3 有利于監(jiān)督和問責(zé)

檔案記錄了每個員工的成長痕跡，也記錄了企業(yè)的發(fā)展和各項決策。在從嚴(yán)治黨的形勢下，國有企業(yè)每年都要接受審計，每天都要接受紀(jì)委和群眾的監(jiān)督，檔案材料記錄了人事任免、經(jīng)費使用、物資采購等大項決策，在這些大項活動決策中是否合法、是否有違規(guī)問題，檔案材料最有說服力，因此檔案材料是監(jiān)督和問責(zé)的有力依據(jù)。

2 當(dāng)前檔案管理存在的問題

2.1 檔案材料收集的不夠及時

當(dāng)前信息傳播速度極快，各類文件、資料的數(shù)量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，一些國有企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，工作責(zé)任心不夠強，對檔案信息更新的不夠及時，很多檔案信息還是多年前的狀態(tài)。有的檔案材料還是在領(lǐng)導(dǎo)查閱或者上級檢查時，按照通知要要求突擊完善的，檔案材料不能夠?qū)崟r的實行補充和完善。一些單位在機構(gòu)合并和轉(zhuǎn)隸的過程中，檔案傳遞的不夠及時，原單位沒有及時給新單位傳遞檔案資料，新的管理單位又需要及時的為接收的單位建立檔案，用于掌握情況、加強管理，這就導(dǎo)致了原單位檔案未轉(zhuǎn)遞，新的管理單位又重復(fù)建立的問題發(fā)生，而新建立的檔案對之前的信息材料不能夠及時補充，存在缺失的現(xiàn)象。如果原管理單位檔案工作人員不及時進(jìn)行封存，隨著時間的流逝和人員的崗位調(diào)整，則會存在老檔案資料丟失的風(fēng)險。

2.2 存在檔案材料收集不實的現(xiàn)象

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展人才流動越來越頻繁，國企單位在檔案的記錄上說成績的多，講問題的少，檔案管理單位由于人力有限的問題，存在工作作風(fēng)不實的現(xiàn)象，沒有認(rèn)真地核實各單位上報的檔案資料信息，導(dǎo)致了一些檔案資料還不夠客觀，收集的檔案材料信息不夠 準(zhǔn)確。

2.3 少數(shù)單位檔案材料管理比較混亂

一些國企檔案管理工作是臨時聘用人員負(fù)責(zé)，在薪酬待遇不高的情況下，一些檔案管理單位工作人員流動比較多，有的甚至是不辭而別。新舊用人單位交接程序和機制不夠完善，一些檔案管理部門工作人員責(zé)任心缺失，導(dǎo)致檔案信息更新不及時，一些檔案材料處于呆滯的狀態(tài)。有的缺乏嚴(yán)密的審檔機制，借用、查閱、流轉(zhuǎn)手續(xù)不完善，檔案材料管理不夠嚴(yán)密，檔案材料信息保密不夠嚴(yán)格，甚至存在隨意涂改信息的問題。

3 加強檔案材料收集與整理的對策措施

3.1 提高檔案收集的連續(xù)性，使其成為記載歷史的核心軌跡

要加強對檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理部門要及時制發(fā)《檔案材料收集整理實施細(xì)則》。檔案上報單位要結(jié)合本單位實際情況，制定相應(yīng)的檔案資料信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施細(xì)則。在機構(gòu)改革期間要及時成立領(lǐng)導(dǎo)小組，搞好新舊單位檔案管理的對接。應(yīng)組織協(xié)調(diào)有力，能夠切實解決檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的人員、設(shè)備和經(jīng)費等實際問題，確保按未來發(fā)展要求完成檔案信息建設(shè)任務(wù)。從現(xiàn)有的檔案管理程序來看，反映單位歷史和現(xiàn)實情況的依據(jù)性材料主要是各職能單位自己保管資料。如果各單位不及時向檔案管理部門提交檔案資料，檔案管理部門就不能全面反映該單位的真實情況，具有相當(dāng)大的局限性和斷層性。要通過加大對各職能部門工作人員檔案材料的動態(tài)收集督導(dǎo)力度，依據(jù)各職能部門工作人員的實際情況，探索對檔案工作人員的科學(xué)考評體系，并把考評表定期收集到檔案資料信息中。通過對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化分解考核指標(biāo)，促進(jìn)各各職能部門和工作人員的責(zé)任心，讓各部門及時的把本單位的檔案資料報送至檔案管理部門。這樣以來，一個單位和一些重要的領(lǐng)導(dǎo)的歷年表現(xiàn)和成長軌跡就能在檔案中得到連續(xù)的反映，單位和人員的歷史情況將更加詳實，更加豐富，起到閱卷即可識人的效果。

3.2 加強檔案材料收集的正規(guī)化、信息化建設(shè)

檔案資料是由具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等憑證性材料構(gòu)成的。但是，由于技術(shù)和觀念的上的原因，一些單位的檔案資料一直以來僅僅指的是紙質(zhì)的案卷。隨著時代進(jìn)步和科技的創(chuàng)新，信息更新頻率逐漸加劇，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能全面反映各類問題的現(xiàn)實和歷史表現(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案利用率偏低，生命力和活力不足。面對這種情況，各檔案保管單位要樹立“大檔案觀”，突破紙質(zhì)檔案的束縛，建立集聲、像、圖、表等為一體的立體信息檔案。積極構(gòu)建具有“聲像文件”功能的檔案管理平臺，正好為檔案管理的正規(guī)化、信息化提供了這個平臺。檔案管理單位通過建立信息化的檔案管理平臺，利用錄音、錄像和其它媒介記錄經(jīng)濟社會發(fā)展過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，既有助于加強對發(fā)展過程的監(jiān)督，更有利于直接反映有關(guān)單位和人員在經(jīng)濟社會發(fā)展中的表現(xiàn)，并且為以后考察培養(yǎng)人才提供直接的、近乎面對面的場景。當(dāng)檔案管理單位在系統(tǒng)中保存了有關(guān)經(jīng)濟社會發(fā)展歷次重大事件的場景，那么呈現(xiàn)在檔案利用者面前的便是一部經(jīng)濟社會發(fā)展和各類人才成長的紀(jì)錄片。把立體的信息影音信息和紙質(zhì)檔案結(jié)合，就能全方位的反映歷史信息，也能夠很好的克服新舊單位交接檔案過程中的不便和紕漏。

3.3 提高檔案材料收集管理人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任心

通過檔案資料信息的嚴(yán)密管理加強對人才的考評是檔案管理部門正規(guī)化、制度化建設(shè)的集中反映。為了全面提高企事業(yè)檔案材料專職管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，使檔案管理崗位專業(yè)化、規(guī)范化，各類用人單位要強化檔案管理部門人員的責(zé)任心，探索對國內(nèi)企事業(yè)單位檔案專職管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)，考試合格發(fā)給“崗位合格證書”，實行持證上崗制度，逐步實行持證上崗。為了認(rèn)真開展這項工作，抓好在崗專職檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和持證上崗制度的落實，培養(yǎng)對象為從事企事業(yè)各級圖檔庫(室)的領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案管理人員。培訓(xùn)內(nèi)容為公司、經(jīng)濟法與檔案管理法規(guī)；檔案基本建設(shè)管理程序及文件材料；檔案保護(hù)技術(shù)；公共關(guān)系學(xué)；檔案現(xiàn)代化管理。 通過培訓(xùn)應(yīng)該使得企事業(yè)檔案管理人員對單位內(nèi)部掌握和收集的檔案高度重視，能夠了解檔案專業(yè)的基本知識，熟悉檔案法規(guī)。了解企事業(yè)檔案資料信息管理和國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理的基本知識，熟悉國家、地方政府和企事業(yè)的檔案管理的政策、法規(guī)。了解計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)信息的知識。熟悉本單位和本部門建設(shè)的歷史與現(xiàn)狀。掌握檔案資料信息管理和工作程序。

3.4 注重在重大任務(wù)和活動中收集檔案材料

一般對國企單位和人才的考評分為定期考評、晉升考評和隨機考評，隨機考評結(jié)合重大活動和任務(wù)進(jìn)行。實際的情況是，當(dāng)前一些單位往往重視定期考評和晉升考評等資料的收集和保存，而忽略了隨機考評檔案資料的收集。目前企事業(yè)單位多樣化任務(wù)機會較多。這些重大活動既是鍛煉人、考驗人的有利時機，同時也是收集檔案材料的有利時機。事實和歷史證明，越是艱難險阻和生死存亡的關(guān)鍵時刻，越是能反映一名領(lǐng)導(dǎo)人才的政治品質(zhì)和能力素質(zhì)。在大是大非問題上頭腦清醒，立場堅定，在危機關(guān)頭的臨危不懼和果斷處置，能夠充分反映一名人才的能力氣概。作為檔案管理部門，必須要抓住這些考察人才的有利時機，把那些經(jīng)過重大活動錘煉出來的人事的優(yōu)秀表現(xiàn)形成依據(jù)性材料，及時裝入檔案資料信息。作為檔案管理的補充和拓展，力求使其成為檔案資料信息中的點睛之筆。

當(dāng)前，檔案人才的培養(yǎng)和管理工作作為國家創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略的一項大事和熱點，正在穩(wěn)步推進(jìn)、全面落實。檔案資料信息材料收集工作作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須緊跟時代主題，積極響應(yīng)，把對及時收集、高標(biāo)準(zhǔn)收集、突出重點收集有關(guān)材料，貫穿于檔案資料信息動態(tài)形成的全程，努力拓寬檔案資料信息的廣度和深度，提高檔案資料信息的生命力和活力。