信息技術(shù)在疾控檔案管理中的應(yīng)用研究

曹愛(ài)華

（臨沂市疾病預(yù)防控制中心（臨沂市預(yù)防醫(yī)學(xué)研究院），山東 臨沂 276000）

疾控中心是由我國(guó)各級(jí)政府舉辦的國(guó)家疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生技術(shù)管理和服務(wù)的公益事業(yè)單位。隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革，公共衛(wèi)生政策不斷完善，各個(gè)地區(qū)的疾控中心都承擔(dān)了當(dāng)?shù)毓残l(wèi)生事業(yè)的責(zé)任。疾控中心檔案管理工作變得更加復(fù)雜，工作量增加。因此，將信息技術(shù)運(yùn)用到疾控檔案管理中是必然趨勢(shì)。優(yōu)化老舊疾控中心檔案管理方式，提高疾控中心檔案查找的質(zhì)量和效率，推動(dòng)各地區(qū)疾控檔案資源共享，不斷提高疾控中心檔案管理水平。

1 信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的作用

1）有利于提高查找疾控檔案的質(zhì)量和效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)版疾控檔案管理模式具有一定的滯后性和限制性，每次查找相關(guān)疾控檔案時(shí)，都需要花費(fèi)巨大的人力物力財(cái)力到檔案室查找相關(guān)資料，工作效率非常慢，而且紙質(zhì)版疾控檔案資料在查找過(guò)程中及其出現(xiàn)內(nèi)容缺失，文件丟失或破壞等現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)水平不斷提高，將信息技術(shù)應(yīng)用到疾控檔案管理過(guò)程中，有效提高了控檔案管理的質(zhì)量和效率。提高疾控檔案查找的效率。工作人員可以根據(jù)檢索信息，關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞在疾控檔案管理信息系統(tǒng)中對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查找，能夠在最快時(shí)間內(nèi)查找相關(guān)信息，無(wú)需人工查找大量的文字資料，隨意對(duì)疾控檔案資料進(jìn)行全面、系統(tǒng)地查閱，甚至可以根據(jù)電腦內(nèi)文件檢索信息，快速準(zhǔn)確的找到疾控檔案資料相關(guān)存放的位置。

2）有利于推動(dòng)資源共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)版疾控檔案只能存在于地方的疾控中心檔案室中，無(wú)法做到與其他地區(qū)疾控檔案之間進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)交換，其他地區(qū)的疾控中心想要了解相關(guān)疾病，對(duì)其進(jìn)行治理，開(kāi)展防控措施，查找類(lèi)似病例等信息需要單獨(dú)坐車(chē)、打電話、郵寄等方式進(jìn)行借閱，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的資源共享。而將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，有效的改變了這一現(xiàn)象。建立疾控中心檔案管理系統(tǒng)，所有的客戶端使用者都可以登錄疾控中心網(wǎng)站，對(duì)相關(guān)疾病內(nèi)容和實(shí)際情況以及疾病傳染源、傳染力度等信息進(jìn)行詳細(xì)查閱，快速控制疫情的發(fā)展。

3）有利于節(jié)省存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)紙質(zhì)版疾控檔案的儲(chǔ)存非常復(fù)雜，需要有專(zhuān)門(mén)的檔案室進(jìn)行儲(chǔ)存。對(duì)檔案室要求也較高，必須注意密封、防水、防潮、防火，防盜。疾控中心檔案管理工作人員對(duì)所有的紙質(zhì)版疾控檔案加以整理和匯總，分門(mén)別類(lèi)將疾控檔案進(jìn)行劃分，放置在檔案室的不同位置，并作出相應(yīng)的標(biāo)記，以便后期能夠快速掌握檔案。即使如此，檔案查找效率依然較低。信息技術(shù)應(yīng)用到疾控中心檔案管理工作中，能夠有效改變這一狀態(tài)，節(jié)省儲(chǔ)存空間，將數(shù)以千計(jì)萬(wàn)計(jì)的疾控檔案信息儲(chǔ)存到電腦硬盤(pán)中，并加以備份儲(chǔ)存，不但節(jié)約空間還便于查找。

2 信息技術(shù)在疾控檔案管理中的現(xiàn)狀

1）疾控檔案管理制度不夠完善。目前來(lái)說(shuō)我國(guó)各個(gè)疾控中心管理人員對(duì)于檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏科學(xué)有效的檔案管理理念，對(duì)檔案管理的要求相對(duì)較低，沒(méi)有建立完善的提供檔案管理制度。從而導(dǎo)致檔案工作人員對(duì)于自己整理的檔案，所有擺放位置和檔案內(nèi)容比較熟悉，能夠在自己職責(zé)范圍內(nèi)快速找到相應(yīng)檔案，但是如果面對(duì)突如其來(lái)的突發(fā)狀況時(shí)，無(wú)法快速的將所有檔案信息整理并匯總。導(dǎo)致在發(fā)生疫情時(shí)，無(wú)法第一時(shí)間總結(jié)相關(guān)疾病信息，無(wú)法得到有效的治理和防控措施，無(wú)法有效遏制疫情的快速再次爆發(fā)。

2）疾控檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)不足。目前為止，我國(guó)依然有一部分疾控中心管理人員對(duì)疾控檔案管理工作的重要性沒(méi)有給予高度重視，導(dǎo)致疾控中心檔案管理工作人員在選擇和任命上過(guò)于隨意，選擇疾控中心內(nèi)年齡較大或工作能力不突出的人員對(duì)疾控中心檔案進(jìn)行管理。這些管理人員則因?yàn)槿狈茖W(xué)的檔案管理理念和管理方式，在進(jìn)行檔案整理時(shí)并沒(méi)有科學(xué)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)劃和總結(jié)，將檔案根據(jù)疾病性質(zhì)劃分不同的類(lèi)別，認(rèn)為只要在查找答案時(shí)快速找到就可以了?？傮w來(lái)說(shuō)檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)，沒(méi)有全面的檔案管理知識(shí)系統(tǒng)。

3）疾控檔案信息化程度較低。傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式都是采取紙質(zhì)版檔案管理方式為主，這樣檔案管理的方式，主要特點(diǎn)是記錄內(nèi)容比較詳細(xì)，疾病記錄者能夠?qū)⒆约簩?duì)于疾病的認(rèn)識(shí)、處理方式、以及自己觀察到的疾病特征加以充分的記錄，以便后人能夠?qū)ο囝?lèi)似疾病相關(guān)內(nèi)容有全面深刻的了解。但是部分資料檔案很難隨著時(shí)間的流逝完整的保存下來(lái)，造成疾控資料不齊全，檔案信息化程度低等現(xiàn)象，在疾控檔案管理過(guò)程中，容易出現(xiàn)資料丟失和破損的現(xiàn)象。很多時(shí)候，在各個(gè)疾控中心檔案室中都會(huì)發(fā)現(xiàn)有部分儲(chǔ)存資料只有目錄，沒(méi)有其他具體內(nèi)容。

3 將信息技術(shù)應(yīng)用在疾控檔案管理中的具體策略

1）轉(zhuǎn)變疾控檔案管理理念。為了提高疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量和效率，提高疾控檔案整理的質(zhì)量，疾控中心管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變疾控檔案管理理念，提高對(duì)疾控檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)疾控檔案管理的重視程度。積極將信息技術(shù)應(yīng)用到疾控檔案管理中來(lái)，提高疾控檔案管理工作人員信息化水平，快速對(duì)信息化檔案管理進(jìn)行熟悉和摸索，提高疾控檔案管理工作效率。主要從兩個(gè)方面來(lái)說(shuō)：一方面是將檔案室里檔案信息整理到疾控中心檔案信息系統(tǒng)中；另一方面是制定相應(yīng)檢索信息，以便后期能夠快速高效的查找疾控檔案信息。

2）提高疾控檔案管理工作人員信息化水平。為了提高疾控中心的檔案管理工作的質(zhì)量和效率，提高檔案查找和整理的工作質(zhì)量和效率，疾控中心領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)重視疾控中心檔案管理工作人員的培訓(xùn)任務(wù)，通過(guò)開(kāi)展相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)檔案整理工作培訓(xùn)，提高疾控中心檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)能力素養(yǎng)。通過(guò)為檔案管理人員開(kāi)展計(jì)算技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員信息化水平，以便提高檔案管理工作人員檔案信息查找和錄入的工作素養(yǎng)，鼓勵(lì)工作人員能夠接受信息化的疾控檔案管理工作。

3）加強(qiáng)疾控檔案信息化建設(shè)。為了提高疾控中心檔案查找效率和質(zhì)量提高檔案管理水平，節(jié)約儲(chǔ)存空間。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)加大力度加強(qiáng)疾控檔案管理信息化建設(shè)，積極引進(jìn)信息化設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)疾控檔案信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。改變傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理觀念和方式，積極提高疾控檔案管理工作人員進(jìn)信息化能力水平，除了購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)設(shè)備之外，還應(yīng)購(gòu)買(mǎi)防火墻、數(shù)據(jù)加密相關(guān)軟件，防止檔案信息被盜取被破壞。

4 總結(jié)

綜上所述，提高對(duì)疾控中心檔案管理的作用和現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在現(xiàn)在疾控檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，疾控檔案管理工作有著非同尋常的現(xiàn)實(shí)意義，將新技術(shù)應(yīng)用到疾控中心檔案管理工作中極大的提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率，同時(shí)將所有疾控檔案集中管理容易推動(dòng)資源共享，有利于政府第一時(shí)間查找相關(guān)疾病的信息，提高預(yù)防疾病預(yù)防和治理工作的工作效率。加強(qiáng)疾控檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展。