助推“雙一流”發(fā)展的高校檔案管理工作新思路

徐璟亮

（華中科技大學(xué)檔案館，湖北 武漢 430000）

高校檔案工作是學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作之一，既承擔(dān)著以檔存史的任務(wù)，也承擔(dān)著以檔資政、以檔育人、學(xué)校發(fā)展、師生發(fā)展和校友發(fā)展的任務(wù)，它在學(xué)校工作中的作用日益重要。正如習(xí)近平總書記所說：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”創(chuàng)新代表著一個(gè)國家上進(jìn)的精神，是國家繁榮富強(qiáng)不息的能量源泉，要進(jìn)步就要有創(chuàng)新，檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理唯有不斷加強(qiáng)和改進(jìn)，堅(jiān)持工作創(chuàng)新，堅(jiān)持持續(xù)發(fā)展，才能讓高校檔案事業(yè)跟上信息世界的發(fā)展，才能符合社會(huì)主義市場制度的需求，才能更加有效地發(fā)揮它的職能。

1 改變思維模式，工作觀念的創(chuàng)新是必要條件

高等教育發(fā)展正面臨從規(guī)模發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變，國家推動(dòng)一流大學(xué)、一流學(xué)科建設(shè)的決策和推進(jìn)高校分類發(fā)展的指導(dǎo)思想，是新時(shí)期高等教育核心發(fā)展方向。高校檔案管理工作必須建立創(chuàng)新認(rèn)知，輔以創(chuàng)新行動(dòng)，才能有新的發(fā)展。

1）以檔資政，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。在新時(shí)期歷史條件下，高校檔案館不僅僅只是簡單匯聚和整理學(xué)校檔案材料，同時(shí)也是學(xué)校重要的服務(wù)機(jī)構(gòu)、文化中心、研究基地。在高校檔案工作中，努力做到各種檔案材料全面收集，充實(shí)豐富優(yōu)化檔案館館藏，這僅僅是邁開了高校檔案工作的第一步，在此基礎(chǔ)上，深化開發(fā)檔案利用，充分發(fā)揮檔案獨(dú)特的服務(wù)，檔案創(chuàng)新改革已是迫在眉睫。檔案人員要能夠從檔案資料中發(fā)掘出對(duì)學(xué)校當(dāng)前工作有指導(dǎo)和借鑒意義的信息，與當(dāng)前工作有機(jī)結(jié)合起來，做到以檔資政，促進(jìn)加快學(xué)校全面發(fā)展。高校應(yīng)把檔案工作納入各單位年度目標(biāo)考核體系，每年定期召開檔案工作會(huì)議，每年評(píng)選出優(yōu)秀檔案工作單位和優(yōu)秀兼職檔案員進(jìn)行表彰，與重點(diǎn)單位可以用工作函形式進(jìn)行詳細(xì)溝通等，提高全校各單位的積極性。

2）主動(dòng)服務(wù)全校，強(qiáng)化提前介入。要樹立現(xiàn)代化檔案管理認(rèn)知，把檔案管理的目標(biāo)定位在服務(wù)和創(chuàng)新。要明確以人為本的中心思想，服務(wù)社會(huì)用戶和學(xué)校師生是檔案工作的責(zé)任。要提高檔案館的責(zé)任意識(shí)與歷史擔(dān)當(dāng)，潛心研究開發(fā)新措施，多方合作、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手開拓新途徑，增強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理。針對(duì)學(xué)校一些重大舉措、重大項(xiàng)目，檔案工作要主動(dòng)關(guān)注、提前介入，如中央巡視組審核、本科教學(xué)工作審核評(píng)估、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、學(xué)位點(diǎn)評(píng)估、工程專業(yè)認(rèn)證、大型實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、校慶國慶等大型校園文化活動(dòng)等，都有大量的檔案需要查閱、利用，檔案館要主動(dòng)為這些工作提供專項(xiàng)檔案服務(wù)，從而提升自己以檔資政的能力和水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案工作重大活動(dòng)不缺席、重大工程能同步，核心工作能參與，確保檔案材料應(yīng)收盡收。

2 提高檔案意識(shí)，管理模式的創(chuàng)新是主要根基

管理創(chuàng)新就是要通過現(xiàn)代化管理手段與方法的創(chuàng)新，為高校檔案工作的與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)造出新的機(jī)遇。高校檔案工作是一項(xiàng)關(guān)系到每一個(gè)單位、每一位師生的基礎(chǔ)工作，源于各單位，又服務(wù)于各單位，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要各單位的支持。校領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，組織機(jī)構(gòu)健全的檔案館才有創(chuàng)新的生命力。舊模式下學(xué)校檔案室大多歸屬非單獨(dú)機(jī)構(gòu)，比如是校辦或人事處下的一個(gè)科室，其職能只是履行而非參議決議。伴隨學(xué)校管理體系改革的深入，檔案管理工作的分量和重要性日益顯現(xiàn)，于是在學(xué)校體制改革中，檔案館分離出來變成獨(dú)立職能部門，為提升高校檔案管理改革具備了前提條件。

3 推進(jìn)科技興檔，數(shù)字化模式的創(chuàng)新是重點(diǎn)環(huán)節(jié)

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進(jìn)。在檔案工作管理創(chuàng)新中，要利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)加以改造和提升。信息化的高速發(fā)展為檔案資源科學(xué)管理與服務(wù)利用提供了新的途徑，也迅速推動(dòng)著檔案事業(yè)的跨越式成長。檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，增加資源投入量，開發(fā)先進(jìn)的硬件設(shè)施和配套的檔案管理軟件，對(duì)老舊的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改造提升，實(shí)現(xiàn)檔案館藏的數(shù)字化加工，建成規(guī)范的數(shù)字化檔案館，早日實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步歸檔、遠(yuǎn)程查閱，為師生使用檔案提供更大的便利。

檔案館要主動(dòng)參與全校的辦公系統(tǒng)電子信息化研發(fā)工作，提出檔案專業(yè)管理方面的需求。數(shù)字化檔案館建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)該列入學(xué)校長期固定的計(jì)劃范疇，研討處理檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的鏈接之間的不足之處。設(shè)備技能現(xiàn)代化迫在眉睫，改變傳統(tǒng)手工操作速度慢、效能低的問題，利用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)技能方法，提升檔案管理的現(xiàn)代化科技含量和程度。積極地把檔案工作融入學(xué)校的中心歷程和重要環(huán)節(jié)中，讓學(xué)校檔案管理進(jìn)入主要位置，努力實(shí)行管理方法形式的社會(huì)化和多元化。

2）安全為先，確保保密。保密體制是檔案工作里非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代一定要依據(jù)實(shí)際狀況做到精確拿捏。網(wǎng)絡(luò)直接傳導(dǎo)檔案信息的情況下，用戶權(quán)限必須實(shí)行嚴(yán)格管制。嚴(yán)格杜絕影響穩(wěn)定和安定團(tuán)結(jié)、損害集體利益、涉足個(gè)人機(jī)密的檔案外泄。檔案信息與公開發(fā)行的圖書文獻(xiàn)資料不同，網(wǎng)上公開的檔案應(yīng)嚴(yán)格遵循保密原則，不能公開的檔案信息要嚴(yán)格界定內(nèi)、外部使用權(quán)限。

4 提升整體品質(zhì)，現(xiàn)代化服務(wù)模式的創(chuàng)新是主流助力

高校檔案館推動(dòng)服務(wù)創(chuàng)新，核心是不斷拓展檔案的服務(wù)面，增強(qiáng)服務(wù)的準(zhǔn)確性、便捷性。當(dāng)前，國家不斷加大對(duì)高等教育的投入，高校與社會(huì)各方面的聯(lián)系日益緊密，并帶來高校檔案工作的服務(wù)面不斷擴(kuò)大。如學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目的建設(shè)、科研平臺(tái)與創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)的建設(shè)、大學(xué)科技園的建設(shè)、與企業(yè)聯(lián)合開展合作等方面的工作，都比過去更加頻繁。這些帶有鮮明時(shí)代特征和發(fā)展趨勢的工作，都會(huì)產(chǎn)生大量新檔案，同時(shí)科研師生們也頻繁利用檔案舊資源，這一部分將成為高校檔案館新時(shí)期的新工作亮點(diǎn)。

另外，我國新媒體的主要形式為“兩微一端”，即微博、微信、移動(dòng)客戶端，已經(jīng)成為檔案服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾的新形式。檔案部門通過文字、圖片、聲像視頻等多種形式，以互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博等平臺(tái)為媒介，解讀制度、發(fā)布動(dòng)態(tài)、宣傳檔案、材料收集等，有效地拓展了檔案的服務(wù)功能。

5 提倡以人為本，人才資源的創(chuàng)新是基礎(chǔ)來源

推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新，人才是基礎(chǔ)，“雙一流”大學(xué)尤其要認(rèn)識(shí)到人才資源是第一資源。隨著我國高等教育推進(jìn)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科的“雙一流”建設(shè)，各高校的辦學(xué)規(guī)模逐步增大，科研水平逐步增強(qiáng)，檔案內(nèi)容逐漸豐富，查詢利用率更是大幅提高。檔案人不斷努力提高服務(wù)質(zhì)量，逐漸得到校領(lǐng)導(dǎo)和全校師生的認(rèn)可和支持。依據(jù)檔案的工作特征，積極營造鉆研業(yè)務(wù)、鼓勵(lì)創(chuàng)新、和諧互助的良好工作氛圍。加強(qiáng)內(nèi)部凝聚力，加強(qiáng)與校內(nèi)各部門的合作，不斷把檔案工作推陳出新，整體推進(jìn)，用優(yōu)質(zhì)的服務(wù)贏取學(xué)校各方面關(guān)注與重視。要積極打造一支精通業(yè)務(wù)、踏實(shí)工作、具有改革創(chuàng)新思維的專業(yè)人才 隊(duì)伍。

6 結(jié)束語

高校檔案部門面對(duì)“雙一流”的挑戰(zhàn)，無論是在業(yè)務(wù)工作層面，還是在管理服務(wù)工作層面，都要積極做到立足長遠(yuǎn)、整合資源、不斷創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理制度時(shí)還要注意把握正確方向，在實(shí)際工作中與具體情況相結(jié)合，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，讓檔案工作推陳出新，換發(fā)新的生機(jī)與活力！