石油工程項目管理的流程優(yōu)化策略

(西南石油大學 四川 成都 610500)

一、引言

石油工程項目是一項復雜的系統(tǒng)工程，從項目立項申請到項目驗收試運行，期間有計劃經(jīng)營崗、企管法規(guī)崗、生產(chǎn)運行崗、財務崗，甚至人事部都有參與。這樣的一個集成系統(tǒng)若是沒有標準的操作流程，很容易造成流程冗余、人力浪費、項目周期增長，最終造成增加成本和各種風險的后果。因此，對石油工程項目管理的流程優(yōu)化進行分析研究很有必要。

二、成立流程優(yōu)化小組

在開展石油工程項目管理流程優(yōu)化工作之前，需要建立一個專業(yè)的的流程優(yōu)化團隊。流程優(yōu)化團隊的工作最好是由部門高層管理人員直接領導，避免中層管理者干擾優(yōu)化思維。同時，涉及利益的中層管理人員和職能部門成員也應參與其中，因為他們最熟悉業(yè)務流程各個方面的細節(jié)。方便識別問題流程的原因和盲點，團隊成員需要自始至終地貫穿優(yōu)化過程。

三、流程優(yōu)化貫宣

流程優(yōu)化是企業(yè)不斷提高競爭力的重要手段，而新流程的推廣和實施需要一個漫長的過程，不可能一蹴而就。在實施過程中，要不斷豐富和加強對員工對流程優(yōu)化的認識。在貫宣過程中，流程優(yōu)化需要在系統(tǒng)層面和宣傳層面進行調(diào)試，不斷解決可能出現(xiàn)的新問題。宣貫的實施需要突破員工對流程優(yōu)化理解的瓶頸，如何將優(yōu)化理念滲透到員工的自覺行為中，一是向所有員工解釋為什么需要流程優(yōu)化，要讓員工明白，在當前市場競爭激烈的情況下，如果不能不斷降低成本或提高工作效率，將使企業(yè)面臨失去壟斷地位的風險；二是通過宣傳工作形成長效機制，確保上下聯(lián)動，促進全面實施，使全體員工對企業(yè)、自身的未來充滿希望，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展良性循環(huán)。

四、流程優(yōu)化方法

第一步業(yè)務分解：根據(jù)現(xiàn)有石油工程項目管理總流程目錄框架，相關管理部門結合業(yè)務實際情況，對工作結構進行分解；針對工作(業(yè)務)結構分解，確定工作(業(yè)務)內(nèi)容，明確工作業(yè)務流轉順序，確定各業(yè)務管理部門職責界面；根據(jù)職責劃分，對照公司內(nèi)控管理手冊中的業(yè)務流程目錄重新梳理優(yōu)化流程目錄。

第二步流程描述：業(yè)務流程圖的編制和修訂。根據(jù)第一步確定的職責界面和流程目錄，對照現(xiàn)有業(yè)務流程圖，分三種情形對應流程目錄繪制流程圖：A.對新增業(yè)務新建流程圖；B.對保留業(yè)務對照完善流程圖；C.對合并或刪除的流程圖做合并修訂或刪除處理

基本要求：對新增業(yè)務的流程描述，明確流程任務和涉及的相關部門，描述流程步驟，確定活動對應的職責部門或崗位，并編制流程圖；對已有業(yè)務的流程描述，參照現(xiàn)有流程圖，結合相關業(yè)務查找問題，新增必要的流程步驟，簡化非必要流程步驟，形成新的流程圖；對合并或刪除的流程圖做合并修訂或刪除處理。

第三步內(nèi)部審查(優(yōu)化)：針對第二步形成的業(yè)務流程圖、風險控制文檔、業(yè)務流程節(jié)點運行說明表初稿，由業(yè)務管理部門組織征求相關單位(部門)意見，進行溝通論證。優(yōu)化形成的業(yè)務流程圖、風險控制文檔、業(yè)務流程節(jié)點運行說明表，經(jīng)各業(yè)務管理部門主要領導審核后報企管法規(guī)崗進行規(guī)范性審查。

第四步規(guī)范性審查：企管法規(guī)崗對第三步完成的業(yè)務流程圖、風險控制文檔、業(yè)務流程節(jié)點運行說明表進行規(guī)范性審查：A.符合框架設計要求和油田公司流程定義標準，與公司級流程界面清晰，不存在交叉和矛盾，組織審批發(fā)布；B.存在職責或程序不清晰，與其他業(yè)務流程存在矛盾等情況，由業(yè)務管理部門重新組織審核，符合要求后組織審批發(fā)布。

第五步審批發(fā)布：經(jīng)第四步規(guī)范性審查后的業(yè)務流程圖、風險控制文檔、業(yè)務流程節(jié)點運行說明表，由企管法規(guī)崗按照統(tǒng)一文件格式規(guī)范編排整理，形成文件上報油田公司分管領導書面或會議審定后發(fā)布，發(fā)布后的業(yè)務流程圖及相關文檔由企管法規(guī)崗組織相關部門在辦公系統(tǒng)中進行維護。

五、流程優(yōu)化方案試運行

業(yè)務流程修改完善后，要進行實際操作，對新流程試運行的實際操作效果進行檢查、監(jiān)督和糾正，并對流程改進效果進行評價。試運行期間，對于短期方案的實施，各部門領導和員工可根據(jù)新流程的實際實施情況，提出仍需繼續(xù)改進的問題，可以通過討論研究對改進流程進行調(diào)整和優(yōu)化；對于長期方案的試運行，項目管理部門應根據(jù)企業(yè)組織結構的調(diào)整和業(yè)務流程的整體調(diào)整，確定試運行期限，以適應新工藝運行，避免優(yōu)化正式運行給企業(yè)帶來不必要的管理風險和運營損失。

六、流程固化

流程固化的內(nèi)容就是流程本身。流程的固化并不意味著單位流程管理已經(jīng)結束，而是意味著流程能夠更可靠地實施和運行。流程固化代表了此次流程優(yōu)化的暫時性勝利，但隨著市場環(huán)境和自身發(fā)展的需要，流程優(yōu)化必然成為企業(yè)必須始終面對執(zhí)行的管理方法，同時，固化后的流程也成為下次優(yōu)化的基礎，也是下一流程優(yōu)化階段的開始。

七、實施保障措施

(一)切實做好人力資源保障

流程優(yōu)化不僅需要了解具體業(yè)務流程，更需要懂一些優(yōu)化的原則，因此對于相關人才的培養(yǎng)和招聘不能忽視。邀請專業(yè)的優(yōu)化團隊來做優(yōu)化，只能解決燃眉之急，每個崗位的工作職責都會隨著集團公司結構的調(diào)整而變化，審批的程序流程也會隨之改變，因此擁有一支有自己員工組建而成的優(yōu)化團隊尤為重要，面對公司隨時的調(diào)整都可以迅速地做出最合理的優(yōu)化。而團隊的建設離不開人才，公司必須重視相關人才的引進和培養(yǎng)。

公司可以從以下兩方面來做好人才工作：一是通過每年的招聘環(huán)節(jié)，增加流程優(yōu)化相關專業(yè)；二是組織新人崗前流程優(yōu)化培訓。

(二)健全流程優(yōu)化管理制度，明確部門職責

流程優(yōu)化功在當代，利在千秋。要想充分發(fā)揮流程優(yōu)化對公司帶來的效率提升，就必須通過健全流程優(yōu)化管理制度，來規(guī)范庫車油氣開發(fā)部，甚至是整個塔里木油田公司的優(yōu)化程序和操作。除此之外，還要明確每個部門與流程優(yōu)化相關的部門職責，減少部門間推諉扯皮的無效工作。

(三)完善制度管理流程，實現(xiàn)制度閉環(huán)管理

項目管理流程優(yōu)化的方案是要在部門管理制度明確的前提下，才能順利被推行的，所以對具體優(yōu)化方案進行實施之前，應該對企業(yè)現(xiàn)有的制度進行完善和修訂。在建立項目管理流程優(yōu)化團隊的基礎下，可以根據(jù)優(yōu)化方案提出的對應制度方面的內(nèi)容，進一步分解到對應主責部門，由主責部門負責人安排本部室人員對改進內(nèi)容進行初步商討，并給出修訂意見。流程優(yōu)化團隊結合初步意見進行優(yōu)化，可通過采用與主責部門一對一的聯(lián)絡方式，再與其他部門進行研討，最終將修訂后的制度正式頒布實施。