電子檔案法律證據(jù)價值的維護研究

劉貞伶

摘要：隨著法院對于電子證據(jù)的認可，電子檔案作為證據(jù)的使用量有所增加。面對電子檔案數(shù)量急劇增長的情況，如何確保有價值的信息能夠被固定并妥善保存，以維護電子檔案的法律證據(jù)價值成為關(guān)鍵問題。文章在闡釋電子檔案的概念、特征和探究國內(nèi)外電子檔案法律證據(jù)價值維護現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從法律規(guī)定、技術(shù)手段、法律機構(gòu)、檔案機構(gòu)四個方面提出電子檔案法律證據(jù)價值維護的建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；法律效力；證據(jù)價值

分類號：G270.7

Research on the Maintenance of the Legal Evidence Value of Electronic Archives

Liu Zhenling

（School of Information Management of Peking University， Beijing， 100871）

Abstract：With the courts approval of electronic evidence， the use of electronic archives as evidence has increased. With the sharply increasing number of digital archives， how to ensure that valuable information can be fixed and kept properly to maintain the legal evidence value of electronic archives becomes a key issue. On the basis of explaining the concept and characteristics of electronic archives and exploring the status quo of the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives at home and abroad， the proposals for the maintenance of the value of legal evidence in electronic archives are put forward from four aspects： legal provisions， technical means， legal institutions and archives institutions.

Keywords：Electronic Archives； Legal Effect； Evidence Value

社會活動的開展越來越依賴計算機及互聯(lián)網(wǎng)，由此生成的信息逐漸增多，這對法律領(lǐng)域與檔案領(lǐng)域都產(chǎn)生了極大的影響。根據(jù)《2017年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要》統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示：“截至2017年底，館藏電子檔案162.9萬GB，其中，文書類電子檔案84.2萬GB，數(shù)碼照片26.3萬GB，數(shù)字錄音、數(shù)字錄像52.5萬GB”。[1]隨著電子檔案資源在數(shù)據(jù)總量和數(shù)據(jù)類型上日趨豐富，館藏檔案形成了以電子檔案為主體，多種載體檔案并存的館藏結(jié)構(gòu)。這些電子檔案是對社會活動的歷史記錄，能夠在解決爭端、處理案件和法律訴訟中發(fā)揮作用，也是企業(yè)、個人利用法律武器進行維權(quán)的依據(jù)。

目前，學(xué)者們對于電子檔案法律證據(jù)價值維護的研究集中在探討電子檔案的定義與特征、電子檔案的證據(jù)資格、電子檔案的法律認可度、電子檔案法律效力的保障措施四個方面。熊煒認為具有保存價值的電子文件經(jīng)過收集、整理歸檔后成為電子檔案[2]；林艷認為電子檔案滿足客觀性、相關(guān)性、合法性，其具有法律證據(jù)資格[3]；王曉玲指出雖然電子檔案與其他證據(jù)一樣并非是絕對保真的，但是電子檔案如果被其他證據(jù)所證實，就可以具有作為證據(jù)材料來輔助與完善案件處理的資格[4]。關(guān)于電子檔案的法律認可度，大部分學(xué)者認為主要障礙在于其原始性與真實性難以認定。例如，王敬政認為從檔案實態(tài)到虛擬態(tài)的轉(zhuǎn)化過程易受人為因素的破壞，從而影響電子檔案的客觀性與真實性，進而影響電子檔案的憑證作用與法律效力[5]；康燕玲談到了由電子文件可分離性造成的穩(wěn)定性問題[6]。學(xué)者們對于電子檔案法律效力保障措施的看法主要集中在技術(shù)層面與法律層面。例如，孫兆偉談到電子簽名技術(shù)對于數(shù)據(jù)保全的重要性[7]；胡丹進行了基于實踐的認證系統(tǒng)保全的相關(guān)研究[8]。但是這一領(lǐng)域研究成果總體較少，且主要集中在2010年以前，對于國外的實踐現(xiàn)狀和國內(nèi)的創(chuàng)新措施談及較少。因此，筆者擬在總結(jié)國內(nèi)外相關(guān)經(jīng)驗后，對電子檔案法律證據(jù)價值的維護提出拙見。

1電子檔案的概念與特征闡釋

隨著社會進入知識經(jīng)濟時代，計算機被廣泛應(yīng)用在檔案領(lǐng)域，產(chǎn)生了大量的電子檔案。國家檔案局在《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》中指出，電子檔案是具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件[9]?！峨娮雍灻ā分兄赋鰯?shù)據(jù)電文是以電子、光學(xué)、磁或類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的信息；電子簽名是指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。電子證據(jù)以電子數(shù)據(jù)為本質(zhì)，具有多種表現(xiàn)形式[10]。筆者認為，電子檔案在形式上屬于電子證據(jù)，且與數(shù)據(jù)電文、電子簽名具有共同的本質(zhì)。從理論上講，電子檔案滿足作為訴訟證據(jù)的三個基本特征，即電子檔案具有客觀性、關(guān)聯(lián)性與合法性。檔案是原始的信息記錄，任何一項工作和生產(chǎn)活動形成的檔案之間都有著密切聯(lián)系，并且電子檔案能夠按照法定程序被收集和運用。但是值得注意的是，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的載體具有多樣性，其所依賴的磁性存儲介質(zhì)、光盤存儲介質(zhì)等存在載體壽命短、介質(zhì)穩(wěn)定性差等缺點，這使電子檔案存在被改動的可能。在發(fā)揮檔案的法律證據(jù)價值時，如果檔案本身內(nèi)容有誤，無論檔案與案件具有多大的關(guān)聯(lián)性，都無法作為證據(jù)使用。也正因如此，人們對其法律效力的認可度有著爭議。電子檔案法律證據(jù)價值的維護是對電子檔案的真實性和證明力的維護，它貫穿在電子檔案法律證據(jù)價值發(fā)揮及電子檔案資源的長久保存過程中。

2電子檔案法律證據(jù)價值的維護現(xiàn)狀

2.1法律規(guī)定

（1）肯定不同種類電子證據(jù)的法律效力

在法律方面，各國陸續(xù)新增了一系列新的法律框架，逐步肯定了電子證據(jù)的法律效力，其主要目的是維護電子檔案的法律證據(jù)價值、加強索賠管理、防范和控制訴訟風(fēng)險。“英聯(lián)邦證據(jù)法”放寬并在某些情況下取消了對訴訟中可以接受的證據(jù)的限制，使法院能夠獲得更多的相關(guān)證據(jù)，以便查明事實[11]。此外，加拿大也通過《統(tǒng)一電子證據(jù)法》《個人信息保護和電子文件法》等有關(guān)法律明確電子證據(jù)的價值。而我國的訴訟法也逐步給予了電子證據(jù)獨立的合法地位，例如，《電子簽名法》明確了電子簽名和數(shù)據(jù)電文的含義，肯定了電子簽名與數(shù)據(jù)電文的法律效力與證據(jù)作用；《電子商務(wù)法》則肯定了電子合同與電子發(fā)票的法律效力與證據(jù)作用。

（2）明確電子證據(jù)同等證明力的條件

法國頒布了新的法律證據(jù)制度，提出如果能夠明確識別作者并且文件的完整性得到保留，電子檔案和紙質(zhì)檔案就具有相同的法律證據(jù)價值[12]。《比利時數(shù)字法》將電子簽名和電子身份認證有關(guān)的電子信息服務(wù)條例的一些條款納入了比利時經(jīng)濟手冊，這項法律為電子存檔定義了一個額外的法律框架，并確保保存在合格檔案系統(tǒng)中的電子文件能夠隨著時間的推移保持其法律價值[13]。我國在2019年公布并施行《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》，其第十二條指出，符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，第十三條也明確了電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力[14]。

2.2技術(shù)手段

（1）更新信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施

信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與更新主要包括系統(tǒng)和工具、存儲、網(wǎng)絡(luò)容量、數(shù)據(jù)完整性和信息系統(tǒng)安全性。在可信的電子對象存儲庫中存儲內(nèi)容，并在其整個生命周期中提供對內(nèi)容的持續(xù)管理和訪問。例如，聯(lián)合國檔案館將由國家數(shù)字化管理聯(lián)盟（National Digital Stewardship Alliance，NDSA）創(chuàng)建的數(shù)字保存成熟度模型作為其衡量數(shù)字館藏保存水平的標準。數(shù)字保存成熟度模型根據(jù)儲存位置、數(shù)據(jù)完整性、信息安全、元數(shù)據(jù)、文件格式和物理介質(zhì)6個要素對數(shù)字館藏的保存水平進行評估。目前，聯(lián)合國檔案館已經(jīng)測試了一組開源工具，并將其應(yīng)用于數(shù)字館藏的長期保存中[15]。這也為電子檔案的保存提供了良好的技術(shù)基礎(chǔ)。

（2）借鑒司法鑒定技術(shù)

英國數(shù)字保存聯(lián)盟（Digital Preservation Coalition，DPC）提出，信息處理必須具有適當?shù)拿舾行院桶踩裕瑫r要明確保護其證據(jù)價值，而檔案人員和其他存儲機構(gòu)的專業(yè)人員可從司法鑒定技術(shù)中受益，以解決電子檔案的真實性、問責(zé)性和訪問性問題[16]。司法鑒定技術(shù)正在進一步處理來自移動設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)和遠程計算機上的信息，包括實時數(shù)據(jù)、云服務(wù)等內(nèi)容。實際上，電子檔案保管員和司法專家都需要監(jiān)控和了解如何使用技術(shù)來創(chuàng)建、存儲信息，并按照相關(guān)標準和最佳做法負責(zé)任地管理這些信息。電子檔案的法律證據(jù)價值維護可以借鑒相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)，通過提取和挖掘相關(guān)的元數(shù)據(jù)和內(nèi)容，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下細粒度的訪問控制與審計管理。

（3）應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)

區(qū)塊鏈誕生以來主要解決交易的信任和安全問題，而該技術(shù)也同樣適用于需要高度保真的法律證據(jù)。2018年，英國司法部下屬的英國法院和法庭服務(wù)（HMCTS）和英國內(nèi)閣辦公室開放創(chuàng)新小組舉行了聯(lián)合會議，旨在推動對分布式分類賬本技術(shù)（Distributed Ledger Technology，DLT）的研究，并在區(qū)塊鏈平臺上開展電子證據(jù)的存儲試點項目，即建立區(qū)塊鏈和通過數(shù)字賬簿協(xié)助法院改革[17]。國內(nèi)的杭州互聯(lián)網(wǎng)法院也應(yīng)用了區(qū)塊鏈技術(shù)來定紛止爭，使電子證據(jù)的生成、存儲、傳播和使用全流程可信。目前，以區(qū)塊鏈技術(shù)為代表的新技術(shù)正在逐步探索與應(yīng)用中，智慧法院建設(shè)的步伐也在逐步加快，但是總的來說整個取證體系并未完全成熟。一方面，區(qū)塊鏈技術(shù)主要還停留在在存證階段，而取證階段的不可信風(fēng)險仍然較大。另一方面，區(qū)塊鏈中私鏈的節(jié)點質(zhì)量雖然比較高，但是節(jié)點數(shù)據(jù)很少，在一定程度上可能帶來更多風(fēng)險。

（4）開發(fā)符合電子檔案“單套制”管理要求的檔案系統(tǒng)

除了應(yīng)用技術(shù)手段來解決電子檔案在法律證據(jù)價值發(fā)揮過程中存在的問題以外，電子檔案法律證據(jù)價值的維護還應(yīng)該關(guān)注電子檔案的長期保存問題。上海自貿(mào)試驗區(qū)通過一系列技術(shù)的綜合應(yīng)用，實現(xiàn)電子文件的全程管理，保障電子檔案“單套制”管理模式的運行。例如，其開發(fā)的電子文件歸檔和電子檔案管理原型系統(tǒng)，可以通過定期檢測各項電子文件歸檔的指標來保障電子文件長期可用[18]。隨著信息系統(tǒng)環(huán)境的復(fù)雜化，電子檔案的種類增多，帶來了一系列管理難題，如電子文件容易被修改和入侵、云存儲空間的不足等。從電子檔案的雙套制管理向單套制管理模式的轉(zhuǎn)型是一個長期的過程，應(yīng)用技術(shù)還需要逐步完善。

2.3法律機構(gòu)

當前，法律機構(gòu)順應(yīng)了互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展潮流，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以維護電子證據(jù)的法律效力和推動法律機構(gòu)自身的發(fā)展。《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》第十一條指出，當事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過電子簽名、可信時間戳、哈希值校驗、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過電子取證存證平臺認證，能夠證明其真實性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應(yīng)當確認[19]。例如，浙江法院開發(fā)了材料收發(fā)及智能卷宗系統(tǒng)，能夠自動編目、排序，法官完成目錄校驗后可一鍵歸檔，避免二次掃描影響效率，這有利于形成完整無誤的電子檔案。

2.4檔案機構(gòu)

除了法律機構(gòu)以外，檔案機構(gòu)也主動對電子檔案法律證據(jù)價值采取了維護措施。例如，澳大利亞國家檔案館中已有一個專門的分類是有關(guān)證據(jù)文件，其中包括澳大利亞證據(jù)法、保留法律程序文件、文件銷毀和法律訴訟等。國家檔案館建議各機構(gòu)制定合理的程序來監(jiān)測很有可能在當前或未來的法律訴訟中被用作證據(jù)的機構(gòu)文件，并且應(yīng)當確保文件不被銷毀。在特定情況下，檔案館還可以發(fā)布正式的"處置凍結(jié)"通知，暫停銷毀已查明問題有關(guān)的記錄[20]。而反觀國內(nèi)，浙江省檔案館建設(shè)了電子檔案長久保存系統(tǒng)，通過透明加密技術(shù)和量子安全存儲技術(shù)、OFD格式轉(zhuǎn)換工具、可信時間戳等對接收進館的電子檔案實施出入庫監(jiān)管，實現(xiàn)了全流程有效管理與安全可溯[21]。

3電子檔案法律證據(jù)價值的維護建議

3.1法律規(guī)定

國家對電子檔案的法律效力已經(jīng)有了進一步的規(guī)范與要求，法律法規(guī)的不斷完善對于維護和發(fā)展電子檔案作為法律證據(jù)這一基本目標確有其進步意義。目前有關(guān)電子證據(jù)的法律規(guī)定已經(jīng)較為完善，但是由于電子檔案涉及長久保存的問題，國家機構(gòu)需要進一步對電子檔案進行詳細的規(guī)定和說明，以提升電子檔案的法律效力和法律地位。

3.2技術(shù)手段

（1）建設(shè)法律證據(jù)平臺

在信息時代，如何將新技術(shù)運用到檔案管理中，在保障檔案真實性、完整性的同時發(fā)展其利用服務(wù)職能是修訂檔案法時重點關(guān)注的問題。筆者認為，我們應(yīng)當建設(shè)一個法律證據(jù)平臺，推動各部門對電子檔案信息的互信、互認，實現(xiàn)電子檔案歸檔的全流程管理。利用分布式賬本技術(shù)，并且采用私鏈錨定公鏈的方式，減小數(shù)據(jù)庫被攻擊的可能性，從而保障數(shù)據(jù)的安全性。對于第三方的存證平臺，我們應(yīng)當利用加密的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)取證，并且要注重取證后的驗證。

（2）完善電子檔案長期保存系統(tǒng)

電子檔案在長久保存過程中面臨著很多的挑戰(zhàn)，包括載體脆弱性、信息安全問題等。這對電子檔案管理各個階段所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)的安全記錄與保存提出了要求。筆者認為，對于適合“單套制”管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)當緊緊圍繞電子檔案的管理要求，應(yīng)用元數(shù)據(jù)采集、電子認證等技術(shù)，推動電子檔案的長久保存，維護電子檔案的證據(jù)價值與法律效力。

3.3法律機構(gòu)

（1）精簡歸檔

電子檔案作為原始憑證，對法律機構(gòu)有著重要的證據(jù)價值。法律機構(gòu)應(yīng)當合理應(yīng)用電子檔案自助查詢系統(tǒng)，在便于保管的同時充分開發(fā)檔案資源，建立良好的檔案管理體系，努力實現(xiàn)以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的案件歸檔方式，促進精簡歸檔常態(tài)化。此外，法律機構(gòu)在對紙質(zhì)文件進行歸檔時，可以采用檔號合并裝訂等方式，提升空間利用率。法律機構(gòu)也應(yīng)當主動對館藏資料進行數(shù)字化加工，及時將庫存卷宗錄入數(shù)字檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化存檔。

（2）線下與線上立案

當事人及代理人可以通過線下和線上兩種方式進行立案。通過線下立案時，在辦理過程中產(chǎn)生的文書掃描工作，法院可以采用外包的方式，確保案件材料能夠隨案隨掃，并實現(xiàn)結(jié)案端的檔案數(shù)字化。通過網(wǎng)上立案平臺提交的案件，法院應(yīng)當逐步形成電子卷宗收集、保存、歸檔等全流程管理模式，推進電子檔案由電子卷宗隨案同步產(chǎn)生和深度運用。

3.4檔案機構(gòu)

（1）發(fā)揮檔案部門的作用

筆者認為，檔案部門作為證據(jù)流轉(zhuǎn)過程中的關(guān)鍵一環(huán)，也應(yīng)發(fā)揮其權(quán)威作用。首先，檔案部門應(yīng)當加強與法律部門的合作，促進立法規(guī)范。其次，檔案部門應(yīng)該積極進行宣傳，引導(dǎo)企業(yè)規(guī)范處理文件，進一步提高企業(yè)對于檔案工作的認識。企業(yè)檔案不僅具有重要的信息價值，而且具有證據(jù)價值，這些檔案涉及企業(yè)自身的利益甚至社會的穩(wěn)定。再次，檔案部門應(yīng)當整合各方面的檔案信息資源，規(guī)范檔案管理流程，在檔案工作流程以及長期保存中都應(yīng)該對電子檔案采取適當?shù)谋Ｗo措施，提供全流程長久保存管理，包括系統(tǒng)管理與設(shè)備控制、數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)遷移、監(jiān)控服務(wù)與掃描檢測等，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。最后，檔案部門可以進一步宣傳檔案工作，傳播檔案知識，弘揚檔案文化，發(fā)揮檔案的社會教育功能，進而提升社會檔案意識，這也一定程度上有利于證據(jù)的保全。

（2）提高檔案人員的素質(zhì)

檔案機構(gòu)應(yīng)加強對檔案工作人員的技能培訓(xùn)，使人為因素對電子檔案的影響減少，以確保電子檔案的原始性和真實性。首先，檔案人員應(yīng)當加深對電子檔案的理解，將其以保存紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)思維方式向以保存電子檔案為主的思維方式轉(zhuǎn)變。其次，檔案人員應(yīng)當學(xué)習(xí)對電子檔案的管理，其管理方式與紙質(zhì)檔案有所不同，尤其要注意電子文件的持續(xù)可讀性、保存與備份等。總之，檔案人員應(yīng)當在掌握電子檔案特性的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高自身的素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。

4結(jié)語

總體而言，維護電子檔案的法律證據(jù)價值，也就是維護電子檔案的真實性與證明力，都還需要從各方面進一步完善。目前，雖然電子證據(jù)已經(jīng)具有正式的法律地位，但是法律法規(guī)尚未對電子檔案的具體應(yīng)用進行明確規(guī)范，技術(shù)層面也有待進一步發(fā)展。我們需要從電子檔案資源在長久保存和法律證據(jù)價值發(fā)揮過程中存在的問題入手，加強檔案機構(gòu)與法律機構(gòu)的合作，相互借鑒。維護電子檔案證據(jù)價值，發(fā)揮其法律效力，不僅能夠推動立法的完善、提升政府部門的工作效能、保障企業(yè)與個人的合法利益，還能夠使檔案和檔案工作更受保護和重視，推動檔案的現(xiàn)代化管理。

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