數(shù)字時(shí)代軍工企業(yè)的檔案管理新視點(diǎn)

劉冰潔

摘 要：國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的企業(yè)實(shí)踐證明，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用是保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新研發(fā)產(chǎn)品的重要工具，現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)靠的是實(shí)力，比的是速度。實(shí)力靠的是一流的隊(duì)伍、一流的技術(shù)、一流的設(shè)備和一流的管理，而速度比的則是機(jī)制靈不靈、信息準(zhǔn)不準(zhǔn)、反應(yīng)快不快、共享程度高不高。我國(guó)的軍工企業(yè)在數(shù)字時(shí)代也正在全方位推進(jìn)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的數(shù)字化，軍工企業(yè)的檔案管理部門必然也要緊跟企業(yè)發(fā)展的步伐，全面向數(shù)字化管理邁進(jìn)。本文將以全新的視角來介召數(shù)字時(shí)代軍工企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)如何采取數(shù)字化管理，為全面提高軍工企業(yè)的整體素質(zhì)和核心競(jìng)爭(zhēng)力提供可持續(xù)發(fā)展的方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理

大力推進(jìn)國(guó)防科技工業(yè)的信息化，推動(dòng)軍工企業(yè)的數(shù)字化，是國(guó)防科工委為響應(yīng)黨中央十六大提出的“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化”的方針?biāo)扇〉闹卮髴?zhàn)略舉措。軍工企業(yè)的數(shù)字化必然帶動(dòng)軍工企業(yè)的檔案管理數(shù)字化，檔案管理的數(shù)字化又為軍工企業(yè)產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)提供快速、有力的支持。軍工企業(yè)生產(chǎn)方式數(shù)字化是對(duì)傳統(tǒng)軍工產(chǎn)品生產(chǎn)模式的重大變革。眾多的數(shù)字化信息的保存、加工、利用，無(wú)疑是對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式和管理模式的強(qiáng)大挑戰(zhàn)，促進(jìn)檔案部門實(shí)施變革，實(shí)行與數(shù)字化軍工企業(yè)生產(chǎn)方式相適應(yīng)的檔案管理數(shù)字化已經(jīng)迫在眉睫。

一、檔案信息數(shù)字化的益處

檔案數(shù)字化就是把檔案部門的紙質(zhì)檔案資料運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、篩選然后統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)的過程。檔案數(shù)字化的益處有其益處有：

（1）可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的潛能提高利用率（軍工企業(yè)檔案管理部門沒有充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的使用功能，在使用上只運(yùn)用了相對(duì)簡(jiǎn)單的功能，比如檔案的著錄，文件的保存，這都是最簡(jiǎn)單的功能。低效率的使用導(dǎo)致計(jì)算機(jī)功能沒有被充分發(fā)揮，使得人力、物力和時(shí)間都被浪費(fèi)，沒有物盡其用。

（2）可以保證檔案信息的時(shí)效性。傳統(tǒng)的信息加工模式是要慢慢做，仔細(xì)查，答案從形成存檔到利用，時(shí)間比較長(zhǎng)導(dǎo)致了信息時(shí)效性已經(jīng)喪失，對(duì)信息的應(yīng)用價(jià)值造成了嚴(yán)重影響。數(shù)字化檔案管理可以使檔案信息直接進(jìn)行讀取和存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)的功能進(jìn)行信息加工，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，快捷方便。

（3）可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。目前，我國(guó)的信息高速公路是處在發(fā)展階段，但是對(duì)于軍工企業(yè)的檔案管理工作人員來講，要做到與時(shí)俱進(jìn)時(shí)刻關(guān)注著信息化的發(fā)展方向，能夠根據(jù)發(fā)展需求拿出正確的對(duì)策，保證檔案工作適應(yīng)新的形勢(shì)變化和要求，為信息化高速公路的全面發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案信息數(shù)字化的方法

（一）檔案部門所藏的檔案資料數(shù)字化

目前，軍工企業(yè)在檔案的存儲(chǔ)及保管上，所包含的主要資料為文字、影像、圖片等，這些資料都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，利用計(jì)算機(jī)的識(shí)別功能和漢字輸入進(jìn)行文字的輸入及文本的存儲(chǔ)，還可以運(yùn)用掃描儀器進(jìn)行圖像的掃描，采用光學(xué)字符識(shí)別系統(tǒng)可以完成漢字圖像向文本的轉(zhuǎn)換，這些方法都使得原本的存儲(chǔ)變的更加快捷方便，查找起來也更加容易。對(duì)于檔案中存在的照片和底片這種資料的存儲(chǔ)，可以采用掃描儀器進(jìn)行掃描后上傳到計(jì)算機(jī)內(nèi)，也可以直接用數(shù)碼相機(jī)進(jìn)行拍照上傳，數(shù)碼相機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)直接圖像存儲(chǔ)，告別了老式相機(jī)需要膠卷的問題，直接和計(jì)算機(jī)的連接使得圖像存儲(chǔ)更加方便，錄音、錄像的檔案資料相對(duì)比較麻煩一下，但是也可以利用視頻集卡和音頻軟件來實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)。不同的音頻和視頻信號(hào)都可以利用視頻采集卡進(jìn)行收集分析，轉(zhuǎn)換后的數(shù)字信號(hào)可以輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，完成圖像的數(shù)字化存儲(chǔ)。

（二）計(jì)算機(jī)體系的建立

將所有軍工企業(yè)檔案部門所保管的檔案資料數(shù)字化后，同時(shí)，還需要構(gòu)建一個(gè)利于軍工企業(yè)管理與運(yùn)用的完整網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)體系，從而為軍工企業(yè)檔案信息數(shù)字化實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是軍工企業(yè)計(jì)算機(jī)體系建立的核心環(huán)節(jié)，其實(shí)一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，具有一定的艱巨性。主要是由于軍工企業(yè)檔案工作中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、各個(gè)門類以及工作環(huán)節(jié)都需要在軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，其中包含了：軍工企業(yè)重要電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案借閱利用數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全宗目錄庫(kù)、庫(kù)房管理數(shù)據(jù)庫(kù)、案卷目錄庫(kù)和卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)以及各種企業(yè)檔案編研信息數(shù)據(jù)庫(kù)等。在軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，各檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是其建設(shè)的構(gòu)建基礎(chǔ)，且數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)優(yōu)劣與企業(yè)檔案管理體系的質(zhì)量存在直接的關(guān)聯(lián)性。

（三）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系的建立

網(wǎng)上軍工企業(yè)檔案信息的管理與運(yùn)用同樣是軍工企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中重要的組成部分。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與運(yùn)用，通過充分運(yùn)用WWW超文本、超媒體技術(shù)，有效的實(shí)現(xiàn)了跨時(shí)空操作，隨時(shí)隨地可以進(jìn)行世界各地信息的瀏覽。軍工企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，只限于在企業(yè)局域網(wǎng)上應(yīng)用，那么其數(shù)字化應(yīng)用的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益仍無(wú)法得到充分發(fā)揮。所以，通過充分的運(yùn)用信息高速公路將軍工企業(yè)中非機(jī)密性檔案信息傳送到互聯(lián)網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)軍工企業(yè)檔案信息數(shù)字化價(jià)值的充分利用與發(fā)揮。美國(guó)、加拿大等發(fā)達(dá)國(guó)家在此方面的運(yùn)用較為成熟，我國(guó)仍在該方面仍處于探索階段。其實(shí)，我們可以充分的利用企業(yè)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)資源與檔案資源，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)與INTERNET網(wǎng)相聯(lián)的軍工企業(yè)檔案網(wǎng)服務(wù)器，就可以實(shí)現(xiàn)將可公開上網(wǎng)供用戶檢索瀏覽的非保密檔案信息庫(kù)放到主頁(yè)上，進(jìn)行有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)軍工企業(yè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。

三、檔案信息數(shù)字化的安全策略

（一）物理安全策略

物理安全策略的目的是保護(hù)軍工企業(yè)計(jì)算機(jī)信息避免出現(xiàn)自然災(zāi)害或者人為損害，防止敵對(duì)勢(shì)力竊取信息資料，當(dāng)檔案被提取或者使用時(shí)能夠驗(yàn)明檔案使用這的身份，防止出現(xiàn)越權(quán)操作，以確保軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息的保密環(huán)境完善、完整、完好。要建立起完善的檔案管理制度，防止出現(xiàn)偷竊破壞行為的出現(xiàn)。

（二）查閱控制策略

檔案計(jì)算機(jī)信息采用查閱控制策略是軍工企業(yè)重要的策略只有，能夠有效的保證軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息資源不被非法使用。查閱控制可以說是保證軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息安全最重要的核心策略之一。進(jìn)入軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的查閱控制是針對(duì)非法操作所提出的一種安全保護(hù)措施。軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息查閱者可以訪問哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，可以針對(duì)哪些文件、目錄、設(shè)備執(zhí)行哪些操作。軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息管理者根據(jù)他們的實(shí)際需要為他們分配操作權(quán)限。這些權(quán)限控制著軍工檔案計(jì)算機(jī)信息查閱者，多樣性的權(quán)限設(shè)置和組合，能夠使查閱者順利進(jìn)行檔案信息的查閱，也能有效的預(yù)防不符合身份的人員查閱，有效地控制查閱者對(duì)軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息資源的訪問，從而加強(qiáng)了軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息的安全性。

（三）網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制策略

對(duì)于上網(wǎng)的軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息，管理人員要實(shí)施有效的進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)網(wǎng)上進(jìn)行訪問的服務(wù)器進(jìn)行跟蹤記錄，遇到非法訪問的要給予文章、圖像等形式的預(yù)警，管理人員要時(shí)刻保持警惕，提高自身的注意力。當(dāng)遇到非法訪問軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)，服務(wù)器要記錄下非法訪問的次數(shù)，當(dāng)嘗試次數(shù)超過設(shè)定的次數(shù)時(shí)要進(jìn)行跟蹤鎖定。

（四）防火墻控制策略

防火墻的出現(xiàn)是對(duì)計(jì)算機(jī)保護(hù)的重要技術(shù)，能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)建立起安全的防線，組織不法之徒和黑客的攻擊，阻斷非法網(wǎng)絡(luò)訪問的途徑。防火墻的出現(xiàn)是控制計(jì)算機(jī)進(jìn)出的重要門檻。在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)防護(hù)時(shí)可以設(shè)置內(nèi)部和外部的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠有效的阻斷來至網(wǎng)絡(luò)的入侵。對(duì)軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息資源來說無(wú)疑是一個(gè)安全保障。

（五）信息加密策略

信息加密的目的是保護(hù)軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息。主要是通過各種加密算法來進(jìn)行信息加密的實(shí)施，從而實(shí)現(xiàn)以小代價(jià)換取較大安全保障。據(jù)悉，目前可公開的各種加密算法已經(jīng)有幾百中之多。它已成為對(duì)付惡意破壞計(jì)算機(jī)信息的有效方法之一，在軍工企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)信息機(jī)密性保障中，信息加密是唯一應(yīng)用的方法。

四、加強(qiáng)組織體系和隊(duì)伍建設(shè)

俗話說：火車跑得快，全憑車頭帶。在軍工企業(yè)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程中，檔案管理數(shù)字化隊(duì)伍的逐步建立和完善，檔案管理數(shù)字化隊(duì)伍的開發(fā)和服務(wù)，以及進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理數(shù)字化人員的積極性和創(chuàng)造性就顯得尤為重要。為了確保軍工企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，做為軍工企業(yè)本身應(yīng)該采取有力措施，吸引、培養(yǎng)、選拔優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字人才，建立與數(shù)字化建設(shè)任務(wù)相匹配的人才機(jī)制，為軍工企業(yè)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)打牢基礎(chǔ)。

古人云：“雖有智慧，不如乘勢(shì)，雖有基，不如待時(shí)?！碑?dāng)前，我們必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合武器裝備發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，去強(qiáng)化對(duì)軍工企業(yè)的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，從而促進(jìn)軍工企業(yè)的檔案管理技術(shù)性的提升，實(shí)現(xiàn)軍工企業(yè)的跨越式發(fā)展。