論檔案的科學(xué)化管理

劉夢雨

【摘?要】實施檔案科學(xué)化管理是社會發(fā)展的必然趨勢，是單位管理工作和改革發(fā)展的需要，是檔案管理人員應(yīng)重視的問題，為此，檔案管理人員需要不斷提高綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的使命感，提高檔案管理水平。通過充分利用檔案在工作和科學(xué)研究中的作用，可以為整個社會提供更準(zhǔn)確，更全面的檔案信息，實現(xiàn)檔案工作的價值。

【關(guān)鍵詞】科學(xué)化;管理;記錄

前言：

檔案科學(xué)化管理工作有助于實現(xiàn)檔案的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，也有助于發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題。但是，不科學(xué)的檔案管理很容易浪費(fèi)人力和物力。因此，本文探討并分析如何科學(xué)管理檔案的策略。

1、提高科學(xué)管理水平是檔案管理時代的要求

在新時代，提高科學(xué)檔案管理水平和行動是當(dāng)前檔案工作的重點。此外，要提高國家文化，經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的軟實力，這也是信息發(fā)展的趨勢必然的選擇。因此，檔案工作要采取科學(xué)合理的管理方法和手段，規(guī)范，合理化和規(guī)范檔案管理，促進(jìn)社會制度健康有效發(fā)展。在當(dāng)今的檔案管理工作中，有必要根據(jù)黨和國家的核心要求，按照科學(xué)管理水平進(jìn)行控制管理，并將科學(xué)發(fā)展觀貫徹到主流，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。檔案管理離不開科學(xué)技術(shù)的支持，將科技成果和方法應(yīng)用于檔案管理將促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。檔案管理是檔案工作的重點和基礎(chǔ)，是衡量檔案部門經(jīng)理管理水平的重要基礎(chǔ)。在當(dāng)前的檔案管理中，建立科學(xué)檔案可以說是提高檔案部門效率的主要途徑。在檔案管理中，通過科學(xué)理論指導(dǎo)檔案管理，提高和促進(jìn)基于科學(xué)系統(tǒng)的管理模型的完整性是確?？茖W(xué)系統(tǒng)和技術(shù)手段的主要方法。隨著時代的發(fā)展，歸檔工作的地位和作用越來越突出，歸檔工作逐漸滲透到各個行業(yè)，成為所有部門和企業(yè)不容忽視和缺乏的核心形式，并確立了其管理方法和方法。

2、與新的形勢和挑戰(zhàn)相比，檔案管理的不足點

2.1必須提高人員素質(zhì)

檔案管理團(tuán)隊從上到下穩(wěn)步發(fā)展，但與形勢發(fā)展的要求相比，仍然存在各種落后思想，創(chuàng)新技能薄弱，人才短缺以及勞動力老化的問題。某些檔案管理仍處于檔案起始階段，處理大量的任務(wù)并減少了宏觀思考，從而限制了檔案管理的長期發(fā)展。

2.2信息化建設(shè)水平相對落后

檔案管理現(xiàn)代化的總體水平仍然較低。許多存檔管理仍然保留在傳統(tǒng)的手動管理模式。檔案管理的軟件開發(fā)和應(yīng)用通常落后于信息技術(shù)的發(fā)展。存在檔案搜索效率低的問題，檔案信息網(wǎng)絡(luò)與網(wǎng)絡(luò)信息安全之間的矛盾。

2.3檔案管理系統(tǒng)不完善

檔案管理的規(guī)范化和制度化尚未建立，特別是一些基層單位尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，還沒有建立嚴(yán)格的責(zé)任，賠償和處罰制度。檔案混亂，不規(guī)則的管理問題，為了促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展，需要努力提高科學(xué)水平和提高檔案管理的質(zhì)量。

3、科學(xué)管理檔案措施

3.1制作檔案管理信息

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及，檔案管理形成信息網(wǎng)絡(luò)的交互是高級信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。因此，要分析信息網(wǎng)絡(luò)對新檔案管理方法的改變。首先，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。建立數(shù)據(jù)中心計算機(jī)室，服務(wù)器，局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)以及所有相關(guān)部門的檔案信息管理，可以方便快捷地管理檔案。其次，應(yīng)注意檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和應(yīng)用，以確保檔案信息可以在整個系統(tǒng)中快速共享。使檔案信息管理系統(tǒng)，并采用集中式數(shù)據(jù)處理分進(jìn)行分發(fā)，來確保檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

3.2做好檔案管理的基本任務(wù)

檔案管理的基本任務(wù)是首先建立基本系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)。工作程序和管理方法的改進(jìn)應(yīng)基于單位的具體條件和檔案服務(wù)的要求。由檔案管理負(fù)責(zé)人參加檔案管理系統(tǒng)研討會。會后，與各部門進(jìn)行了深入的交流與研究，在起草管理方法并收集意見后，可以發(fā)布相關(guān)任務(wù)。嘗試在每個部門的多個部門中使用它。其次，歸檔管理的要求很高，因為它需要在檔案和歸檔的收集，分類和存儲中進(jìn)行全面的工作。按照“準(zhǔn)確、細(xì)心”的原則，對檔案進(jìn)行分類和存儲，并在系統(tǒng)，部門和個人之間分配各種類型和數(shù)量的材料。必須全面進(jìn)行倉庫管理，以消除各種安全隱患，及時檢查所有檔案和倉庫的庫存清單和損壞檔案的修復(fù)，是檔案管理安全性任務(wù)之一。安全部門組織針對倉庫防火，防潮，防盜和驅(qū)蟲的檔案安全檢查，并在最終的預(yù)防工作中消除潛在的安全風(fēng)險。為了進(jìn)一步組織照片數(shù)據(jù)并提高音頻和視頻檔案的管理水平，要對單位存檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字掃描，并建立新的電子檔案，例如電影光盤，年度紀(jì)念品。照片檔案已進(jìn)入數(shù)字管理系統(tǒng)，單位引入有關(guān)管理視聽檔案的方法，并將視聽檔案保存在CD-ROM中，借用方便。

3.3創(chuàng)新檔案管理的概念，以增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新功能

如今，檔案信息網(wǎng)絡(luò)變得越來越流行，出現(xiàn)很多新的問題和需要解決的任務(wù)。為此，管理人員必須與時俱進(jìn)，適應(yīng)新發(fā)展，并不斷提高自己的的開拓創(chuàng)新能力。檔案管理員應(yīng)主動提高他們對網(wǎng)絡(luò)知識的了解。了解如何在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布檔案信息。管理人員通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，組織散布在多個地方的檔案信息，提供給用戶。檔案工作人員應(yīng)該能夠開發(fā)在線檔案信息，以真正提高在線檔案操作的服務(wù)水平，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求。需要熟悉歸檔專業(yè)知識，網(wǎng)絡(luò)歸檔信息檢索，強(qiáng)大的適應(yīng)性以及探索和創(chuàng)新精神的檔案管理團(tuán)隊。

3.4利用信息化正在促進(jìn)科學(xué)化

檔案管理面臨的信息相對復(fù)雜，數(shù)量也較大。如果僅使用人力來管理，存儲和查看工作，則所支付的人力和資源將逐漸增加?？紤]到這一點，檔案管理的信息化必不可少。同時，它提高了檔案和材料的透明度，通過根據(jù)管理權(quán)限改變檔案級別來提高所有員工的檔案意識，并幫助管理人員發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)人才。為檔案科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)。

結(jié)束語：

當(dāng)前，隨著社會科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，民族文化觀念的發(fā)展是民族發(fā)展的主要趨勢，是社會文明發(fā)展的基礎(chǔ)。隨著社會的發(fā)展，各種計算機(jī)軟件技術(shù)的應(yīng)用和改進(jìn)不容忽視，它是信息時代發(fā)展的必然選擇，對檔案管理工作模型的系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]蔡金艷.論檔案管理的規(guī)范化[J].齊齊哈爾大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2008，（1）：11.doi：10.3969/j.issn.1008-2638.2008.01.065.

[2]張小雪，佘再寧.論檔案管理現(xiàn)代化[J].湖南省政法管理干部學(xué)院學(xué)報，2001，（）：115-117.

[3]張旭春.論檔案管理現(xiàn)代化[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2007，17（9）：66-67.doi：10.3969/j.issn.1005-6033.2007.09.044.

（作者單位：濰坊市婦幼保健院）