如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

李凱輝

隨著事業(yè)單位的新一輪改革即將完成，事業(yè)單位的人力資源管理也隨之發(fā)生了很大的變化。人力資源管理中的檔案管理是事業(yè)單位的重要管理工作之一，科學的人力資源檔案管理方法可以幫助事業(yè)單位改善人力資源結構、全面分析個人、合理調(diào)動人員，從而提高單位對人力資源的利用率?，F(xiàn)階段，有些事業(yè)單位正在不斷地創(chuàng)新人力資源檔案管理方法，但還是遇到各種問題；還有部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理方法落后，管理水平不足，難以適應現(xiàn)在事業(yè)單位的發(fā)展。本文闡述了事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要性，并分析了事業(yè)單位人力資源管檔案管理存在的一些問題，同時提出了有效提升管理水平的措施，旨在為事業(yè)單位提供一些參考。

人力資源是事業(yè)單位發(fā)展的基礎資源，尤其在國家對事業(yè)單位做出了新一輪改革方案后，事業(yè)單位的人員流動會比之前更加的頻繁。事業(yè)單位想要為社會提供能更好的服務，需要引進和培養(yǎng)更多的人才，合理的安排職務。人力資源檔案管理是事業(yè)單位選拔用人、了解單位發(fā)展史、確保單位事務順利開展的重要依據(jù)。因此，提升事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平是非常迫切的事情。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的意義分析

人力資源檔案管理是指各單位的人力資源部門在管理工作中形成的對單位具有保存價值的各種形式的文檔資料。包括很多類型，比如員工檔案、招聘檔案、培訓檔案、績效考核檔案、薪酬檔案、勞動合同檔案、勞務派遣合同檔案等等。事業(yè)單位的人力資源檔案是事業(yè)單位的重要信息資源，是事業(yè)單位在不斷的發(fā)展中，人力資源部門總結和記錄的各種重要檔案。事業(yè)單位的做好人力資源檔案管理具有兩方面意義。

首先，有利于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，在事業(yè)單位改革的方向中，可以知道行政職能突出的事業(yè)單位向行政單位靠攏，經(jīng)營型的事業(yè)單位轉(zhuǎn)型成為國有企業(yè)或者流向市場公益性質(zhì)如學校、醫(yī)院等等向無編制、按崗位需求聘用管理方向發(fā)展。因此，未來事業(yè)單位想要可持續(xù)的發(fā)展，離不開更多優(yōu)秀的人才，人力資源檔案管理可以幫助事業(yè)單位充分了解員工的各種基本信息，事業(yè)單位可根據(jù)人事檔案的資料給予制定培養(yǎng)計劃，合理調(diào)動崗位，優(yōu)化資源配置，從而促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

其次，有利于激發(fā)事業(yè)單位的員工潛能，有句話說人的潛能是無限的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位，員工缺乏競爭力，積極性可能不是很高，喜歡隨遇而安。在改革后，事業(yè)單位的員工也具有競爭力，良性的競爭有利于提高員工的工作積極性，同時為單位作出更大的貢獻。通過人力資源檔案管理，事業(yè)單位可以知道員工的過往工作表現(xiàn)和成績，這個檔案對員工的未來事業(yè)具有深遠的影響，因此可以激勵員工工作更加認真負責，激發(fā)員工的內(nèi)在潛能，同時對員工具有一定的約束作用。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理存在的問題

一直以來事業(yè)單位是很多人想進去的，傳統(tǒng)的思想認為事業(yè)單位的工作是“鐵飯碗”，所以在人力資源檔案管理上沒有足夠的重視。隨著事業(yè)單位的改革，事業(yè)單位不再是人們心中的“鐵飯碗”，事業(yè)單位的發(fā)展需要更多的優(yōu)秀人才，所有更加重視人力資源檔案的管理?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位對人力資源檔案管理存在各種問題，不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求。

（一）人力資源檔案管理觀念落后

部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理觀念落后，受到社會環(huán)境和歷史的影響，部分事業(yè)單位的領導人不重視人力資源檔案的管理，認為檔案不重要，檔案只是對過去的記錄，不會影響單位的未來發(fā)展，所以在思想上就不重視人力資源檔案的管理，還有部分事業(yè)單位的領導人認為人力資源檔案就是簡單的把檔案保存起來就可以，只要不發(fā)生丟失、損壞、遺漏等情況即可。這種錯誤和片面的思想導致部分事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平一直很低下，而且很難隨著社會的發(fā)展提高管理水平。

（二）人力資源檔案管理不規(guī)范問題

事業(yè)單位的人力資源檔案管理制度不完善，導致很多檔案管理不規(guī)范，主要體現(xiàn)下三個方面，首先，檔案的信息真實向問題，由于檔案管理制度的不完善，部分員工會鉆空子，一些個人檔案會有履歷造價的現(xiàn)象，或者其他資料造價，事業(yè)單位也很難直接辨別出信息的真假，造成檔案信息失真。其次，檔案信息更新不及時，檔案是需要定時更新的，但是有些事業(yè)單位在檔案的管理中，不及時更新檔案，不會主動及時的去收集檔案，在收集檔案過程中沒有嚴格的執(zhí)行制度。最后，檔案不健全，在收集資料的時候，材料不全面、不準確，沒有按照事業(yè)單位人力資源檔案的規(guī)定來實施材料收集過程。

（三）人力資源檔案管理中系統(tǒng)問題

目前，很多事業(yè)單位的人力資源檔案管理系統(tǒng)還是比較欠缺，一方面，部分事業(yè)單位的人力資源檔案還是以紙質(zhì)的為主，放在檔案袋里，都堆放再到檔案室，檔案室對檔案也沒有進行分類和妥善的保存，有的事業(yè)單位甚至沒有專門的檔案管理室，或者檔案室的位置不合理，設置在地下室，導致紙質(zhì)檔案很容易受潮、發(fā)霉等。另一方面，部分事業(yè)單位也在實施電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于信息技術受限，不同事業(yè)單位又沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，所以都是小規(guī)模的管理系統(tǒng)，當出現(xiàn)人員流動的時候，不能有效實現(xiàn)人力資源檔案信息的共享。另外，事業(yè)單位的人力資源檔案有的是屬于保密性的，信息化系統(tǒng)的安全性也存在問題，所以很多事業(yè)單位的人力資源管理系統(tǒng)還是處于封閉保守的狀態(tài)，難以得到較好的發(fā)展。

（四）人力資源檔案管理中管理人員問題

事業(yè)單位的人力資源檔案管理水平一直難以得到提高，很大部分原因是管理人員的問題。首先，缺乏專業(yè)的人力資源檔案管理人才，我國企業(yè)、事業(yè)單位的人力資源管理長期以來并沒有收到足夠的重視，所以導致專業(yè)的人才也較少，而我國事業(yè)單位數(shù)量卻很多，所以嚴重的不協(xié)調(diào)。其次，很多事業(yè)單位的人力資源檔案管理人員的素質(zhì)普遍偏低，在工作中態(tài)度不端正，對待檔案管理不重視，在收集和管理檔案的過程中都沒有呈現(xiàn)出有個該有的嚴謹態(tài)度。最后，隨著人力資源檔案管理向信息化發(fā)展，部分管理人員的信息技術水平不足，因此，難以提高人力資源檔案管理水平。

三、有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的措施

為了更好的適應事業(yè)單位的改革發(fā)展，事業(yè)單位需要不斷的提升人力資源檔案管理水平。事業(yè)單位可以從以下幾個方面著手，全面提升人力資源檔案管理水平。

（一）改變觀念，提高人力資源檔案管理意識

事業(yè)單位的改革即將完成，人力資源檔案管理的重要性不言而喻。想要提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平首先要改變觀念，只有認識到檔案的重要性，才能提高檔案管理的意識，從而想辦法提高管理水平。首先，改變事業(yè)單位領導人的思想觀念，需要有關部門加強引導和作為，提高部分領導思想覺悟。其次，加強全體單位人員的意識，人力資源檔案的管理不是依靠某個人或者某些人，它需要單位全員人的配合，因為它是關系到每個人的切身利益。單位可以組織培訓和講座讓全員人認識到檔案的重要性，才能提高單位的檔案管理水平。

（二）完善人力資源檔案管理基礎設施、引進先進的管理技術

完善人力資源檔案管理基礎設施是提升管理水平的基礎，正所謂巧婦難為無米之炊，如果基礎設施都欠缺，再專業(yè)的人才也難以對檔案做出有效管理。事業(yè)單位人力資源檔案管理基礎設施包括專門的檔案管理室、檔案柜、閱覽室、辦公室等等。當然，對這些基礎設施也有一定的要求，比如檔案管理室要能夠防潮，有防盜設備、有滅火設備、防高溫設備。有空調(diào)等等?，F(xiàn)在是信息化時代，信息技術已經(jīng)運用在各個領域，事業(yè)單位的人力資源檔案管理也應該跟上時代的步伐，建立電子檔案，科學的使用檔案管理系統(tǒng)，引進先進的檔案管理技術。一方面，事業(yè)單位的人力資資源檔案管理較為復雜，傳統(tǒng)的檔案查閱和調(diào)動非常的麻煩，使用信息化管理系統(tǒng)可以大大提供工作效率，把復雜的工作簡單化。另一方面，紙質(zhì)的檔案長久保存安全性還是有待考量的，使用電子檔案可以保證檔案的安全和長久。

（三）建設人力資源檔案管理隊伍

事業(yè)單位想要進一步提升人力資源檔案管理水平，建設人力資源檔案管理隊伍必不可少。事業(yè)單位的人力資源檔案管理是一項細致和繁瑣的工作，也是一項重要和專業(yè)的工作，不可能依靠個人或者幾個人完成，更不可能是非專業(yè)人員能做好的，尤其是大的事業(yè)單位，人力資源檔案相當復雜。事業(yè)單位建設人力資源檔案管理主要從三個方面入手，第一，提高人力資源檔案管理人員的個人水平，事業(yè)單位要引進專業(yè)的人力資源檔案管理人才，如果是內(nèi)部人員提拔，需要對從事人力資源檔案管理工作的人員進行專業(yè)的培訓和學習。第二，增加人力資源檔案管理的人員，配備一支較為科學的隊伍，事業(yè)單位的檔案收集、輸入和保管以及各項事務都需要專門的人員來完成，而不是一個人承擔多項工作，才能提高工作效率和確保檔案管理的安全。第三，提高人力資源檔案管理人員的綜合素質(zhì)，事業(yè)單位的人力資源檔案部分屬于機密，很多檔案還關系到每位員工的發(fā)展及單位的發(fā)展，所以必須要保障檔案信息的真實、及時以及安全。因此，事業(yè)單位對人力資源檔案管理人員具有較高的素質(zhì)要求，單位要對從事該項工作的人進行考核和培訓。

（四）建立人力資源檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，事業(yè)單位建立人力資源檔案管理制度是提高管理水平的重要措施。事業(yè)單位要根據(jù)單位的現(xiàn)狀制定合理的制度，主要包括檔案的收集制度、分類整理制度、審核程序、以及鑒定制度等等。制定制度是基礎，制度落實到位才是關鍵，所以要責任到人，如果出現(xiàn)問題有明確的的責任人。制度都是為了保障檔案的真實性和完整性，從而為單位提供有價值的信息資料。總而言之，提高人力資源檔案管理水平是事業(yè)單位的一項長期工作。相關人員一定要不斷的在實踐中探索科學的管理方法并提升自身的綜合素養(yǎng)，才能更好地發(fā)揮人力資源檔案以及自身的價值。