實驗儀器設(shè)備驗收工作的思考與實踐

吳 衛(wèi)，汪 諍，劉 曦

（蘭州交通大學(xué)實驗室管理處，蘭州730070）

0 引 言

儀器設(shè)備的驗收工作是實驗室建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，對確保儀器設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用。通過實驗室儀器設(shè)備的驗收，可以鑒定供應(yīng)商所提供的儀器設(shè)備的質(zhì)量，審核是否符合采購合同的要求和法定標(biāo)準(zhǔn)，是當(dāng)事人分清法律責(zé)任、進(jìn)行有效索賠、理賠的重要依據(jù)。由于高校實驗儀器設(shè)備是實驗教學(xué)、科學(xué)研究試驗的主要物質(zhì)基礎(chǔ)，有別于其他普通設(shè)備。因此，對新購實驗儀器設(shè)備的驗收顯得尤為重要［1］。

1 實驗室建設(shè)驗收工作中存在的問題

2017年全國教學(xué)科研儀器生均值1.8萬余元，年均增長率在10%以上，各高校實驗儀器設(shè)備采購量均很大，所以做好儀器設(shè)備的驗收工作非常重要。但現(xiàn)實是，各高校重建設(shè)，輕驗收［2］，導(dǎo)致資金浪費(fèi)，實驗室建設(shè)周期延長，耽誤教學(xué)科研進(jìn)程。

1.1 采購人對設(shè)備熟悉程度不夠，驗收工作不規(guī)范

部分實驗室人員和實驗技術(shù)人員以及采購人，對所采購設(shè)備的性能了解不夠全面，調(diào)研考察不夠深入，未能全面掌握儀器設(shè)備的性能，加之有些儀器設(shè)備對專業(yè)水平要求較高，所以在儀器設(shè)備驗收過程中可能存在走過場，驗收工作比較草率，未測試設(shè)備的性能指標(biāo)，致使驗收工作存在瑕疵［3］。

1.2 實驗室建設(shè)人員在觀念上存在差異

有些實驗室在項目建設(shè)預(yù)算資金時很積極，爭取項目建設(shè)資金，前期的論證選型都很認(rèn)真［4］，一旦貨物到貨安裝后，驗收工作就不夠仔細(xì)。儀器設(shè)備的性能指標(biāo)不能達(dá)到預(yù)期的要求，實驗的開出效率低下，后期的維修保養(yǎng)工作量增大。

1.3 實際供貨設(shè)備參數(shù)與招標(biāo)參數(shù)之間存在差異

在儀器設(shè)備驗收過程中，供貨設(shè)備參數(shù)與當(dāng)時提交招標(biāo)采購參數(shù)之間存在差異［5］。部分供應(yīng)商在招標(biāo)過程中，對采購方提供的招標(biāo)參數(shù)直接復(fù)制，全都響應(yīng)招標(biāo)文件的技術(shù)參數(shù)，中標(biāo)后，因部分設(shè)備的參數(shù)在正常驗收過程中并不能直接檢測出，從而以次充好，蒙混過關(guān)。

1.4 儀器設(shè)備的安裝環(huán)境考慮的不夠完善

部分實驗室在建設(shè)時，只注重儀器設(shè)備的選型，往往忽略儀器設(shè)備的安裝環(huán)境，在設(shè)備到貨安裝過程中才發(fā)現(xiàn)問題，設(shè)備不能正常安裝調(diào)試，儀器設(shè)備安裝環(huán)境改造難度加大，建設(shè)周期延長，影響實驗教學(xué)和科研正常開展。

2 實驗室建設(shè)驗收工作的實踐

隨著學(xué)校對實驗室建設(shè)的投入增加，實驗室建設(shè)的工作任務(wù)明顯增大，加之一流學(xué)科的建設(shè)，進(jìn)口實驗儀器設(shè)備和大型儀器設(shè)備數(shù)增量明顯，設(shè)備驗收的把關(guān)至關(guān)重要，從而更好地保證教學(xué)科研能夠正常進(jìn)行。所以探索一套我校管理模式的實驗儀器設(shè)備驗收規(guī)范至關(guān)重要。

2.1 建立健全的管理制度，規(guī)范驗收流程

學(xué)校于2015年制定“蘭州交通大學(xué)實驗室儀器設(shè)備驗收工作規(guī)程”，規(guī)范了驗收管理程序。對于學(xué)校立項建設(shè)的項目，項目實施完成后，均要進(jìn)行項目驗收工作。項目驗收分為數(shù)量驗收和質(zhì)量驗收，數(shù)量驗收主要是按照合同進(jìn)行設(shè)備數(shù)量型號的核對，一般由用戶部門組織進(jìn)行；質(zhì)量驗收是安裝調(diào)試完成后主管部門組織專家按照招標(biāo)文件的要求進(jìn)行技術(shù)參數(shù)驗收。根據(jù)實驗室儀器設(shè)備驗收工作規(guī)程要求，依次完成驗收流程，直至入賬報銷。

實際工作中，始終堅持按照流程辦事。在驗收過程中，前期驗收方案準(zhǔn)備時間長一些，用戶和供應(yīng)商雙方須把驗收方案做得更細(xì)致，讓最后的現(xiàn)場驗收更加順利和流暢［6］。

2.2 增強(qiáng)驗收人員的技能培訓(xùn)，掌握驗收的核心要素

實驗儀器設(shè)備驗收工作的關(guān)鍵還是驗收人員的專業(yè)素質(zhì)［7］，設(shè)備在選型過程對儀器的熟悉度，往往導(dǎo)致在驗收時的專業(yè)程度。在實驗室建設(shè)初期，對于設(shè)備選型、調(diào)研、設(shè)備論證等環(huán)節(jié)均要求使用方認(rèn)真工作，對于不確定的設(shè)備，派使用部門老師到相應(yīng)的高校科研院所進(jìn)行調(diào)研，從設(shè)備適應(yīng)實驗教學(xué)的符合度，設(shè)備的可靠性，安裝環(huán)境，運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用等諸多方面進(jìn)行調(diào)查研究，選擇滿足學(xué)校實驗教學(xué)所需的設(shè)備。

加強(qiáng)實驗室人員驗收業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。①用戶部門實驗室人員熟悉驗收流程，做好每個步驟的記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向主管部門進(jìn)行溝通，使驗收工作順利開展。②實驗室人員需掌握設(shè)備通用使用常識，設(shè)備的功率、設(shè)備使用的電源、通風(fēng)、上下水的要求等基本建設(shè)環(huán)境的需求，在實驗室建設(shè)初期就要考慮周全。③在數(shù)量驗收時，使用部門的實驗室人員要核對設(shè)備的裝箱清單、附件、設(shè)備的裝箱參數(shù)和合格證等信息，以便和招標(biāo)時的參數(shù)進(jìn)行比對，初步確認(rèn)設(shè)備是否滿足需求。如果設(shè)備參數(shù)沒有隨設(shè)備裝箱，可在其設(shè)備生產(chǎn)廠官網(wǎng)上進(jìn)行查詢。④ 由于實驗室建設(shè)的招標(biāo)采購周期不確定，使得有些產(chǎn)品在供貨的參數(shù)和招標(biāo)時的參數(shù)發(fā)生了變化，均需要生產(chǎn)廠家作出說明，必要時可以由國家權(quán)威機(jī)構(gòu)做出質(zhì)檢報告，一般參數(shù)優(yōu)于招標(biāo)時，可以備案通過驗收。若參數(shù)負(fù)偏離招標(biāo)時，不能通過驗收，杜絕供應(yīng)商以次充好的事件。

2.3 加強(qiáng)法規(guī)政策學(xué)習(xí)，依規(guī)驗收

用戶部門的老師，主管實驗室建設(shè)的部門負(fù)責(zé)人均需加強(qiáng)招標(biāo)采購等政策法規(guī)學(xué)習(xí)，在法律法規(guī)的框架內(nèi)做好儀器設(shè)備的驗收工作。招標(biāo)結(jié)束后，合同的擬定和審查，就顯得尤為重要［8］。用戶部門的老師和主管實驗室建設(shè)的部門負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)合同的審查，對于驗收的條款要認(rèn)真把控，對于驗收不利和具有欺詐性的條款要進(jìn)行仔細(xì)斟酌和修改，規(guī)范合同簽訂。在后續(xù)驗收工作中減少扯皮和分歧，降低法律風(fēng)險。

2.4 建立專業(yè)驗收隊伍庫，配備相應(yīng)驗收檢測設(shè)備

在質(zhì)量驗收過程中，需要聘請相關(guān)專家對儀器設(shè)備進(jìn)行驗收工作。學(xué)校根據(jù)學(xué)科性質(zhì)，逐步建立專業(yè)驗收專家?guī)欤?］，庫中的專家基本來自高校和科研院所。這樣能夠保證驗收工作的高效和高質(zhì)量。同時，學(xué)校購置了一些檢測分析儀器設(shè)備（常用的檢測設(shè)備有萬用表、測距儀、示波器、游標(biāo)卡尺、風(fēng)速儀、電壓檢測儀、噪聲檢測儀等），配合專家的驗收，更具專業(yè)性。

2.5 進(jìn)口設(shè)備驗收及注意事項

進(jìn)口設(shè)備大都是貴重精密儀器，驗收工作涉及用戶、學(xué)校主管部門、供應(yīng)商、海關(guān)和廠家安裝工程師等多個部門［10］，驗收工作一般分為兩個階段進(jìn)行，① 設(shè)備開箱后的型號、數(shù)量驗收，② 設(shè)備調(diào)試安裝完成后的性能驗收。進(jìn)口設(shè)備的驗收小組是由校實驗室管理處組織，驗收專家一般由5人組成，使用單位提供2位（職稱必須是副高級職稱以上），實驗室管理處從學(xué)校的專家?guī)熘须S機(jī)再抽取3位熟悉此設(shè)備的專家（一般為校外專家）共同組成。對于有特殊要求的進(jìn)口設(shè)備，還要邀請行業(yè)專家參加評審。在用戶、校主管部門、供貨商和安裝工程師等工作人員同時在場的前提下，方可對進(jìn)口設(shè)備開箱驗收，驗收步驟為［11］：

（1）查驗外包裝情況。進(jìn)口設(shè)備長途運(yùn)輸，出現(xiàn)意外的機(jī)率較大，所以設(shè)備運(yùn)到安裝地時，要認(rèn)真對外包裝進(jìn)行檢查，是否有破損、開裂等情況［12］。有些進(jìn)口設(shè)備在運(yùn)輸過程是對設(shè)備的傾斜角度有嚴(yán)格要求，這些設(shè)備會在外包裝箱上安置有水平液體管，若設(shè)備在運(yùn)輸過程中的傾斜度超出適度范圍，黏附在外包裝箱上的管子內(nèi)液體將會變色，可能會影響到設(shè)備的正常安裝。若外包裝有任何異?，F(xiàn)象，應(yīng)立即向供應(yīng)商通報，同時現(xiàn)場取證拍照，是否繼續(xù)履行開箱驗貨手續(xù)由供應(yīng)商協(xié)商決定。

（2）開箱核對設(shè)備清單。進(jìn)口設(shè)備開箱核驗基本都是廠家安裝工程師進(jìn)行安裝時才進(jìn)行的，用戶主要按照設(shè)備采購清單和供應(yīng)商提供的裝箱單對箱內(nèi)的貨物逐項進(jìn)行清點(diǎn)，核對設(shè)備名稱、設(shè)備型號和設(shè)備數(shù)量以及配備件的型號數(shù)量［13］。

（3）安裝調(diào)試。設(shè)備開箱清點(diǎn)完成無異議后，各方在清點(diǎn)文件上簽字認(rèn)可。然后由廠家工程師進(jìn)行安裝、調(diào)試。在安裝調(diào)試過程中，如果安裝調(diào)試的環(huán)境不能滿足調(diào)試工作，要和主管部門及供應(yīng)商做好協(xié)調(diào)等工作，保證安裝調(diào)試工作的順利進(jìn)行。調(diào)試完成后，要做好設(shè)備資料的歸檔，技術(shù)人員的培訓(xùn)等工作。

（4）設(shè)備性能的驗收。由驗收小組專家成員對設(shè)備進(jìn)行參數(shù)、性能等的驗收［14］，設(shè)備運(yùn)行正常并能達(dá)到性能要求的，多方及驗收小組專家在學(xué)校的驗收報告簽字確認(rèn)，然后走支付報銷流程。性能達(dá)不到技術(shù)要求的，按照合同相應(yīng)的條款要求進(jìn)行處置。

（5）其他注意事項。進(jìn)口設(shè)備的包裝需保留一段時間，以免設(shè)備出現(xiàn)問題后，廠家對貨物及包裝進(jìn)行核對。保留期滿后，對包裝廢棄物按照無害化處理。

2.6 實驗室安全驗收

儀器設(shè)備安裝調(diào)試完成后，要對實驗室進(jìn)行消防和安全驗收，查看是否滿足相應(yīng)的規(guī)范要求。儀器設(shè)備的連接插座、線路、負(fù)載等多方面進(jìn)行仔細(xì)驗收，是否滿足使用和消防要求。如果實驗室進(jìn)行了裝修，則更要按照消防的要求逐一進(jìn)行查驗，煙感報警能否正常工作，消防器具是否齊全，都要考慮完備［15］。

3 結(jié) 語

實踐證明，儀器設(shè)備驗收非常必要［16］，近5年內(nèi)，我校組織的儀器設(shè)備驗收工作中，發(fā)現(xiàn)問題10多起。主要集中在：設(shè)備數(shù)量與合同不符，規(guī)格型號不符，設(shè)備性能達(dá)不到采購參數(shù)要求等。若不符合要求，則按照合同條款限期供應(yīng)商整改，整改后經(jīng)再次驗收，達(dá)到合同要求的，給予驗收合格，仍無法達(dá)到要求的就按合同中的條款給予相應(yīng)處罰，其中有1起按照合同直接予以退貨處理。

實驗室建設(shè)驗收工作量大責(zé)任重，對專業(yè)水平要求高，驗收工作需規(guī)范化、程序化，確保實驗儀器設(shè)備驗收工作質(zhì)量，提高驗收工作效率，為后續(xù)實驗室的管理工作打下堅實的基礎(chǔ)，更為日后儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)提供了有力的保障。