高校干部人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與前期工作

張紅梅，劉 濤

（沈陽藥科大學(xué) 組織人事部，遼寧 沈陽 110016）

干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，在干部考察、防止干部“帶病提拔”、巡視巡察、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)執(zhí)紀(jì)辦案、社會保障、司法公正等方面發(fā)揮了越來越重要的作用[1]。干部人事檔案工作核心在于利用，新版《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》，中共中央辦公廳于2018 年11 月印發(fā)）增加檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)要求，第二十六條明確指出，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。第三十八條再次強調(diào)，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構(gòu)應(yīng)當(dāng)運用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機制，為干部資源配置、領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規(guī)律研究等提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。

1 檔案信息化與意義

檔案信息化有兩個層次，一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。目錄信息數(shù)字化相對易操作，可實現(xiàn)概覽干部人事檔案全卷各大類信息，但無法閱覽全文信息；檔案信息化通常指的是檔案全文信息數(shù)字化，即檔案數(shù)字化系統(tǒng)通過閱檔權(quán)限控制并信息加密處理，可實現(xiàn)單位局域網(wǎng)及組織系統(tǒng)專網(wǎng)內(nèi)部查閱，不僅可提高檔案信息檢索時間與利用率，也方便根據(jù)檔案信息形成各種表單，如審核專用任免表、任前審核表、個人簡歷等，或?qū)n案信息進行數(shù)據(jù)分析，如對部門人員、年齡、民族、學(xué)歷、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出時間等基本信息進行統(tǒng)計，也可進行深度分析，一覽到底的查閱方式與實時統(tǒng)計分析功能為檔案利用提供精準(zhǔn)高效服務(wù)。

以紙質(zhì)檔案為主要媒介的查閱方式已嚴(yán)重制約檔案利用效率且易造成檔案材料的接觸性磨損，甚至可能帶來無法彌補的損失，同時紙質(zhì)檔案作為唯一憑證也為涂改造假提供可能。目前部分高校已陸續(xù)開展或已完成干部人事檔案信息化工作，尚未應(yīng)用檔案數(shù)字化系統(tǒng)的各級檔案部門應(yīng)制訂信息化規(guī)劃并開展前期準(zhǔn)備工作。

2 檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與前期工作

干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)至少滿足以下三點：一是方便利用又要保障信息絕對安全；二是數(shù)據(jù)規(guī)范且兼容性強，方便不同單位、不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)遞；三是易操作且數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能強，流程設(shè)計科學(xué)合理，自動生成、默認(rèn)和可選項多，減少重復(fù)錄入，既可以統(tǒng)計干部的基本信息，也具備領(lǐng)導(dǎo)班子分析、干部隊伍分析、人員層次分析等深度統(tǒng)計分析功能。因此需充分調(diào)研當(dāng)前較廣泛應(yīng)用的人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)其應(yīng)用領(lǐng)域、操作流程與功能模塊，同時開展信息化建設(shè)的前期工作。

根據(jù)高校干部人事檔案量大、管理人員少的現(xiàn)狀，建設(shè)可遵循分期、分批的建設(shè)原則[2]。分期：一為數(shù)字化前期的紙質(zhì)檔案整理、查缺、審核期；二為目錄錄入期；三為數(shù)字化掃描、圖像處理期；四為紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案目錄、內(nèi)容一致性、完整性、清晰度核對期；五為數(shù)字檔案日常管理、安全維護功能建設(shè)期，包括接收、存儲、轉(zhuǎn)出、查詢、權(quán)限等功能建設(shè)；六為數(shù)字檔案開發(fā)利用共享建設(shè)期，包括基礎(chǔ)信息的統(tǒng)計建設(shè)及深層次的檔案數(shù)據(jù)價值開發(fā)。分批即為按查借閱頻次進行分批數(shù)字化，如將中層以上干部、教授納入首批數(shù)據(jù)采集范圍，副教授、科級等其他教職工納入二批等?？疾烊耸聶n案數(shù)字化系統(tǒng)的同時，可以重點開展一、二期工作。

2.1 紙質(zhì)檔案整理、查缺、審核

應(yīng)按照《條例》《干部檔案整理工作細則》及《全國干部人事檔案專項審核工作實施方案》（組通字〔2016〕32 號）和《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》（《組工通訊》2015 年第10 期）要求，審核整理每卷檔案材料。目標(biāo)是真實準(zhǔn)確、全面規(guī)范、鮮活及時，因此要求材料形成部門、檔案管理部門和干部本人要熟悉掌握干部人事檔案歸檔內(nèi)容與要求，按照各自職責(zé)，圍繞目標(biāo)共同完成。

2.1.1 干部人事檔案歸檔范圍與要求

人事檔案管理部門要依據(jù)《條例》制定適合本單位的“干部人事檔案歸檔范圍”（見表1），并與主要的材料形成單位一一確認(rèn)，確保準(zhǔn)確移交。

2.1.2 嚴(yán)把內(nèi)容關(guān)

干部人事檔案工作人員對每一份檔案材料都要認(rèn)真鑒別，一看檔案材料是否屬于歸檔范圍；二看檔案材料是否具有連續(xù)性；三看檔案材料的印章是否齊全、手續(xù)是否完備，對印章不齊全、手續(xù)不完備的檔案材料應(yīng)退回材料形成部門進行補辦；四看檔案材料是否真實準(zhǔn)確，是否有偽造、涂改，對涉嫌偽造或涂改的材料嚴(yán)禁歸入檔案；五看檔案材料是否具有相關(guān)性[3]。⑤

Table 1 Filing scope and requirements of personnel archives表 1 干部人事檔案歸檔范圍與要求

2.1.3 規(guī)范整理

檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案歸檔范圍與要求，關(guān)注轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、職務(wù)提拔、職稱晉升、工資變化等情況，提醒相關(guān)部門或科室按時歸檔對應(yīng)材料；依據(jù)《條例》規(guī)定之干部人事檔案之內(nèi)容與分類，及時給予新歸檔材料標(biāo)注類別、順序號與頁碼，并更新檔案目錄。

2.2 數(shù)字化檔案目錄

檔案數(shù)字化系統(tǒng)大多可直接導(dǎo)入電子目錄，因此數(shù)字化檔案目錄可作為檔案信息化建設(shè)的前期準(zhǔn)備之一。檔案目錄電子化的優(yōu)勢是：便于更新與查詢。當(dāng)批量形成的散材料，如年度考核表、工資變動表、職稱申報表等大量材料歸檔時，登記、整理歸檔材料入相應(yīng)卷是首要任務(wù)。由于書寫更新紙質(zhì)檔案目錄比較費時，常常滯后，而這類材料的共性是名稱且/或形成時間一致，更新電子目錄則相對便捷，可實現(xiàn)與檔案內(nèi)容同步。電子目錄常為Excel 表格，在同一表單中依類別按序著錄。所有在職人員電子目錄可以放在一個文件夾里，文檔則按照檔案排列順序，統(tǒng)一以“檔案號”加“姓名”命名。有三種情況可以給文檔特殊標(biāo)注，如文檔命名時加前綴，①中層領(lǐng)導(dǎo)，中層干部檔案利用率較高，常單獨排列，為方便聚類此時則可以在文檔名稱前冠以“處級”或“處級副”； ②新入職人員，新入職人員歸檔材料或查閱較多，且大多為同類材料，為了便于歸檔，可在2 年內(nèi)單獨排列，文檔命名冠以“新”加“入職年”，即“新20**姓名”，待整體排序后，入職年可以移至姓名后繼續(xù)保留；③轉(zhuǎn)出，可以冠以“轉(zhuǎn)出調(diào)”（調(diào)轉(zhuǎn)）、“轉(zhuǎn)出辭”（辭職）加“轉(zhuǎn)出年”。檔案目錄數(shù)字化的內(nèi)容與形式既要方便導(dǎo)入檔案數(shù)字化系統(tǒng)，又要便于查詢與更新。及時更新的數(shù)字化目錄也方便檔案材料的規(guī)范管理，及時補充缺少項。

3 結(jié)語

干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)由于對信息安全、數(shù)字檔案質(zhì)量要求嚴(yán)格，選擇承建單位尤需謹(jǐn)慎，另前期包括軟件、服務(wù)器、硬件設(shè)備的購置費用、人力成本等不低的投入，及后期因形成數(shù)字化檔案信息的同時仍需按序歸檔紙質(zhì)檔案，對檔案管理人員的工作能力與工作強度要求大大提高，因此，許多單位仍在前期籌備中。先期工作除外，上述干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)、規(guī)范整理和數(shù)字化目錄的完善，調(diào)研人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)的同時，在近期購置硬件設(shè)備時考慮同數(shù)字化建設(shè)兼容，還應(yīng)陸續(xù)做好預(yù)案，包括工作流程與對應(yīng)制度、工作地點與安全措施、工作標(biāo)準(zhǔn)與監(jiān)督驗收等，為順利開展數(shù)字化工作做好前期準(zhǔn)備工作。