屬地化地勘單位地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀與建議

王 艷 ，姜永果，劉文佳，徐 恒

(云南省有色地質(zhì)局 云南 昆明 650051)

地質(zhì)勘查成果檔案資料是在地質(zhì)工作中形成的，是國家重要的檔案資料，是國民經(jīng)濟建設(shè)和進一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究等的依據(jù)和基礎(chǔ)，是國家的寶貴財富。在地勘單位發(fā)展過程中，地質(zhì)工作人員在艱苦的環(huán)境下通過對各類地質(zhì)、地貌的不懈努力與探索，總結(jié)出了很多寶貴的地質(zhì)資料信息。地質(zhì)檔案資料專業(yè)范圍廣泛、信息內(nèi)容豐富、保護好地質(zhì)檔案資料是維護國家經(jīng)濟發(fā)展的一項重要任務(wù)。

2001年，按國務(wù)院屬地化管理要求，原由國務(wù)院有關(guān)部門直接管理的在各省、自治區(qū)、直轄市的地勘隊伍劃歸各級人民政府管理。實行屬地化管理之后，地質(zhì)檔案由各單位自行管理，管理方式的落后及管理意識的薄弱，使得地質(zhì)檔案分類不清，歸檔缺乏系統(tǒng)性，信息化和數(shù)字化程度普遍不高，這對地質(zhì)檔案管理水平的提升帶來了較大的影響，也不利于地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。要想嚴(yán)格推行管理條例的措施，就必須要達到更高質(zhì)量的管理工作，因此提高檔案管理工作刻不容緩，這樣才能夠更好地提高檔案的管理效率。

1 屬地化地勘單位地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 資料存量及類別

地質(zhì)資料蘊藏有豐富的信息，包含地質(zhì)找礦、區(qū)域地質(zhì)調(diào)查等重要成果報告；地形圖及各類數(shù)據(jù)庫；物化探成果報告、科研報告、年度立項申請與設(shè)計書、測繪工程、實驗測試、探礦工程等原始資料；區(qū)調(diào)資料(含地質(zhì)、礦產(chǎn)、水文、化探)報告；技術(shù)類書籍等。

1.2 管理現(xiàn)狀

實行屬地化管理之后，地質(zhì)檔案由各單位自行管理，由于管理方式落后，管理意識薄弱，使得檔案分類不清，缺乏系統(tǒng)性。具體主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)在原本地質(zhì)檔案的管理中，在立卷還有分類方面不明確，已經(jīng)歸類的地質(zhì)檔案沒有符合系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確、清晰的要求。

(2)地勘單位的地質(zhì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，單位組織的專業(yè)知識培訓(xùn)少，具備地質(zhì)勘查專業(yè)能力和檔案管理專業(yè)知識的復(fù)合型人才較少。

(3)由于受到傳統(tǒng)地質(zhì)檔案管理的影響，地質(zhì)檔案的管理并沒有因為科技的迅猛發(fā)展而改進，手工管理模式在地勘單位管理地質(zhì)檔案中仍然盛行。部分地勘單位使用的是木柜存儲資料，沒有按要求配置“三鐵”(鐵窗、鐵門、鐵柜)、“四防”(防盜、防火、防潮、防鼠)。

(4)地勘單位對檔案管理缺乏重視，地質(zhì)資料實際儲藏空間已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有資料的日常儲存，新收入的地質(zhì)資料只能放置與紙箱中和堆積于地面，地質(zhì)資料的安全性、保密性、延續(xù)性、完整性均得不到保障。

2 屬地化地勘單位地質(zhì)檔案管理存在的主要問題

2.1 地質(zhì)資料管理體系不夠完善。

大部分地勘單位對于檔案管理缺乏重視，導(dǎo)致地質(zhì)檔案管理體系不夠完善。地質(zhì)資料檔案館館藏了多年來在全省各地工作形成的地質(zhì)、遙感、物化探資料數(shù)萬份，隨著時間的推移，館藏的地質(zhì)資料將越來越豐富。因此要建立健全的地質(zhì)檔案管理體系，加快對地質(zhì)檔案開發(fā)利用方式的轉(zhuǎn)變，推進地質(zhì)檔案信息化的建設(shè)步伐。隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，地質(zhì)檔案管理工作也需要積極引入信息化技術(shù)，加快推進地勘單位地質(zhì)檔案信息化建設(shè)進程。在地質(zhì)檔案信息化建設(shè)過程中，需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地質(zhì)檔案管理與服務(wù)的基本框架，推進信息的社會化服務(wù)，才能全面提升地質(zhì)檔案信息的開發(fā)利用效率。

2.2 地質(zhì)資料管理意識薄弱

大部分地勘單位對于地質(zhì)檔案缺乏管理意識，這是普遍存在的問題。特別是當(dāng)前地勘單位改革工作的不斷深入，部分地勘單位將更多的精力放在追求經(jīng)濟效益方面，對地質(zhì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視。在地勘單位地質(zhì)檔案管理工作中，存在檔案管理方式落后的問題，不僅檔案分類不清，而且地質(zhì)檔案歸檔缺乏系統(tǒng)性。地質(zhì)檔案信息化和數(shù)字化程度普遍不高。這對地質(zhì)檔案管理水平提升帶來了較大的影響，也不利于地質(zhì)檔案信息資源的有效利用。

2.3 地質(zhì)資料保密意識薄弱。

在《涉密地質(zhì)資料管理細(xì)則》中較詳細(xì)規(guī)定了地質(zhì)資料的定密原則及密級確定，由此可以看出地勘單位的地質(zhì)原始資料和成果資料有很大部分屬于國家秘密范圍。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)信息化時代，網(wǎng)絡(luò)滲透人們工作和生活的方方面面。對地勘單位而言，信息化大大提高了地勘單位的工作效率。眾所周知，地勘大部分工作在野外，遠離工作本部或甲方工作場所，網(wǎng)絡(luò)便捷了地質(zhì)資料的傳送，方面了溝通。另一方面，地質(zhì)資料量多，為了存儲簡便、調(diào)取快捷，當(dāng)前地質(zhì)資料的歸檔往往要求數(shù)字化。在這過程中，增加了泄密的概率。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，地勘單位也逐步開始進行企業(yè)化改革或者企業(yè)化管理。地勘單位重業(yè)務(wù)的拓展和經(jīng)濟效益最大化，沒有充分重視對地質(zhì)資料的管理，相對投入的財力人力不足。尤其是對于電子檔案資料，當(dāng)前，隨著地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化，絕大部分地勘單位沒有設(shè)立信息管理部門，放松了對計算機、互聯(lián)網(wǎng)泄密隱患的警惕。

3 加強地質(zhì)檔案管理的重要意義

3.1 地質(zhì)資料是地質(zhì)工作的知識結(jié)晶

地質(zhì)資料直接記錄了地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘查、科學(xué)研究等地質(zhì)工作的過程、經(jīng)驗和成果。既有野外調(diào)查過程中形成的原始記錄，即原始地質(zhì)資料，也有野外工作采集的地質(zhì)資料實體，即實物地質(zhì)資料；還有經(jīng)過科技人員綜合整理、分析研究形成的知識性成果地質(zhì)資料。因此，每份地質(zhì)資料都承載著地質(zhì)工作者的智慧和創(chuàng)造，包含了很多的科學(xué)信息，是科學(xué)知識和科技經(jīng)驗的有效積累和儲備。由于受時代、科技發(fā)展水平、認(rèn)識的漸進性、地質(zhì)工作投入的強度和地質(zhì)工作者的水平等條件的限制，每一份地質(zhì)資料都存在認(rèn)識的不全面性及結(jié)論的不準(zhǔn)確性，也就包含了很多尚未被完全認(rèn)識的科學(xué)信息。因此，地質(zhì)資料具有科學(xué)上的不完整性和可探索性，這既是地質(zhì)資料巨大潛在價值的體現(xiàn)，也是地質(zhì)資料開發(fā)利用的基礎(chǔ)。

3.2 地質(zhì)資料是地質(zhì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，人們越來越注重地質(zhì)科技檔案，越來越關(guān)注如何利用地質(zhì)科技檔案，才能為社會帶來不可估量的利益。礦產(chǎn)、水文、 環(huán)境、地球物理、地球化學(xué)等多個學(xué)科，可廣泛應(yīng)用于礦產(chǎn)勘查開發(fā)，地質(zhì)災(zāi)害預(yù)防與治理，工程建設(shè)，環(huán)境變化等各個領(lǐng)域。不同的部門、行業(yè)可以從不同的角度解讀同一份地質(zhì)資料，可以提取出對本領(lǐng)域有用的信息，服務(wù)于社會的各個領(lǐng)域。因此，地質(zhì)資料信息是公共產(chǎn)品，具有服務(wù)社會的功能。

3.3 地質(zhì)資料的價值是地勘單位的經(jīng)濟命脈

地質(zhì)資料是指在地質(zhì)工作中形成的，對國家和社會具有保存價值的，以文字、圖表、聲像、標(biāo)本、樣品、巖礦心等不同形式存在的地質(zhì)、礦產(chǎn)信息和實物等。地質(zhì)資料是國家重要的檔案資料，是國民經(jīng)濟建設(shè)和進一步開展地質(zhì)工作、科學(xué)研究等的依據(jù)和基礎(chǔ)，是國家的寶貴財富，必須實行統(tǒng)一管理并發(fā)揮其作用。對國家經(jīng)濟及文化方面的進步發(fā)展有著極其重要的價值，且蘊含著巨大的經(jīng)濟與社會效益。在社會發(fā)展的進程中，地質(zhì)資料的收集與管理顯得尤為重要。通過重視地質(zhì)檔案資源的開發(fā)利用，全面提高地質(zhì)檔案服務(wù)質(zhì)量，能夠更好地體現(xiàn)出地質(zhì)檔案的內(nèi)在價值。地勘單位管理的地質(zhì)資料的價值高低是地勘單位的經(jīng)濟命脈。地勘單位能否做好管理工作，決定著地勘單位能否長久生存和持續(xù)發(fā)展。

4 對屬地化地勘單位地質(zhì)檔案管理的工作建議

4.1 完善地質(zhì)檔案管理的日常體系

在新的形勢下，我們想要做好檔案管理工作，使其適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展要求，要建立健全地質(zhì)檔案管理體系，加快對地質(zhì)檔案開發(fā)利用方式的轉(zhuǎn)變，推進地質(zhì)檔案信息化建設(shè)步伐，全面提升地質(zhì)檔案信息的開發(fā)利用效率。保證每個環(huán)節(jié)的工作都有跡可尋，對于所建立的管理制度，要嚴(yán)格執(zhí)行，將待歸檔的地質(zhì)資料，按照不同的類型做好分類，便于保存和歸檔。此外，在制度的制定方面要做到細(xì)則化，明確本單位檔案的歸檔基本要求和基本內(nèi)容，細(xì)化數(shù)據(jù)文件的移交與保存借閱等內(nèi)容。針對當(dāng)前地質(zhì)檔案社會服務(wù)模式來完善地質(zhì)檔案管理機制。同時要加快對原有地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，將原有紙質(zhì)檔案進行錄入，通過實現(xiàn)地勘單位地質(zhì)檔案數(shù)字化，可以有效地提高地質(zhì)檔案信息利用率，全面提高地質(zhì)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平，為地質(zhì)檔案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。所以做到地質(zhì)檔案的信息化管理是檔案管理工作的重要內(nèi)容。單位之間可以做良好的交流和溝通工作，相互取長補短，不斷完善地質(zhì)檔案的管理技術(shù)。做到檔案信息化管理，既提高了地質(zhì)檔案管理的效率，同時也加強了地質(zhì)檔案管理的質(zhì)量。 此外，地質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化的查詢，在調(diào)用以及歸檔時都提高了效率，對于地質(zhì)檔案工作的開展具有突破性意義。

4.2 提高對地質(zhì)檔案管理的水平

當(dāng)前很多單位對于檔案管理工作重視程度很低，所以導(dǎo)致地質(zhì)檔案在管理的技術(shù)以及制度等方面都存在一些問題。針對這一現(xiàn)象，首先應(yīng)該做到的就是從思想上提高對地質(zhì)檔案的重視，建立規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，將這三點要求滲透到檔案的收集、整理、歸檔等各個階段的工作之中。此外，領(lǐng)導(dǎo)階層還要協(xié)調(diào)好每個部門，提高他們對檔案管理工作的重視程度，保證歸還的檔案完整，在收集、歸檔以及移交的過程中避免人為因素對檔案造成損壞。

4.3 加強對地質(zhì)檔案管理的保密意識

加強地質(zhì)檔案管理人員的保密教育，提高地質(zhì)檔案管理者的政治素養(yǎng)和保密意識。對涉密人員進行教育培訓(xùn)要做到因人施教、因崗施教，內(nèi)容應(yīng)包括保密的相關(guān)法律法規(guī)、涉密地質(zhì)資料的專業(yè)知識，使相關(guān)人員清楚的認(rèn)識新形勢下竊密與反竊密斗爭的嚴(yán)峻形勢。地質(zhì)檔案重庫房應(yīng)當(dāng)配置“三鐵”(鐵窗、鐵門、鐵柜)、“四防”(防盜、防火、防潮、防鼠)。增強計算機保密防范能力，加強對涉密計算機的監(jiān)控管理，保障檔案資料庫房的保密安全。

4.4 加大對地質(zhì)檔案管理的經(jīng)費投入

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，地勘單位重業(yè)務(wù)的拓展和經(jīng)濟效益最大化，沒有充分重視對地質(zhì)資料的管理，相對投入的財力人力不足，地勘單位應(yīng)該重視地質(zhì)檔案管理，加大對地質(zhì)檔案管理的經(jīng)費投入。一是重視保密經(jīng)費的投入。地質(zhì)檔案室要設(shè)有獨立的檔案資料庫房，要將庫房與辦公室和閱覽室分開。重庫房應(yīng)當(dāng)配置“三鐵”(鐵窗、鐵門、鐵柜)、“四防”(防盜、防火、防潮、防鼠)。二是引入先進的技術(shù)設(shè)備經(jīng)費的投入。地勘單位應(yīng)當(dāng)與時俱進，敢于使用先進的防范技術(shù)，增強計算機保密防范能力，保障計算機網(wǎng)絡(luò)安全，同時用于加強對涉密計算機的監(jiān)控。三是要重視檔案管理人員的培訓(xùn)經(jīng)費的投入。定期為檔案管理人員提供專業(yè)化的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。

4.5 提高地質(zhì)檔案管理人員的主動服務(wù)意識

地質(zhì)資料檔案管理工作的服務(wù)方式要由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向全方位服務(wù)轉(zhuǎn)變。地質(zhì)檔案的管理，其最終目的是實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息的有效利用。但當(dāng)前大部分地勘單位在地質(zhì)檔案利用方面缺乏主動意識，“重藏輕用”現(xiàn)象仍然十分突出，很少對地質(zhì)檔案信息進行開發(fā)利用。因此，檔案管理人員要正確處理好地質(zhì)資料檔案的保密、利用與服務(wù)的關(guān)系，做到嚴(yán)格遵守各項保密制度，在不違背保密約束的條件下開展好各項地質(zhì)檔案的利用與服務(wù)工作，只以服務(wù)為目的，積極主地為地勘工作提供更好的檔案資料服務(wù)。