思維導(dǎo)圖在秘書工作中的運(yùn)用

姜本紅 姚麗霞

（1.蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇蘇州 215008；2.蘇州安信國際投資顧問有限公司，江蘇蘇州 215011）

一、思維導(dǎo)圖及繪制方法

20 世紀(jì)60 年代，英國的東尼·博贊提出了思維導(dǎo)圖的概念。思維導(dǎo)圖又稱“心智圖”，最初僅應(yīng)用于教學(xué)活動，后在工商界被廣泛應(yīng)用。思維導(dǎo)圖有四個主要特性：一是思維的發(fā)散性，它有利于促進(jìn)思維發(fā)散的深度和廣度；二是思維的聯(lián)想性，它有助于促成思維的層次劃分并增強(qiáng)記憶；三是思維的條理性，它能使思維條理清晰，層次分明；四是思維的直觀性，它能使復(fù)雜的內(nèi)容直觀呈現(xiàn)出來。

思維導(dǎo)圖繪制方法主要有兩種——手繪思維導(dǎo)圖和計算機(jī)軟件繪制思維導(dǎo)圖。

手繪思維導(dǎo)圖簡單方便，繪制工具有紙筆即可。當(dāng)然，如果備有不同顏色的填色筆更好。填色筆可使圖表層次更分明，重點、難點更醒目，也能增強(qiáng)記憶力。手繪思維導(dǎo)圖有利于繪制者充分調(diào)動左右腦的機(jī)能，激發(fā)大腦的潛在能力，提升思維能力。而繪制出的思維導(dǎo)圖又能清晰、全面地呈現(xiàn)出工作思路、工作步驟、工作進(jìn)展程度及各環(huán)節(jié)間的聯(lián)系，使各項任務(wù)一目了然。這有利于秘書掌握工作處理情況，便于及時調(diào)整工作任務(wù)，順利完成工作。手繪思維導(dǎo)圖簡單方便，最適合日常事務(wù)性工作。

計算機(jī)繪制思維導(dǎo)圖，即用思維導(dǎo)圖軟件繪制思維導(dǎo)圖。軟件思維導(dǎo)圖具有組織化和格式化的特點，有利于保存和傳遞，而且專業(yè)、美觀，適合需要保留、分享與展示的工作，如策劃方案、PPT、工作計劃、工作總結(jié)等。思維導(dǎo)圖繪圖軟件有很多，如XMind、MindManger xmind 2016、Freemind 等。其中XMind 有免費(fèi)版的，但繪制好的思維導(dǎo)圖無法直接導(dǎo)出，只能通過截屏獲取。但截屏十分方便，在工作和生活中使用這款軟件是不錯的選擇。Mind Mangerxmind2016的界面開始向Office靠攏，可以與Office辦公軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)上的互通，同時能很好地應(yīng)用于管理項目進(jìn)度，實現(xiàn)實時交流。Freemind是一款最早免費(fèi)的思維導(dǎo)圖軟件，功能強(qiáng)大，界面簡潔大氣，雖然很久沒有更新，但仍受到很多人的喜愛。秘書可以根據(jù)工作需要和自身喜好來選擇軟件。軟件思維導(dǎo)圖操作簡單，易上手，繪出的圖高端大氣，可觀性強(qiáng)。

二、思維導(dǎo)圖對秘書工作的作用

（一）思維導(dǎo)圖能幫助秘書人員理清工作思路

思維導(dǎo)圖能激發(fā)思維的潛能，調(diào)動思維的積極性，實現(xiàn)在一張紙上統(tǒng)攬全面工作。工作頭緒多、任務(wù)繁雜是秘書工作的常態(tài)，這往往導(dǎo)致秘書工作失誤多、效率低。而解決這個問題的有效方法，除了調(diào)整心態(tài)，就是要充分掌控自己面對的工作。秘書在開展工作之前，如果先將要做的工作排列出來，并運(yùn)用思維導(dǎo)圖把工作任務(wù)的順序、步驟及各項要求的時間點、時間段繪制出來，使工作任務(wù)直觀化、表格化，然后標(biāo)出各項任務(wù)的關(guān)鍵點、難點，掌控好工作進(jìn)程的重要環(huán)節(jié)及可能出現(xiàn)的問題，就能做到心中有數(shù)；隨著工作的開展，還可以根據(jù)實際情況及時更新、調(diào)整。對所做工作進(jìn)行周密計劃，用導(dǎo)圖理清思路并使之條理化，增強(qiáng)工作的系統(tǒng)性，就能做到目標(biāo)明確、責(zé)任清楚。利用思維導(dǎo)圖將工作任務(wù)直觀化、圖表化，是秘書理清工作思路的有效方法。

（二）思維導(dǎo)圖能幫助秘書人員提高邏輯思維能力

邏輯思維能力是通過對事物進(jìn)行觀察、分析、綜合、判斷和推理，準(zhǔn)確而有條理地表達(dá)思維過程的能力。繪制思維導(dǎo)圖時，可以將工作任務(wù)、工作內(nèi)容、所需時間、人事關(guān)系等事項放在一起，綜合分析、考慮，全面、系統(tǒng)地統(tǒng)籌，理清關(guān)系，進(jìn)而繪制出切實可行的思維導(dǎo)圖，為完成工作任務(wù)、處理好人際關(guān)系做好準(zhǔn)備。思維導(dǎo)圖利于記憶、閱讀，思維的規(guī)律能幫助秘書充分發(fā)揮左腦機(jī)制，使其在邏輯和想象之間達(dá)到平衡，從而提高觀察、分析、綜合、判斷和推理的能力。經(jīng)常運(yùn)用思維導(dǎo)圖，能提高自身的邏輯思維能力，還能擴(kuò)展邏輯思維的廣度、深度。秘書經(jīng)常運(yùn)用思維導(dǎo)圖可以鍛煉思考能力，對創(chuàng)新工作方法、轉(zhuǎn)變思考問題角度、提升工作效率有很好的幫助。

（三）思維導(dǎo)圖能幫助秘書人員提升工作效率

思維導(dǎo)圖可以將工作按照輕重緩急的順序進(jìn)行有序排列。首先，秘書要清楚地了解工作任務(wù)的難易程度，將重要任務(wù)安排在自己精力最旺盛的時間段來完成，以節(jié)省時間、提高效率。其次，秘書要明確自己的工作目標(biāo)，通過思維導(dǎo)圖設(shè)置完成工作任務(wù)的截止時間，避免陷入時間陷阱之中。雖然繪制思維導(dǎo)圖要花費(fèi)一定的時間，但繪制思維導(dǎo)圖的過程可以提升思維能力，理清工作思路；繪制好的導(dǎo)圖能直觀呈現(xiàn)工作進(jìn)度，幫助秘書更好地管理時間，指導(dǎo)秘書工作，使秘書做到眼觀六路、耳聽八方。當(dāng)然，秘書工作中突發(fā)性事件較多，繪制思維導(dǎo)圖時要預(yù)留出一些機(jī)動時間，以應(yīng)對突發(fā)事件。

三、思維導(dǎo)圖應(yīng)用于秘書工作示例

（一）運(yùn)用思維導(dǎo)圖辦理日常事務(wù)

秘書的日常工作是煩瑣的，經(jīng)常會有突發(fā)事件發(fā)生。如果事前不能精準(zhǔn)地統(tǒng)籌規(guī)劃，秘書易陷入忙亂中，導(dǎo)致力不從心，甚至產(chǎn)生較大的心理壓力。秘書日常事務(wù)工作特別適合利用思維導(dǎo)圖來定位。將各項常規(guī)工作繪制成圖表，把工作任務(wù)、工作流程及各項工作任務(wù)的開始時間、需要的時長，各項難點、重點工作所需的時間，在思維導(dǎo)圖日程表中直觀地呈現(xiàn)出來。這樣，秘書就能對每個任務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r和完成程度一目了然，合理安排時間，減少因工作繁雜而引起的忙亂（如表1 所示）。

（二）運(yùn)用思維導(dǎo)圖組織會議

辦會是秘書工作的重要任務(wù)。會務(wù)工作千頭萬緒，十分繁復(fù)，涉及方方面面的工作內(nèi)容和人事關(guān)系。會務(wù)組織工作既要統(tǒng)攬全局，抓住主要會場，又要多角度思維，注意各個細(xì)節(jié)。只有這樣，秘書的工作思維與工作行為才能適應(yīng)客觀現(xiàn)實的需要。會議思維導(dǎo)圖可繪制一張總圖，再分別繪制會前、會中、會后三張思維導(dǎo)圖。每個環(huán)節(jié)也都可以繪制思維導(dǎo)圖。這樣既能宏觀、全面地掌控會議各個環(huán)節(jié)，又能按部就班地布置、安排各項工作，減少漏洞與失誤，使會議工作順利開展并達(dá)到預(yù)期效果。運(yùn)用思維導(dǎo)圖組織會議工作，不僅可以掌握會議各個環(huán)節(jié)的進(jìn)展，而且某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可及時調(diào)整，避免損失；會后總結(jié)，也可積累經(jīng)驗。圖1 是會中活動思維導(dǎo)圖的示例。

表1 ××××年×月×日秘書工作日程表

（三）運(yùn)用思維導(dǎo)圖繪制文案

辦文是秘書三大工作技能之一，將思維導(dǎo)圖運(yùn)用到文案或PPT 中，不僅展示出秘書辦文的職業(yè)技能，做出的文案也美觀、實用。我們以撰寫策劃方案為例，說明思維導(dǎo)圖的作用。用思維導(dǎo)圖繪制、設(shè)計策劃方案，能把方案中的各項活動統(tǒng)籌起來，便于秘書全面、準(zhǔn)確地預(yù)設(shè)、考慮活動之間的關(guān)聯(lián)，統(tǒng)攬全局，科學(xué)安排。圖表比文字更一目了然，方便了解方案中各項活動的內(nèi)容、時間及關(guān)系，使分工、配合變得更加容易。圖表化文案（如圖2 所示）便于實施者閱讀了解，能節(jié)省大量的溝通時間，減少溝通中的誤解，提高工作效率。

思維導(dǎo)圖是一種新的思維工具。它能幫助使用者充分調(diào)動左右腦的機(jī)能，激發(fā)豐富的想象力，提升信息處理能力，對學(xué)習(xí)、工作都有很大的幫助。有人認(rèn)為，思維導(dǎo)圖是一種革命性的思維工具。但這種先進(jìn)的思維工具并沒有被人們廣泛地運(yùn)用，其中最主要的原因是人們更習(xí)慣于原有的思維方式與思維方法。因此，要想提升思維能力和水平，就必須堅持學(xué)習(xí)、運(yùn)用思維導(dǎo)圖。要想做一個好秘書，就必須學(xué)會運(yùn)用思維導(dǎo)圖，以理清思維路徑，激發(fā)想象力，提升工作效率。