文書檔案管理存在的問題及強(qiáng)化措施

楊暉

摘?要：現(xiàn)階段，隨著我國(guó)全面邁入信息時(shí)代，人們對(duì)于文書檔案管理工作的重視程度也隨之提升。在當(dāng)前的大環(huán)境中，文書檔案在各個(gè)行業(yè)當(dāng)中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。但是隨著文書檔案的數(shù)量和信息涵蓋量越來越大，文書檔案管理工作在新時(shí)代面臨著非常嚴(yán)峻的手段。因此相關(guān)部門及工作人員需要通過現(xiàn)代化的技術(shù)和理念，以科技檔案的管理模式使文書檔案的價(jià)值最大限度的發(fā)揮出來。本文當(dāng)中筆者將結(jié)合具體情況，運(yùn)用相關(guān)技術(shù)知識(shí)，對(duì)文書檔案管理工作中存在的問題和強(qiáng)化措施進(jìn)行詳細(xì)的分析論述。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息技術(shù);強(qiáng)化措施

從定義上來看，文書檔案能夠全面詳細(xì)的記錄工作當(dāng)中所產(chǎn)生的所有信息，是對(duì)工作最為真實(shí)的記錄。文書檔案作為一種重要的信息憑證，不僅能夠?yàn)闅v史信息的查詢提供重要的依據(jù)，同時(shí)還可以對(duì)工作進(jìn)行客觀而科學(xué)的指導(dǎo)，在實(shí)際工作當(dāng)中占據(jù)著非常重要的地位。因此相關(guān)部門及工作人員對(duì)于文書檔案的重要性要有一個(gè)深刻的認(rèn)知，并積極通過相應(yīng)的技術(shù)手段切實(shí)解決文書檔案管理工作中遇到的實(shí)質(zhì)性問題，最終從根源上提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。下文中筆者將對(duì)此展開進(jìn)行論述。

一、新時(shí)代文書檔案管理工作中存在的典型問題

（一）文書工作與檔案工作的銜接程度不足

文書工作與檔案工作雖然是兩種不同的工作類型，但是二者之間有著非常強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，在實(shí)際工作當(dāng)中要秉承統(tǒng)一性的理念對(duì)其進(jìn)行全面而細(xì)致的處理。但是從目前的狀況來看，在二者分體式管理體系的影響下，文書工作與檔案工作之間的距離呈現(xiàn)出越來越遠(yuǎn)的態(tài)勢(shì)，雖然分體式管理體系考慮到文書工作和檔案工作各自的特點(diǎn)不同，期望通過二者之間的協(xié)調(diào)配合來實(shí)現(xiàn)同步發(fā)展，但從實(shí)踐效果來看，這種管理方式已經(jīng)造成了文書工作與檔案工作之間的脫節(jié)。此外，在具體工作中，許多文書工作人員的檔案意識(shí)嚴(yán)重不足，許多檔案人員同樣對(duì)文書工作的了解程度不足，這樣一來就造成了二者之間的脫節(jié)現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，其銜接主體上存在著非常多不規(guī)范的情況。

（二）現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用層次不足

在現(xiàn)階段信息量越來越大的情況下，文書檔案工作對(duì)技術(shù)的要求也隨之提升，電子文書檔案開始逐漸替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案，成為文書檔案的主要形式。但是在這種技術(shù)環(huán)境之下，許多文書檔案的管理人員對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握程度不足，甚至連基本的辦公軟件使用都成問題，專業(yè)化程度非常低，無法對(duì)文書檔案工作進(jìn)行全面的掌控和管理，從而對(duì)文書檔案記錄的速度和精確度都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（三）領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足

在許多單位的文職工作當(dāng)中，文書檔案管理工作的地位普遍比較低，領(lǐng)導(dǎo)部分對(duì)其重視程度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，經(jīng)常將文書檔案管理工作視為次要性工作，對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。一些領(lǐng)導(dǎo)人員甚至認(rèn)為文書檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的資料收集和整理，對(duì)文書檔案管理工作的價(jià)值依然停留在表面階段。此外，由于文書檔案管理工作無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，因此許多企業(yè)為了追求利益最大化，往往不愿意在文書檔案管理工作中投入大量的資源，這樣一來就導(dǎo)致文書檔案管理工作的水平越來越差，最終對(duì)企業(yè)和組織造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

二、提升文書檔案管理水平的具體措施

（一）使文書工作與檔案工作進(jìn)行規(guī)范化銜接

文書檔案管理水平關(guān)鍵在于文件的質(zhì)量，同時(shí)現(xiàn)階段企業(yè)和組織的文件數(shù)量不斷增加，因此文書檔案部門之間要建立長(zhǎng)效的溝通機(jī)制，提升各個(gè)部門之間協(xié)調(diào)配合的力度，最終使文書工作與檔案工作進(jìn)行規(guī)范化的銜接。從具體措施來看，文書檔案管理工作人員要充分利用信息技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫(kù)挖掘等，全面收集單位和組織內(nèi)部的文書檔案，并對(duì)這些文書檔案進(jìn)行整理歸類，同時(shí)企業(yè)和組織的其他部門也要積極配合文書檔案管理工作，在文件查閱完畢之后要上報(bào)文書檔案管理部門，如果是電子檔案的話，要在管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，如果是紙質(zhì)檔案的話要在第一時(shí)間送至檔案室歸還。

（二）應(yīng)用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

文書檔案管理工作的現(xiàn)代化可以說是信息管理體系發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此企業(yè)和組織相關(guān)部門要充分明確這一點(diǎn)，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)，使文書檔案管理工作的質(zhì)量得到實(shí)質(zhì)性的提升。在現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的過程中，相關(guān)部門及工作人員要保證文書檔案管理模式的立體性和功能性，結(jié)合企業(yè)和組織的實(shí)際情況加強(qiáng)資金和技術(shù)的投入力度，不斷強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購(gòu)買一些先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)而全面提升文書檔案管理工作的效率和信息化層次，降低在工作當(dāng)中無謂的資源損耗，在企業(yè)和組織當(dāng)中實(shí)現(xiàn)文書檔案的共享。從具體措施來看，企業(yè)和組織可以使用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，例如登錄權(quán)限的設(shè)置，信息查詢權(quán)限的設(shè)置、密鑰技術(shù)等，這些技術(shù)能夠全面提升文書檔案的存儲(chǔ)安全性和傳輸安全性。此外，企業(yè)和組織還可以使用ASA和GFW技術(shù)，使文書檔案信息管理系統(tǒng)在正常的運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中對(duì)各種各樣的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的分析和過濾，所有穿越防火墻的訪問用戶必須要通過實(shí)名認(rèn)證時(shí)候才可以進(jìn)入到系統(tǒng)當(dāng)中。

（三）提升對(duì)文書檔案管理工作的重視程度

企業(yè)和組織的領(lǐng)導(dǎo)人員要全面提升文書檔案管理工作的地位，轉(zhuǎn)變思想觀念，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，致力于打造一支優(yōu)質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。企業(yè)和組織要將文書檔案管理工作納入到總體規(guī)劃和全年工作重點(diǎn)當(dāng)中，全面提升文書檔案設(shè)施的投入力度，使文書檔案管理工作向規(guī)范化、信息化的層次上不斷邁進(jìn)。此外，文書檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)并定期更新技術(shù)知識(shí)，不斷確定自身的工作目標(biāo)，在工作當(dāng)中全面提升自身的能力，使文書檔案管理工作能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)和員工提供更加便捷高效的服務(wù)。

三、總結(jié)

綜上所述，在信息時(shí)代的背景下，文書檔案管理工作在單位和組織當(dāng)中的價(jià)值逐漸提升。因此相關(guān)部門及工作人員要全面重視文書檔案管理工作，積極應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建完善的工作體系，最終使文書檔案管理工作為企業(yè)和組織的運(yùn)行提供有力的幫助。

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