數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

李滿

摘?要：當(dāng)前世界已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時代，科學(xué)技術(shù)水平也在不斷提高，各行各業(yè)都在迅速發(fā)展。在信息化時代當(dāng)中，企業(yè)的檔案信息越來越多，給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此企業(yè)應(yīng)該將數(shù)字化應(yīng)用在檔案管理工作中，這樣才能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文將對數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用進(jìn)行簡要的分析和探討。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案管理工作

信息化時代下，企業(yè)應(yīng)該將現(xiàn)代化信息手段應(yīng)用在日常的經(jīng)營管理活動當(dāng)中，比如說可以在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要消耗很多人力，但是將數(shù)字化檔案應(yīng)用在檔案管理工作中就可以實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

1 檔案管理的概念

檔案管理主要是對檔案進(jìn)行收集、整合、保存、鑒定以及利用，檔案管理工作屬于管理性、服務(wù)性的工作，是社會管理系統(tǒng)當(dāng)中的重要組成部分;數(shù)字化檔案指的是不改變原有檔案的所有內(nèi)容，只是改變檔案的存在形式，能夠有效提升檔案信息的利用率[1]。檔案本身就是由各種信息匯集而成的，因此將原有檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案時應(yīng)該先了解檔案當(dāng)中的具體信息，并對信息進(jìn)行科學(xué)合理的處理，這樣就能夠使檔案信息和社會信息融合在一起，實現(xiàn)檔案管理的信息化。因此，企業(yè)應(yīng)該將數(shù)字化技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作當(dāng)中，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

2 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

2.1 有利于使檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)

將數(shù)字化檔案應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中，有利于使檔案管理工作向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理模式，首先就要將原本紙質(zhì)檔案的內(nèi)容存儲到電腦當(dāng)中，所有的檔案信息都錄入到電腦當(dāng)中之后就能夠構(gòu)建數(shù)字化檔案，對檔案實行電子管理。所以，檔案管理部門應(yīng)該不斷提高科學(xué)技術(shù)水平，按照計劃將紙質(zhì)檔案錄入到電腦里，構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，這樣就能夠為檔案使用者提供便利。其次，檔案管理人員應(yīng)該定時對檔案信息進(jìn)行更新，還要及時查看檔案信息是否保存完整，這樣能夠確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。此外，檔案管理部門還應(yīng)該針對數(shù)字化檔案建立相應(yīng)的制度條例，并制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠使檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)[2]。

2.2 有利于提高檔案管理的效率和質(zhì)量

當(dāng)今，計算機(jī)越來越普及，讓我們的生活變得更加簡單快捷，比如說我們想要查什么資料的話就可以直接在電腦上查，不用再去翻閱各種書籍，提高了我們的辦事效率和質(zhì)量。同理，將數(shù)字化檔案應(yīng)用在檔案管理工作當(dāng)中也能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。實行數(shù)字化管理也就是通過計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，能夠有效提高信息的處理效率。利用計算機(jī)能夠存儲大量的數(shù)字化檔案，可以節(jié)省很多空間，也不用再通過人工對檔案進(jìn)行分類，減少了人工管理出現(xiàn)的錯誤，因此應(yīng)用數(shù)字化檔案能夠提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.3 有利于降低成本

除了可以使檔案管理工作更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量之外，數(shù)字化檔案還能夠節(jié)省資源、降低成本。數(shù)字化檔案都是存儲在計算機(jī)硬盤當(dāng)中的，所以不需要占用紙質(zhì)資源，這不僅節(jié)省了紙質(zhì)資源，也減少了空間的占用[3]。比如說，我們可以發(fā)現(xiàn)原來都是利用紙張來記錄和保存檔案信息的，同樣的字?jǐn)?shù)可能會占用大量的紙張，但是利用數(shù)字化檔案的話就只需要一塊小小的硬盤，所以這大大減少了對紙質(zhì)資源的浪費。此外，如果保存紙質(zhì)檔案的話，后續(xù)的維護(hù)工作是非常麻煩的。比如說紙質(zhì)檔案如果受潮或者是被蟲子咬到的話就可能會導(dǎo)致信息的丟失，這就需要檔案管理人員經(jīng)常對紙質(zhì)檔案進(jìn)行維護(hù)，不然會造成一定的損失。但是數(shù)字化檔案就不存在這種問題，對數(shù)字化檔案進(jìn)行維護(hù)只需要保存好硬盤并定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)升級就可以了，這就可以減少人力的消耗，大大降低了運營成本。

3 實現(xiàn)數(shù)字化檔案的措施

將紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案有非常重要的意義，但也不是一件簡單的事情，因此應(yīng)該采取一些措施實現(xiàn)數(shù)字化檔案。

3.1 掃描檔案

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案首先就要將紙質(zhì)檔案當(dāng)中的信息通過掃描錄入到電腦當(dāng)中，所以想要實現(xiàn)數(shù)字化檔案就要掃描檔案。但是這是一項非常艱巨且任務(wù)量很大的工作，所以可以選擇外包公司進(jìn)行檔案的掃描。檔案通常都是具有保密性質(zhì)的，因此需要選擇一些技術(shù)先進(jìn)且信譽(yù)良好的外包公司，保證檔案的安全性[4]。將檔案掃描委托給外包公司可以有效減少企業(yè)的工作量，提高檔案掃描的效率和質(zhì)量。

3.2 構(gòu)建檔案質(zhì)量管理小組

檔案的安全性以及保密性是至關(guān)重要的，因此應(yīng)該構(gòu)建檔案質(zhì)量管理小組，明確主要責(zé)任人，并對每個成員的責(zé)任進(jìn)行劃分，然后對檔案管理工作進(jìn)行抽查，如果有違反規(guī)定的行為應(yīng)該予以一定的懲罰。每一階段的檔案管理工作完成之后都應(yīng)該及時進(jìn)行審查，不要到年終的時候?qū)彶橐淮?，這樣工作量會非常大，而且很容易出現(xiàn)錯誤。在審查的過程中一定要確保檔案都是合格的，然后再將檔案存儲起來，這樣才有利于提高數(shù)字化檔案的管理質(zhì)量。

3.3 提升檔案信息的利用率

在完成檔案數(shù)字化建設(shè)之后，應(yīng)該構(gòu)建一個數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享，讓企業(yè)有需要的員工都能夠通過數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫查詢所需資料和信息。此外，也不要對檔案查詢進(jìn)行時間以及地點的限制，要做到讓員工隨時隨地都能查詢檔案信息，這樣可以有效提升檔案信息的利用率，讓數(shù)字化檔案充分發(fā)揮作用，還能夠提高員工的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

4 結(jié)語

總之，數(shù)字化檔案在檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，不僅能夠提高管理水平和效率，還能夠提高檔案信息的利用率，使檔案管理工作向智能化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化方向發(fā)展。因此我國企業(yè)應(yīng)該不斷提高技術(shù)水平，將數(shù)字化技術(shù)引進(jìn)到檔案管理工作當(dāng)中，推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]佚名.數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望[J].現(xiàn)代國企研究，2018，146（20）：113.

[2]劉傳峰.淺談檔案管理中檔案的數(shù)字化處理技術(shù)[J].青春歲月，2017（3）：515.

[3]周玉敏.數(shù)字化檔案在檔案管理工作中作用及展望[J].社會科學(xué)：文摘版，2016.

[4]李潔華.檔案管理數(shù)字化的重要意義及工作重點[J].青年與社會：下，2014（5）：266.