企業(yè)如何更好的降低采購(gòu)成本

劉彬彬

【摘要】企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，采購(gòu)成本是影響利潤(rùn)的重要因素，想要提高利潤(rùn)，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，就要想辦法降低企業(yè)的采購(gòu)成本。本文從采購(gòu)成本控制的內(nèi)涵影響要素控制途徑入手，探討了企業(yè)采購(gòu)成本控制和改進(jìn)完善措施，提出了加強(qiáng)市場(chǎng)觀念、明確控制原則、梳理控制標(biāo)準(zhǔn)、選擇合理控制方法等建議。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 成本 降低

在我國(guó)的企業(yè)采購(gòu)中，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)主要體現(xiàn)在企業(yè)如何能夠更有效地進(jìn)行采購(gòu)成本控制，因?yàn)椴少?gòu)成本控制是企業(yè)增加毛利，提高經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的根本途徑之一，也是企業(yè)抵抗內(nèi)外壓力，在競(jìng)爭(zhēng)中求得生存和發(fā)展的主要保障。企業(yè)應(yīng)重視成本控制，針對(duì)本企業(yè)的實(shí)際狀況，分析企業(yè)在成本控制體系中存在的問(wèn)題，探求全面加強(qiáng)企業(yè)成本控制的有效、可行的方法。

一、企業(yè)采購(gòu)成本管理中主要存在的問(wèn)題

（一）采購(gòu)流程繁瑣，采購(gòu)缺乏計(jì)劃性

目前，企業(yè)的采購(gòu)流程普遍存在三個(gè)問(wèn)題：第一，采購(gòu)流程從客戶下達(dá)訂單開始，涉及供應(yīng)、倉(cāng)儲(chǔ)、技術(shù)、生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸、財(cái)務(wù)等各部門，將整個(gè)采購(gòu)職能分割由不同部門完成，既缺乏系統(tǒng)的籌劃、又導(dǎo)致手續(xù)繁瑣，工作效率低。第二，各部門習(xí)慣站在各自的立場(chǎng)考慮問(wèn)題，信息互不溝通，從而影響采購(gòu)決策的準(zhǔn)確性。第三，采購(gòu)責(zé)任監(jiān)控不到位，出現(xiàn)采購(gòu)監(jiān)控盲點(diǎn)，部門之間推諉扯皮、責(zé)任不清，影響企業(yè)工作效率。

企業(yè)整個(gè)采購(gòu)行為是圍繞客戶的計(jì)劃需求而展開的。在客戶計(jì)劃下達(dá)后，由于受企業(yè)資金、規(guī)模、時(shí)間的限制，采購(gòu)方式比較原始、零散，無(wú)法達(dá)到所有品種同時(shí)定價(jià)。特別是單筆采購(gòu)的發(fā)生，往往是數(shù)量少、批次多，企業(yè)缺乏對(duì)商品采購(gòu)需求的分析和對(duì)合作供應(yīng)商的培養(yǎng)，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門之間缺乏必要的溝通與銜接，沒(méi)有一套明確完整的采購(gòu)計(jì)劃，導(dǎo)致采購(gòu)比較隨意。另外，所有采購(gòu)都是急性的，從提出采購(gòu)需求到品種入庫(kù)的期限很短，其最終結(jié)果就是采購(gòu)部門整天在疲于奔命地走渠道買商品，根本沒(méi)有時(shí)間擬定一套完善的調(diào)查方案，做詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)查，企業(yè)管理者卻弄不清采購(gòu)部門整天忙碌什么，導(dǎo)致采購(gòu)無(wú)計(jì)劃。

（二）企業(yè)供應(yīng)商管理存在漏洞

現(xiàn)行企業(yè)采購(gòu)的管理中缺少對(duì)合作供應(yīng)商的管理。在物資采購(gòu)過(guò)程中缺乏貫穿供應(yīng)商管理思想，沒(méi)有把對(duì)供應(yīng)商的管理納入到物資采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣往往會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本的控制只是短期所看到的，沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)降低采購(gòu)成本的角度來(lái)考慮。另外對(duì)供應(yīng)商沒(méi)有過(guò)多的了解意識(shí)，對(duì)公司自身所擁有的供應(yīng)商未建立檔案，不便于對(duì)供應(yīng)商分類管理，也就不能給供應(yīng)商固定級(jí)別，對(duì)于存在可能性風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商不能有效排除，對(duì)采購(gòu)成本的控制是不利的。還有，對(duì)供應(yīng)商缺乏培訓(xùn)引導(dǎo)，這種情況下往往會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生次數(shù)的上升，長(zhǎng)期性的角度考慮存在可能增加采購(gòu)成本的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）采購(gòu)管理制度不健全，缺乏對(duì)成本控制的引導(dǎo)機(jī)制

采購(gòu)工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度和程序，不僅采購(gòu)工作無(wú)章可依，還會(huì)給采購(gòu)人員提供暗箱操作的溫床。企業(yè)采購(gòu)的管理歸根結(jié)底就是通過(guò)采購(gòu)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)照問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)分析，最終形成規(guī)定制度加以明確、引導(dǎo)和規(guī)范?，F(xiàn)行企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中對(duì)長(zhǎng)期合作渠道的采購(gòu)流程、風(fēng)險(xiǎn)的控制、試用渠道和新引進(jìn)渠道的管理等方面尚未有一套健全的采購(gòu)管理制度。同時(shí)原始價(jià)格檔案需適時(shí)進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。對(duì)于關(guān)鍵性采購(gòu)品種價(jià)格，應(yīng)建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，公司開展月度價(jià)格分析會(huì)，通過(guò)對(duì)月度所收集的品種價(jià)格信息，總結(jié)分析月度關(guān)鍵性品種、行情類、新增類及一單一議類品種的價(jià)格現(xiàn)狀、變化情況及趨勢(shì)，評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，提出采購(gòu)成本控制思路及下一步措施。

（四）采購(gòu)成本控制方法不當(dāng)

現(xiàn)行采購(gòu)管理中，對(duì)成本控制的方法主要是集中的招議標(biāo)管理，現(xiàn)行企業(yè)招議標(biāo)在一定程度上，通過(guò)供應(yīng)商互相打壓價(jià)格降低企業(yè)整體的采購(gòu)成本確實(shí)是起到一定的效果，但是并不是所有的品種都適合采取招議標(biāo)方法來(lái)進(jìn)行。

二、改進(jìn)和完善企業(yè)采購(gòu)成本控制策略

（一）制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，優(yōu)化采購(gòu)流程

企業(yè)根據(jù)客戶的需求和生產(chǎn)特性，合理制定各項(xiàng)品種的采購(gòu)計(jì)劃，預(yù)測(cè)所需物品的數(shù)量和時(shí)間，確保物品的及時(shí)供應(yīng)，減少庫(kù)存，降低庫(kù)存費(fèi)用。業(yè)務(wù)流程運(yùn)作效率的高低會(huì)對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力產(chǎn)生直接的影響，企業(yè)中商品采購(gòu)成本在總成本中所占比例較高，因此受到的影響相對(duì)也較大。一般情況下，傳統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程是客戶根據(jù)自身生產(chǎn)計(jì)劃提出所需采購(gòu)的物品，然后由采購(gòu)部門編制商品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)過(guò)公司管理部門和領(lǐng)導(dǎo)班子審批后，才能向供應(yīng)商下達(dá)訂單。

（二）擴(kuò)大采購(gòu)范圍，規(guī)范供應(yīng)商管理

強(qiáng)化供應(yīng)商的管理是基于從長(zhǎng)期角度來(lái)降低采購(gòu)成本的理念，在物資采購(gòu)管理中應(yīng)該注重貫穿供應(yīng)商管理的思想，即把對(duì)供應(yīng)商的管理納入到整個(gè)物資采購(gòu)管理中來(lái)。這樣，既可以通過(guò)長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可以在周期長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低物資采購(gòu)成本有很大的好處。

建立供應(yīng)商管理制度，規(guī)范供應(yīng)商管理。建立公開、公正、透明的供應(yīng)商進(jìn)出機(jī)制，明確采購(gòu)業(yè)務(wù)中供應(yīng)商的引進(jìn)、使用和退出、評(píng)價(jià)管理，以及潛在供應(yīng)商的管理。同時(shí)對(duì)公司的正式供應(yīng)商要建立檔案，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能過(guò)關(guān)歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中選擇，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，并派專人管理。將合作供應(yīng)商按照采購(gòu)計(jì)劃量大小及物資種類劃分為：重要物資供應(yīng)商，即企業(yè)需求量較大、物資價(jià)值較高，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作影響較大的物資供應(yīng)商。一般物資供應(yīng)商，即價(jià)值不高、種類繁多、且易采購(gòu)的物資供應(yīng)商。瓶頸物資供應(yīng)商，即企業(yè)設(shè)備專用件、定發(fā)件、設(shè)備配套件和非標(biāo)加工件及特殊物資的供應(yīng)商。

（三）規(guī)范健全采購(gòu)管理制度，建立分析和考評(píng)體系

建立、完善相關(guān)采購(gòu)制度，作好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作。不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。采購(gòu)制度規(guī)定物料采購(gòu)的計(jì)劃、授權(quán)人的權(quán)限、商品采購(gòu)的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購(gòu)的規(guī)定和方法、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。把采購(gòu)成本控制納入到員工績(jī)效管理考核中。在采購(gòu)成本控制上專門設(shè)立成本下降率指標(biāo)，即對(duì)應(yīng)各業(yè)務(wù)崗位所負(fù)責(zé)范圍的所有品種設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)成本，月度核算當(dāng)月所有品種的實(shí)際采購(gòu)成本進(jìn)行比較計(jì)算成本下降率在月度績(jī)效考核中，將成本下降率指標(biāo)作為一項(xiàng)核心指標(biāo)，來(lái)引導(dǎo)崗位對(duì)采購(gòu)成本的控制。

（四）合理選擇采購(gòu)成本控制方法

以不同定價(jià)方式牽制供應(yīng)商。在定價(jià)方式上進(jìn)行創(chuàng)新，根據(jù)不同備件品種，分別采取階段性定價(jià)、一單一議和定渠道不定價(jià)格等多種合作方式。加強(qiáng)渠道開發(fā)。深入分析各企業(yè)備件業(yè)務(wù)需求特點(diǎn)，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)不明確的品種，與企業(yè)對(duì)接完善標(biāo)準(zhǔn)，使之具有通用性，從而擴(kuò)大渠道選擇范圍，以便引入競(jìng)爭(zhēng)控制采購(gòu)成本;對(duì)單渠道或企業(yè)指定品牌廠家的品種，積極尋找替代品;對(duì)企業(yè)采購(gòu)量大的品種，詢價(jià)、比價(jià)供應(yīng)商數(shù)量必須在三家以上，控制采購(gòu)成本。把握商品采購(gòu)價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)。商品采購(gòu)價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)變化、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購(gòu)人員應(yīng)隨時(shí)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)效益。通過(guò)付款條件的選擇來(lái)降低采購(gòu)成本。建立企業(yè)資金使用制度，凡是牽涉到資金的使用，都有必要建立起一套嚴(yán)格的規(guī)章制度。資金的領(lǐng)取、審核、審批、使用，一般要規(guī)定具體的權(quán)限范圍、審核審批制度等。對(duì)于貨款的支付，要根據(jù)對(duì)方的信用程度，具體的風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行穩(wěn)妥的處理。一般貨款的支付，要等到貨物到手檢驗(yàn)合格后，再付全部貨款。選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商并與其簽訂長(zhǎng)期合同。與誠(chéng)實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(zhǎng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

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