新時(shí)期高校檔案利用服務(wù)工作初步研究

余群云 黃培清

摘?要：檔案利用工作對(duì)于高校建設(shè)、教學(xué)工作和管理工作具有重要的作用。近年，高校檔案管理工作已經(jīng)有了一定的進(jìn)步，但仍然存在發(fā)展上的問(wèn)題。本文首先講述了高校檔案管理工作的重要性，然后分析了當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，最后給出了幾點(diǎn)促進(jìn)檔案利用服務(wù)工作的措施。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;服務(wù)工作

隨著人們需求的增長(zhǎng)，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案代替，檔案利用服務(wù)工作效率提升，質(zhì)量提高，高校的檔案利用工作水平取得了一定的發(fā)展進(jìn)步。高校檔案不僅記載著學(xué)校的相關(guān)歷史，學(xué)校師生的教育教學(xué)活動(dòng)，還有學(xué)校的基本職能活動(dòng)的展現(xiàn)，從文字、圖表、聲像等不同形式展現(xiàn)本校的文化內(nèi)涵。在新形勢(shì)下提高高校檔案管理利用服務(wù)工作水平，已經(jīng)是當(dāng)前研究的新課題。

一、促進(jìn)高校檔案管理工作的重要意義

（一）是學(xué)校的教學(xué)總結(jié)

學(xué)校的檔案是學(xué)校建校開(kāi)始就存在的，融合了學(xué)校從古至今的教學(xué)內(nèi)容、研究成果，是學(xué)校成長(zhǎng)所經(jīng)歷的見(jiàn)證。學(xué)校檔案的內(nèi)容總結(jié)對(duì)于高校今后的發(fā)展具有很好的借鑒作用，為學(xué)校新的建設(shè)發(fā)展提供方向。

（二）是高校的歷史載體

教育發(fā)展到今天，大部分高校都具有了至少十幾年的歷史，檔案從師資力量、校園文化、教學(xué)管理、科研成果、招生就業(yè)多方面匯集了真實(shí)資料，對(duì)學(xué)校的發(fā)展歷程進(jìn)行了嚴(yán)格的記錄，是學(xué)校發(fā)展重要的信息渠道，對(duì)高校的教育改革具有重要的參考價(jià)值。

（三）是管理決策的依據(jù)

高校的檔案記載了建校以來(lái)的教育觀念和變革，思想理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因此，學(xué)校管理工作者在進(jìn)行科學(xué)決策時(shí)可以從中參考本校的歷史沿革依據(jù)，根據(jù)檔案結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行合理的決策，促進(jìn)本校檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

（四）是處理重大事件的憑證

學(xué)校處理問(wèn)題需要依靠穩(wěn)定的規(guī)章制度，學(xué)校檔案作為載體可以為管理工作者處理事件提供決策依據(jù)。學(xué)校的檔案材料是最原始、最真實(shí)的記錄，可以幫助在校學(xué)生和教師等快速查閱資料得到可參考的依據(jù)，為問(wèn)題處理提供參考。

（五）是學(xué)生參加工作的入門(mén)磚

學(xué)校檔案還包括在校學(xué)生的專(zhuān)業(yè)成績(jī)、參與活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)金等信息，涵蓋了學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活的基本內(nèi)容，是畢業(yè)生進(jìn)入社會(huì)的“敲門(mén)磚”，是企業(yè)招聘對(duì)畢業(yè)生的重要依據(jù)。檔案管理的優(yōu)劣，直接影響學(xué)生的就業(yè)前景，因此促進(jìn)高校檔案利用管理工作勢(shì)在必行。

二、高校檔案管理服務(wù)工作存在的問(wèn)題

（一）檔案利用工作重視程度不夠

當(dāng)前很多企業(yè)對(duì)學(xué)生的檔案重視程度并不高，導(dǎo)致高校對(duì)學(xué)生的檔案管理的重視程度不夠，在具體的管理工作中，只是簡(jiǎn)單的收集信息進(jìn)行歸檔，沒(méi)有嚴(yán)格的管理體系，導(dǎo)致檔案信息不能很好的利用，影響學(xué)校檔案管理工作開(kāi)展。檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理效率低，嚴(yán)重影響畢業(yè)生的檔案利用效率。

（二）檔案信息利用率不高

當(dāng)前畢業(yè)生的檔案多還是紙質(zhì)版，對(duì)于檔案的管理只是簡(jiǎn)單的編號(hào)錄入，手工操作效率低、速度慢，難以適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)人才和信息的要求，檔案的利用效率極低。即使很多高校檔案管理部門(mén)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了微機(jī)管理，但檔案的數(shù)據(jù)處理、功能實(shí)現(xiàn)都存在較大的問(wèn)題，不能滿(mǎn)足用戶(hù)的多樣化需求。

（三）檔案宣傳和開(kāi)放力度不夠

檔案管理部門(mén)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案開(kāi)放的重要性，必要的檔案需要進(jìn)行信息共享才能更好的促進(jìn)信息資源的市場(chǎng)化，促進(jìn)檔案管理工作提升和畢業(yè)生就業(yè)。更多檔案管理部門(mén)仍沿用保密保險(xiǎn)的陳舊利用觀念，檔案管理工作處于保守狀態(tài)，限制了高校檔案管理利用工作的順利實(shí)施。

（四）檔案管理數(shù)字化水平低

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展，在高校發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中對(duì)檔案管理已經(jīng)逐漸引入了新型的檔案管理設(shè)備和軟件，有效的促進(jìn)了高校管理工作的進(jìn)步。但由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和思想觀念等影響，部分檔案管理工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到管理工作數(shù)字化的趨勢(shì)，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行檔案信息化整理歸檔，使得很多檔案信息出現(xiàn)缺失，檔案資料失去一定的價(jià)值，影響檔案效益的發(fā)揮和檔案管理工作進(jìn)步。

三、提升高校檔案管理利用服務(wù)工作建議

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理規(guī)章制度

高校檔案管理是一項(xiàng)綜合性工作，要不斷完善制度條例為各種工作提供制度保障。建立有序的高校檔案管理制度，不斷發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的檔案管理工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行修正，確保檔案管理利用工作機(jī)制有所成效。規(guī)范檔案管理工作，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，為企業(yè)和畢業(yè)學(xué)生提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)保障。

（二）加快檔案管理信息化步伐

在信息技術(shù)進(jìn)步的社會(huì)環(huán)境下，檔案管理工作的信息化步伐不斷邁進(jìn)，突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以文字和錄像為主的實(shí)質(zhì)性檔案模式，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化開(kāi)發(fā)，并且隨著云存儲(chǔ)的進(jìn)一步發(fā)展，電子信息管理逐漸規(guī)范化，促進(jìn)了高校檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。因此引進(jìn)信息化設(shè)備，使用新型檔案管理軟件，做好數(shù)據(jù)安全管理和備份工作，加快檔案信息化步伐是重中之重。

（三）加強(qiáng)檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)

要克服當(dāng)前高校檔案管理利用工作存在的缺陷，就必須創(chuàng)新檔案管理的思想觀念，使之適應(yīng)現(xiàn)代化人力資源的發(fā)展需要。不斷提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理的重視性和綜合素質(zhì)，可以積極應(yīng)對(duì)檔案管理的挑戰(zhàn)。從檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)兩方面出發(fā)，充分發(fā)揮工作人員的服務(wù)水平，創(chuàng)造性的開(kāi)展檔案利用工作，促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。

（四）強(qiáng)化檔案宣傳工作

加強(qiáng)輿論宣傳，通過(guò)電視、網(wǎng)絡(luò)、講座等多種形式向人才市場(chǎng)和畢業(yè)生及用人單位宣傳人事檔案的重要性，增強(qiáng)各界對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。通過(guò)舉辦展覽、會(huì)議等形式，向教職員工宣傳檔案管理的有關(guān)知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。開(kāi)辦專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座，實(shí)踐操作展示等提高檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化綜合技能，促進(jìn)服務(wù)工作提升。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案利用工作是利用者和檔案所有者之間的一個(gè)媒介，通過(guò)檔案利用，實(shí)現(xiàn)所有者向社會(huì)的融入。新時(shí)期檔案管理服務(wù)工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，高校的檔案管理服務(wù)工作同樣需要隨之進(jìn)行改革進(jìn)步。綜上所述，本文首先講述了高校檔案管理工作的重要性，然后分析了當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題，最后給出了幾點(diǎn)促進(jìn)檔案利用服務(wù)工作的措施，為高校檔案管理工作者加強(qiáng)服務(wù)工作，促進(jìn)檔案利用提供理論支持。

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