陳俊成
摘 要 全面預算對于企業(yè)管理的重要性是不言而喻的。全面預算管理是企業(yè)財務部門對公司經(jīng)營管理進行監(jiān)控的一個最有效的手段。本文就目前企業(yè)在全面預算管理中的一些重點與難點進行分析,并針對問題提出了解決對策
關鍵詞 全面預算管理 預算編制 業(yè)財關聯(lián)
一、企業(yè)預算管理的現(xiàn)狀
全面預算對于推動現(xiàn)代企業(yè)管理成熟與發(fā)展起著至關重要的作用。全面預算是由一系列預算按其經(jīng)濟內(nèi)容及其相互關系有序排列組成的有機整體,主要包括營業(yè)預算、資本支出預算和財務預算等內(nèi)容,各部分預算前后銜接、互相融合。
(一)預算編制方法的局限性
一般來說,預算編制方法分為:靜態(tài)預算法、彈性預算法、滾動預算法、增量預算法、零基預算法、作業(yè)基礎預算法、項目預算法等,但受制于企業(yè)預算的重視程度以及預算專業(yè)人才的缺失,很多企業(yè)在實際工作中,往往采取單一的預算編制方法。單一的預算編制方法往往存在局限性,影響預算結果的準確性。很多時候,在預算編制過程中會忽視過程數(shù)據(jù)的預算,也缺失基礎數(shù)據(jù)的匯總,這樣的預算往往是根據(jù)歷史數(shù)據(jù)或者其他來源的數(shù)據(jù)經(jīng)過簡單加工而來,有的數(shù)據(jù)是經(jīng)不起推敲,即沒有對歷史因素進行修正,也沒有考慮未來可能的變化,只是做簡單的增量或者減量,導致預算無法嚴格執(zhí)行。以費用預算編制方法采用增量預算為例:如果上一年度費用預算超支,在下一年度的業(yè)務預算增長時,下一年度的費用預算同步也會增長,此時費用在上年度的不合理性會被掩蓋,業(yè)務的增長利潤被同步增長的費用消耗掉,集團內(nèi)部容易導致資源分配不客觀,會導致被考核主體追求更多的資源來完成有限的目標。
(二)業(yè)務預算與財務預算的關聯(lián)性不夠
全面預算管理既不僅包括人員的全面性,也包括業(yè)務的全面性。實際工作中,許多單位沒有建立相應的全面預算管理機構,而且在潛意識里面,常常將全面預算管理混同于財務管理,并且將全面預算管理工作劃分到財務部的財務管理工作范圍,減少業(yè)務部門的參與度,減少業(yè)財之間的溝通。財務部門在編制預算上是有一定的長處,優(yōu)點是對數(shù)據(jù)掌握比較全面,處理數(shù)據(jù)比較熟練。但缺陷也很明顯,財務人員對業(yè)務框架不夠熟悉,業(yè)務發(fā)展模式了解不夠深入,審核開支卻不了解開支的過程和必要性程度,對公司的發(fā)展方向把握不夠明確,這些缺陷都可能導致財務人員在編制預算時很難從深入業(yè)務的角度把控資源的投入,容易導致預算執(zhí)行的可行性降低。
另外,在業(yè)務的全面性角度,沒有將業(yè)務前端,包括設計、研發(fā)、生產(chǎn)等部分經(jīng)濟活動納入其中,財務預算里面很多的指標都需要根據(jù)業(yè)務數(shù)據(jù)的卷積和推移產(chǎn)生,如果沒有這種關聯(lián)性,會導致最終的財務預算指標偏高或偏低,不符合全面預算管理對全面性的要求,也不利于企業(yè)經(jīng)營管理目標的實現(xiàn)。
(三)預算執(zhí)行過程中的控制效果不好
重編制,輕執(zhí)行,預算執(zhí)行過程的有效管控非常重要。但實踐中,特殊情況較多,有的考核主體由于預算編制的問題,導致預算過早完成,有的考核主體看到目標無法完成,沒有動力去繼續(xù)完成,上述情況都會出現(xiàn)在預算執(zhí)行過程中,如果沒有動態(tài)的預算調(diào)整和控制手段,將無法調(diào)動預算執(zhí)行者的積極性。預算的調(diào)整和追加流程不清晰,導致預算無法得到嚴格執(zhí)行,特批情況較多,預算的追加審批流程與年初預算編制的審批流程不一致,容易讓被考核主體鉆空子,占用較多的資源而完成較少的業(yè)績。預算的制定過程反映了公司的資源分配過程,而執(zhí)行過程中的資源重分配也非常重要,控制得力的話有利于總體預算目標的完成。
二、企業(yè)預算管理中的重點和難點問題
(一)預算編制過程的合理性
預算目標應充分考慮市場宏觀環(huán)境的變化,不能盲目攀比,影響正常的預算管理目標制定。預算是管理者對于未來變化的預計,同時也是對預期的量化,采取什么樣的方法來預計和量化,對于預算結果的影響也是非常大的。
在預算編制方法的選擇上,應針對不同特點的預算對象采取不同的預算編制方法,減少單一預算編制方法的局限性。全面預算編制要結合企業(yè)往年的運營情況和財務信息,根據(jù)當前企業(yè)經(jīng)營方案、市場狀況、供需關系等多種因素,開展全面調(diào)查,再選擇合適的方法,根據(jù)“上下融合,分層編制,逐層匯總”的宗旨,由董事會確定經(jīng)營目標,業(yè)務總部下達目標分解后的業(yè)務指標,財務部據(jù)此計算收入、成本、現(xiàn)金流等。
(二)如何利用預算在業(yè)務過程中加強監(jiān)督和管理
市場的不斷變化使得預算執(zhí)行出現(xiàn)各種各樣的問題。各部門之間由于溝通不及時,信息不對稱,導致預算執(zhí)行過程中困難重重,疲于應對各種預算外的特殊情況,使得預算管理流于形式。
預算管理原本就是一種事前管理的手段,做預算的目的是為了知道當下實際和預計的差距,知道資源分配得是否合理,對于預算與實際的差異,應該在過程中通過分析,監(jiān)督和管理去化解。比如:差旅費的預算是通過業(yè)務拓展計劃和出差工作計劃以及差旅標準綜合算出的,實際業(yè)務發(fā)生過程中,肯定出差工作計劃會與年初的計劃有所偏離,這時候就應該及時進行預算調(diào)整,同時分析工作計劃安排的合理性,如果只是單純?yōu)榱瞬盥觅M預算的管理,勢必會極大地影響實際工作的開展。
(三)預算的評價作用
對預算實施主體進行公平、公正、全面的監(jiān)督考核是全面預算管理的重要組成部分之一。預算考評是對企業(yè)內(nèi)部各級責任部門或責任中心預算執(zhí)行結果進行的考核和評價,是管理者對執(zhí)行者實行的一種有效的激勵和約束形式。
如果考核指標不科學,在權重分配方面有欠缺,或者考核的指標設計不合理,容易導致評價失真,從而影響被考核對象的積極性。
三、加強企業(yè)預算管理的措施
(一)合理選擇預算編制方法
在預算編制方法上,應充分考慮預算編制對象的特性,從而選擇不同的預算編制方法。大多數(shù)企業(yè)仍在采用增量預算的方法進行估計,僅僅對利潤或者費用等財務指標進行簡單的加減法,未考慮企業(yè)產(chǎn)品業(yè)務的特性和企業(yè)長遠的戰(zhàn)略目標,預算編制與企業(yè)目標管理脫節(jié),不能夠形成可持續(xù)發(fā)展的正循環(huán)。
滾動預算,又稱連續(xù)預算,是指在編制預算時,將預算期與會計期間脫離開,隨著預算的執(zhí)行不斷地補充預算,逐期向后滾動,使預算期始終保持為12個月的一種預算方法。滾動預算能使企業(yè)各級管理人員對未來始終保持整整12個月時間的考慮和規(guī)劃,從而保證企業(yè)的經(jīng)營管理工作能夠穩(wěn)定而有秩序地進行。滾動預算能克服傳統(tǒng)定期預算的盲目性、不變性和間斷性,從這個意義上說,編制預算已不再僅僅是每年末才開展的工作了,而是與日常管理密切結合的一項措施。
(二)建立業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)的關聯(lián)性以及動態(tài)的預算調(diào)整機制
財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)是有關聯(lián)性的,大多數(shù)企業(yè)在進行預算編制時,往往忽略業(yè)務數(shù)據(jù)的演變過程中,直接估計財務數(shù)據(jù),導致財務數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)沒有關聯(lián)性。以收入為例:要形成財務預算里的收入,必須開票交稅,往前推移,合同簽訂、報價管理、商機管理、市場定位、戰(zhàn)略目標等等環(huán)節(jié)都需要提供相關聯(lián)的預算數(shù)據(jù),只有這樣,預算的真實性和可靠性才會提高。
一般來說,預算是在當年的第4季度開始,預算的編制周期是次年的1~12月。以收入為例:隨著市場變化,一次性預算未來12個月的收入,準確性往往都不高,這個時候,預算過程中如何進行有效的動態(tài)調(diào)整就會顯得比較重要。在收入預算的過程中,采用滾動預算的編制方法,每季度對接下來月份重新進行預測,將預算周期縮短為3個月能較大程度上提高收入預算的準確。同時,也可以避免預算前少后多,或前多后少。
財務預算與業(yè)務預算的關聯(lián)性還應通過事業(yè)或工作計劃進行關聯(lián)。不是一上來就做收入預算、費用預算、固定資產(chǎn)預算。而是,先考慮本部門的事業(yè)和工作計劃是如何,未來需要開展哪些工作和事業(yè),因此需要公司投入多少人力、物力,從而細分出來各項費用是多少、人員招聘多少、產(chǎn)值收入是多少。
(三)完善考核與監(jiān)督體系
有預算,無監(jiān)督和考核,那預算最終將會流于形式??己撕捅O(jiān)督是相輔相成的,預算的整個環(huán)節(jié)都需要監(jiān)督,以確保預算的編制和執(zhí)行過程公平和有效。企業(yè)應當建立預算分析制度,按月對預算執(zhí)行情況進行分析,掌握預算執(zhí)行進度,分析差異產(chǎn)生的原因,及時調(diào)整經(jīng)營舉措,以確保預算目標的實現(xiàn)。預算分析應通過業(yè)務部門和財務部門充分有效溝通后,找出經(jīng)營管理過程中的問題并提出解決對策,通過預算管理部門調(diào)整資源的分配來解決問題。
預算考核包括兩方面的內(nèi)容,一是對企業(yè)整個全面預算管理系統(tǒng)的考核,同樣也是對企業(yè)年度經(jīng)營業(yè)績的評價,它是完善并優(yōu)化整個利潤預算管理系統(tǒng)的有效措施;二是對全面預算執(zhí)行者的考核及其業(yè)績的評價,它是實現(xiàn)預算約束與激勵作用的必要措施。預算考核是預算控制過程中的一部分,因為預算執(zhí)行中和完成后都要適時進行考核,貫穿于整個預算管理周期,所以它是一種動態(tài)考核,也是一種綜合考核??己梭w系的有效離不開有效的激勵機制,建立在預算基礎上的業(yè)績考評,主要以實現(xiàn)激勵員工和預算目標為目的,強化激勵機制,保證預算執(zhí)行水平的有效提升。指標的設定應緊密結合預算管理目標,針對不同崗位進行,設定不同崗位的考核指標。
預算考核在整個全面預算管理循環(huán)過程中是一個承上啟下的環(huán)節(jié),有效的預算考核能充分調(diào)動各工作崗位的積極性,以此確保年初的全面預算指標逐步實現(xiàn)。
(作者單位為日立電梯<中國>有限公司)
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