關(guān)于檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及對策探討

徐艷美

摘 要：隨著科技的一步步發(fā)展，檔案數(shù)字化基本全面實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)字化是為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展而做出的創(chuàng)新。但是，由于受到各種因素的限制，檔案數(shù)字化建設(shè)存在很多隱患，為了檔案數(shù)字化能夠更好地在生活中實(shí)施，本文將結(jié)合生活實(shí)際分析檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀存在的不足以及給出相對應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化建設(shè) 問題及對策 檔案

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-01

以水電廠企業(yè)為例，隨著企業(yè)年數(shù)的增長，檔案儲(chǔ)存量也日益增加，傳統(tǒng)的檔案整理已經(jīng)不能滿足完好的歸類，設(shè)置檔案數(shù)字化是一項(xiàng)必備的工作。傳統(tǒng)的檔案保存方式需要切實(shí)改進(jìn)，檔案數(shù)字化可以提高檔案的保存性以及可以完好地對檔案分類。但是根據(jù)近幾年檔案數(shù)字化情況來看，這項(xiàng)工作中存在的有些問題急需解決，本文旨在分析檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題以及給出切實(shí)解決方案。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.缺乏專業(yè)化人才

以水電廠為例，將水電檔案數(shù)字化的過程中，存在最為突出的問題是專業(yè)性人才供不應(yīng)求。很多企業(yè)為了完成檔案數(shù)字化建設(shè)，招收所謂的與檔案數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的人才，但是，如果招收的人員對檔案數(shù)字化建設(shè)的理念認(rèn)知并不清晰，這種所謂的人才在工作中將十分阻礙檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。水電企業(yè)大多會(huì)選擇學(xué)歷較高的水電員工管理檔案，但是這些人員對于檔案保管期限、編排、鑒定、具體保管等工作人才熟悉程度不夠，從而影響水電企業(yè)醫(yī)療檔案手機(jī)和記錄的準(zhǔn)確性。將檔案數(shù)字化是一項(xiàng)非常艱巨的任務(wù)，需要十分專業(yè)的人完成這項(xiàng)工作，但是，將電子檔案完備化與傳統(tǒng)的檔案管理不同，但是，由于檔案建設(shè)化的小組是由非專業(yè)化的檔案管理人員組成的隊(duì)伍，非專業(yè)化隊(duì)伍普遍存在的現(xiàn)象是對于這項(xiàng)工作抱有傳統(tǒng)的理念，不能完全轉(zhuǎn)化為新穎的理念。除了理念欠缺，將電子檔案完備化，需要非常熟悉檔案數(shù)字化建設(shè)的工作流程，但是，非專業(yè)化的檔案建設(shè)工作者并不具備這一能力，因此，將限制了檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度。

2.檔案完備化所需設(shè)備不完善

由于我國檔案數(shù)字化是近幾年才開始全面提倡的，國家對此投入資金的力度不足，導(dǎo)致技術(shù)性人才不足，除了對專業(yè)人才需求不夠，而且，國家投入的設(shè)備不夠完善。在正常進(jìn)行數(shù)數(shù)字化建設(shè)中，會(huì)有很多問題發(fā)生，例如正在檔案建設(shè)時(shí)，檔案信息丟失，病毒入侵等問題發(fā)生。設(shè)備不完善，嚴(yán)重阻礙了工作的進(jìn)行，因?yàn)橐瓿蓹n案數(shù)字化建設(shè)，這項(xiàng)工作是一個(gè)非常系統(tǒng)的工作程序，如果在某個(gè)程序出現(xiàn)差錯(cuò)，將會(huì)影響后面工作流程的進(jìn)行。

3.檔案數(shù)字化管理的安全問題

根據(jù)很多企業(yè)檔案數(shù)字化的經(jīng)驗(yàn)來看，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中安全問題是必須要十分注重的。工作人員在水電廠工作的過程中，對火災(zāi)以及其他可能發(fā)生的意外災(zāi)害重視程度不足，并且在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中大量的紙質(zhì)檔案統(tǒng)一數(shù)字化，就需要大量的人員參與，在這一過程中，資料錯(cuò)放和錯(cuò)拿的情況是無法從根本上避免的。這些都是根據(jù)檔案數(shù)字化建設(shè)過程中可能會(huì)切實(shí)遇到的安全問題。在開展檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，沒有非常健全的管理制度，導(dǎo)致在單位對制度不重視，在進(jìn)行檔案數(shù)字建設(shè)工作中忽視規(guī)范問題。在信息技術(shù)爆發(fā)的時(shí)代下，檔案建設(shè)數(shù)字化十分便捷，但是相對帶來的負(fù)面影響是安全保密的不足。由于相關(guān)人員技術(shù)缺乏以及對保密意識(shí)淡薄，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息遭到泄露。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的具體策略

本文通過總結(jié)各個(gè)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，從社會(huì)實(shí)際生活出發(fā)，切實(shí)提出與水電企業(yè)相關(guān)的提高檔案數(shù)字化建設(shè)的具體可實(shí)施的策略。

1.重視專業(yè)人才選拔體系

新時(shí)代下的檔案數(shù)字化服務(wù)對于檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)有著更高的要求，或許有部分人認(rèn)為在水電廠做檔案數(shù)字化建設(shè)不需要大量的專業(yè)知識(shí)及技巧支撐，但是事實(shí)表明，擔(dān)任水電企業(yè)檔案的管理者不僅要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，而且要明確水電企業(yè)各部門的相關(guān)聯(lián)系以及與水電企業(yè)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。能力強(qiáng)的技術(shù)人員是將檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，在人才選拔的過程中，應(yīng)該對技術(shù)人員操作水平以及個(gè)人素質(zhì)水平做評估，在人才選拔的過程中，除了要保證被選擇人的技術(shù)過硬，還要選擇對檔案安全意識(shí)強(qiáng)的人才。而且對人才選拔完成之后，還要定期對技術(shù)人員工作能力抽查，防止部分工作人員在工作中出現(xiàn)消極的工作態(tài)度，影響工作質(zhì)量。除此之外，還應(yīng)該定期加強(qiáng)對技術(shù)人員的培訓(xùn)，以保證相關(guān)技術(shù)人員能掌握最新的科技動(dòng)態(tài)，提高工作能力。由實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)可得，優(yōu)質(zhì)的信息的工作人員可以全面提高檔案數(shù)字化建設(shè)工作，并且使整個(gè)企業(yè)呈現(xiàn)新的工作面貌。

2.相關(guān)部門加大資金力度

由于部門重視不足，導(dǎo)致資金投入不高，設(shè)備不完善，以及很多技術(shù)性強(qiáng)的人對薪資要求較高，這種種現(xiàn)象累加導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)工作嚴(yán)重受阻。而且，對于水電企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)需要成立專門的檔案數(shù)字化工作小組，還要對數(shù)字化場所、數(shù)字化加工人員、部分水電工作部門的工作內(nèi)容、以及本企業(yè)高層人員的相關(guān)信息等進(jìn)行安全保密工作，而這一系列都需要大量的資金支持。因此，結(jié)合生活實(shí)際來看，只有加強(qiáng)大量的資金投入，才能使這些現(xiàn)象發(fā)生顯著改變。在此，希望相關(guān)部門能投入更多資金，購買先進(jìn)的設(shè)備以及聘請技術(shù)性強(qiáng)的相關(guān)工作人員。

3.建立對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)

很多相關(guān)技術(shù)人員對檔案數(shù)字化建設(shè)沒有正確的認(rèn)識(shí)，就導(dǎo)致這些人員在工作中不能準(zhǔn)確的進(jìn)行工作流程，在進(jìn)行建設(shè)工作之前，應(yīng)當(dāng)先做好檔案分類處理工作，以方便后期工作的正常運(yùn)行。除此之外，還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好數(shù)字化檔案的質(zhì)量檢測工作，如果相關(guān)人員不能正確認(rèn)識(shí)該工作建設(shè)，在工作中就難免出現(xiàn)在檔案的備份工作、管理工作和保密工作出現(xiàn)紕漏，為了有效避免這些現(xiàn)象的發(fā)生，應(yīng)當(dāng)在正式進(jìn)入工作之前，對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們建立對檔案數(shù)字化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)檔案建設(shè)的發(fā)展。

結(jié)語

進(jìn)入信息化社會(huì)以來，新的技術(shù)與新的需求導(dǎo)致水電企業(yè)的檔案形式更多樣且更復(fù)雜，而且隨著信息量日益增長，檔案數(shù)字化的建設(shè)就越來越有必要。檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題都亟待解決，希望有關(guān)部門能根據(jù)本文中提供的策略，盡快改進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀。

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