電子檔案管理在勞動保障工作中的應(yīng)用

摘? 要：勞動保障是指以保護勞動者的基本權(quán)益所采取的一切措施和行為的總和，因此，積極開展相關(guān)勞動保障工作，對于維護人民群眾的合法權(quán)益至關(guān)重要。計算機以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展使得我國各行各業(yè)在很大的程度上都發(fā)生了翻天覆地的改變，而在勞動保障工作方面，計算機中的先進電子技術(shù)也在發(fā)揮著越來越重要的作用。所以，更好的研究勞動保障工作中電子信息技術(shù)的作用，能夠有效的促進勞動保障工作的長遠發(fā)展。筆者將在本文中通過分析電子檔案的優(yōu)勢和特點，探索其在勞動保障工作中應(yīng)用的可行性，對于提高電子檔案管理在勞動保障工作中的應(yīng)用效果提供一些參考意見。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;勞動保障工作;應(yīng)用

電子信息技術(shù)作為時代發(fā)展的產(chǎn)物，在人們生活的方方面面起著越來越重要的作用。在基本的勞動保障工作中，電子檔案管理的應(yīng)用也是一種新的形式。電子檔案可以用計算機來對材料的數(shù)據(jù)進行分類整合，作為處理資料的一種重要方式，它具有高效、快捷、方便等諸多特點，能夠給勞動保障工作帶來很大的便利。同時，目前的電子檔案管理也存在著些許的問題，想要充分發(fā)揮出它的作用，就要對其進行創(chuàng)新化管理。

1 電子檔案的特點優(yōu)勢

1.1 很強的保密性

不同于一般傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案，在勞動保障工作中進行電子檔案查閱，檔案的保密性能有效降低其泄露的風(fēng)險。相關(guān)勞動保障的工作人員在查閱電子檔案時可以只搜索關(guān)鍵詞，找到具體范圍內(nèi)的文件，避免了全部檔案信息暴露出來，因此可以大大降低檔案資料泄露的可能性。

1.2 高效、快捷

電子檔案通過應(yīng)用計算機系統(tǒng)完成檔案的管理工作，不僅可以降低相應(yīng)的工作負擔(dān)，從而提高相應(yīng)的工作效率，還能夠使正在查閱檔案的人員高效、快捷的搜集到所需的檔案內(nèi)容。日常生活中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及，可以使勞動保障方面的檔案管理工作變得更加方便，避免在檔案的歸檔和查找時的繁瑣過程，減少多余的人力耗費。另外，還可以分散相關(guān)的工作量，進而實現(xiàn)隨機的歸檔，更方便進行檢索工作，提高信息獲取的效率。

1.3 大幅度提高檔案的使用效率

對于一些檔案進行加工完善和分類處理時，電子檔案的應(yīng)用能夠極大的提高檔案的使用效率。在計算機系統(tǒng)中存儲的電子檔案，具有重復(fù)的復(fù)制和使用的特點，能夠用來更好的滿足相關(guān)工作人員對于檔案的不同加工要求。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案當(dāng)中，由于不同的檔案管理人員的使用習(xí)慣和具體的操作不同，再加上不同的認識水平，就導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案在管理時的標準不同，長此以往不僅會影響到檔案的質(zhì)量，而且也會影響檔案的使用情況。紙質(zhì)檔案的管理需要很多的人力物力，使得管理人員沒有足夠的時間進行其他的編研工作，很大程度上不利于整體管理水平的提高。但是電子檔案可以有效的克服這類障礙，使得管理人員的工作效率大幅提升，不僅減小了檔案管理工作的工作量，還能夠使管理人員有時間進行其他的編研工作，對于提高檔案的管理水平起著重要作用。

1.4 能夠及時進行補漏增缺

電子檔案的直觀表達也能夠使得相關(guān)管理人員對檔案中出現(xiàn)的錯誤進行及時的校對，避免了錯誤的檔案信息的進一步擴散。如果在電子檔案中出現(xiàn)了漏記、漏交的問題，就可以直接利用計算機對其進行改正，比傳統(tǒng)文書更加的方便、快捷，既省時又省力，保證檔案的真實性。

2.電子檔案管理在勞動保障工作中應(yīng)用的策略

勞動保障工作中的電子檔案管理發(fā)揮著越來越重要的作用，使得勞動保障工作效率有了很大的提升。所以，在今后的勞動保障工作中，就要不斷增強對電子檔案的重視程度，然后通過構(gòu)建一個全新的電子檔案系統(tǒng)加強電子檔案管理在勞動保障工作中的應(yīng)用。筆者對電子檔案管理在勞動保障工作中應(yīng)用的策略展開了闡述，希望能夠為勞動保障工作領(lǐng)域更好的發(fā)展而獻計獻策。

2.1 建立建全相關(guān)的規(guī)章制度

建立起比較完全的規(guī)章制度，有利于更加科學(xué)、高效、規(guī)范的進行電子檔案的管理工作，也有利于電子檔案管理便捷的應(yīng)用于勞動保障工作當(dāng)中。為了能夠充分的利用電子檔案的優(yōu)勢，使其更好發(fā)揮作用，大幅提高工作效率，首先就應(yīng)該在勞動保障中建立完善的規(guī)章制度，詳細的規(guī)定電子檔案管理各個環(huán)節(jié)，細化搜集、審查、整理過程，這樣有利于規(guī)范電子檔案管理人員的行為，實現(xiàn)檔案的高效管理。

2.2 提高電子檔案的安全性

在電子檔案的管理工作中，電子檔案的安全無疑是一個重點。在電子檔案的查閱過程中，首先就要求設(shè)置用戶權(quán)限，降低檔案信息泄露的可能性，保障電子檔案使用過程中的機密性。另外，還要求電子檔案管理人員實施監(jiān)控，對電子檔案系統(tǒng)的訪問進行記錄，確保檔案信息的安全。通過對不同檔案信息建立一個單獨的檔案信息庫，用來保障不同的檔案信息之間不會因為相互關(guān)聯(lián)而引起的信息外流。

2.3提高勞動保障工作人員的計算機技術(shù)水平

一些從事勞動保障工作的人員的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平還不是很高，這對于電子檔案的應(yīng)用是一個很大的障礙。因此，必須提高電子檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平。一方面，必須加強勞動保障工作人員在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的培訓(xùn)工作。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高勞動保障工作中電子檔案的使用效率，也能夠保證電子檔案在之后的勞動保障工作中的普及和推廣。對于相關(guān)檔案管理人員進行集中統(tǒng)一的計算機培訓(xùn)就是為了使檔案管理人員在復(fù)雜的檔案管理實踐操作中積累經(jīng)驗，以應(yīng)對日后的各種電子檔案管理工作中的問題，提高勞動保障工作的效率。

2.4 加大電子檔案管理資金的投入

在勞動保障工作中想要開展完善安全的電子檔案的管理，資金的投入是必不可少的。由于局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，對電子檔案的信息化建設(shè)的投資還相對有限。而要實現(xiàn)勞動保障工作中電子檔案的廣泛使用，必須升級相關(guān)的設(shè)備，擴大空間場地，還要配套消磁和防污染的保護措施。因此，資金的投入應(yīng)該相應(yīng)增加。

3.結(jié)語

綜上所述，電子檔案管理對于勞動保障工作領(lǐng)域的發(fā)展有著越來越重要的作用。然而，由于電子檔案的使用和普及程度不夠以及檔案管理人員的計算機水平限制，使得當(dāng)前的電子檔案在勞動保障工作中的應(yīng)用還沒有全面的鋪展開。由于電子檔案的方便和快捷高效的特點，使得今后的勞動保障工作中必然要加大這方面的應(yīng)用和探索。所以，在今后的勞動保障工作中，管理人員必須強化對電子檔案的重視和普及，并且要從電子檔案管理的多個方面，從勞動保障工作的多個角度進行分析，從而研究出更有利于電子檔案管理發(fā)揮其效用的方法和措施，促進勞動保障工作領(lǐng)域在更大幅度上的發(fā)展和進步。

參考文獻

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作者簡介：張芬鶴，1985年10月生，男，漢族，山西省平定縣，中級經(jīng)濟師。