高校合并背景下積壓檔案整理的重要性及對(duì)策

張婷

高校合并實(shí)現(xiàn)了教育資源的重組和完善，單一性學(xué)科逐漸向復(fù)合性學(xué)科轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)了文理相互滲透、理工相互結(jié)合，辦學(xué)方式趨向綜合化、多樣化，學(xué)校資源高度共享和辦學(xué)質(zhì)量大幅提高，利于傳播科學(xué)、人才培養(yǎng)、創(chuàng)新知識(shí)和創(chuàng)造價(jià)值。歷經(jīng)多次校校合并，使得教育資源、教育結(jié)構(gòu)得以優(yōu)化調(diào)整的同時(shí)，也給檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，其中最為關(guān)鍵的難題就是檔案積壓?jiǎn)栴}。本文以貴州大學(xué)為例，擬通過貴州大學(xué)的“個(gè)例”來論述積壓檔案這一主要問題，以期引起不同行業(yè)檔案管理和工作者的共同關(guān)注。

貴州大學(xué)是一所具有悠久歷史的重點(diǎn)綜合性大學(xué)，創(chuàng)建于1902年8月，歷經(jīng)貴州大學(xué)堂、省立貴州大學(xué)和國(guó)立貴州大學(xué)時(shí)期。1993年，貴州大學(xué)與貴州人民大學(xué)合并;1997年，與貴州藝術(shù)高等專科學(xué)校、貴州農(nóng)學(xué)院、貴州省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院合并;2004年，與貴州工業(yè)大學(xué)再次合并，從而構(gòu)成現(xiàn)在的貴州大學(xué)，并于2018年2月，正式成為部省合建重點(diǎn)大學(xué)。經(jīng)歷反反復(fù)復(fù)的院校合并，多年來未經(jīng)整理的檔案隨之遷入新組建大學(xué)，包括原職業(yè)技術(shù)學(xué)院、原煤炭工業(yè)學(xué)校、原農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院、原貴州工學(xué)院、原經(jīng)濟(jì)干部學(xué)院、明德學(xué)院等相關(guān)檔案資料。這些未經(jīng)整理的檔案資料不僅包含有大量教職員工的個(gè)人檔案信息，而且涉及可以展現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷程的珍貴歷史資料。然而，由于檔案長(zhǎng)期積壓，使得這些珍貴歷史資料得不到有效利用，不能充分發(fā)揮歷史價(jià)值，很大程度上阻礙了檔案工作的有序開展?；诖?，本文在對(duì)貴州大學(xué)經(jīng)歷多次校校合并的實(shí)事基礎(chǔ)上，深入剖析出現(xiàn)積壓檔案問題的緣由，指出開展積壓檔案整理和開發(fā)利用的重要意義，最后提出相關(guān)規(guī)避措施或指導(dǎo)意見。

一、積壓檔案整理的重要意義

（一）學(xué)校歷史文化傳承和延續(xù)的關(guān)鍵紐帶

積壓檔案承載著高校文化傳承和發(fā)展的關(guān)鍵紐帶。文化傳承是高校保持自身發(fā)展與持久吸引力的基礎(chǔ)，其所表現(xiàn)出來的人文精神與思想內(nèi)涵的重要性不言而喻。貴州大學(xué)現(xiàn)存積壓檔案是在辦學(xué)過程中形成的寶貴歷史記錄，是在黨政管理、教學(xué)科研、基建、出版、財(cái)會(huì)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實(shí)記載。積壓檔案中的照片檔案，真實(shí)記錄有關(guān)學(xué)校重大歷史事件、對(duì)外交流、校園活動(dòng)、校園風(fēng)景、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷等方面的情形;教學(xué)檔案，詳細(xì)記載了學(xué)校的教學(xué)理念發(fā)展和轉(zhuǎn)變，以及教學(xué)研究成果，很大程度上可以彰顯學(xué)校辦學(xué)實(shí)力和人才培養(yǎng)模式與質(zhì)量;科研檔案，其作用一方面可以規(guī)范科研活動(dòng)，為后人攻克科研難題提供文獻(xiàn)參考，另一方面體現(xiàn)著學(xué)校濃厚的科學(xué)研究氛圍，記載著學(xué)?？蒲泄ぷ魅〉玫呢S碩成果等。因此，積壓檔案不僅是傳承和延續(xù)學(xué)校文化的重要基礎(chǔ)，而且可為學(xué)?？茖W(xué)發(fā)展提供重要的歷史借鑒和內(nèi)生動(dòng)力。檔案資料的完整和全面是學(xué)校歷史得以客觀、真實(shí)傳承的關(guān)鍵，科學(xué)有效地管理積壓檔案，可以促進(jìn)學(xué)校文化可持續(xù)發(fā)展，塑造高校形象，擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響力，增強(qiáng)學(xué)校競(jìng)爭(zhēng)力，保持并發(fā)揚(yáng)其文化特色。

（二）館藏資料豐富和檔案資源潛能釋放的重要途徑

檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。積壓檔案是檔案管理工作的重要組成部分之一，對(duì)積壓檔案的科學(xué)整理和開發(fā)利用，有利于高校檔案資源的有效管理和館藏資料的豐富與完善。貴州大學(xué)是貴州省唯一的部省合建和“211工程”重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)，已有百余年的辦學(xué)歷史，蘊(yùn)含著深厚的歷史文化底蘊(yùn)和獨(dú)特的文化氣息與豐富的物質(zhì)文化遺產(chǎn)。然而，由于學(xué)校發(fā)展歷程中經(jīng)歷多次的合并重組，部分檔案資料被拆分出去，比如一些民國(guó)檔案現(xiàn)保存于貴州省檔案館、南京第二歷史檔案館等。有的檔案則因未及時(shí)歸檔而流失，比如原貴州工業(yè)大學(xué)、原貴州職業(yè)技術(shù)學(xué)院等相關(guān)檔案資料。同時(shí)，貴州大學(xué)自1958年恢復(fù)辦學(xué)及合并重組以來，各類檔案資料歸檔率不高，例如藝術(shù)學(xué)院（2007屆之前）、職業(yè)技術(shù)學(xué)院以及繼續(xù)教育學(xué)院（2004年至今）的教學(xué)檔案，以及原貴州農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院（1997年之前）、原貴州工業(yè)大學(xué)（2004年之前）、貴州大學(xué)南北校區(qū)（1997年至今）和1997年之前大部分學(xué)生的學(xué)位證書發(fā)放清冊(cè)等等。

2018年3月，貴州大學(xué)檔案館計(jì)劃開展實(shí)施積壓檔案整理工作，5月初積壓資料整理工作正式啟動(dòng)。截至2018年12月底，組織完成4151卷積壓檔案資料的整理、立卷、裝盒。其中，原職業(yè)技術(shù)學(xué)院文書檔案499卷、教學(xué)檔案951卷、科研檔案13卷、財(cái)務(wù)檔案6卷、基建檔案2卷;原農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院文書檔案461卷、教學(xué)檔案535卷、科研檔案4卷、財(cái)務(wù)檔案35卷、基建檔案16卷;明德學(xué)院文書檔案181卷、教學(xué)檔案168卷、財(cái)務(wù)檔案2卷、基建檔案2卷;原煤炭工業(yè)學(xué)校文書檔案222卷、教學(xué)檔案939卷、財(cái)務(wù)檔案87卷、基建檔案28卷，這些珍貴的歷史資料，極大地豐富了貴州大學(xué)檔案館館藏資料，為歷史資料查閱和開發(fā)利用提供了堅(jiān)實(shí)保障。

（三）學(xué)校內(nèi)涵式跨越發(fā)展的重要基石

利用積壓檔案信息資源做好檔案編研和開發(fā)服務(wù)工作，可以更好地傳達(dá)高校辦學(xué)精神，營(yíng)造濃厚的校園文化氛圍，從而大大增強(qiáng)學(xué)校的文化自信。積壓檔案中包含豐富的校史資料，能為校史年鑒編纂工作提供豐富而珍貴的原始材料。例如，貴州大學(xué)《貴州大學(xué)史話》《檔案日活動(dòng)宣傳資料匯編》《貴州大學(xué)年鑒》等的出版，主要得益于大量檔案資料的支撐。另外，貴州大學(xué)檔案館利用聲像檔案為學(xué)校申報(bào)文物保護(hù)單位提供了最為重要的8張歷史照片，為學(xué)校校園文化建設(shè)以及學(xué)校文化的大繁榮、大發(fā)展起到促進(jìn)作用。檔案資料的科學(xué)整理和深入開發(fā)，不僅能進(jìn)一步豐富學(xué)校的物質(zhì)文化遺產(chǎn)，更好地彰顯學(xué)校歷史，激活文化內(nèi)涵，而且能使廣大校友獲得歸屬感，使師生產(chǎn)生自豪感、幸福感，從而加深校友及師生對(duì)學(xué)校的熱愛和關(guān)注，增強(qiáng)師生對(duì)學(xué)校的責(zé)任感，深化其愛國(guó)愛校的人文情懷，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校各項(xiàng)工作不斷向前。

二、檔案積壓現(xiàn)象規(guī)避的可能途徑

（一）增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感，堅(jiān)定文化自信

黨的十九大報(bào)告明確指出：文化自信是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族發(fā)展中更基本、更深沉、更持久的力量。堅(jiān)定文化自信，推動(dòng)社會(huì)主義文化繁榮興盛是新時(shí)代的主要目標(biāo)之一。高校文化是貫徹落實(shí)國(guó)家文化強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的重要抓手之一，而檔案資料是高校文化建設(shè)的重要組成部分。作為新時(shí)代的檔案工作者，應(yīng)將增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感作為己任。高校檔案的移交驟增存在規(guī)律性，這就要求不斷提高檔案工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平。貴州大學(xué)檔案館新修訂了《貴州大學(xué)各單位檔案材料歸檔范圍和保管期限表》、《貴州大學(xué)班級(jí)檔案管理實(shí)施細(xì)則》，要求各歸檔單位兼職檔案人員認(rèn)真學(xué)習(xí)與研究檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉部門以及單位工作職能與要求，做好歸檔材料的整理工作。同時(shí)，在制度中明確了具體的歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)與歸檔期限，以及逾期歸檔應(yīng)采取的措施，從而預(yù)防檔案積壓現(xiàn)象的反復(fù)出現(xiàn)。

（二）努力提高檔案工作者業(yè)務(wù)能力和水平，強(qiáng)調(diào)人才優(yōu)先

隨著信息時(shí)代的迅速到來，檔案的載體形式和形成方式越來越趨于數(shù)字化，檔案管理工作日益復(fù)雜化、專業(yè)化，檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)多元化、數(shù)字化、高效化，這就要求檔案工作者要通過不斷地學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。為此，貴州大學(xué)檔案館針對(duì)每一位新進(jìn)檔案人員，長(zhǎng)期堅(jiān)持派出前往四川雅安檔案學(xué)校進(jìn)行專業(yè)檔案培訓(xùn)，深入系統(tǒng)地了解和掌握檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，每年組織人員外出學(xué)習(xí)、調(diào)研，并在館內(nèi)設(shè)置圖書閱覽室，購買專業(yè)書籍供大家學(xué)習(xí)，提升個(gè)人專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，為激發(fā)檔案人員學(xué)習(xí)潛能和提高業(yè)務(wù)水平，積極鼓勵(lì)撰寫研究論文，申請(qǐng)科研課題，在實(shí)際工作中探索未知，增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提升研究能力和專業(yè)技能。針對(duì)兼職檔案人員，檔案館定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由具有豐富檔案工作經(jīng)驗(yàn)和能力的檔案人員進(jìn)行指導(dǎo)，幫助其提高檔案管理意識(shí)和人員素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案整理相關(guān)規(guī)范，按時(shí)完成檔案資料移交，提高工作效率。

（三）切實(shí)提高檔案管理與服務(wù)意識(shí)和質(zhì)量，堅(jiān)持服務(wù)為主

檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀印象， 也就是人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)， 對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)。高校檔案工作者作為學(xué)校檔案工作的主要力量，檔案意識(shí)的樹立尤為重要，正確理解檔案的重要性和科學(xué)價(jià)值，能夠從更深層次探索檔案資料中蘊(yùn)含的豐富內(nèi)涵，從而更加有效地研究和利用檔案資料。除了對(duì)檔案資料進(jìn)行挖掘開展科學(xué)研究外，檔案資料的另一重要功能即查詢和服務(wù)，所以服務(wù)觀念就成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，檔案工作者要不斷提高自身服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)分析預(yù)測(cè)不同類別檔案使用者的需求，及時(shí)整理相應(yīng)檔案信息，提高服務(wù)滿意度，讓檔案工作的改進(jìn)與社會(huì)發(fā)展同步。比如，2004年，貴州大學(xué)與貴州工業(yè)大學(xué)合并，檔案館及早地研判了校校合并后可能出現(xiàn)的大量查檔需求，提前準(zhǔn)備好學(xué)校相關(guān)合并文件資料，從而及時(shí)高效地為師生提供了檔案服務(wù)工作，成效明顯。此外，仍需加強(qiáng)宣傳力度，提高人們對(duì)檔案的重要性及檔案工作的關(guān)注度，積極參與檔案工作，自覺地收集資料，及時(shí)歸檔。截止目前，貴州大學(xué)已舉行了五次國(guó)際檔案日宣傳活動(dòng)，向?qū)W校師生發(fā)放檔案資料，普及檔案知識(shí)，發(fā)展檔案文化，取得較好效果。

（四）加大檔案資料保護(hù)和開發(fā)利用投入力度，推動(dòng)創(chuàng)新發(fā)展

以高校合并為例，隨著高校合并重組，新組建高校師生人數(shù)大幅增加，檔案資料數(shù)量、類別等也會(huì)隨之驟增，勢(shì)必就要求檔案工作者的人數(shù)增加、檔案管理和日常服務(wù)設(shè)施改善。例如，貴州大學(xué)檔案兼職人員新增設(shè)至約100名，并對(duì)他們進(jìn)行較為系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，能按照要求和標(biāo)準(zhǔn)完成檔案的移交、收集和整理工作，從而有效避免出現(xiàn)檔案積壓、損毀或遺失等現(xiàn)象。另外，制訂了兼職檔案人員崗位職責(zé)，將各直屬部門檔案管理工作完成情況納入目標(biāo)考核。

進(jìn)入新時(shí)代，檔案信息化的發(fā)展對(duì)服務(wù)方式、服務(wù)效率等方面提出了更高要求。為此，必須通過增加新設(shè)備的投入和改善檔案保管、服務(wù)環(huán)境來適應(yīng)時(shí)代潮流。貴州大學(xué)原檔案館所在庫房面積較小，極大地影響檔案的分類保管及利用服務(wù)。2019年初，檔案館搬遷至新校區(qū)辦公樓，極大地改善了檔案整理、分類保存及服務(wù)條件。新館面積約7000平方米，設(shè)置了專用庫房，配置有庫房門禁系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、檔案密集架等設(shè)施設(shè)備，為檔案安全提供了強(qiáng)力保障。檔案辦公服務(wù)條件也得到改善，大大提高了學(xué)校檔案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率，使檔案在更廣闊的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享，更加充分地發(fā)揮和體現(xiàn)了檔案的作用和價(jià)值。此外，為了加快檔案信息化建設(shè)，開展高水平的檔案管理工作，貴州大學(xué)檔案館加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，啟動(dòng)了館藏資源管理系統(tǒng)定制開發(fā)工作，完成了虛擬式環(huán)境部署、電子文件元數(shù)據(jù)方案和電子公文交換與檔案管理系統(tǒng)接口方案制定，以及新開發(fā)系統(tǒng)的第一輪功能測(cè)試、意見反饋等工作;啟動(dòng)了綜合檔案數(shù)字化外包招標(biāo)前的準(zhǔn)備工作，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化，保證數(shù)據(jù)的安全與系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

三、檔案積壓的解決措施

積壓檔案問題的處理，通?？梢圆扇?nèi)部集中整理和業(yè)務(wù)外包兩種方式解決。內(nèi)部整理即部門內(nèi)部成立專項(xiàng)整理小組，分門別類地對(duì)積壓檔案進(jìn)行整理。業(yè)務(wù)外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢(shì)的專業(yè)化資源，從而達(dá)到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)對(duì)環(huán)境的迅速應(yīng)變能力的一種管理模式。將次要的、非核心的輔助性業(yè)務(wù)以合約的方式承包給承包機(jī)構(gòu)來完成，它們可以利用其專業(yè)化、程序化的優(yōu)勢(shì)，高效率地完成整理工作。但考慮到檔案工作的安全性、機(jī)密性，貴州大學(xué)檔案館積壓檔案的整理均采用內(nèi)部集中整理的方式加以解決。

為此，檔案館成立了積壓檔案專項(xiàng)整理領(lǐng)導(dǎo)小組，由具有正高級(jí)職稱的專業(yè)檔案人員擔(dān)任組長(zhǎng)，副高級(jí)職稱專業(yè)檔案人員擔(dān)任副組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、標(biāo)準(zhǔn)制定、監(jiān)督檢查等工作。根據(jù)積壓檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，以檔案資料的管理和利用為目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際情況研究制定切實(shí)可行的工作方案和計(jì)劃。制定了《積壓檔案整理指導(dǎo)手冊(cè)》，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。小組成員主要由綜合檔案室專職檔案人員擔(dān)任，兼職檔案人員輔助配合。另外，考慮積壓檔案整理的目標(biāo)和任務(wù)，以及檔案整理人員專業(yè)能力參差不齊的現(xiàn)狀，整理工作啟動(dòng)前期，對(duì)人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，通過實(shí)際操作演示、授課等方式，詳細(xì)說明整理方案、操作要求、具體標(biāo)準(zhǔn)等。在以上準(zhǔn)備和籌備工作基礎(chǔ)上，針對(duì)積壓檔案資料進(jìn)行了全宗分類、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列等工作，并同步啟動(dòng)系統(tǒng)錄入工作。

注：基金——貴州省教育學(xué)會(huì)檔案工作研究會(huì)科研課題“貴州大學(xué)館藏基建圖紙檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究”（GGD201901）

（作者單位：貴州大學(xué)檔案館）